บัตรเสมือน Agoda: วิธีดูรายละเอียดและเรียกเก็บเงิน

บัตรเสมือน Agoda ช่วยให้โรงแรมเรียกเก็บเงินสำหรับการจองที่เข้าเกณฑ์ผ่านระบบรับชำระเงินด้วยบัตรของโรงแรมได้ การเรียกเก็บเงินให้สำเร็จต้องใช้บัตรที่ถูกต้อง อยู่ในช่วงเวลาที่อนุญาต และตรงกับยอดเงินล่าสุดที่ที่พักมีสิทธิได้รับ

เริ่มต้นที่ พอร์ทัลพันธมิตร Agoda ซึ่งเดิมเรียกว่า YCS ตรวจสอบว่าที่พักใช้ UPC สำหรับการจองแต่ละรายการ หรือใช้ UPC on ePass สำหรับยอดรับเงินที่รวมการจองหลายรายการ จากนั้นทำตามขั้นตอนการดูรายละเอียดและเรียกเก็บเงินที่ตรงกับประเภทบัตรด้านล่าง

บัตรเสมือน Agoda คืออะไร?

Agoda เรียกบัตรชำระเงินเสมือนของตนว่า Unique Payment Card หรือ UPC โดยให้รายละเอียดบัตรเพื่อให้โรงแรมดำเนินการเรียกเก็บเงินค่าการจอง ซึ่งแตกต่างจากการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่ผู้เข้าพักต้องชำระแยกต่างหากจากบัตรส่วนตัวของผู้เข้าพัก

บัตรเสมือน Agoda กับ e-Card ต่างกันอย่างไร?

UPC แบบมาตรฐานผูกกับการจองแต่ละรายการ ส่วน UPC on ePass รวมเงินจากการจองที่เข้าเกณฑ์เป็นยอดรับเงินหนึ่งรายการ โดยใช้บัตรเสมือนแบบใช้ครั้งเดียว สำหรับวิธีแรก ให้เก็บหมายเลขอ้างอิงการจอง ส่วนวิธีที่สอง ให้เก็บรายละเอียดแยกตามการจองที่รวมอยู่ในยอดรับเงินนั้น

Agoda e-Card เป็นบัตรจริงที่ใช้รับเงินสำหรับรายการที่เข้าเกณฑ์ ไม่ควรนำขั้นตอนการเปิดใช้งาน การเติมเงิน และการเรียกเก็บเงินบางส่วนของบัตรนี้มาใช้แทนคำแนะนำสำหรับ UPC ขั้นตอนในบทความนี้เน้นการเรียกเก็บเงินผ่านบัตรเสมือน

ดูรายละเอียดบัตรเสมือน Agoda ได้ที่ไหน

ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันตามที่พักและการตั้งค่าบัญชี เลือกที่พักให้ถูกต้องก่อนเข้าถึงข้อมูลทางการเงิน

สำหรับ UPC ของการจองแต่ละรายการ

เข้าผ่านเมนูการจองตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิดเมนูการจอง > รายการจองในพอร์ทัลพันธมิตร
2. ค้นหาการจองด้วยหมายเลขการจอง Agoda
3. ตรวจสอบผู้เข้าพัก ที่พัก และวันที่เข้าพัก จากนั้นเลือก รับเงิน (UPC)
4. เปรียบเทียบข้อมูลการชำระเงินที่แสดงกับเอกสารยืนยันการจองล่าสุดก่อนดำเนินการ

หากดูรายละเอียดไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่ามีการนำเงินที่เข้าเกณฑ์เข้าบัตรแล้วหรือยัง และขอให้ผู้ดูแลระบบของที่พักตรวจสอบสิทธิ์การดูข้อมูลบัตรของคุณ การเข้าถึงรายการจองไม่ได้หมายความว่าจะเข้าถึงรายละเอียดการชำระเงินทั้งหมดได้โดยอัตโนมัติ

สำหรับ UPC on ePass

เปิดเมนูการเงิน > การรับเงิน ตรวจสอบการจองที่เข้าเกณฑ์และรายการปรับปรุง เลือกการจองที่ต้องการ แล้วเลือก รับเงิน หลังจากตรวจสอบรายละเอียดการรับเงินแล้ว ให้เลือก ดูหมายเลขบัตร เก็บหมายเลขรายการรับเงินและรายการจองที่รวมอยู่ไว้กับเอกสารกระทบยอด

