От электронной таблицы к гостиничной PMS: как очистить данные перед импортом

Почему импорт терпит неудачу еще до начала

Импорт данных привлекателен тем, что кажется одноэтапной операцией: экспортировать электронную таблицу, загрузить ее в PMS — и готово. На практике еще до решения технических вопросов необходимо обеспечить правильное форматирование и полноту данных.

Гостиничная PMS требует данных с четко определенной структурой: в записи о госте должны быть указаны имя, фамилия и хотя бы один способ связи. Для типа номера необходимы единообразное название, заданное количество номеров и максимальная вместимость. Для бронирования нужны ссылка на запись гостя, даты, тип номера, тариф и канал поступления. Данные в электронной таблице, которая стихийно пополнялась три-четыре года, редко соответствуют всем этим требованиям без предварительной обработки.

Этап очистки нельзя пропускать: именно от него зависит, пройдет ли импорт без проблем или после него потребуются часы ручных исправлений.

Перед началом: сопоставьте имеющиеся данные с требованиями PMS

Прежде чем редактировать электронную таблицу, получите шаблон импорта или требования к полям в PMS. Большинство систем предоставляют образец CSV-файла или руководство по импорту со списком обязательных и необязательных полей для гостей, номеров, тарифов и бронирований. Этот документ определяет целевой формат, а задача очистки таблицы — привести существующие данные в соответствие с ним.

Проведите аудит каждой категории данных в электронной таблице:

• Сколько существует уникальных записей о гостях и какие поля заполнены в большинстве из них?
• Сколько названий номеров используется и обозначают ли они типы номеров или конкретные номера?
• Описаны ли тарифные планы или в столбце тарифа указано только число?
• Сколько будущих бронирований внесено в таблицу и полностью ли они заполнены?

Такой аудит покажет, какие данные потребуют наибольших усилий по очистке и какие категории будет быстрее ввести вручную, чем очищать и импортировать.

Очистка списка гостей

Список гостей обычно оказывается самой перегруженной данными категорией. За несколько лет в типичной электронной таблице небольшого отеля накапливаются записи об одном и том же госте с разными адресами электронной почты из разных каналов бронирования, варианты написания имени (J. Smith, John Smith и Smith, John), а также записи о разовых бронированиях без пригодных для использования контактных данных.

Сначала удалите дубликаты. В Excel или Google Таблицах отсортируйте данные по адресу электронной почты либо номеру телефона и найдите строки, в которых один и тот же гость встречается несколько раз. Оставьте наиболее полную запись, а остальные удалите. Если гость останавливался пять раз, но представлен пятью отдельными строками, объедините эти записи.

Приведите имена к единому формату. Большинство PMS хранят имя и фамилию в отдельных полях. Столбец электронной таблицы со значениями «Smith, John» или «John Smith (Booking.com)» перед импортом необходимо разделить. Чтобы корректно распределить данные по полям, воспользуйтесь функцией разделения текста по столбцам или формулами электронной таблицы.

Отметьте неполные записи. Гостю, в записи которого отсутствуют и адрес электронной почты, и номер телефона, нельзя отправлять автоматические сообщения. Решите, импортировать ли такие записи без изменений — в системе останутся имена без каналов связи — или пропустить их. Импорт всех исторических записей о гостях независимо от качества данных обычно не оправдывает последующих затрат на очистку.

Отберите недавних и постоянных гостей. Гости, которые в последний раз останавливались более двух лет назад и с тех пор не возвращались, вряд ли принесут пользу в новой системе. Их импорт увеличит объем данных, не повышая их практической ценности. Подходящий критерий отбора: импортировать данные гостей, которые останавливались не менее двух раз или проживали в отеле в течение последних 12 месяцев.

Стандартизация названий и типов номеров

PMS организует номерной фонд по типам номеров — категориям, объединяющим физические номера с одинаковыми удобствами, тарифом и вместимостью. В электронной таблице обычно указываются конкретные номера, причем зачастую непоследовательно: «Номер 101», «Делюкс с кроватью king-size, 2-й этаж», «Вид на океан — king-size» и «OK king» могут обозначать один и тот же тип номера в разных строках, внесенных разными сотрудниками в разное время.

Перед импортом определите типы номеров, которые будут использоваться в PMS. Для объекта размещения на 12 номеров это могут быть три или четыре типа: стандартный с кроватью queen-size, стандартный с кроватью king-size, делюкс с кроватью king-size и адаптированный номер с кроватью queen-size. Каждый физический номер должен соответствовать ровно одному из этих типов.

После определения типов проверьте электронную таблицу на наличие разных вариантов названий, обозначающих один и тот же тип номера, и приведите их к единому стандарту. Название при импорте должно в точности совпадать с названием, настроенным в PMS: бронирование, импортированное с типом «Делюкс с кроватью king-size», не будет связано с типом номера под названием «King-size делюкс».

Также уточните различие между названием и номером комнаты. Некоторые PMS используют номер комнаты для внутреннего распределения, а название типа номера — для отображения при бронировании. В электронной таблице эти понятия могут быть объединены, поэтому перед импортом их потребуется разделить.

Подготовка тарифных планов

Тарифный план определяет структуру цены для типа номера: стоимость за ночь, условия ее применения (даты, продолжительность проживания, количество гостей) и связанный с ней канал OTA, если применимо.

