Как отелям сверять выплаты Booking.com, бронирования и комиссию

Сверка выплат Booking.com вызывает затруднения, когда отель напрямую сравнивает итоговую сумму бронирования гостя с банковским зачислением. Эти суммы могут отражать разные операции.

Итоговая сумма бронирования показывает, сколько гость платит за проживание. Отель может получить чистую выплату после вычетов, полную выплату с отдельным счётом на комиссию, платёж по виртуальной карте или вовсе не получить выплату от Booking.com, если гость платит объекту размещения напрямую.

Самый простой способ — проследить одно бронирование от записи в Booking.com до платежа, комиссии, банковской операции и Системы управления отелем. Когда каждое бронирование сверено, закрыть пакет выплат становится значительно проще.

Сначала определите, кто принял деньги гостя

Откройте бронирование и проверьте инструкции по оплате. Делайте это для каждого бронирования, не предполагая, что во всех бронированиях объекта используется один и тот же способ оплаты.

Для бронирования с оплатой через Booking.com платформа Booking.com принимает соответствующий платёж гостя и перечисляет средства объекту способом, установленным для этого бронирования, например банковским переводом или на виртуальную карту.

При бронировании с оплатой в объекте размещения отель самостоятельно принимает платёж гостя. Booking.com может выставить счёт на комиссию, но отелю не следует ожидать от платформы выплаты стоимости проживания гостя.

Это ключевое различие при сверке. Если финансовый отдел ожидает выплату по бронированию, платёж за которое должен был принять отель, бронирование будет выглядеть неоплаченным, хотя фактическая проблема заключается в непогашенном балансе гостя.

Зафиксируйте указанный в бронировании способ оплаты, валюту и сумму, которую объекту ещё необходимо получить при Заезде.

Простое объяснение чистых и полных выплат

При чистой выплате Booking.com уже вычел комиссию или другие указанные расходы до перечисления средств отелю. Поэтому сумма, поступившая в банк, может быть меньше суммы бронирования.

При полной выплате отель получает причитающуюся сумму без удержания комиссии из этого платежа. Комиссия учитывается отдельно, обычно через счёт или баланс аккаунта объекта.

Рассмотрим бронирование с облагаемой комиссией суммой $500 и комиссией $75. Если аккаунт использует чистую выплату и других удержаний нет, ожидаемая выплата может составить $425. При полной выплате отель может получить $500 и отдельно учесть комиссию в размере $75.

Этот пример показывает только принцип расчёта. Фактическое бронирование может включать налоги, сборы, взимаемые объектом, плату за обработку платежа, возвраты или корректировки. Используйте суммы, указанные для конкретного бронирования и выплаты, а не применяйте одну формулу ко всем бронированиям.

Предлагаемая Smart Order аналитика для отелей помогает руководителям контролировать доходы по каналам и операционные результаты, пока финансовый отдел отдельно сверяет сроки выплат.

Сверьте каждое бронирование за семь шагов

1. Откройте окончательную версию бронирования. Запишите номер подтверждения, даты проживания, статус, валюту, стоимость номера, налоги, сборы, скидки и итоговую сумму для гостя.
2. Подтвердите способ оплаты. Определите, принял ли деньги Booking.com или оплату должен был получить отель.
3. Проверьте последующие изменения. Проверьте отмены, сокращение срока проживания, незаезды, возвраты, отменённые сборы и изменения цен.
4. Зафиксируйте сумму, причитающуюся отелю. Используйте сумму, которую Booking.com указывает как подлежащую выплате объекту, или сумму, которую отель должен получить от гостя.
5. Зафиксируйте комиссию и другие удержания. Указывайте комиссию, плату за обработку платежа, удержанные налоги и корректировки отдельными строками.
6. Сопоставьте платёж. Свяжите бронирование с номером банковского перевода, платежом по виртуальной карте или платежом гостя в системе отеля.
7. Сверьте Систему управления отелем и бухгалтерские счета. Убедитесь, что доход от номеров, налоги, расходы на комиссию, дебиторская задолженность и денежные средства учтены в правильном периоде.