ตรวจสอบยอดรวมเทียบกับวงเงินต่อธุรกรรมของเครื่องรับชำระเงินก่อนสร้างรายการรับเงิน เลือกรวมการจองให้มียอดที่เรียกเก็บได้ในครั้งเดียว แทนการวางแผนแบ่งเรียกเก็บหลายครั้งจากบัตรแบบใช้ครั้งเดียว เมื่อส่งรายการรับเงินแล้ว อย่าคิดว่าจะยกเลิกและสร้างใหม่ได้เสมอ

ใช้บัญชีที่ได้รับอนุญาตและมีสิทธิ์ผู้ดูข้อมูลบัตร เก็บหมายเลขบัตรและรหัสความปลอดภัยไว้ภายในขั้นตอนการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น บันทึกทั่วไปควรมีเพียงหมายเลขอ้างอิงการจองหรือรายการรับเงิน และข้อมูลระบุตัวตนที่ปกปิดบางส่วนแล้ว

เรียกเก็บเงินจากบัตรเสมือน Agoda ได้เมื่อใด?

UPC แบบมาตรฐาน: ปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงินของการจอง

ตรวจสอบวันที่อนุญาตให้เรียกเก็บเงินในรายละเอียดการจองและข้อตกลงของที่พัก เงื่อนไขการชำระเงินของ UPC แบบมาตรฐานอาจอนุญาตให้เรียกเก็บเงินในวันเช็คเอาต์หรือหนึ่งวันหลังเช็คอิน อย่าใช้วันที่ผู้เข้าพักทำการจองเป็นวันที่บัตรเริ่มใช้งาน

หากรายละเอียดและวันที่ไม่สอดคล้องกัน ให้ขอให้ Agoda ยืนยันว่าสามารถเรียกเก็บเงินได้ก่อนดำเนินการ บันทึกวันหมดอายุที่แสดงบนบัตรและกำหนดเวลาขอรับเงินของการจองแยกกัน ทั้งสองเรื่องต้องตรวจสอบแยกกัน ไม่ควรอนุมานเรื่องหนึ่งจากอีกเรื่องหนึ่ง

UPC on ePass: เรียกเก็บเงินภายใน 24 ชั่วโมงหลังออกบัตร

เมื่อออกบัตรแล้ว ให้เรียกเก็บยอดรับเงินเต็มจำนวนในธุรกรรมเดียวภายใน 24 ชั่วโมง เตรียมเครื่องรับชำระเงินและพนักงานให้พร้อมก่อนขอบัตร หากสร้างบัตรใกล้เวลาเปลี่ยนกะ ต้องระบุชื่อผู้รับผิดชอบการเรียกเก็บเงินให้ชัดเจน

สำหรับบัตรที่หมดอายุและยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน ให้ตรวจสอบตัวเลือกออกบัตรใหม่ของรายการรับเงินนั้น คำแนะนำด้านการชำระเงินของ Agoda ระบุว่าต้องรอ 72 ชั่วโมงหลังบัตรหมดอายุจึงจะออกบัตรใหม่ได้ หากเรียกเก็บเงินไปบางส่วนแล้ว ต้องใช้ขั้นตอนขอความช่วยเหลือกรณีรับชำระบางส่วน ไม่ใช่พยายามออกบัตรใหม่โดยอัตโนมัติ

ติดตามกำหนดเวลาขอรับรายได้แยกต่างหาก

Agoda ระบุว่ามีระยะเวลาขอรับรายได้ 150 วันหลังเช็คเอาต์ ซึ่งไม่ได้ขยายอายุการใช้งาน 24 ชั่วโมงของบัตร UPC on ePass ให้นำการจองที่ยังจัดการไม่เสร็จเข้ารายการติดตามล่วงหน้าให้เพียงพอก่อนถึงกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง และยืนยันข้อยกเว้นเฉพาะบัญชีกับ Agoda

กำหนดผู้รับผิดชอบและวันที่เรียกเก็บเงินให้กับการเข้าพักทุกรายการที่ยังไม่ได้รับชำระ หากข้อมูลการชำระเงินไม่ครบ ให้ประสานงานเพื่อแก้ไขก่อนถึงกำหนด

