1. Приложение системы управления отелем (PMS) содержит четыре основных модуля — бронирования, управление тарифами, обслуживание номеров и платежи, которые управляют внутренними операциями объекта.
2. Менеджер каналов и система бронирования — это отдельные функциональные уровни, которые часто поставляются вместе с PMS, но не являются самой PMS.
3. Понимание того, какие модули относятся к какой системе, избавляет покупателей от отдельной оплаты за функционал, который уже должен быть включен.
4. Платформы, объединяющие все три системы в рамках одной подписки, устраняют сложность интеграции и затраты на их раздельное использование.
Почему важны границы модулей
Большинство отельеров знают, что им нужна система управления отелем (PMS). Но немногие точно знают, что именно должна включать эта PMS, а что предоставляется менеджером каналов, системой бронирования или отдельным дополнением. Поставщики не всегда четко это объясняют — и структуры ценообразования, взимающие отдельную плату за каждый уровень, выигрывают от этой двусмысленности.
Гостиница, которая покупает PMS, ожидая, что дистрибуция OTA будет включена, а затем обнаруживает, что менеджер каналов — это отдельный модуль за 100 долларов в месяц, неправильно поняла границы модулей. Гостиница, которая предполагает, что виджет прямого бронирования на ее сайте является частью PMS, а затем получает отдельный счет за систему бронирования, сталкивается с той же проблемой.
Четкое понимание того, что относится к каждой системе, перед оценкой любой платформы дает вам надежную основу для сравнения охвата модулей у разных поставщиков.
Три системы: PMS, менеджер каналов и система бронирования
Эти три системы выполняют разные функции. Они часто продаются вместе, иногда объединяются в одну подписку, а иногда продаются как отдельные продукты. Понимание разницы определяет, что именно вы оцениваете при сравнении платформ.
Система управления отелем (PMS) является операционным ядром. Она управляет всем, что происходит внутри объекта — бронированиями, заездом и выездом гостей, статусом номеров, задачами на обслуживание номеров, структурой тарифов, управлением счетами и приемом платежей. PMS — это единственный источник достоверной информации о том, что происходит в вашем объекте прямо сейчас.
А менеджер каналов — это уровень синхронизации дистрибуции. Он соединяет PMS с внешними платформами OTA (Booking.com, Agoda, Expedia, Airbnb) и синхронизирует данные о доступности и тарифах между ними в реальном времени. Когда поступает бронирование от OTA, менеджер каналов передает изменения доступности на все остальные подключенные каналы. Менеджер каналов не управляет внутренними операциями; он управляет конвейером данных между PMS и внешним миром.
А система бронирования — это интерфейс прямого бронирования. Это виджет бронирования или страница, встроенная на сайт вашей гостиницы, которая позволяет гостям бронировать номера напрямую, не прибегая к услугам OTA. Она считывает доступность и тарифы из PMS и записывает подтвержденные бронирования обратно в нее. Система бронирования ориентирована на гостей, тогда как PMS и менеджер каналов ориентированы на операции.
Когда поставщик говорит, что его платформа «включает менеджер каналов и систему бронирования», эти три уровня объединены в одну подписку. Если поставщик заявляет, что эти функции «доступны в качестве дополнений», вы покупаете только PMS и отдельно платите за уровни дистрибуции и прямого бронирования.
PMS, менеджер каналов и система бронирования — все в одной подписке
Smart Order объединяет все три уровня в одном тарифе без дополнительных комиссий за каналы OTA. Настраивайте тарифы, управляйте номерами и синхронизируйте свои каналы, не оплачивая три разных счета.
4 основных модуля приложения системы управления отелем (PMS)
Эти модули формируют операционную основу любого приложения PMS для гостиниц. Они управляют тем, что происходит внутри объекта — независимо от того, как поступают бронирования или откуда они приходят.
Модуль бронирования
Модуль бронирования — это центральный календарь и механизм доступности. В нем отображаются все бронирования, независимо от источника, в едином представлении. Сотрудники стойки регистрации используют его для создания бронирований вручную, изменения существующих бронирований, обработки заездов и выездов, а также для просмотра текущего состояния заполняемости объекта.