Не закрывайте расхождение только потому, что итоговая сумма в банке выглядит правдоподобно. Для каждого бронирования должен быть понятен путь платежа, а все различия должны иметь объяснение.

Сопоставьте выплату банковским переводом

Одно банковское зачисление может включать несколько бронирований и корректировок. Начните с отчёта о выплате или финансового раздела Booking.com и запишите номер выплаты, валюту, дату выплаты, включённые бронирования, удержания и итоговую сумму.

Сопоставьте номер каждого бронирования с его окончательной записью. Затем учтите указанную комиссию, сборы, возвраты и корректировки. Рассчитанная итоговая сумма пакета должна совпасть с суммой выплаты Booking.com до её сравнения с банковским зачислением.

Затем сопоставьте номер и сумму выплаты с банковским зачислением. Если сумма в банке отличается, проверьте, удержал ли банк-получатель комиссию, конвертировал ли валюту, использовал ли другую дату валютирования или разделил перевод.

Учитывайте банковскую комиссию или курсовую разницу отдельно от комиссии Booking.com. В противном случае отчётность по расходам канала будет неверной, даже если общая бухгалтерская проводка сойдётся.

Сопоставьте бронирование с виртуальной картой

Для бронирования с виртуальной картой сопоставьте номер бронирования с одобренной суммой на карте и суммой, фактически списанной отелем.

Проверьте дату активации, валюту, текущую доступную сумму и то, была ли карта уже списана частично или полностью. Отклонённая операция не всегда означает, что выплата исчезла: карта может быть ещё не активна, запрошенная сумма может превышать доступную или часть баланса уже могла быть использована предыдущим списанием.

Не храните полный номер карты или код безопасности в электронной таблице, электронном письме или общей заметке Системы управления отелем. В документе сверки сохраняйте только номер бронирования, ожидаемую сумму, списанную сумму, дату и номер операции платёжного провайдера.

Если бронирование было изменено или отменено, перед повторной попыткой списания убедитесь, что доступная сумма на карте не изменилась.

Учитывайте бронирования с оплатой в объекте отдельно

Когда гость платит отелю, сопоставьте бронирование со счётом гостя в Системе управления отелем, предоплатой, оплатой картой, кассовым чеком, возвратом или утверждённым списанием задолженности. Затем отдельно сверьте комиссию Booking.com как расход или кредиторскую задолженность отеля.

Не отмечайте бронирование как не получившее выплату от Booking.com. Если объект отвечает за получение оплаты, выплата стоимости проживания со стороны платформы не предполагается.

Проверьте, остаётся ли платёж гостя непогашенным, правомерно ли был начислен сбор за отмену или незаезд и облагается ли итоговая сумма комиссией согласно договору объекта и записи Booking.com.

В конце месяца сопоставьте счёт или выписку по комиссии Booking.com с окончательным списком бронирований, по которым комиссия действительно начисляется. Проверьте отменённые или изменённые бронирования, в которых по-прежнему указана первоначальная сумма комиссии.

Распространённые причины расхождения сумм

Выплата меньше итоговой суммы бронирования

Проверьте, является ли выплата чистой. Затем проверьте комиссию, плату за обработку платежа, налоги, полученные или удержанные отдельно, возвраты и корректировки.

Одно банковское зачисление больше суммы одного бронирования

Зачисление может включать несколько бронирований. Перед сравнением сумм сопоставьте номер выплаты со списком включённых бронирований.

Бронирование изменили после первоначального расчёта платежа

Сокращение срока проживания, отмена, возврат или отменённый сбор могут привести к последующей корректировке. Свяжите первоначальную операцию и её корректировку с одним номером подтверждения.

Комиссия выше ожидаемой

Проверьте окончательную сумму, облагаемую комиссией, договорный процент, статус, сбор за отмену или незаезд и участие в программах с другими коммерческими условиями. Не рассчитывайте комиссию на основе банковского зачисления.