วิธีเรียกเก็บเงินจากบัตรเสมือน Agoda

ใช้ระบบรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตที่โรงแรมอนุมัติ บัตรเสมือนดำเนินการได้โดยใช้รายละเอียดบัตรที่ได้รับ ผู้เข้าพักไม่จำเป็นต้องแสดงบัตรจริงสำหรับการรับเงินรายการนั้น ยืนยันช่องทางทำธุรกรรมที่รองรับกับผู้ให้บริการชำระเงินของคุณ

ดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้สำหรับการจองหรือรายการรับเงินแต่ละรายการ:

1. ระบุวิธีชำระเงิน ตรวจสอบว่าเป็น UPC แบบมาตรฐานหรือ UPC on ePass แบบใช้ครั้งเดียว และจับคู่กับหมายเลขอ้างอิงการจองหรือรายการรับเงินให้ถูกต้อง
2. ตรวจสอบเงื่อนไขการเรียกเก็บเงิน ยืนยันช่วงเวลาที่เรียกเก็บได้ วันหมดอายุ สถานะบัตร และตรวจสอบว่าไม่มีการชำระเงินซ้ำที่สำเร็จแล้วหรืออยู่ระหว่างดำเนินการ
3. ตรวจสอบจำนวนเงินและสกุลเงิน ใช้รายละเอียดการชำระเงินล่าสุดของการจองหรือยอดรับเงินรวมที่อนุมัติแล้ว โดยรวมการแก้ไขและรายการปรับปรุงที่เกี่ยวข้อง
4. ดำเนินการรับชำระเงิน ป้อนรายละเอียดบัตรปัจจุบันตามขั้นตอนที่เครื่องรับชำระเงินรองรับ สำหรับ UPC on ePass ให้เรียกเก็บยอดที่อนุมัติเต็มจำนวนในครั้งเดียว
5. ยืนยันผล ตรวจสอบบันทึกธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ของผู้ประมวลผลการชำระเงิน การหมดเวลารอ การอนุมัติวงเงิน หรือสถานะในพอร์ทัลเพียงอย่างเดียวไม่สามารถยืนยันว่าเรียกเก็บเงินแล้ว
6. บันทึกหลักฐาน เก็บหมายเลขอ้างอิงธุรกรรม จำนวนเงิน สกุลเงิน วันที่ และรายละเอียดการจัดสรรยอดให้กับการจองหรือรายการรับเงินไว้ในบันทึกการชำระเงินของโรงแรม

ตัวอย่างเช่น รายได้จากการจอง EUR 180 และ EUR 220 หักรายการปรับปรุง EUR 25 จะเหลือยอดที่ต้องเรียกเก็บ EUR 375 ให้เก็บหลักฐานที่มาของรายการปรับปรุงไว้ด้วย

อย่าเพิ่มค่ามินิบาร์ ค่าจอดรถ เงินมัดจำ หรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมจากเครื่องรับชำระเงินเข้าไปในยอดที่อนุมัติ ตรวจสอบให้ชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายใด Agoda ครอบคลุม และค่าใช้จ่ายใดผู้เข้าพักต้องชำระแยกต่างหาก การเพิ่มยอดอย่างไม่ถูกต้องอาจทำให้ธุรกรรมถูกปฏิเสธหรือเรียกเก็บเงินเกินจำนวน

ก่อนทำรายการซ้ำเมื่อผลยังไม่ชัดเจน ให้ค้นหาประวัติในระบบของผู้ประมวลผลการชำระเงิน หากพนักงานกะอื่นเรียกเก็บเงินแล้ว ให้อัปเดตบันทึกของโรงแรม หากมีรายการอนุมัติวงเงินค้างอยู่ ให้จัดการตามคำแนะนำของผู้ให้บริการก่อนเริ่มธุรกรรมครั้งที่สอง

บัตรเสมือน Agoda ถูกปฏิเสธ? สิ่งที่ควรตรวจสอบ

จำนวนเงินหรือรายละเอียดบัตรไม่ตรงกัน

เปรียบเทียบยอดที่พยายามเรียกเก็บกับยอดที่อนุมัติล่าสุด จากนั้นตรวจสอบหมายเลขบัตร วันหมดอายุ รหัสความปลอดภัย และสกุลเงินภายในขั้นตอนการชำระเงินที่ปลอดภัย การจองที่ลดระยะเวลาเข้าพักหรือถูกยกเลิกอาจมีคำแนะนำการชำระเงินต่างจากเอกสารยืนยันฉบับเดิม

