Как сверять выплаты Trip.com, комиссию и суммы бронирований

Сверка выплат Trip.com приводит к ошибкам, когда финансовая служба сравнивает суммы, отражающие разные показатели. Общая сумма для гостя не всегда равна дебиторской задолженности перед гостиницей. В общую сумму выплаты могут входить несколько бронирований, последующие корректировки или операции в другой валюте. Сумма банковского зачисления также может отличаться из-за конвертации и комиссий за получение платежа.

Используйте сквозную цепочку от бронирования до банковского счёта. Начните с бронирования, рассчитайте ожидаемый коммерческий результат по договору объекта размещения, сопоставьте его с пакетом выплат, а затем закройте операцию по фактически полученному платежу.

Создайте запись для сверки каждого бронирования

Создайте отдельную запись для каждого бронирования Trip.com, включённого в проверяемый период. Укажите идентификатор объекта размещения, номер бронирования Trip.com, имя гостя, даты бронирования и проживания, номер и тарифный план, статус бронирования, способ оплаты, отображаемую гостю общую сумму, налоги и сборы, сумму гостиницы, базу для расчёта комиссии, ставку комиссии, валюту, а также сведения об изменениях или отмене.

Учитывайте отдельно три даты: дату бронирования, дату проживания или выезда и дату валютирования выплаты либо банковской операции. Бронирование может относиться к одному операционному месяцу, а выплата — к другому. Если проводить его только по дате зачисления, сроки признания дохода становятся неясными, а прежние корректировки выглядят как ошибки текущего периода.

Используйте окончательную версию бронирования, сохраняя исходную версию и все изменения. Если после подтверждения изменились количество ночей, размещение гостей, стоимость, налог, статус отмены или штраф, финансовой службе потребуются суммы до и после изменения, чтобы объяснить строку выплаты.

Сначала проверьте договор и способ оплаты

Не определяйте способ оплаты по названию тарифного плана или способу оплаты другого бронирования Trip.com. Откройте сведения о бронировании и выплате, доступные объекту размещения, а затем уточните, кто получил деньги гостя и каким способом объект должен получить средства.

Ставка комиссии устанавливается договором объекта размещения и может отличаться для другого объекта или коммерческого соглашения. Согласно информации Trip.com для партнёров по размещению, ставка комиссии определяется в рамках договорного процесса, а для выплаты необходимо указать корректные данные виртуальной карты или банковского перевода. Используйте подписанный договор и актуальную запись бронирования как контрольные источники для расчёта.

Если для бронирования используется виртуальная карта, зафиксируйте доступную для списания сумму, условия активации, срок действия и валюту, не копируя защищённые данные карты в таблицу или обращение в службу поддержки. При выплате банковским переводом укажите идентификатор выплаты, дату наступления обязательства по оплате, дату платежа, банковский референс и счёт получателя.

Сопоставьте одно бронирование с одной строкой выплаты

Выполняйте проверку в следующем порядке, чтобы для каждого расхождения был понятен ответственный участок:

1. Подтвердите окончательный статус бронирования и актуальные сведения о проживании в eBooking.
2. Повторно рассчитайте стоимость проживания с учётом количества ночей, тарифов, доплат за размещение гостей и включённых услуг.
3. Разделите налоги и сборы в зависимости от того, кто их взимает и перечисляет.
4. Примените предусмотренную договором комиссию к правильной облагаемой комиссии базе, а не автоматически ко всей сумме для гостя.
5. Прибавьте или вычтите утверждённые сборы за отмену, возвраты, изменения, поощрения или ручные корректировки.
6. Рассчитайте ожидаемую дебиторскую задолженность перед гостиницей в валюте выплаты.
7. Сопоставьте номер бронирования и ожидаемую сумму к получению со строкой выплаты или суммой виртуальной карты.
8. Сопоставьте пакет выплат с транзакцией банка или процессингового центра.
9. Проводите банковские комиссии и валютные разницы отдельно от дохода от номеров и комиссии канала.

