1. แยกการจอง ผลลัพธ์การยกเลิก การคืนเงินลูกค้า การจ่ายเงินให้โรงแรม และค่าตอบแทนของ Agoda ออกจากกัน แทนที่จะถือว่าเป็นธุรกรรมเดียว
2. ระบุว่าเป็น Agoda Collect หรือ Property Collect ก่อนตัดสินใจว่าใครเป็นผู้คืนเงินให้ลูกค้าและการปรับปรุงรายการทางการเงินควรปรากฏที่ใด
3. จับคู่การยกเลิกทุกครั้งกับรหัสการจอง ผลลัพธ์ตามนโยบาย บันทึกการชำระเงิน รอบการจ่ายเงิน และข้อมูลอ้างอิงการปรับปรุงรายการ
4. อย่าปิดงวดบัญชีหากยังไม่มีคำอธิบายสำหรับการคืนเงิน การยกเว้นค่าธรรมเนียม ความพยายามในการเรียกเก็บเงิน หรือการปรับปรุงรายการหลังการจ่ายเงิน
การกระทบยอดการคืนเงิน Agoda เริ่มต้นขึ้นหลังจากที่บันทึกการตัดสินใจยกเลิกแล้ว ทีมการเงินไม่ได้เป็นผู้ตัดสินใจว่าจะใช้นโยบายใด แต่มีหน้าที่พิสูจน์ว่าการจอง การคืนเงินลูกค้า ค่าธรรมเนียมการยกเลิก ค่าตอบแทนของช่องทาง และการเคลื่อนไหวของเงินสดนั้นสอดคล้องกัน
สิ่งนี้ทำให้กระบวนการนี้แตกต่างจากการทบทวน นโยบายการยกเลิก (cancellation-policy) การตั้งค่านโยบาย กฎการยกเว้นค่าธรรมเนียม และการป้องกันการยกเลิกเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์เชิงพาณิชย์ การกระทบยอดจะทดสอบว่าผลลัพธ์นั้นเข้าสู่บัญชีและบัญชีธนาคารของโรงแรมอย่างถูกต้องหรือไม่
กำหนด 5 บันทึกที่คุณกำลังจับคู่
การจองที่ถูกยกเลิกหนึ่งรายการสามารถสร้างบันทึกได้หลายรายการในวันที่ต่างกัน เก็บการจองดั้งเดิมไว้เป็นเอกสารต้นทาง จากนั้นจับคู่กับใบแจ้งการยกเลิกหรือการแก้ไข บันทึกรูปแบบการชำระเงิน ธุรกรรมทางการเงินของ Agoda และรายการบัญชีของโรงแรม
อย่าเขียนทับรายได้ค่าห้องพักเดิมด้วยจำนวนเงินที่คืน รักษามูลค่าที่จอง มูลค่าที่ยกเลิก ค่าธรรมเนียมที่เก็บไว้หรือยกเว้น ค่าธรรมเนียมช่องทาง การจัดการภาษี และการเคลื่อนไหวของเงินสดไว้เป็นช่องข้อมูลแยกต่างหาก สิ่งนี้ทำให้การโต้แย้งในภายหลังและการสุ่มตรวจสอบเป็นไปได้
ใช้รหัสการจอง Agoda เป็นข้อมูลอ้างอิงร่วม เพิ่มรหัสที่พัก ชื่อลูกค้า วันที่เข้าพัก สกุลเงินที่จอง รูปแบบการชำระเงิน การประทับเวลายกเลิก ผลลัพธ์ตามนโยบาย รหัสการจ่ายเงิน รหัสการปรับปรุง และข้อมูลอ้างอิงของธนาคารหรือบัตร ห้ามคัดลอกรายละเอียดบัตรของลูกค้าหรือบัตรเสมือนจริงทั้งหมดลงในสเปรดชีตทั่วไปเด็ดขาด
ระบุผู้ควบคุมเงิน
สำหรับ Agoda Collect, Agoda จะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าและจ่ายให้กับที่พักผ่านวิธีการจ่ายเงินที่กำหนดไว้ การยกเลิกสามารถลดหรือหักล้างจำนวนเงินที่ต้องจ่ายได้ หากการจ่ายเงินได้รับการยืนยันแล้ว จำนวนเงินที่แก้ไขอาจกลับมาเป็นการปรับปรุงรายการเทียบกับการจ่ายเงินในภายหลัง แทนที่จะเป็นการหักบัญชีธนาคารแยกต่างหาก
