การจอง Agoda ล้มเหลว: วิธีตรวจสอบการชำระเงิน จำนวนห้องว่าง และสถานะการจอง

เหตุการณ์ การจอง Agoda ล้มเหลว อาจหมายถึงปัญหาได้หลายรูปแบบ ผู้เข้าพักอาจยังชำระเงินไม่สำเร็จ Agoda อาจยืนยันการเข้าพักแล้วแต่ระบบของโรงแรมไม่ได้รับข้อมูล การจองที่ยกเลิกแล้วอาจยังปรากฏอยู่ในอีเมล หรือจำนวนห้องว่างอาจเปลี่ยนแปลงแม้พนักงานจะไม่พบการจองที่นำไปใช้งานได้

อย่าพยายามแก้ไขทั้งสี่กรณีด้วยการดำเนินการเพียงอย่างเดียว ให้ตรวจสอบสถานะการจอง ผู้รับผิดชอบการชำระเงิน และจำนวนห้องว่างแยกจากกัน เมื่อข้อมูลทั้งสามส่วนตรงกัน โรงแรมจึงจะทราบว่าควรรักษาสิทธิ์การเข้าพัก เรียกเก็บเงิน หรือเปิดขายห้องอีกครั้ง

ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันตามประเภทที่พักและการตั้งค่าบัญชี แต่จุดที่ต้องตรวจสอบยังคงเหมือนเดิม

ตรวจสอบว่า Agoda สร้างการจองแล้วหรือไม่

เปิดที่พักที่ถูกต้องใน Agoda Partner Portal แล้วไปยังส่วนการจอง ค้นหาด้วยหมายเลขการจอง Agoda ชื่อผู้เข้าพัก วันที่จอง และวันที่เข้าพัก รวมถึงล้างตัวกรองที่อาจซ่อนการจองในอนาคต การจองที่แก้ไข หรือการจองที่ยกเลิกแล้ว

หากการจองแสดงสถานะยืนยันแล้ว โรงแรมควรสงวนห้องไว้สำหรับการเข้าพัก การไม่มีข้อมูลในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือการแจ้งเตือนที่ส่งไม่สำเร็จไม่ได้ทำให้การจอง Agoda ถูกยกเลิก

หากสถานะแสดงว่ายกเลิกแล้ว ให้ตรวจสอบเวลาที่ยกเลิก ค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง และห้องถูกเปิดขายอีกครั้งแล้วหรือไม่ อย่าใช้ อีเมลยืนยัน ฉบับเก่าเป็นหลักฐานว่าการจองยังมีผลอยู่

หากไม่พบการจองใน Partner Portal ให้ตรวจสอบที่พักและหมายเลขอ้างอิงที่เลือกอีกครั้ง ภาพหน้าจอจากผู้เข้าพักที่แสดงว่าชำระเงินไม่สำเร็จหรือหน้าชำระเงินกำลังโหลดค้าง ไม่ถือเป็นการจองโรงแรมที่ได้รับการยืนยัน

ตรวจสอบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการชำระเงิน

เปิดรายละเอียดการจองล่าสุดและอ่านคำแนะนำด้านการชำระเงิน อย่าตัดสินจากคำอธิบายธุรกรรมของผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียว

โดยทั่วไป การจองแบบ Agoda Collect หมายความว่าผู้เข้าพักชำระเงินล่วงหน้าผ่าน Agoda แล้ว โรงแรมควรดำเนินการตามวิธีและยอดเงินที่ Agoda ระบุไว้สำหรับการจองนั้น แทนการเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักซ้ำ

การจองแบบ Property Collect หมายความว่าโรงแรมต้องเรียกเก็บยอดเงินที่เกี่ยวข้องจากผู้เข้าพัก ตรวจสอบยอดเงิน สกุลเงิน ภาษี เงื่อนไขเงินมัดจำ และกำหนดเวลาชำระเงินก่อนแจ้งให้แผนกต้อนรับดำเนินการเรียกเก็บ