Контрольная формула:

Ожидаемая дебиторская задолженность перед гостиницей = облагаемая комиссией стоимость проживания минус комиссия, плюс или минус корректировки бронирования, плюс налоги или сборы, причитающиеся объекту размещения

Точный набор полей зависит от договора, рынка и способа оплаты. Главное контрольное требование — каждый компонент должен иметь подтверждённый источник и не скрываться внутри одной необъяснённой суммы нетто.

Система аналитики для отелей Smart Order наглядно показывает доход по бронированиям, количество ночей, канал продаж и операционные показатели, пока финансовая служба отдельно сверяет выплаты Trip.com.

Рассчитывайте комиссию на правильной базе

Распространённая ошибка — умножать отображаемую гостю общую сумму на процент комиссии. Сначала определите, входят ли в облагаемую комиссией базу налоги, сборы за обслуживание, питание, доплаты за дополнительных гостей, сборы объекта размещения или льготы, финансируемые платформой.

Например, гость может видеть общую сумму 540, тогда как облагаемая комиссией стоимость проживания составляет 500. При условной договорной ставке 15% комиссия с 500 составит 75, а не 81. Это только пример: используйте базу и ставку, указанные в фактическом договоре объекта размещения и конкретном бронировании.

Учитывайте расходы на комиссию отдельно от чистого денежного поступления. Если гостиница признаёт доходом только сумму зачисления, ADR и объём продаж через канал будут занижены. Более прозрачный учёт предусматривает отражение валового дохода от номеров согласно учётной политике гостиницы, комиссии как расхода или контрдохода, дебиторской задолженности Trip.com, соответствующих налоговых обязательств и последующей проводки по поступлению денежных средств.

Не изменяйте стоимость номера в системе управления отелем только для того, чтобы приравнять её к сумме выплаты. Корректируйте сумму в системе управления отелем лишь в том случае, если само бронирование содержит ошибку, а изменение подтверждено утверждённой поправкой к бронированию.

Определите причину оставшегося расхождения

Общая сумма бронирования выше суммы в строке выплаты. Проверьте облагаемую комиссией базу, комиссию, налоги или сборы, взимаемые объектом размещения, льготы, финансируемые платформой, а также не оплачивается ли часть суммы непосредственно в объекте размещения. Затем убедитесь, что по бронированию не был выполнен частичный возврат и срок проживания не был сокращён.

После изменения сумма в строке выплаты ниже ожидаемой. Сопоставьте время изменения с моментом закрытия пакета. Исходная сумма могла попасть в один пакет, а корректировка — в другой. Проверьте более ранние и последующие периоды выплат, прежде чем сообщать об отсутствующем платеже.

Банковское зачисление меньше суммы пакета выплат. Проверьте валюту, обменный курс, комиссии за перевод, удержания банков-посредников, комиссии процессингового центра, дату валютирования и возможное разделение одного платежа банком. Не относите банковскую комиссию к комиссии Trip.com.

Банковское зачисление превышает сумму одного бронирования. Найдите по идентификатору выплаты дополнительные бронирования и корректировки. Денежное поступление по пакету следует сверять со всем пакетом, а не с крупнейшим бронированием в нём.

По отменённому бронированию или незаезду всё равно начислена комиссия. Проверьте, был ли начислен сбор и считается ли полученный сбор облагаемым комиссией по договору. Бесплатная отмена, платная отмена, отменённый сбор и незаезд — это разные финансовые события.

Одно и то же бронирование отображается дважды. Сравните номер бронирования, идентификатор выплаты, тип корректировки, знак суммы и дату. Одна строка может содержать исходную сумму к выплате, а вторая — её сторнирование или корректировку. Не учитывайте обе строки как доход.