สำหรับ Property Collect, ปกติที่พักจะเรียกเก็บเงินค่าเข้าพักจากลูกค้า ค่าตอบแทนของ Agoda มักจะถูกหักกลบลบหนี้กับจำนวนเงินที่ Agoda ค้างชำระกับที่พักสำหรับการจองแบบชำระเงินล่วงหน้า ดังนั้นการยกเลิกจึงต้องมีการตรวจสอบสองส่วน: สิ่งที่โรงแรมเรียกเก็บหรือคืนเงิน และสิ่งที่ Agoda เรียกเก็บหรือกลับรายการผ่านกระบวนการหักกลบลบหนี้
คำอธิบาย Agoda Property Collect ในปัจจุบันจะอธิบายถึงกลไกการหักกลบลบหนี้และใบแจ้งยอดระดับการจองที่มีให้พร้อมกับการชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์ ใช้ข้อตกลงที่พักและบันทึกใน Partner Portal ปัจจุบัน เมื่อตลาดหรือวิธีการชำระเงินแตกต่างกัน
อย่าสรุปความรับผิดชอบจากสถานะการจองเพียงอย่างเดียว สำหรับการยกเลิก Property Collect ที่รับประกันด้วยบัตร การดูบัตรของลูกค้าสามารถเปลี่ยนผู้รับผิดชอบในการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิกได้ ฝ่ายการเงินควรเก็บประวัติการดำเนินการไว้ ไม่ใช่แค่สถานะสุดท้ายเท่านั้น
ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรม ของ Smart Order ช่วยให้ฝ่ายการเงินมีบันทึกแหล่งที่มาของการจองและรายได้เพื่อเปรียบเทียบกับธุรกรรมของ Agoda ใบแจ้งยอดของ Agoda ยังคงเป็นเอกสารต้นทางของช่องทาง ในขณะที่ระบบ PMS โรงแรมจะเป็นข้อมูลฝั่งปฏิบัติการสำหรับการจับคู่
กระทบยอด Agoda เทียบกับบันทึกการจอง
เปรียบเทียบรายได้จากช่องทาง สถานะการจอง และบันทึกของโรงแรมก่อนบันทึกการปรับปรุงการยกเลิกหรือปิดงวดบัญชี
ขั้นตอนการกระทบยอดการยกเลิก Agoda ทีละรายการ
ทำงานในระดับการจองก่อนตรวจสอบยอดรวมการจ่ายเงิน ยอดรวมอาจลงตัวแม้ว่าการจองรายบุคคลสองรายการจะถูกบันทึกอย่างไม่ถูกต้องก็ตาม
- เปิดการจองดั้งเดิมและบันทึกรหัสการจอง Agoda มูลค่าที่จอง สกุลเงิน ภาษี รูปแบบการชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก และวิธีการชำระเงิน
- เปิดใบแจ้งการยกเลิกหรือการแก้ไข และยืนยันการประทับเวลาที่มีผล จำนวนเงินที่ยกเลิก ผลลัพธ์ของค่าธรรมเนียม และตรวจสอบว่าเป็นการยกเลิกทั้งหมดหรือบางส่วน
- ตรวจสอบว่าที่พักได้รับ ยืนยัน หรือเรียกเก็บเงินการจ่ายเงินจาก Agoda สำหรับการจองนั้นแล้วหรือไม่
- ใน Partner Portal, ค้นหาการจองในส่วนการเงินที่เกี่ยวข้อง และเก็บข้อมูลจำนวนเงินที่ต้องจ่าย จ่ายแล้ว กลับรายการ หรือปรับปรุง
- จับคู่ธุรกรรมกับข้อมูลอ้างอิงการจ่ายเงินหรือการโอนเงิน จากนั้นจับคู่กับเงินฝากธนาคารจริง การตัดบัตร Agoda การตัด UPC หรือใบเสร็จของ Property Collect
- บันทึกบัญชีตามที่ได้รับอนุมัติสำหรับที่พัก โดยแยกรายได้ รายได้จากการยกเลิก ค่าตอบแทนช่องทาง ภาษี การคืนเงิน และความเคลื่อนไหวของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ออกจากกันให้ชัดเจน