Большинство электронных таблиц небольших отелей не содержат структурированного описания тарифных планов: в столбце тарифа просто указывается число без пояснения, действует ли оно в будние дни, выходные, пиковые периоды или во всех перечисленных случаях. Перед импортом определите, какие тарифные планы будут использоваться в PMS и какому из них соответствует каждый тариф в электронной таблице.

Импортируйте только действующие тарифные планы. Переносить исторические сезонные тарифы, которые больше не применяются, не требуется. Главное — правильно загрузить в систему тарифы, действующие для предстоящих бронирований.

Если объект размещения использует разные тарифы в зависимости от канала — например, нетто-тариф для Booking.com и прямой тариф для бронирований по телефону, — перед импортом выясните, как PMS обрабатывает такие данные. В одних системах для каждого канала требуются отдельные тарифные планы, а в других используется базовый тариф с применяемыми к нему правилами расчета комиссии. Если импортировать тарифы отдельных каналов в поле базового тарифа, система сохранит неверные значения, не сообщив об ошибке.

Перенос будущих бронирований

Будущие бронирования — наиболее важные данные для импорта. Если гость, забронировавший проживание на следующий месяц, не появится в новой PMS, объект размещения обнаружит проблему не во время переноса, а при заезде.

Экспортируйте из текущей электронной таблицы все будущие бронирования — начиная с сегодняшнего дня и как минимум на 90 дней вперед. Для каждого бронирования необходимы следующие минимальные данные: имя гостя, дата заезда, дата выезда, тип номера, стоимость за ночь, общая сумма, канал поступления и статус оплаты (депозит получен, остаток к оплате, оплачено полностью).

После импорта построчно сверьте каждое будущее бронирование с исходной электронной таблицей. Убедитесь, что даты перенесены правильно — несовпадение форматов дат является самой распространенной ошибкой импорта, — типы номеров сопоставлены верно, а статус оплаты указан точно. Любое бронирование, отмеченное как полностью оплаченное при наличии задолженности — или наоборот, — необходимо исправить до прибытия гостя.

Для бронирований из OTA сопоставьте импортированную запись с подтверждением на платформе OTA. В PMS и OTA должны быть указаны одинаковые даты, тип номера и имя гостя.

Какие данные не следует переносить

При переходе на новую систему возникает желание перенести все данные. В результате импорт оказывается перегруженным, его очистка занимает больше времени, а в системе, которую команда еще только осваивает, появляется лишняя информация.

Не переносите:

• Отмененные бронирования (это архивные записи, а не активные данные)
• Гостей, которые останавливались один раз более двух лет назад и не имеют контактных данных
• Исторические тарифные планы за завершившиеся сезоны
• Бронирования из OTA, которые платформа автоматически передаст в PMS после подключения канала

Перенесите в первую очередь:

• Все будущие бронирования
• Постоянных гостей и гостей, проживавших в отеле в течение последних 12 месяцев
• Тарифные планы, применяемые к подтвержденным бронированиям или бронированиям на ближайшие даты

Часто задаваемые вопросы

Какие данные следует импортировать при переходе с электронной таблицы на гостиничную PMS?

Необходимо импортировать четыре категории данных: список гостей, типы и названия номеров, действующие тарифные планы и будущие бронирования. Самая срочная из них — будущие бронирования: любое предстоящее бронирование, перенесенное некорректно, создаст проблему при заезде. Историю гостей и прошлые бронирования можно импортировать выборочно или постепенно вводить заново; к первому дню полноценной работы новой системы эти данные необязательно должны быть полными.

Как очистить список гостей отеля перед импортом в PMS?

Удалите дублирующиеся записи: отсортируйте список по адресу электронной почты или номеру телефона и оставьте наиболее полную версию записи о каждом госте. Приведите имена к единому формату, разместив имя и фамилию в отдельных полях. Отметьте или удалите записи без контактных данных. Оставьте в списке только гостей, которые останавливались более одного раза или проживали в отеле в течение последних 12 месяцев: импорт всех когда-либо внесенных записей увеличивает объем данных, не повышая их практической ценности.

Почему названия номеров создают проблемы при импорте данных в гостиничную PMS?

PMS систематизирует номера по категориям, а не по индивидуальным названиям. Если одна и та же категория номера обозначена в таблице по-разному — например, «King», «King Room», «Deluxe King» и «Room 101 King», — при импорте появятся записи, которые не соответствуют ни одной настроенной категории номера. Чтобы избежать этого, до импорта определите категории номеров объекта размещения и приведите все названия номеров в таблице в точное соответствие с ними.

На какой период вперёд следует импортировать будущие бронирования при переходе на PMS?

Импортируйте все бронирования с текущей даты как минимум на 90 дней вперёд. После импорта сверьте каждую запись с исходной таблицей, чтобы выявить ошибки в формате дат, несоответствия категорий номеров и расхождения в статусах оплаты. Бронирования из OTA также следует сверить с подтверждениями на самой платформе OTA: прежде чем активировать подключение канала, убедитесь, что даты, категория номера и имя гостя в записи PMS совпадают с данными подтверждения OTA.

Какие данные не следует импортировать при переходе с электронной таблицы на гостиничную PMS?

Не переносите отменённые бронирования, данные гостей, которые останавливались в отеле всего один раз более двух лет назад и не оставили контактной информации, архивные тарифные планы закрытых сезонов, а также бронирования из OTA, которые платформа автоматически передаст в PMS после активации подключения канала. Импорт записей, не имеющих практической ценности для текущей работы, лишь увеличивает объём очистки данных при миграции, которая и без того требует тщательной проверки.