แก้ไขข้อผิดพลาดที่พบก่อนลองอีกครั้ง อย่าลดยอดไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะชำระเงินสำเร็จ หากหมดเวลารอหรือผลไม่ชัดเจน ให้ตรวจสอบธุรกรรมจริงในระบบของผู้ประมวลผลการชำระเงินก่อน

บัตรยังใช้งานไม่ได้ หมดอายุ หรือถูกระงับ

ตรวจสอบวันที่อนุญาตให้เรียกเก็บเงินและอายุการใช้งานบัตรอีกครั้ง หาก UPC แบบมาตรฐานแสดงข้อความละเมิดความปลอดภัยหลังทำรายการไม่สำเร็จหลายครั้ง ให้หยุดดำเนินการ Agoda ระบุว่าต้องรอหนึ่งชั่วโมงก่อนลองอีกครั้ง ใช้ช่วงเวลานี้ค้นหาสาเหตุของข้อผิดพลาด

สำหรับ UPC on ePass ที่หมดอายุ ให้ตรวจสอบว่ายังไม่ได้รับชำระและเข้าเกณฑ์ออกบัตรใหม่หรือไม่ หากบัตรถูกระงับหรือไม่มีรายละเอียดการรับเงิน ให้ติดต่อ Agoda พร้อมหมายเลขการจองหรือรายการรับเงิน ยอดที่พยายามเรียกเก็บ เวลา และข้อความข้อผิดพลาดที่ตรงตามที่แสดง อย่านำระยะเวลารอเติมเงินของ e-Card แบบบัตรจริงมาใช้วิเคราะห์ปัญหาบัตรเสมือน

เครื่องรับชำระเงินปฏิเสธธุรกรรม

ขอให้ผู้ให้บริการชำระเงินตรวจสอบการรองรับบัตร การตั้งค่าบัญชีร้านค้าประเภทที่พักของโรงแรม และช่องทางประมวลผลที่รองรับ ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินจากบัตรของ Agoda ไม่รองรับธุรกรรม 3-D Secure ให้ผู้ให้บริการแก้ไขปัญหาความเข้ากันได้โดยไม่ปิดมาตรการป้องกันของทั้งบัญชี

แจ้งผู้ให้บริการหากมีการเปลี่ยนเครื่องรับชำระเงินหรือบัญชีร้านค้า พร้อมส่งหมายเลขอ้างอิงการปฏิเสธธุรกรรม และอย่าสร้างข้อมูลยืนยันตัวตนขึ้นเองเพื่อให้รายการผ่านการอนุมัติ

เรียกเก็บเงินได้เพียงบางส่วน

ระบุวิธีชำระเงินให้ชัดเจนก่อนดำเนินการ UPC แบบมาตรฐานและ UPC on ePass มีขั้นตอนแก้ไขต่างกัน ดังนั้นคำแนะนำว่า "เรียกเก็บยอดที่เหลือ" จึงใช้ไม่ได้กับทุกกรณี

สำหรับ UPC on ePass หากเรียกเก็บเงินได้บางส่วน ต้องใช้ขั้นตอนขอเติมเงินของ Agoda ตรวจสอบสถานะธุรกรรมและรายการรับเงิน จากนั้นติดต่อผ่านช่องทางสอบถามการชำระเงินพร้อมหมายเลขรายการรับเงิน อย่าคิดว่าจะเรียกเก็บเงินจากบัตรแบบใช้ครั้งเดียวใบเดิมซ้ำได้ทันที หรือการยกเลิกการอนุมัติวงเงินจะทำให้เงินกลับมาใช้ได้ทันที

วิธีกระทบยอดการชำระเงินผ่านบัตรเสมือน Agoda

จับคู่ธุรกรรม UPC แบบมาตรฐานที่สำเร็จแต่ละรายการกับหมายเลขการจอง สำหรับ UPC on ePass ให้จับคู่ธุรกรรมกับหมายเลขรายการรับเงิน แล้วจัดสรรยอดตามการจองและรายการปรับปรุงที่รวมอยู่ ใบเสร็จยอดรวมไม่สามารถใช้แทนรายละเอียดแยกรายการเหล่านี้ได้