หากการจองได้รับการยืนยันแล้ว แต่โรงแรมยังไม่สามารถรับเงินโอนหรือใช้บัตรสำหรับการจองได้ ให้แยกปัญหาการชำระเงินออกจากสถานะการเข้าพัก อย่ายกเลิกหรือปฏิเสธผู้เข้าพักที่ได้รับการยืนยัน เพียงเพราะฝ่ายการเงินยังไม่สามารถรับเงินตามที่คาดไว้ได้ทันที

หากมีการแก้ไขหรือยกเลิกการจอง ให้ใช้ยอดเงินและสถานะล่าสุด ข้อมูลยืนยันฉบับก่อนหน้าอาจแสดงยอดชำระเงินที่ไม่เป็นปัจจุบันแล้ว

ตรวจสอบว่าจำนวนห้องว่างเปลี่ยนแปลงหรือไม่

เปิดปฏิทิน Agoda สำหรับประเภทห้องและวันที่เข้าพักที่ได้รับผลกระทบ บันทึกจำนวนห้องว่างปัจจุบันของแต่ละคืน แล้วเปรียบเทียบกับจำนวนห้องจริงชุดเดียวกันในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทาง

ตรวจสอบประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก จำนวนห้อง และแผนราคาตามรายละเอียดของผู้เข้าพักให้ตรงกัน แผนราคาหรือประเภทห้องอื่นใน Agoda อาจยังว่างอยู่ แม้จำนวนห้องของรายการที่จองจะถูกลดลงอย่างถูกต้องแล้ว

หากการจอง Agoda ได้รับการยืนยันแต่ไม่ปรากฏในระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้สงวนห้องที่จำเป็นผ่านกระบวนการควบคุมจำนวนห้องว่างตามปกติของโรงแรม ปรับจำนวนเพียงครั้งเดียวและบันทึกการดำเนินการไว้ การกันห้องซ้ำใน Partner Portal ผู้จัดการช่องทาง และระบบบริหารจัดการโรงแรม อาจทำให้จำนวนห้องว่างถูกลดมากเกินไป

หากไม่พบการจอง Agoda แต่ความพร้อมใช้งานลดลง ให้ตรวจสอบการจองอื่นที่ได้รับการยืนยัน การปิดขายด้วยตนเอง การปิดห้องเพื่อซ่อมบำรุง การจัดสรรห้องให้กรุ๊ป หรือห้องที่ใช้ร่วมกับแผนอื่น เปิดขายห้องอีกครั้งหลังจากทราบสาเหตุแล้วเท่านั้น

เหตุการณ์การจองล้มเหลวจะจัดการได้ง่ายขึ้น เมื่อสามารถดูสถานะการจองและความพร้อมใช้งานของห้องที่ใช้ร่วมกันได้ในที่เดียว channel manager โรงแรม ของ Smart Order เชื่อมโยงการจอง Agoda กับชุดห้องที่ได้รับผลกระทบ ช่วยให้ผู้จัดการตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วว่าการจองหนึ่งรายการลดจำนวนห้องว่างเพียงครั้งเดียว

เลือกวิธีดำเนินการที่เหมาะสมกับสถานะที่พบ

ยืนยันแล้ว ชำระเงินล่วงหน้าแล้ว และจำนวนห้องว่างถูกลดแล้ว

สงวนห้องไว้ ตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมมีการจองเพียงหนึ่งรายการ และแผนกต้อนรับเข้าใจว่าไม่ควรเรียกเก็บค่าที่พักแบบชำระล่วงหน้าจากผู้เข้าพักซ้ำ

ยืนยันแล้ว แต่ที่พักเป็นผู้เรียกเก็บเงิน

คงสถานะการจองไว้และปฏิบัติตามคำแนะนำการเรียกเก็บเงินที่แสดงในการจองล่าสุด อย่ารอรับเงินโอนจาก Agoda หากไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงการชำระเงินสำหรับการจองนั้น