Хорошо продуманный модуль бронирования включает: визуальный мультикалендарь доступности номеров, поиск гостей и просмотр их профилей, поддержку групповых бронирований, а также возможность блокировки номеров для ремонта или уборки. Он должен обновляться в реальном времени по мере поступления бронирований от OTA через менеджер каналов и с веб-сайта через систему бронирования.
Модуль бронирования — это то, с чем сотрудники стойки регистрации работают каждую смену. Качество его интерфейса (насколько быстро он загружается, насколько четко отображает накладки, насколько легко проходит оформление заезда) напрямую влияет на производительность стойки регистрации и время ожидания гостей.
Модуль управления тарифами
В модуле управления тарифами определяется и контролируется стоимость номера. В нем хранится структура тарифных планов — стандартные тарифы, производные тарифы, ограничения по сроку проживания, промо-тарифы, специальные тарифы OTA и сезонные цены — которая определяет, сколько стоит каждая категория номера в конкретных условиях.
Управление тарифами связано с менеджером каналов: когда менеджер каналов передает доступность в OTA, он также передает данные о тарифах из этого модуля. Если тарифные планы здесь настроены неверно, OTA получат неправильные цены. Если правила производных тарифов нарушены, потребуется ручная корректировка по каждому каналу.
Полнофункциональный модуль управления тарифами позволяет операторам настраивать тарифные планы один раз, после чего они корректно распространяются по всем подключенным каналам дистрибуции без необходимости ручного вмешательства для каждого канала.
Модуль обслуживания номеров
Модуль обслуживания номеров отслеживает статус номеров и управляет распределением задач на уборку по сменам. Основные статусы (занят, свободен-не убран, свободен-убран, неисправен) обновляются в реальном времени по мере того, как гости выезжают, а номера обслуживаются.
Мощный модуль обслуживания номеров закрепляет конкретные номера за определенными сотрудниками, фиксирует выполнение задач и дает стойке регистрации видимость того, какие номера готовы к заезду, без необходимости звонить команде горничных. Мобильный доступ для персонала по уборке (возможность обновлять статус номера с телефона или планшета, не обращаясь к терминалу стойки регистрации) устраняет проблему ручной отчетности, которая существует в системах PMS без специального мобильного приложения.
Без модуля обслуживания номеров статус готовности номера контролируется с помощью маркерных досок, телефонных звонков или отдельных таблиц, что создает задержки в координации и очереди при заезде в периоды пиковой нагрузки.
Платёжный модуль
Платёжный модуль занимается управлением счетами, начислением расходов и приемом платежей при заезде, выезде и во время проживания. Он фиксирует стоимость номера, дополнительные услуги, налоги и способ оплаты для каждого бронирования.
Критически важный вопрос для любого платёжного модуля — как он подключается к платёжному шлюзу. Модуль, который токенизирует данные карты при захвате (так что PMS никогда не хранит исходный номер карты), является правильной архитектурой для соответствия стандарту PCI DSS. Модуль, хранящий исходные номера карт, создает риск ответственности, с которым не готовы справляться большинство независимых гостиниц.
Платёжный модуль также должен поддерживать разделение счетов, сбор депозитов и обработку возвратов без необходимости обходных путей или ручных записей в отдельной бухгалтерской системе.
Модули, которые часто продаются отдельно
Помимо четырех основных модулей, некоторые функции часто продаются в виде отдельных дополнений или вообще не включены в PMS.
Менеджер каналов — это наиболее часто выделяемый модуль. Некоторые платформы PMS включают его в базовый тариф. Другие взимают за него отдельную плату: за каждый канал, за месяц или в виде фиксированной платы за модуль. Убедитесь в комплектации тарифа, прежде чем сравнивать цены на подписку.
Система бронирования почти всегда является отдельным пунктом в ценообразовании. Некоторые платформы включают базовый виджет прямого бронирования на всех уровнях; другие скрывают его за более дорогим тарифом или взимают отдельную ежемесячную плату. Качество системы бронирования (мобильная оптимизация, низкий показатель отказов, поддержка промокодов) существенно различается на разных платформах.
