1. ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com บันทึกค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บจากโรงแรมสำหรับบริการของแพลตฟอร์ม
2. ใบเสร็จของผู้เข้าพักหรือใบแจ้งหนี้ค่าที่พักบันทึกบริการเข้าพักที่โรงแรมมอบให้แก่ผู้เข้าพัก
3. แยกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม รายได้จากผู้เข้าพัก การรับชำระเงินสด ภาษี การคืนเงิน และการจ่ายเงินออกเป็นรายการบัญชีคนละรายการ
4. เอกสารยืนยันการชำระเงินไม่ได้ใช้แทนโฟลิโอของผู้เข้าพักหรือเอกสารภาษีที่โรงแรมต้องออกตามข้อกำหนดท้องถิ่นโดยอัตโนมัติ
ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com สำหรับโรงแรม และใบเสร็จของผู้เข้าพักอาจเกี่ยวข้องกับการจองเดียวกัน แต่เป็นเอกสารที่บันทึกธุรกรรมคนละประเภท การใช้เอกสารทั้งสองแทนกันอาจทำให้รายได้ค่าห้องถูกบันทึกต่ำกว่าความเป็นจริง จัดประเภทค่าคอมมิชชันผิด หรือทำให้ผู้เข้าพักไม่ได้รับเอกสารที่ข้อกำหนดท้องถิ่นกำหนด
ความแตกต่างในทางปฏิบัตินั้นชัดเจน Booking.com เรียกเก็บค่าบริการจัดจำหน่ายจากที่พัก ส่วนโรงแรมเป็นผู้ให้บริการที่พักแก่ผู้เข้าพัก ฝ่ายการเงินควรบันทึกความสัมพันธ์แต่ละส่วนแยกจากกัน แม้ Booking.com จะเป็นผู้รับชำระเงินจากผู้เข้าพักก็ตาม
กฎเกี่ยวกับใบกำกับภาษีและใบเสร็จแตกต่างกันในแต่ละประเทศ โปรดใช้นโยบายบัญชีของที่พักและคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญในท้องถิ่นเพื่อกำหนดรูปแบบเอกสารและวิธีปฏิบัติทางภาษีขั้นสุดท้าย
ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com บันทึกข้อมูลอะไรบ้าง
ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันเป็นเอกสารทางธุรกิจระหว่าง Booking.com กับโรงแรม โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการจองที่เข้าเกณฑ์ภายในรอบการออกใบแจ้งหนี้ และแสดงค่าคอมมิชชัน รวมถึงค่าบริการหรือภาษีอื่นๆ ของแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
สำหรับการบัญชีโรงแรม ใบแจ้งหนี้นี้มักใช้เป็นเอกสารประกอบการบันทึกต้นทุนการจัดจำหน่ายหรือค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชัน เอกสารนี้ไม่ใช่หลักฐานว่าผู้เข้าพักได้เข้าพักจริง และไม่ใช้แทนโฟลิโอการจอง ยอดคงเหลือของผู้เข้าพัก หรือบันทึกรายได้ของโรงแรม
ข้อกำหนดสำหรับที่พักของ Booking.com ระบุว่า ที่พักสามารถเข้าถึงใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันได้ผ่าน เอ็กซ์ทราเน็ต และโดยทั่วไปค่าคอมมิชชันจะได้รับการออกใบแจ้งหนี้หลังจากช่วงเวลาเข้าพักที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อตกลงและผลลัพธ์ของการจอง ควรพิจารณาข้อกำหนดสำหรับที่พักควบคู่กับสัญญาของโรงแรมและข้อกำหนดท้องถิ่น
เมื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน ฝ่ายการเงินควรตรวจสอบให้ตรงกันทั้งรอบการเรียกเก็บเงิน นิติบุคคลของที่พัก สกุลเงิน ยอดรวมใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ สถานะการชำระเงิน และรายการจองที่รวมอยู่ในเอกสารประกอบ