- ทำเครื่องหมายรายการว่ากระทบยอดแล้ว ก็ต่อเมื่อผลต่างเป็นศูนย์ หรือได้รับการสนับสนุนจากการปรับปรุงรายการที่มีชื่อและวันที่ระบุไว้ซึ่งยังคงเปิดอยู่
หากเกิดการยกเลิกหลังจากการจ่ายเงิน ให้ค้นหาการแก้ไขใน การปรับปรุง (Adjustments). เวิร์กโฟลว์การจ่ายเงินของ Agoda ในปัจจุบันครอบคลุมถึงการยกเลิกหลังการจ่ายเงิน ยอดคงค้าง การเรียกเก็บเงินเกิน และการปฏิเสธการจองเป็นกรณีการปรับปรุง ลูกหนี้ที่ติดลบสามารถนำไปหักกลบลบหนี้กับการจองที่ต้องชำระเงินเพิ่มเติม แทนที่จะชำระเป็นการจ่ายเงินเชิงบวกแบบแยกต่างหาก
จับคู่การคืนเงินให้ตรงกับงวดบัญชีที่ถูกต้อง
วันที่จอง วันที่ยกเลิก วันที่จ่ายเงินเริ่มต้น วันที่ปรับปรุง และวันที่ครบกำหนดของธนาคารอาจตกอยู่ในเดือนที่ต่างกัน เลือกงวดบัญชีตามนโยบายของโรงแรมและข้อกำหนดในท้องถิ่น จากนั้นเก็บรักษาสะพานเชื่อมการกระทบยอดระหว่างวันที่ปฏิบัติการและวันที่ของเงินสด
การตัดยอดสิ้นเดือนควรระบุการยกเลิกที่บันทึกโดย Agoda แต่ยังไม่สะท้อนอยู่ในการจ่ายเงิน นอกจากนี้ยังควรค้นหาการคืนเงินที่ออกโดยโรงแรมซึ่งไม่มีการเปลี่ยนแปลงหนี้สินของ Property Collect ที่ตรงกัน และการปรับปรุงของ Agoda ที่บันทึกหลังจากช่วงเวลาเข้าพักดั้งเดิม
หลีกเลี่ยงการหักกลบลบหนี้การจองที่ไม่เกี่ยวข้องกันในระบบ PMS โรงแรม เพียงเพราะ Agoda หักกลบในรอบการจ่ายเงินเดียว ธนาคารจะได้รับยอดสุทธิ แต่ฝ่ายการเงินยังคงต้องการองค์ประกอบระดับการจอง: การเข้าพักที่ต้องชำระเงิน การเข้าพักที่ยกเลิก ค่าตอบแทนของ Property Collect และการปรับปรุงอื่นๆ
สำหรับการโอนเงินผ่านธนาคาร ให้จับคู่รหัสการจ่ายเงินหรือข้อมูลอ้างอิงแบบกลุ่มกับวันที่ทำรายการโอนเงิน สำหรับการชำระเงินผ่านบัตร ให้จับคู่จำนวนเงินที่ได้รับอนุมัติและวันที่ทำธุรกรรมให้ตรงกัน ความแตกต่างที่เกิดจากค่าธรรมเนียมธนาคารหรือการแปลงสกุลเงินควรแยกบุไว้อย่างชัดเจน
การวินิจฉัยข้อแตกต่างทั่วไปในการกระทบยอด Agoda
การจ่ายเงินต่ำกว่ารายงานการจอง
อาการ: เงินสดจาก Agoda ต่ำกว่ารายได้จาก Agoda ในระบบ PMS โรงแรม สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: การจองที่ถูกยกเลิกหรือแก้ไข ค่าตอบแทน Property Collect การยกเว้นค่าธรรมเนียม การจองที่ถูกปฏิเสธ การจ่ายเงินเกินก่อนหน้านี้ และระยะเวลาการจ่ายเงิน สิ่งที่ต้องทำ: สร้างกลุ่มการจ่ายเงินใหม่ในระดับการจองและกำหนดการหักเงินทุกรายการไปยังแหล่งข้อมูลอ้างอิงต้นทาง
การคืนเงินปรากฏขึ้นหลังจากชำระค่าการจองแล้ว
อาการ: การจ่ายเงินครั้งแรกถูกต้อง แต่กลุ่มการจ่ายเงินในภายหลังลดลง สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: ลูกค้ายกเลิกในช่วงที่สามารถขอคืนเงินได้หลังจากการยืนยันการจ่ายเงินหรือไม่ สิ่งที่ต้องทำ: จับคู่การปรับปรุงในภายหลังกับการจองเดิม แทนที่จะลดรายได้จากการเข้าพักที่ไม่เกี่ยวข้องกัน