Расширенные отчёты и аналитика (тренды ADR, детализация производительности по каналам, рост загрузки по периодам бронирования и прогнозирование доходов) часто становятся доступны только при переходе на более дорогой тариф, даже если базовые отчеты о заполняемости включены в начальный пакет.
Система сообщений для гостей, инструменты единого почтового ящика, интеграции для управления доходами и подключение умных замков обычно представляют собой сторонние интеграции, которые требуют отдельной ежемесячной платы и не являются встроенными модулями PMS.
Что означает объединенный и раздельный подход для вашей операционной деятельности
Использование PMS, менеджера каналов и системы бронирования как отдельных продуктов от разных поставщиков создает три набора контактов для техподдержки, три цикла обновлений и три потенциальные точки сбоя в периоды высокой загрузки. Когда возникает проблема с синхронизацией между отдельно управляемым менеджером каналов и PMS, для ее решения требуется координация между двумя поставщиками, каждый из которых может винить другого.
Единая платформа, владеющая всеми тремя уровнями, решает вопросы поддержки в одном месте. При возникновении проблем с синхронизацией OTA один и тот же поставщик несет ответственность как за состояние номерного фонда в PMS, так и за передачу данных менеджером каналов.
Для независимых гостиниц с номерным фондом менее 100 номеров операционные издержки на управление тремя отдельными контрактами с поставщиками редко оправдывают экономию от использования разрозненного ПО, особенно с учетом того, что менеджер каналов и система бронирования требуют регулярных ежемесячных платежей, которые накапливаются из года в год.
Часто задаваемые вопросы о модулях приложения PMS для отелей
Какие модули обычно включает приложение системы управления отелем (PMS)?
Четыре основных модуля в приложении PMS для отеля: бронирования (календарь доступности и управление бронированиями), управление тарифами (структура тарифных планов и правила ценообразования), обслуживание номеров (отслеживание статуса номеров и распределение задач) и платежи (управление счетами и сбор оплат). Менеджер каналов и система бронирования часто поставляются вместе с PMS, но технически являются отдельными системами.
В чем разница между системой управления отелем (PMS) и менеджером каналов?
PMS управляет внутренними операциями объекта: бронированиями, заездами, обслуживанием номеров, платежами. Менеджер каналов управляет обменом данными между PMS и внешними платформами OTA, синхронизируя доступность и тарифы в реальном времени с Booking.com, Agoda, Expedia и другими. Менеджер каналов — это уровень дистрибуции; PMS — это операционное ядро. Многие платформы объединяют их в одной подписке.
Включает ли система управления отелем (PMS) систему бронирования?
Не всегда. Система бронирования (виджет прямого бронирования на сайте вашей гостиницы) — это отдельный функциональный уровень, который считывает доступность из PMS и записывает в нее подтвержденные бронирования. Некоторые платформы PMS включают систему бронирования в базовый тариф. Другие предлагают ее как платное дополнение или вообще не включают. Прежде чем сравнивать стоимость подписки, уточните, включена ли система бронирования и в каком тарифе.
Что такое модуль обслуживания номеров в системе управления отелем (PMS)?
Модуль обслуживания номеров отслеживает статус номеров (занят, свободен-не убран, свободен-убран, неисправен) и управляет распределением задач на уборку для каждого сотрудника. Он дает стойке регистрации возможность в реальном времени видеть готовность номеров. Мощный модуль обслуживания номеров включает в себя мобильное приложение, чтобы персонал мог обновлять статус номера с телефона, не возвращаясь к терминалу на стойке регистрации.
Как узнать, включен ли модуль PMS в подписку или является дополнением?
Попросите поставщика письменно подтвердить, какие модули включены в выбранный вами тарифный план, а какие доступны за дополнительную плату. Обязательно спросите про: доступ к менеджеру каналов, систему бронирования, оперативную поддержку, расширенные отчеты и управление задачами по обслуживанию номеров. Слово «Доступно» в таблице сравнения функций не означает «Включено в ваш тариф» — это может означать доступность в качестве платного обновления или интеграции.
Все 4 основных модуля включены — никаких скрытых доплат
В PMS от Smart Order входят бронирования, управление тарифами, обслуживание номеров и платежи вместе с встроенным менеджером каналов и системой бронирования. Одна подписка, один контакт для техподдержки, одна система.
