1. Операторы, управляющие двумя и более отелями в отдельных системах для одного объекта, каждую неделю тратят немало рабочего времени на ручную консолидацию — сводят отдельные отчёты в единое представление по портфелю, которое PMS должна формировать автоматически
2. Определяющая особенность PMS для нескольких объектов — не более длинный список функций, а встроенная поддержка портфеля: один логин, одна панель управления и одновременная видимость всех объектов без ручной агрегации данных
3. Централизованное управление каналами продаж и права пользователей на уровне отдельных объектов — две возможности, которых нет в большинстве PMS для одного объекта, и два недостатка, которые операторы чаще всего замечают, когда перерастают свою первую систему
4. Разница в стоимости тарифов PMS для одного и нескольких объектов действительно существует; её оправдывает экономия рабочего времени, которое сейчас уходит на подготовку отчётов и управление каналами продаж, выполняемые многопрофильной системой автоматически
Как только оператор начинает управлять не одним, а двумя объектами, возникает новая проблема: PMS, выбранная для одного отеля, изначально не была предназначена для ответа на вопрос «Каковы результаты всего портфеля?»
У каждого объекта свой раздел отчётности. Каждое подключение к OTA управляется отдельно. Каждый сотрудник получает тот доступ, который позволяет предоставить система, — и он может быть шире, чем требуется для его должности. Это не недостаток PMS для одного объекта, а несоответствие между задачами, для которых создавалась система, и текущими потребностями оператора.
Требования, определяющие PMS для нескольких объектов, связаны не с количеством функций, а со структурной поддержкой конкретной операционной модели, при которой оператору необходимо просматривать данные по нескольким объектам, управлять ими и формировать по ним отчёты из одной учётной записи.
Пробел в отчётности по портфелю
Самый распространённый признак использования PMS для одного объекта в нескольких объектах — электронная таблица, которую кто-то обновляет каждую неделю. Оператор выгружает отчёт по объекту A, затем по объекту B, копирует показатели в общий файл и вручную формирует сводное представление по портфелю.
Такой подход работает. Но он отнимает время, приводит к ошибкам, если кто-то экспортирует данные за неверный период, и зависит от доступности и аккуратности сотрудника, который ведёт таблицу.
PMS для нескольких объектов устраняет эту проблему, формируя сводное представление по портфелю штатными средствами. Оператор без дополнительных выгрузок и сведения данных видит общую загрузку портфеля, средний суточный тариф по всем объектам и выручку в разрезе каналов. Показатели отдельных объектов доступны на следующем уровне детализации — с тем же логином и в рамках той же сессии.
Без ручной обработки становятся доступны именно те показатели портфеля, которые особенно нужны операторам: сопоставление загрузки объектов, отклонения ADR по портфелю, каналы, обеспечивающие бронирования каждому объекту, и различия в структуре каналов. Такие сравнения принципиально невозможны в системе, которая формирует отдельный отчёт для каждого объекта и не предоставляет общего представления.
Централизованное управление каналами продаж
Оператор, управляющий тремя объектами в отдельных PMS, трижды обновляет тарифы и доступность на OTA. Если сезонное изменение тарифа затрагивает все объекты, обновление приходится выполнять три раза под тремя разными логинами. При изменении правил OTA необходимые действия также выполняются отдельно для каждого объекта.
Централизованное управление каналами продаж означает, что тарифы и доступность всех объектов контролируются из одного интерфейса. Оператор может одновременно обновить тариф для всех объектов или изменить его только для одного, не затрагивая остальные. Блокировка доступности — например, закрытие дат по всему портфелю на время местного мероприятия — выполняется один раз.
Операционная ценность такого подхода особенно заметна в периоды высокого спроса. Корректировка тарифа, которую нужно опубликовать до пиковых выходных, не должна требовать трёх последовательных обновлений с тремя отдельными подтверждениями. При быстро меняющемся спросе время между принятием решения и публикацией нового тарифа имеет значение.
Управляйте тарифами и доступностью всех объектов из одного интерфейса
Панель управления Smart Order для нескольких объектов одновременно отображает загрузку портфеля, ADR и структуру каналов по всем объектам, а изменения в управлении каналами применяются ко всему портфелю без отдельного входа в каждый объект.
Права пользователей на уровне отдельных объектов
Сотруднику службы приёма и размещения объекта A не нужен доступ к бронированиям, настройкам тарифов или показателям выручки объекта B. При плоской модели прав, когда доступ либо предоставляется ко всей учётной записи, либо отсутствует, невозможно корректно ограничить видимость сотрудника только тем объектом, в котором он работает.