ใบเสร็จของผู้เข้าพักหรือใบแจ้งหนี้ค่าที่พักบันทึกข้อมูลอะไรบ้าง
เอกสารสำหรับผู้เข้าพักเกี่ยวข้องกับบริการที่พัก โดยควรระบุชื่อโรงแรม ผู้เข้าพักหรือบริษัทที่ถูกเรียกเก็บเงินเมื่อจำเป็น วันที่เข้าพัก ค่าห้องและค่าบริการอื่นๆ ของโรงแรม การชำระเงินที่ได้รับ ภาษี และยอดคงเหลือสุดท้ายตามกฎการออกใบแจ้งหนี้ในท้องถิ่นของที่พัก
Booking.com อาจอำนวยความสะดวกในการชำระเงิน ออกเอกสารยืนยันการชำระเงิน หรือโอนเงินให้แก่โรงแรม แต่ไม่ได้หมายความว่าใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันของแพลตฟอร์มจะกลายเป็นใบเสร็จของผู้เข้าพักโดยอัตโนมัติ โรงแรมยังต้องมีกระบวนการออกโฟลิโอหรือใบแจ้งหนี้สำหรับผู้เข้าพักที่สอดคล้องกับหน้าที่ทางกฎหมายและการบัญชีของตน
โดยทั่วไป ข้อกำหนดสำหรับที่พักของ Booking.com กำหนดให้ที่พักเป็นผู้รับผิดชอบในการออกใบแจ้งหนี้ค่าที่พักให้แก่ผู้เข้าพัก เว้นแต่กฎหมายที่เกี่ยวข้องจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น จำนวนเงินและการแสดงภาษีต้องเป็นไปตามกฎที่ใช้กับโรงแรม ไม่ใช่แม่แบบทั่วไปที่คัดลอกมาจากประเทศอื่น
หากผู้เข้าพักขอใบแจ้งหนี้จาก Booking.com คำขออาจถูกส่งกลับมายังที่พัก ดังนั้นแผนกต้อนรับและฝ่ายการเงินควรตกลงร่วมกันว่าใครเป็นผู้ออกเอกสาร ต้องแสดงจำนวนเงินใด และจะระบุว่าการจองแบบชำระล่วงหน้าได้รับการชำระแล้วอย่างไร
ติดตามการจองหนึ่งรายการผ่านเอกสารทั้งสองประเภท
ลองพิจารณาการจองที่มียอดค่าที่พักของผู้เข้าพักรวม $500 และค่าคอมมิชชัน Booking.com จำนวน $75 โรงแรมบันทึกรายได้ค่าที่พักตามนโยบายบัญชีของตนและออกเอกสารที่เหมาะสมให้แก่ผู้เข้าพัก ส่วนยอด $75 เป็นต้นทุนการจัดจำหน่ายผ่านช่องทางของโรงแรม ซึ่งมีใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com เป็นเอกสารประกอบ
หากผู้เข้าพักชำระเงินที่ที่พัก โรงแรมจะรับเงิน $500 และชำระใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันในภายหลัง หากใช้บริการ Payments by Booking.com โรงแรมอาจได้รับเงินหลังหักรายการต่างๆ หรือผ่านวิธีการชำระเงินอื่นที่ตั้งค่าไว้ ช่องทางการรับชำระเงินมีผลต่อการเคลื่อนไหวของเงินสด แต่ไม่เปลี่ยนแปลงความแตกต่างพื้นฐานระหว่างรายได้จากผู้เข้าพักกับค่าคอมมิชชันของแพลตฟอร์ม
อย่าออกใบเสร็จให้ผู้เข้าพักเฉพาะยอดเงินสดสุทธิที่โรงแรมได้รับหลังหักค่าคอมมิชชัน เว้นแต่กฎหมายท้องถิ่นและธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริงกำหนดให้ต้องดำเนินการเช่นนั้นโดยเฉพาะ ยอดเงินที่ได้รับสุทธิไม่ได้เท่ากับมูลค่าของบริการที่พักที่จัดหาให้โดยอัตโนมัติ