คอมมิชชั่น Property Collect ไม่ตรงกับเงินสดที่เก็บได้
อาการ: Agoda หักค่าตอบแทนในขณะที่โรงแรมไม่มีใบเสร็จรับเงินของลูกค้า สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: สถานะการยกเลิก การรายงานการไม่เข้าพัก ประวัติการดูบัตร ความรับผิดชอบในการเก็บค่าธรรมเนียม และโรงแรมได้ยกเว้นการเรียกเก็บเงินหรือไม่ สิ่งที่ต้องทำ: จัดการลูกหนี้ลูกค้าและหนี้สินของ Agoda แยกกัน
มีการบันทึกการยกเลิกรายการเดียวกันซ้ำสองครั้ง
อาการ: ทั้งระบบ PMS โรงแรมและการกระทบยอดบัญชีธนาคารมีรายการคืนเงินซ้ำซ้อนกัน สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: ตรวจสอบว่าบันทึกหนึ่งคือการคืนเงินลูกค้าและอีกบันทึกคือการหักกลบลบหนี้การจ่ายเงินก่อนหน้าของ Agoda หรือไม่ สิ่งที่ต้องทำ: เก็บธุรกรรมต้นทางทั้งสองไว้ แต่ให้กลับรายการเฉพาะรายการบัญชีที่ซ้ำซ้อน
การสร้างระบบควบคุม Agoda ช่วงสิ้นเดือน
รันยอดรวม 3 รายการสำหรับงวดนั้น: มูลค่าการจองที่ยกเลิก ค่าธรรมเนียมการยกเลิกที่เก็บไว้หรือลูกหนี้ และการคืนเงินหรือการปรับปรุงที่ตกลงกันแล้ว กระทบยอดแต่ละยอดรวมเข้ากับทั้งข้อมูลการจองในระบบ PMS โรงแรมและข้อมูลการเงินของ Agoda
จำแนกอายุของรายการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขตามเหตุผล แทนที่จะจัดทุกอย่างไว้ใน “ผลต่าง OTA” หมวดหมู่ที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ การปรับปรุง Agoda ที่รอดำเนินการ การคืนเงินลูกค้าที่รอดำเนินการ การเรียกเก็บเงินไม่สำเร็จ การยกเว้นค่าธรรมเนียมที่รอดำเนินการ ผลต่างของสกุลเงิน การจ่ายเงินที่ยังไม่ถึงกำหนด จำนวนเงินที่มีข้อพิพาท และเอกสารต้นทางที่ขาดหายไป
กำหนดให้มีบุคคลที่สองตรวจสอบสำหรับรายการสมุดรายวันด้วยตนเอง การยกเลิกที่มีการจ่ายเงินก่อนหน้า กลุ่มการจ่ายเงินที่ติดลบ และกรณีบัตร Property Collect ผู้ตรวจสอบควรสามารถติดตามรายการจากบัญชีแยกประเภทไปยังธนาคาร การจ่ายเงิน ใบแจ้งการยกเลิก และการจองดั้งเดิม
เก็บรักษาหลักฐานตามข้อกำหนดด้านภาษีท้องถิ่น ความเป็นส่วนตัว และการเก็บรักษาบันทึก ใบแจ้งยอดของ Agoda ใช้สนับสนุนฝั่งช่องทาง แต่ไม่สามารถแทนที่ใบแจ้งหนี้ ภาษี หรือภาระผูกพันในการชำระเงินของลูกค้าของโรงแรมได้
คำถามที่พบบ่อย
การกระทบยอดการคืนเงิน Agoda เหมือนกับการตั้งค่านโยบายการยกเลิกหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน การตั้งค่านโยบายกำหนดสิทธิ์เชิงพาณิชย์ของลูกค้าและโรงแรม การกระทบยอดจะตรวจสอบผลการคืนเงิน ค่าธรรมเนียม การจ่ายเงิน ค่าตอบแทน และบันทึกทางบัญชีหลังจากเกิดการยกเลิกขึ้น
การปรับปรุงการจ่ายเงินของ Agoda ปรากฏที่ไหน?