Доход в Системе управления отелем равен итоговой сумме гостя, но выплата является чистой

Это может быть правильно. Доход от номеров, расходы на комиссию, налоги, дебиторская задолженность Booking.com и денежные расчёты — разные бухгалтерские статьи. Не уменьшайте доход от номеров только ради совпадения с чистым денежным поступлением.

Сумма в банке немного отличается от выплаты

Проверьте конвертацию валюты, комиссии платёжного провайдера, комиссии банка-получателя и даты валютирования. Учитывайте разницу отдельно от комиссии.

Используйте правильный отчётный период

Дата проживания, дата выплаты, дата банковской операции и дата счёта на комиссию могут приходиться на разные месяцы. Используйте порядок учёта, предусмотренный политикой отеля, и сохраняйте открытую дебиторскую или кредиторскую задолженность Booking.com до завершения денежных расчётов и расчётов по комиссии.

Не переносите доход от номеров в месяц выплаты только для упрощения банковской сверки. Это может исказить показатели загрузки, ADR, месячного дохода и рентабельности канала.

Используйте номер подтверждения Booking.com как общий идентификатор в Системе управления отелем, отчёте о выплате, банковской записи и бухгалтерской проводке. Для пакета выплат добавьте номер выплаты, связывающий все включённые бронирования с банковским зачислением.

В актуальной платёжной информации Booking.com отдельно указываются сумма бронирования, сумма к получению в объекте, сумма выплаты, комиссия и сборы, статус выплаты, а также данные банковского перевода или виртуальной карты. В официальном обзоре также отмечается, что платёжные сведения относятся к бронированиям с оплатой через Booking.com, а не к обычным бронированиям с оплатой в объекте.

Закройте месяц, не скрывая расхождения

Ведите список исключений для бронирований, которые не удаётся сверить. Для каждой позиции указывайте номер подтверждения, дату проживания, способ оплаты, ожидаемую сумму отеля, фактический платёж, комиссию, расхождение, причину и ответственного сотрудника.

Используйте временные транзитные счета для неурегулированной дебиторской задолженности Booking.com, кредиторской задолженности по комиссии и банковских расхождений. Не относите необъяснённую сумму напрямую на доход от номеров и не создавайте ручную скидку только ради закрытия месяца.

Передавайте вопрос на следующий уровень только после того, как определите, где именно возникло расхождение: между бронированием и выплатой Booking.com, выплатой и банком, платежом гостя и счётом в Системе управления отелем либо отчётом по комиссии и окончательными данными проживания. Так служба поддержки или финансовый отдел получат конкретную задачу для решения.

Платёжное решение Smart Order для отелей помогает связать задачи по оплате бронирований с текущим статусом приёма платежей.

Часто задаваемые вопросы

Должна ли выплата Booking.com равняться итоговой сумме для гостя?

Не всегда. Выплата может быть уменьшена на комиссию или сборы, а некоторые налоги и сборы могут взиматься отдельно. Используйте сведения о выплате на уровне конкретного бронирования.

По каждому ли бронированию Booking.com производится выплата?

Нет. Если гость платит в объекте размещения, отель самостоятельно получает деньги и отдельно учитывает комиссию Booking.com.

Может ли один банковский перевод включать несколько бронирований?

Да. Перед сравнением зачисления с одним бронированием сопоставьте номер выплаты со списком включённых бронирований.

Следует ли рассчитывать комиссию на основе суммы банковского зачисления?

Нет. Используйте окончательную сумму бронирования, облагаемую комиссией, и договорные условия объекта. Банковские зачисления могут включать несколько бронирований и другие расхождения.

Что финансовому отделу делать с необъяснённым расхождением?

Оставьте его открытым, указав номер подтверждения и приложив подтверждающие документы. Не изменяйте доход от номеров, пока причина не будет установлена и утверждена.