ยืนยันใน Agoda แล้ว แต่ไม่พบในระบบบริหารจัดการโรงแรม

กันห้องไว้ชั่วคราวอย่างเป็นระบบ แจ้งข้อมูลให้แผนกต้อนรับทราบ และขอให้ผู้ให้บริการระบบโรงแรมกู้คืนข้อมูลการจอง Agoda เดิม หลีกเลี่ยงการสร้างการจองด้วยตนเองหลายรายการสำหรับผู้เข้าพักคนเดียวกัน

ยกเลิกแล้ว แต่ห้องยังถูกปิดขาย

ตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมได้รับข้อมูลการยกเลิกแล้วหรือไม่ และยังมีข้อจำกัดหรือการจองอื่นใช้ห้องนั้นอยู่หรือไม่ เปิดขายเฉพาะจำนวนห้องที่ถูกปล่อยคืนจากการยกเลิกจริงเท่านั้น

ไม่พบการจอง Agoda และไม่มีหมายเลขการจอง

อย่าเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักหรือสร้างการจอง Agoda ด้วยตนเอง หากห้องยังว่าง ผู้เข้าพักควรทำการจองใหม่ผ่านกระบวนการจองตามปกติ

ดูแลผู้เข้าพักโดยไม่สร้างการจองซ้ำ

สำหรับการจองที่ได้รับการยืนยันและใกล้ถึงวันเข้าพัก ให้แจ้งแผนกต้อนรับว่าต้องยึดข้อมูลรายการใดเป็นหลักและสงวนห้องใดไว้ โดยระบุหมายเลขการจอง Agoda วันที่เข้าพัก ประเภทห้อง คำแนะนำด้านการชำระเงิน และชื่อพนักงานผู้รับผิดชอบกรณีดังกล่าว

ค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นครั้งสุดท้ายก่อนสร้างการจองด้วยตนเอง ตรวจสอบรายการผู้เข้าพักที่จะมาถึง การเข้าพักในอนาคต รายการที่ยกเลิก ห้องที่ยังไม่ได้จัดสรร และส่วนการจองที่ล้มเหลวหรือรอดำเนินการซึ่งมีอยู่ในระบบโรงแรม

หากนโยบายโรงแรมกำหนดให้สร้างรายการชั่วคราวในระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้ติดป้ายกำกับอย่างชัดเจนและแนบหมายเลขการจอง Agoda มอบหมายให้พนักงานหนึ่งคนตรวจสอบและกระทบยอดเมื่อข้อมูลการจองเดิมเข้ามา ห้ามคัดลอกข้อมูลบัตรหรือข้อมูลรับเงินแบบเต็มลงในหมายเหตุการจองทั่วไป

อย่าขอให้ผู้เข้าพักที่ได้รับการยืนยันแล้วจองใหม่ การจอง Agoda รายการที่สองอาจทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินซ้ำและลดจำนวนห้องว่างสองครั้ง

ตรวจสอบการชำระเงินและจำนวนห้องว่างอีกครั้งหลังแก้ไข

เปิดการจองใน Partner Portal อีกครั้งและยืนยันว่าสถานะยังไม่เปลี่ยนแปลง ตรวจสอบคำแนะนำด้านการชำระเงินและยอดเงินล่าสุด โดยเฉพาะหลังการยกเลิก การแก้ไขการจอง การไม่มาเข้าพัก หรือการคืนเงินบางส่วน

จากนั้นยืนยันว่ามีการจองที่ใช้งานได้เพียงหนึ่งรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรม และจำนวนห้องที่ถูกต้องไม่พร้อมขายตลอดทุกคืนของการเข้าพัก ตรวจสอบผลการค้นหาที่ผู้เข้าพักเห็นบน Agoda โดยใช้ประเภทห้อง วันที่ และจำนวนผู้เข้าพักเดียวกัน