เปรียบเทียบยอดที่ Agoda ต้องชำระ ยอดที่เรียกเก็บสำเร็จ และยอดที่ธนาคารนำเข้าบัญชี บันทึกค่าธรรมเนียมผู้ประมวลผลการชำระเงินและผลต่างจากช่วงเวลารับเงินแยกจากรายได้ค่าห้องพัก

ตรวจสอบการจองที่แก้ไขหรือยกเลิกเทียบกับเอกสารยืนยันล่าสุดและสถานะการชำระเงิน หากเรียกเก็บเงินแล้วก่อนมีการเปลี่ยนแปลง ให้เก็บทั้งธุรกรรมเดิมและรายการแก้ไขที่ยืนยันแล้ว อย่าลบการชำระเงินเดิมหรือคืนเงินให้ผู้เข้าพักซ้ำผ่านช่องทางต่างกัน

ใช้รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรมเพื่อตรวจสอบตัวเลขการจองและรายได้ฝั่งโรงแรมควบคู่กับหลักฐานการชำระเงิน กำหนดผู้รับผิดชอบและขั้นตอนถัดไปให้กับรายการค้างชำระที่ต้องติดตาม โดยเฉพาะรายการที่ใกล้วันหมดอายุหรือกำหนดเวลาขอรับเงิน

การติดตามการเรียกเก็บเงินทำได้ยากขึ้นเมื่อแผนกต้อนรับมีข้อมูลการจอง แต่ฝ่ายการเงินมีหมายเลขอ้างอิงรายการรับเงินที่ไม่ได้เชื่อมโยงกัน Smart Order นำการจองจาก Agoda มาไว้ในพื้นที่จัดการการจองของแผนกต้อนรับ และเชื่อมโยงบันทึกการชำระเงินของโรงแรมกับการเข้าพัก ช่วยให้พนักงานเก็บหมายเลขอ้างอิงธุรกรรมภายนอกและตรวจสอบยอดคงเหลือที่ยืนยันแล้วได้สะดวก โดยไม่ถือว่าการอนุมัติรายการรับเงินในพอร์ทัลเป็นหลักฐานว่าเงินเข้าธนาคารแล้ว

คำถามที่พบบ่อย

การเรียกเก็บเงินจากบัตรเสมือน Agoda มีค่าธรรมเนียมหรือไม่?

ที่พักเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมธุรกรรมสำหรับการเรียกเก็บเงินผ่าน UPC แบบมาตรฐาน ตรวจสอบค่าธรรมเนียมกับผู้ให้บริการชำระเงินและข้อตกลงของคุณ อย่าคิดว่าใช้อัตราเดียวกันทุกกรณี หรือเพิ่มค่าธรรมเนียมเข้าไปในยอดที่อนุมัติของบัตร

เรียกเก็บเงินบางส่วนได้หรือไม่?

ตรวจสอบวิธีชำระเงินก่อน UPC แบบมาตรฐานมีขั้นตอนสำหรับการเรียกเก็บเงินบางส่วน ส่วน UPC on ePass ต้องเรียกเก็บเต็มจำนวนในครั้งเดียว และหากเรียกเก็บได้บางส่วนต้องยื่นคำขอเติมเงิน ยืนยันผลธุรกรรมที่มีอยู่ก่อนเรียกเก็บเงินเพิ่มเติม

ควรทำอย่างไรเมื่อบัตรเสมือนหมดอายุ?

สำหรับ UPC on ePass ที่ยังไม่ได้รับชำระ ให้ตรวจสอบสิทธิ์การออกบัตรใหม่หลังพ้นระยะเวลารอ สำหรับปัญหาบัตรหมดอายุประเภทอื่นหรือปัญหากำหนดเวลาขอรับรายได้ ให้ติดต่อ Agoda โดยเร็วพร้อมหมายเลขอ้างอิงการจองหรือรายการรับเงิน

ควรจัดการการยกเลิกและการคืนเงินอย่างไร?

ใช้ยอดที่ต้องชำระซึ่งยืนยันล่าสุดและขั้นตอนแก้ไขที่ได้รับอนุมัติสำหรับวิธีชำระเงินนั้น เก็บหมายเลขอ้างอิงการเรียกเก็บเงินเดิม รวมถึงการคืนเงินหรือรายการปรับปรุง อย่านำขั้นตอนของ e-Card แบบบัตรจริงมาใช้ หรือคืนเงินให้ผู้เข้าพักแยกต่างหากโดยไม่ตรวจสอบก่อนว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงิน