1. Полная стоимость проживания для гостя, сумма к оплате в отеле и сумма, которую Expedia перечисляет отелю, могут различаться.
2. Проверьте само начисление, прежде чем менять стоимость номера или просить гостя доплатить разницу.
3. Чтобы объяснить, кому поступает каждая сумма, используйте платёжные инструкции по бронированию и детализацию взаиморасчётов, а не общее название налога.
Общая сумма для гостя в бронировании Expedia может отличаться от ожидаемой отелем выплаты, и это не обязательно ошибка. Но в бронировании может оказаться и действительно продублированный сбор. Сложнее всего отличить одну ситуацию от другой.
При проверке налогов и сборов в Expedia Extranet нужно сопоставить три источника: предложение, по которому гость оформил бронирование, настройки начислений отеля в Partner Central и инструкции по оплате или перечислению средств для этого бронирования. Начните со спорного начисления, а не с корректировки стоимости номера для выравнивания итоговых сумм.
Откройте одно бронирование и разграничьте денежные потоки
Сохраните подтверждение бронирования и все последующие изменения. На протяжении всей проверки используйте один и тот же номер, даты, количество гостей, валюту и забронированное предложение. Текущие настройки объясняют условия новых продаж, но не доказывают, какую сумму ранее согласился заплатить гость.
Определите схему оплаты для этого бронирования. При Hotel Collect оплату с гостя, как правило, принимает объект размещения в соответствии с указанными условиями. При Expedia Collect соответствующую оплату с гостя принимает Expedia, однако некоторые сборы по-прежнему могут оплачиваться на месте. В обновлённых схемах Expedia Collect суммы могут отображаться иначе. Изучайте инструкции по конкретному бронированию и перечислению средств: одно название схемы не даёт полной детализации платежей.
Запишите ответы на три вопроса:
- Какую полную сумму гость обязан заплатить за проживание с учётом всех применимых обязательных сборов?
- Какие суммы уже оплачены или будут оплачены онлайн, а какие подлежат оплате на месте?
- Какую сумму должен получить отель согласно данным бронирования или взаиморасчётов Expedia?
Не вычитайте условный процент комиссии из общей суммы для гостя, предполагая, что результат и есть правильная сумма перечисления. На расчёт могут влиять условия договора, порядок учёта налогов, сборы и корректировки.
Разница в суммах не означает, что гость должен доплатить
Допустим, в условном подтверждении указаны 330 USD к оплате онлайн и 18 USD к оплате на месте. Общая сумма обязательств гостя составляет 348 USD. При этом в документе о перечислении средств отелю отдельно подтверждено, что по согласованным условиям Expedia должна перечислить за это бронирование 270 USD.
Сотрудники стойки регистрации не должны требовать с гостя 60 USD только потому, что 330 USD минус 270 USD равняется 60 USD. Объяснение этой разницы следует искать в документах поставщика и взаиморасчётов, а не создавать для гостя необоснованное начисление. Сумму 18 USD можно получить с гостя только в том случае, если она действительно подлежит оплате и ещё не была оплачена.
Эти суммы иллюстрируют отдельные денежные потоки, а не формулу расчёта налогов Expedia или стандартную ставку комиссии.
Если гость оспаривает остаток к оплате, сопоставьте инструкции Expedia с платежами, зарегистрированными в отеле до запроса повторной оплаты. Smart Order хранит начисления и зарегистрированные платежи в карточке бронирования, чтобы сотрудникам стойки регистрации было проще отличить задолженность гостя от вопроса о перечислении средств, который нужно передать финансовому отделу.
Отделяйте задолженность гостя от расхождений во взаиморасчётах
Проверяйте начисления по бронированию вместе с зарегистрированными платежами, прежде чем запрашивать спорную сумму или принимать перечисление от OTA за сумму счёта гостя.
Проверьте правила расчёта каждого спорного начисления
Название налога в Expedia не совпадает с налоговой статьёй в учёте отеля
Группировка налогов и сервисных сборов, которую видит гость, не обязательно построчно повторяет налоговый учёт отеля. Прежде чем переименовывать или дублировать начисление в системе управления отелем, сопоставьте полную детализацию бронирования, сумму, причитающуюся поставщику, и документ о перечислении средств.