การปิดบัญชีของฝ่ายการเงินจะง่ายขึ้นเมื่อสามารถตรวจสอบบันทึกการจอง โฟลิโอของผู้เข้าพัก การชำระเงิน และค่าใช้จ่ายของช่องทางได้ในที่เดียว รายงานและการวิเคราะห์สำหรับโรงแรมของ Smart Order เชื่อมโยงรายได้จากการจองเข้ากับประสิทธิภาพของช่องทาง ช่วยให้ฝ่ายการเงินระบุได้ว่าการจองใดรองรับยอดจ่ายเงินหรือค่าคอมมิชชันก่อนบันทึกรายการปรับปรุง
กระทบยอดรายได้และต้นทุนจาก OTA ได้อย่างง่ายดาย
ตรวจสอบรายได้จากการจอง บันทึกการชำระเงิน และประสิทธิภาพของช่องทางในขั้นตอนการทำงานเดียวของโรงแรมก่อนปิดรอบบัญชี
สร้างขั้นตอนปิดบัญชีสิ้นเดือนที่เป็นระบบ
ใช้ลำดับการปิดบัญชีแบบเดียวกันทุกเดือน เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานสับสนระหว่างเอกสารรายได้กับเอกสารต้นทุนของแพลตฟอร์ม
- ปิดโฟลิโอของผู้เข้าพักและยืนยันรายได้ค่าห้อง ภาษี ค่าบริการเพิ่มเติม การคืนเงิน และยอดคงค้างสำหรับการเข้าพักที่เสร็จสิ้นแล้ว
- แยกการจองที่ชำระเงิน ณ ที่พักออกจากการจองที่ Booking.com เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการชำระเงิน
- ตรวจสอบใบแจ้งรายการจองของ Booking.com ให้ตรงกับสถานะสุดท้ายของการจอง โดยเฉพาะการยกเลิก การไม่มาเข้าพัก การเปลี่ยนวันที่ และค่าธรรมเนียมที่ได้รับการยกเว้น
- บันทึกใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com และใบลดหนี้แต่ละรายการเป็นเอกสารของผู้ขายแยกกัน
- จับคู่ยอดจ่ายเงิน การชำระผ่านบัตรเสมือน หรือการชำระเงินที่โรงแรมรับเองกับการจองที่ถูกต้อง
- เปิดรายการผลต่างที่ยังอธิบายไม่ได้ไว้เพื่อตรวจสอบ แทนการเปลี่ยนแปลงรายได้ค่าห้องเพื่อบังคับให้บัญชีสมดุล
จัดการข้อผิดพลาดทางการเงินที่พบบ่อย
ผู้เข้าพักขอใบแจ้งหนี้ Booking.com จากโรงแรม
สอบถามให้ชัดเจนว่าผู้เข้าพักต้องการเอกสารประเภทใด หากคำขอเกี่ยวข้องกับค่าที่พัก ให้จัดเตรียมใบเสร็จ โฟลิโอ หรือใบกำกับภาษีของโรงแรมตามกฎท้องถิ่น อย่ามอบใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com ของโรงแรมให้แก่ผู้เข้าพัก เพราะเอกสารดังกล่าวมีข้อมูลต้นทุนจากผู้ขายของที่พัก
ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันไม่ตรงกับยอดจ่ายเงินหนึ่งรายการ
อย่าคาดหวังว่าใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันรายเดือนจะเท่ากับเงินฝากธนาคารรายการเดียว ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งรายการจอง ชุดรายการจ่ายเงิน รายการเรียกเก็บจากบัตรเสมือน และวันที่ธนาคารอาจครอบคลุมช่วงเวลาและกลุ่มธุรกรรมที่แตกต่างกัน ให้กระทบยอดผ่านหมายเลขการจองและรอบการเรียกเก็บเงิน
การจองที่ถูกยกเลิกหรือผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักยังปรากฏอยู่ในใบแจ้งหนี้
ตรวจสอบสถานะสุดท้ายและดูว่ามีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือไม่มาเข้าพักหรือไม่ ค่าคอมมิชชันอาจยังคงมีผลกับจำนวนเงินที่ที่พักเรียกเก็บหรือมีสิทธิ์เรียกเก็บ หากบันทึกของแพลตฟอร์มไม่ถูกต้อง ให้โต้แย้งรายการจองผ่านกระบวนการด้านการเงินที่เหมาะสมในเอ็กซ์ทราเน็ต แทนการแก้ไขรายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยไม่มีหลักฐาน