สำหรับฝ่ายการเงิน ให้แยกยอดการจอง ยอดที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพัก ยอดเงินโอนจาก Agoda และรายการปรับปรุงในภายหลังออกจากกัน อย่าเปลี่ยนรายได้ค่าห้องเพียงเพื่อทำให้ตัวเลขเงินโอนดูเหมือนตรงกัน

กรณีนี้จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อแผนกต้อนรับทราบว่าผู้เข้าพักจะมาถึงหรือไม่ ฝ่ายการเงินทราบว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงิน และโรงแรมมีจำนวนห้องคงเหลือสำหรับขายอย่างถูกต้อง

ส่งต่อปัญหาพร้อมข้อมูลโรงแรมที่ชัดเจน

ส่งรายละเอียดกรณีที่กระชับเพียงชุดเดียวให้ทีมสนับสนุนที่รับผิดชอบ ระบุชื่อที่พัก หมายเลขการจอง Agoda หากมี ชื่อผู้เข้าพัก สถานะการจองปัจจุบัน คำแนะนำด้านการชำระเงิน ห้องและแผนราคา วันที่เข้าพัก จำนวนห้อง ผลการค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรม จำนวนห้องว่างก่อนและหลังเกิดเหตุการณ์ และภาพหน้าจอที่ปกปิดข้อมูลสำคัญแล้ว

อธิบายปัญหาทางธุรกิจแทนการคาดเดาเกี่ยวกับเทคโนโลยีเบื้องหลัง ตัวอย่างเช่น: “Agoda แสดงว่าการจองนี้ได้รับการยืนยันและชำระเงินล่วงหน้าแล้ว แต่ไม่มีข้อมูลการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม และห้องยังเปิดขายอยู่”

ส่งต่อปัญหาทันทีหากเป็นการเข้าพักในวันเดียวกัน ห้องสุดท้ายที่เหลืออยู่ อาจเกิดการเรียกเก็บเงินซ้ำ มีการจองที่ได้รับผลกระทบหลายรายการ หรือมีคำแนะนำด้านการชำระเงินที่โรงแรมไม่สามารถตีความได้อย่างปลอดภัย

คำถามที่พบบ่อย

การชำระเงินล้มเหลวหมายความว่าการจอง Agoda ถูกยกเลิกหรือไม่

ไม่เสมอไป ตรวจสอบสถานะการจองและคำแนะนำด้านการชำระเงินล่าสุดใน Partner Portal ก่อนเปลี่ยนแปลงการเข้าพักหรือจำนวนห้องว่าง

โรงแรมควรเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักที่การจอง Agoda ระบุว่าชำระล่วงหน้าแล้วหรือไม่

อย่าเรียกเก็บค่าที่พักแบบชำระล่วงหน้าซ้ำ ปฏิบัติตามคำแนะนำด้านการชำระเงินล่าสุดของการจอง และยืนยันค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมของโรงแรมที่เรียกเก็บแยกต่างหากตามนโยบายปกติของที่พัก

Agoda สามารถลดจำนวนห้องว่างได้หรือไม่ หากไม่พบการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ได้ การจอง Agoda ที่ได้รับการยืนยันอาจมีอยู่ แม้ระบบบริหารจัดการโรงแรมจะไม่ได้รับข้อมูลก็ตาม เปรียบเทียบ Partner Portal ปฏิทิน Agoda และระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อนเปิดขายห้องอีกครั้ง

เปิดขายห้องอีกครั้งได้อย่างปลอดภัยเมื่อใด

เปิดขายได้หลังจากยืนยันแล้วเท่านั้นว่าการจองถูกยกเลิกหรือไม่มีอยู่จริง และไม่มีการจอง การกันห้อง ข้อจำกัด หรือชุดห้องที่ใช้ร่วมกันรายการอื่นต้องใช้จำนวนห้องดังกล่าว