Попросите финансовый отдел определить, какие суммы относятся к доходу отеля, налогам, вознаграждению или другим корректировкам в рамках действующей схемы работы объекта. Не называйте всю объединённую сумму налогов и сервисных сборов налогом, который отель обязан взимать или перечислять. Местные налоговые обязательства должен подтвердить сотрудник, отвечающий за соблюдение отелем соответствующих требований.
Обязательный сбор объекта размещения указан дважды
Проверьте, включён ли курортный, туристический сбор, сбор за уборку или другой обязательный сбор в стоимость номера, добавлен ли он к общей сумме бронирования или подлежит отдельной оплате на месте. Затем выясните, не добавила ли система управления отелем тот же сбор автоматически.
Сопоставьте сумму, валюту, единицу расчёта, категории гостей, на которых распространяется сбор, и даты его действия. Сбор за весь период проживания не должен незаметно превращаться в посуточный. Наличие сбора в итоговой сумме не доказывает, что он уже оплачен онлайн: включение в отображаемую цену и ответственность за приём оплаты определяются отдельно.
Не рассчитывайте исправить эти начисления обычным обновлением стоимости номера. Интеграция Expedia для передачи тарифов и доступности охватывает не все настройки сборов и правил. Проверьте соответствующие настройки Partner Central и предусмотренный способ изменения самого начисления.
Доплату за дополнительного гостя приняли за налог
Если расхождение связано с составом гостей, сопоставьте количество взрослых и возраст детей с условиями расчёта цены в бронировании. Прежде чем менять налоговые ставки, найдите доплату за дополнительного гостя или ребёнка. Также проверьте, включает ли выбранный пакет питание для всех гостей или только для указанного количества человек.
Это особенно важно, когда при поиске на двух взрослых цена выглядит правильной, но тот же номер становится дороже при добавлении ребёнка. Причина разницы может заключаться в составе гостей или включённом питании, а не в ошибочной настройке налогов.
Расхождение в выплате связано с другой валютой или расчётным периодом
Сравнивайте сумму в валюте фактического списания, а не ориентировочную сумму после конвертации, показанную при просмотре предложения. Затем убедитесь, что взаиморасчёт включает это бронирование и соответствующее изменение, отмену или корректировку.
Выплату по нескольким бронированиям нельзя сравнивать с общей суммой для гостя по одному бронированию. Используйте отчёты и аналитику отеля для проверки дохода по соответствующим бронированиям и данных канала, а затем выполните сверку с детализацией взаиморасчётов самой Expedia. Итоговая сумма в отчёте сама по себе не подтверждает сумму налогов, перечисленных Expedia.
Исправьте настройку, не создавая новых ошибок при приёме оплаты
Выявив ошибочное начисление, внесите точечное исправление:
- Сохраните исходную настройку и пример, показывающий ошибочный результат. Зафиксируйте правильную сумму начисления, базу расчёта, область применения и дату вступления в силу.
- Получите необходимое согласование отдела управления доходами или финансового отдела. Если речь о налоге, подтвердите применимое правило, а не подбирайте процент, при котором итоговые суммы совпадут.
- Измените начисление предусмотренным для него способом. Если им управляет другая система, исправьте данные и в этом источнике, чтобы следующее обновление не вернуло ошибку.
- Повторно откройте сохранённую запись и выполните поиск со стороны гостя с теми же параметрами, дойдя до детализации цены. Проверьте и полную стоимость, и сумму к оплате на месте.
- Отдельно проверьте затронутые подтверждённые бронирования. Оформляйте возврат или дополнительную оплату через соответствующую процедуру работы с бронированием; не заменяйте согласованные начисления текущими настройками без уведомления.
Проверку можно считать завершённой, когда для каждого расхождения установлена причина и найден подтверждающий документ. Общая сумма для гостя должна быть понятной и обоснованной, платежи на месте не должны дублировать уже оплаченные начисления, а финансовый отдел должен иметь возможность объяснить сумму перечисления, не скрывая разницу корректировкой задолженности гостя.
