1. Выполните поиск в OTA как гость и убедитесь, что номер всё ещё доступен для бронирования.
2. Закройте продажи на затронутые даты, прежде чем выяснять причину.
3. Проверьте объект размещения, тип номера, тарифный план и даты в системе управления отелем.
4. Повторно отправьте стоп-продажу один раз, а затем убедитесь, что продажи в OTA закрыты.
Если стоп-продажа не синхронизируется с OTA, возникает непосредственный риск: гостиница может получить бронирование, которое не сможет выполнить. Чтобы принять меры, не обязательно сначала разбираться в технической схеме подключения. Сначала остановите дальнейшие продажи, а затем выясните, на каком этапе команда была обработана неправильно.
Этот чек-лист предназначен для управляющих гостиницами и сотрудников стойки регистрации. В нём рассматривается информация, доступная в системе управления отелем, Менеджере каналов и экстранете OTA.
Защитите гостиницу до начала диагностики
Сначала выполните поиск в затронутом OTA как гость. Укажите точные даты проживания и количество гостей. Продолжайте поиск, пока не увидите нужный номер и тарифный план: объект может отображаться в результатах, даже если конкретное предложение уже закрыто.
Если номер всё ещё можно забронировать, воспользуйтесь самым быстрым утверждённым способом защиты гостиницы. Для ближайшей даты или даты с полной загрузкой может потребоваться закрыть номер непосредственно в экстранете OTA на время проверки подключения. Запишите, кто и когда внёс временное изменение.
Не закрывайте другие номера или весь объект, если проблема их не затрагивает. Полное закрытие может защитить от овербукинга, но одновременно остановить действующие продажи.
Сообщите сотрудникам стойки регистрации и отдела бронирования, какие даты и типы номеров затронуты. До устранения проблемы им следует избегать ручных бронирований, использующих те же оставшиеся номера.
Smart Order — это channel manager для отеля, который помогает команде управлять сопоставленным номерным фондом и обновлениями каналов из одного интерфейса, упрощая отслеживание срочного закрытия продаж.
Управляйте доступностью в каналах проще
Управляйте номерным фондом гостиницы и подключёнными каналами в едином рабочем процессе с Smart Order.
Следуйте этому чек-листу для системы управления отелем
Выполняйте проверки по порядку. Обнаружив явную ошибку, остановитесь, исправьте её и повторите проверку.
- Проверьте объект размещения. В учётной записи с несколькими объектами может по умолчанию открыться последняя использованная гостиница. Перед внесением изменений проверьте её название.
- Проверьте даты. Проверьте не только месяц, но и год, особенно для будущих сезонов. Убедитесь, что последняя ночь также включена.
- Проверьте тип номера. Номера с похожими названиями, например «Стандартный двухместный» и «Стандартный двухместный с балконом», могут быть отдельными продуктами.
- Проверьте тарифный план. Закрытие гибкого тарифа может не закрыть невозвратный тариф, тариф с завтраком, мобильный тариф или тариф для участников программы лояльности.
- Проверьте, что именно изменила система управления отелем. Вывод номера из эксплуатации или его блокировка на стойке регистрации могут снизить локальную доступность, не отправив стоп-продажу в OTA.
- Проверьте статус канала. Найдите рядом с обновлением статус успешного выполнения, ожидания, предупреждения или ошибки. Команда со статусом ожидания ещё не подтверждена.
- Проверьте подключение номера. Убедитесь, что номер в системе управления отелем по-прежнему связан с нужным номером в OTA. Такая связь часто называется сопоставлением.
- Устраните проблему перед повторной попыткой. Сначала исправьте неверную дату, номер или тарифный план, отключённое подключение либо отклонённое значение.
- Отправьте обновление повторно один раз. Из-за многократных нажатий сложнее определить, какое обновление приняло OTA.
- Повторно проверьте OTA. Откройте те же даты в экстранете OTA и повторите поиск как гость.
Гостиница защищена только тогда, когда нужное предложение больше нельзя забронировать, а не просто когда система управления отелем показывает статус «закрыто».
Разберитесь в наиболее распространённых причинах
Неверный тарифный план остался открытым
Один и тот же номер может предлагаться для бронирования на разных условиях. Стоп-продажа, применённая к стандартному гибкому тарифу, не всегда закрывает невозвратный или акционный тариф.
Проверка: сравните название доступного для бронирования предложения с тарифным планом, закрытым в системе управления отелем.
Действие: закройте правильный тарифный план или весь тип номера, если необходимо остановить продажи по всем предложениям.
Номер в системе управления отелем связан с неверным номером в OTA
Такое часто происходит после переименования, замены или создания номера. Система управления отелем может показывать успешное обновление, хотя оно было отправлено для другого продукта OTA.
Проверка: сравните название и код номера в системе управления отелем с подключённым номером, указанным для этого OTA.