Контролируйте валюту и сроки выплат

Используйте отдельные поля для валюты бронирования, валюты выплаты и валюты банковского счёта. Сохраняйте исходную сумму, применённый обменный курс, если он доступен, конвертированную сумму и сумму банковского зачисления. Без этих данных любое изменение курса будет выглядеть как ошибка в комиссии.

Не считайте выплату просроченной только на основании даты выезда. Учитывайте договор объекта размещения, способ выплаты, момент закрытия пакета, статус обязательства по оплате, статус платежа и дату валютирования банковской операции. Выходные дни, банковская обработка, незаполненные платёжные данные или неудачный перевод могут задержать поступление средств после того, как бронирование стало доступно для выплаты.

Используйте клиринговый счёт выплат. Проводите дебиторскую задолженность по каждому бронированию с привязкой к идентификатору выплаты, а после поступления банковской транзакции закрывайте этот идентификатор. Остаток на клиринговом счёте укажет на конкретное бронирование, корректировку, комиссию или валютную разницу.

Закройте пакет и предотвратите повторные ошибки

Перед закрытием периода выплат Trip.com убедитесь, что каждая строка выплаты имеет ссылку на одно бронирование или корректировку, у каждого бронирования указан окончательный статус, комиссия рассчитана по утверждённой базе и ставке, налоги отнесены на правильную сторону, а идентификатор выплаты сопоставлен с банковской транзакцией.

Храните выгрузку бронирований, отчёт о выплатах, версию договора, подтверждения корректировок, банковский референс, рабочую таблицу сверки и подтверждение проверяющего в течение стандартного для гостиницы срока хранения бухгалтерских документов. Ограничьте доступ к платёжным данным и скройте защищённую информацию перед передачей вопроса на рассмотрение.

Если расхождение сохраняется, отправьте службе поддержки объектов размещения Trip.com идентификатор объекта, номер бронирования, идентификатор выплаты, валюты, ожидаемый расчёт, фактическую строку, дату пакета, банковский референс и точную неурегулированную сумму. Задайте один конкретный вопрос — например, какая корректировка изменила подлежащую выплате стоимость проживания, — вместо запроса объяснений по всей выписке.

Интегрированная программа управления отелем сокращает объём повторного ввода данных, сохраняя исходное бронирование вместе со ссылкой на канал. При этом финансовой службе всё равно следует независимо сверять выплату с банковской операцией.

Часто задаваемые вопросы

Почему выплата Trip.com не равна общей сумме бронирования?

Общая сумма бронирования может включать облагаемые и не облагаемые комиссией позиции, налоги, сборы или суммы, получаемые разными сторонами. Выплата также может включать корректировки или несколько бронирований.

С чего следует начинать сверку?

Начните с окончательной версии бронирования и способа оплаты, рассчитайте ожидаемую дебиторскую задолженность перед гостиницей по условиям договора, а затем сопоставьте результат со строкой выплаты и банковским зачислением.

Нужно ли рассчитывать комиссию от общей суммы для гостя?

Только если по договору вся эта сумма облагается комиссией. Используйте документально подтверждённую базу стоимости проживания и отдельно учитывайте налоги, сборы объекта размещения и финансируемые льготы.

Может ли одно банковское зачисление включать несколько бронирований Trip.com?

Да. Сопоставьте зачисление с полным идентификатором выплаты или пакетом, а затем распределите все бронирования и корректировки внутри этого пакета.

Следует ли изменять доход в системе управления отелем, чтобы он соответствовал сумме зачисления?

Нет. Учитывайте доход, комиссию, налоги, дебиторскую задолженность, валютную разницу, банковские комиссии и денежную выплату отдельно, если только утверждённое изменение бронирования не меняет исходную стоимость проживания.

Сверка выплаты Trip.com завершена только тогда, когда окончательная версия бронирования, договорная комиссия, строка выплаты, пакет перечисления и банковская проводка образуют единую отслеживаемую цепочку. Такая цепочка обеспечивает контроль денежных средств и точность отчётности о прибыльности канала.