PMS для нескольких объектов поддерживают права доступа на уровне отдельных объектов. Роль сотрудника службы приёма и размещения привязывается к одному объекту: сотрудник получает полный доступ к функциям службы приёма и размещения этого объекта, но не видит остальные. Руководителю операционной деятельности можно предоставить доступ на чтение данных всех объектов. Владелец портфеля получает полный доступ ко всему.
Это важно по двум причинам. Во-первых, это базовое требование операционной безопасности: сотрудники, которым не нужен доступ к другим объектам, не должны его иметь. Во-вторых, снижается риск того, что сотрудник службы приёма и размещения одного объекта изменит тариф или доступность другого объекта, которым он не должен управлять.
Единые профили гостей для всех объектов
Гость, останавливавшийся в двух объектах одного портфеля, не становится новым гостем при бронировании третьего. Если каждый объект работает в отдельной учётной записи с собственной базой профилей гостей, эта история не передаётся. Служба приёма и размещения объекта C не видит, сколько гость заплатил в объекте A, какие предпочтения он указывал и даже того, что он уже останавливался в одном из объектов портфеля.
Встроенная поддержка нескольких объектов предполагает общий доступ к профилям гостей во всём портфеле. Когда гость заселяется в объект C, система бронирования может показать, что он уже останавливался в объектах портфеля, что входило в его предыдущие бронирования и какие предпочтения он указывал.
Это также позволяет оформлять бронирования между объектами, когда один из них полностью занят. Если в объекте A нет доступных номеров на нужные гостю даты, а в объекте B они есть, сотрудник с доступом к обоим объектам может перенести бронирование, и гостю не придётся заново оформлять его в другом месте.
Единый профиль гостя для всего портфеля
Smart Order объединяет бронирования, историю гостей и управление каналами продаж нескольких объектов в одной учётной записи, позволяя управлять всем портфелем с помощью одного логина, а не входить отдельно в каждый объект.
Часто задаваемые вопросы
Какое минимальное количество объектов оправдывает использование PMS для нескольких объектов?
Уже двух объектов достаточно, чтобы ощутить ограничения: как только появляется второй объект, оператору требуется сводное представление по портфелю, которое система для одного объекта сформировать не может. Тариф PMS для нескольких объектов обычно стоит на $40–100 в месяц больше сопоставимого тарифа для одного объекта. Стоит оценить, меньше ли эта разница стоимости рабочего времени, затрачиваемого на ручную консолидацию данных. Для большинства операторов, активно управляющих двумя и более объектами, ответ положительный.
Можно ли использовать PMS для одного объекта в двух объектах?
Да, но с ограничениями. Работа с двумя отдельными учётными записями в PMS для одного объекта означает два логина, два комплекта отчётов и отсутствие общих профилей гостей. Любое представление на уровне портфеля — общая загрузка, ADR по нескольким объектам, выручка портфеля в разрезе каналов — придётся собирать вручную. Управление OTA также выполняется отдельно для каждой учётной записи. При небольшом объёме это работает, но с ростом числа бронирований и сложности операций затраты рабочего времени становятся существенными.
Что включает отчётность по портфелю в PMS для нескольких объектов?
Как минимум: загрузку на уровне портфеля, общую выручку всех объектов, ADR и RevPAR по каждому объекту и в совокупности, а также структуру источников бронирования по объектам. Более функциональные системы также позволяют сравнивать структуру каналов между объектами, анализировать изменение выручки портфеля по сравнению с предыдущими периодами и сопоставлять показатели отдельных объектов без экспорта данных в сторонний инструмент.
Как работает централизованное управление каналами продаж для операторов нескольких объектов?
Оператор устанавливает тарифы и доступность каждого объекта через единый интерфейс, не входя отдельно в OTA-подключения каждого объекта. Изменение тарифа можно одновременно применить ко всем объектам или ограничить отдельными объектами. Блокировки доступности — например, закрытие дат по всему портфелю для группового бронирования или местного мероприятия — задаются один раз, после чего подключённые к каждому объекту OTA-каналы обновляются автоматически.
Какую структуру прав пользователей должна поддерживать PMS для нескольких объектов?
Как минимум — доступ на уровне отдельных объектов: возможность назначить сотрудника на один объект, не предоставляя ему видимость остальных. Дополнительно необходимы ролевые права внутри каждого объекта — доступ к функциям службы приёма и размещения, управлению тарифами или только отчётности, — а также роль уровня портфеля для операторов, которым требуется просматривать данные нескольких объектов без права редактирования на уровне отдельных объектов. Плоская модель прав — полный доступ или его отсутствие — не соответствует реальной кадровой структуре управления несколькими объектами.