Действие: исправьте подключение номера, а затем повторно отправьте требуемое значение доступности.
Локальную блокировку номера приняли за закрытие продаж в OTA
Статус «требуется уборка», «неисправен» или «недоступен для стойки регистрации» не всегда изменяет номерной фонд, доступный онлайн.
Проверка: проверьте количество доступных для продажи номеров и доступность в каналах, а не только экран обслуживания номеров или их статусов.
Действие: уменьшите доступность онлайн или установите стоп-продажу через систему, управляющую продажами в OTA.
Подключение канала приостановлено или требует внимания
Истёкшие учётные данные, отключённое подключение объекта или проблема с учётной записью могут помешать передаче новых значений в OTA.
Проверка: найдите предупреждение о подключении и время последнего успешного обновления.
Действие: восстановите подключение, а затем повторно отправьте данные только для затронутого номера и дат.
OTA приняло обновление, но предложение по-прежнему отображается
Отображаемое предложение может относиться к другому номеру, варианту размещения, пакету или партнёру по продажам. Также возможна небольшая задержка отображения.
Проверка: сравните точный тип номера, тарифный план, даты, вариант размещения и условия отмены.
Действие: обновите экстранет и повторите поиск как гость. Если после стандартного периода обновления то же предложение остаётся доступным, соберите подтверждающие материалы для службы поддержки.
Как убедиться, что стоп-продажа сработала
Выполните три простые проверки.
Во-первых, повторно откройте нужные даты в системе управления отелем или Менеджере каналов. Убедитесь, что для правильного номера и тарифного плана указана нулевая доступность или статус «закрыто».
Во-вторых, откройте те же даты в экстранете OTA. Убедитесь, что сохранённая доступность закрыта. Не ориентируйтесь на значение, которое всё ещё отображается в несохранённом поле редактирования.
В-третьих, выполните поиск как гость, указав те же даты и вариант размещения. Затронутое предложение не должно быть доступно для бронирования. Если другие номера остаются в продаже, убедитесь, что это действительно другие продукты.
Сохраните краткую запись с указанием затронутого канала, дат, номера, времени закрытия, ответственного сотрудника и итогового подтверждения. Это поможет следующей смене понять, что риск устранён.
Когда обращаться в службу поддержки
Передайте проблему специалистам, если правильное обновление отображается как принятое, но то же предложение OTA остаётся доступным для бронирования, если сопоставление невозможно исправить или если подключение неоднократно завершается с ошибкой.
Укажите название объекта, OTA, тип номера, тарифный план, даты, ожидаемый и текущий результаты, а также временные метки. Добавьте снимки экрана из системы управления отелем, экстранета OTA и поиска для гостей. Если система показывает идентификатор обновления, приложите его, но сотрудникам гостиницы не нужно самостоятельно его расшифровывать.
Не передавайте данные банковских карт или лишнюю информацию о гостях.
Как предотвратить повторение проблемы
Используйте понятные названия номеров и тарифных планов, чтобы сотрудники могли легко их различать. Проверяйте подключения каналов при каждом добавлении, переименовании или удалении номера либо тарифного плана. Включите поиск в OTA от имени гостя в чек-лист для дат с полной загрузкой и крупных мероприятий.
Назначьте одну систему для повседневного управления доступностью в каналах. Если в экстренной ситуации сотрудники вносят изменения непосредственно в экстранете OTA, они должны зафиксировать их и затем синхронизировать с системой управления отелем. В противном случае последующее автоматическое обновление может снова открыть номер для продажи.
Предлагаемая Smart Order программа для рецепшн помогает сотрудникам разных смен видеть временные ограничения номерного фонда и необходимые последующие действия.
Создайте понятный процесс управления номерным фондом для каждой смены
Используйте Smart Order, чтобы объединить управление доступностью номеров, работу с каналами и последующие задачи стойки регистрации.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вручную закрывать OTA в экстренной ситуации?
Да, если номер всё ещё доступен для бронирования, а правила гостиницы допускают экстренное ручное изменение. Зафиксируйте это изменение и согласуйте его с системой управления отелем до возобновления обычной синхронизации.
Всегда ли нулевая доступность в системе управления отелем закрывает все тарифы OTA?
Не всегда. Проверьте, как подключены номер и тарифные планы. Отдельно управляемые акции или варианты размещения могут потребовать дополнительной проверки.
Следует ли нажимать кнопку синхронизации, пока обновление не сработает?
Нет. Сначала найдите и устраните причину, затем повторите попытку один раз. Многократные обновления могут создать путаницу и перезаписать правильное значение.
Решена ли проблема, если система управления отелем сообщает об успешном обновлении?
Ещё нет. Проверьте значение в экстранете OTA и выполните поиск затронутого предложения как гость.