เวิร์กโฟลว์การจ่ายเงินของ Partner Portal ในปัจจุบัน จะแสดงการปรับปรุงพร้อมกับการจองที่ต้องชำระเงินในส่วนการเงิน ป้ายกำกับที่แน่นอนจะขึ้นอยู่กับวิธีการจ่ายเงินและการตั้งค่าบัญชี
จะเกิดอะไรขึ้นหากการจอง Agoda ถูกยกเลิกหลังจากการจ่ายเงินแล้ว?
จำนวนเงินที่แก้ไขสามารถปรากฏเป็นการปรับปรุงในการจ่ายเงินในอนาคต จับคู่การปรับปรุงนั้นกลับไปยังการจองและการจ่ายเงินดั้งเดิม แทนที่จะบันทึกเป็นต้นทุนช่องทางของงวดปัจจุบันที่ไม่สามารถระบุได้
เหตุใดการยกเลิก Property Collect จึงสร้างการหักเงินของ Agoda ได้?
ที่พักเป็นผู้เก็บเงินลูกค้าภายใต้ Property Collect ในขณะที่ค่าตอบแทนของ Agoda สามารถหักกลบลบหนี้กับจำนวนเงินชำระล่วงหน้าที่ค้างชำระกับที่พัก ธุรกรรมของลูกค้าและค่าตอบแทนของ Agoda จึงจำเป็นต้องมีการกระทบยอดแยกกัน
ฝ่ายการเงินสามารถกระทบยอดจากเงินฝากธนาคารเพียงอย่างเดียวได้หรือไม่?
ไม่ได้ เงินฝากสุทธิสามารถรวมการจองที่ต้องชำระเงินและการปรับปรุงหลายรายการเข้าด้วยกัน ฝ่ายการเงินจำเป็นต้องใช้ใบแจ้งยอดระดับการจองและข้อมูลอ้างอิงการจ่ายเงินเพื่ออธิบายยอดรวมนั้น
หลักฐานใดที่ควรสนับสนุนการยกเลิกที่กระทบยอดแล้ว?
เก็บรักษาข้อมูลการจอง ใบแจ้งการยกเลิกหรือการแก้ไข รูปแบบการชำระเงิน ผลลัพธ์ตามนโยบาย บันทึกค่าธรรมเนียมหรือการยกเว้น ข้อมูลอ้างอิงการจ่ายเงินและการปรับปรุง หลักฐานเงินสด และรายการบัญชีที่ได้รับอนุมัติ
การยกเลิก Agoda จะถือว่าได้รับการกระทบยอดแล้วเมื่อผลลัพธ์การดำเนินงานและการเคลื่อนไหวทางการเงินทุกรายการสอดคล้องกัน เก็บรักษารายการจองดั้งเดิม แยกการคืนเงินออกจากค่าตอบแทน ติดตามการปรับปรุงในภายหลัง และปิดยอดผลต่างด้วยหลักฐานระดับการจองเท่านั้น