ผู้เข้าพักชำระล่วงหน้าแล้ว แต่โฟลิโอในระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงยอดคงเหลือ
ยืนยันว่าใครเป็นผู้รับชำระเงินและควรแสดงรายการดังกล่าวในระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างไร บันทึกการชำระเงินหรือลูกหนี้ที่แพลตฟอร์มอำนวยความสะดวกตามการตั้งค่าบัญชีของโรงแรม จากนั้นปรับสถานะโฟลิโอของผู้เข้าพักให้ถูกต้อง อย่าบันทึกค่าคอมมิชชันเป็นการชำระเงินของผู้เข้าพัก
จัดเก็บเอกสารไว้ในหมวดหมู่ที่ถูกต้อง
จัดเก็บใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com ร่วมกับใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและต้นทุนช่องทาง จัดเก็บโฟลิโอของผู้เข้าพักหรือใบแจ้งหนี้ค่าที่พักร่วมกับบันทึกการจองและรายได้จากผู้เข้าพัก ส่วนใบแจ้งรายการจ่ายเงินหรือเอกสารชำระผ่านบัตรเสมือนให้จัดเก็บร่วมกับเอกสารกระทบยอดเงินสด
จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลการชำระเงินของผู้เข้าพัก และอย่าคัดลอกข้อมูลบัตรทั้งหมดลงในบันทึกทั่วไปหรือสเปรดชีต ฝ่ายการเงินควรเก็บรักษาเฉพาะเอกสารที่จำเป็นตามนโยบายด้านความปลอดภัย การบัญชี และกฎหมายของโรงแรม
เมื่อสิ้นสุดการปิดบัญชี โรงแรมควรตอบคำถามสามข้อแยกกันได้ ได้แก่ ผู้เข้าพักต้องชำระเท่าใด โรงแรมได้รับเงินเท่าใด และ Booking.com เรียกเก็บเงินเท่าใด หากคำตอบเหล่านี้มาจากบันทึกสามรายการที่จับคู่กันอย่างถูกต้อง ยอดบัญชีสิ้นเดือนก็จะตรวจสอบและชี้แจงได้ง่ายขึ้นมาก
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Booking.com เป็นใบเสร็จของผู้เข้าพักหรือไม่
ไม่ใช่ เอกสารนี้บันทึกค่าใช้จ่ายระหว่าง Booking.com กับที่พัก ส่วนใบเสร็จของผู้เข้าพักหรือใบแจ้งหนี้ค่าที่พักใช้บันทึกบริการเข้าพักที่โรงแรมจัดหาให้
ใครเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ค่าที่พักให้แก่ผู้เข้าพัก
โดยทั่วไป ที่พักเป็นผู้ดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ค่าที่พักหรือโฟลิโอให้แก่ผู้เข้าพัก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกฎหมายท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องและข้อตกลงของที่พัก ฝ่ายการเงินควรยืนยันรูปแบบที่ท้องถิ่นกำหนด
เอกสารยืนยันการชำระเงินของ Booking.com ใช้แทนโฟลิโอของโรงแรมได้หรือไม่
ไม่ใช่โดยอัตโนมัติ เอกสารนี้อาจใช้ยืนยันว่ามีการประมวลผลการชำระเงินแล้ว แต่โรงแรมอาจยังต้องออกโฟลิโอ ใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีสำหรับค่าที่พัก
ควรหักค่าคอมมิชชันออกจากรายได้ค่าห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่
โดยทั่วไป ค่าคอมมิชชันจะได้รับการบันทึกแยกเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดจำหน่าย แทนการนำไปหักล้างยอดค่าห้องรวม นักบัญชีของโรงแรมควรยืนยันวิธีปฏิบัติที่เขตอำนาจศาลและผังบัญชีของโรงแรมกำหนด
