การจอง Booking.com ล้มเหลว: วิธีตรวจสอบว่าจำนวนห้องว่างถูกหักหรือไม่

คำถามเกี่ยวกับ จำนวนห้องว่างจากการจอง Booking.com ที่ล้มเหลว มักเริ่มต้นจากข้อความที่ไม่ชัดเจน เช่น ผู้เข้าพักแจ้งว่าชำระเงินไม่สำเร็จ Booking.com แสดงคำขอที่ดำเนินการไม่เสร็จสมบูรณ์ หรือระบบของโรงแรมแจ้งว่าไม่สามารถรับข้อมูลการจองได้

สถานการณ์เหล่านี้ไม่ได้ส่งผลต่อจำนวนห้องว่างเหมือนกัน ความพยายามจองที่ถูกปฏิเสธอาจไม่ทำให้เกิดการจองใดๆ เลย คำขอที่อยู่ระหว่างดำเนินการอาจส่งผลต่อความพร้อมใช้งานชั่วคราว ส่วนการจอง Booking.com ที่ยืนยันแล้วถือเป็นภาระผูกพันที่โรงแรมต้องรับผิดชอบ แม้ว่าการจองนั้นจะไม่ปรากฏในระบบบริหารจัดการโรงแรมก็ตาม

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือยืนยันการจองก่อน แล้วจึงตรวจนับจำนวนห้อง อย่าอาศัยเพียงข้อความในอีเมล ภาพหน้าจอจากผู้เข้าพัก หรือคำเตือนในระบบบริหารจัดการโรงแรม

พิจารณาว่า “ล้มเหลว” หมายถึงอะไรจริงๆ

เปิดข้อมูลโรงแรมที่ถูกต้องใน Booking.com Extranet และค้นหาในส่วนการจองโดยใช้ชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก วันที่จอง และหมายเลขยืนยันที่มีอยู่ ขยายช่วงวันที่และตัวกรองสถานะเพื่อไม่ให้การจองที่อยู่ระหว่างดำเนินการ ถูกยกเลิก ถูกแก้ไข หรือมีกำหนดเข้าพักในอนาคตถูกซ่อนไว้

หากมีหมายเลขการจองที่ยืนยันแล้ว ให้ถือว่าห้องถูกขายแล้วจนกว่ารายการจะถูกยกเลิกอย่างถูกต้อง การนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมล้มเหลวไม่ได้เป็นการยกเลิกการจอง Booking.com ของผู้เข้าพัก

หากบัญชีแสดงคำขอจองที่อยู่ระหว่างดำเนินการ อย่ารับปากว่าจะมอบห้องนั้นให้ผู้อื่นจนกว่าคำขอจะมีสถานะสิ้นสุด โรงแรมควรหลีกเลี่ยงการสร้างการจองที่ยืนยันแล้วในระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อนที่คำขอจะได้รับการยอมรับ

หาก Booking.com ไม่มีรายการจองและไม่มีหมายเลขยืนยัน ให้ตรวจสอบโรงแรมและวันที่อีกครั้ง ความพยายามชำระเงินของผู้เข้าพักหรือข้อผิดพลาดระหว่างการชำระเงินยังไม่ใช่หลักฐานเพียงพอว่ามีการจองโรงแรมเกิดขึ้น

ตรวจสอบจำนวนห้องว่างใน Booking.com สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ตรงกัน

ต้องตรวจสอบจำนวนห้องว่างเทียบกับห้องที่ผู้เข้าพักเลือกจริง โรงแรมอาจมีประเภทห้องหลายประเภทที่ชื่อคล้ายกัน หรือมี แผนราคา หลายแผนที่เชื่อมกับกลุ่มจำนวนห้องว่างจริงเดียวกัน

เปิดปฏิทิน Booking.com สำหรับวันที่เข้าพักที่ได้รับผลกระทบ เลือกประเภทห้องเดียวกันและบันทึกจำนวนห้องว่างที่แสดงอยู่ในแต่ละคืน หากมีการขอจองมากกว่าหนึ่งห้อง ให้ตรวจสอบจำนวนทั้งหมด ไม่ใช่เพียงดูว่าวันดังกล่าวยังเปิดขายอยู่หรือไม่

จากนั้นตรวจสอบว่าแผนราคา ตัวเลือกจำนวนผู้เข้าพัก หรือหมวดหมู่ห้องอื่นยังเปิดขายอยู่หรือไม่ ผลการค้นหาสำหรับบุคคลทั่วไปอาจแสดงว่าโรงแรมยังว่าง แม้ว่าจำนวนห้องของประเภทที่ได้รับผลกระทบจะถูกลดลงอย่างถูกต้องแล้ว

อย่าใช้หน้าจองสาธารณะเป็นแหล่งข้อมูลจำนวนห้องว่างเพียงแหล่งเดียว หน้านี้มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบการขายขั้นสุดท้าย แต่ความพร้อมใช้งานอาจได้รับผลกระทบจากข้อจำกัด จำนวนคืนขั้นต่ำ จำนวนผู้เข้าพัก และเงื่อนไขการค้นหาที่ใช้

เปรียบเทียบ Booking.com กับจำนวนห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ค้นหาทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยหมายเลขยืนยัน Booking.com นามสกุลผู้เข้าพัก วันที่จอง วันที่เช็คอิน และประเภทห้อง รวมรายการที่ถูกยกเลิก อยู่ระหว่างดำเนินการ ยังไม่ได้กำหนดห้อง ถูกแก้ไข นำเข้าแล้ว และมีข้อผิดพลาดด้วย

ดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:

1. บันทึกจำนวนห้องจริงที่พร้อมให้บริการในระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อนทำการแก้ไขใดๆ
2. ยืนยันว่าการจอง Booking.com ที่ล้มเหลวหรือได้รับการยืนยันแล้วมีอยู่ในส่วนใดของระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่
3. ตรวจสอบว่าประเภทห้องที่ได้รับผลกระทบถูกหักตามจำนวนที่ถูกต้องสำหรับทุกคืนของการเข้าพักหรือไม่
4. เปรียบเทียบปฏิทิน Booking.com กับความพร้อมใช้งานในระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับห้องและวันที่เดียวกัน
5. ตรวจสอบช่องทางอื่นหลังจากเข้าใจตัวเลขของ Booking.com และระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้วเท่านั้น
6. บันทึกผลลัพธ์และชื่อพนักงานที่อนุมัติการปรับด้วยตนเอง

หาก Booking.com แสดงการจองที่ยืนยันแล้ว แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่มีรายการดังกล่าว ให้สร้างมาตรการควบคุมจำนวนห้องว่างชั่วคราวหนึ่งรายการตามนโยบายของโรงแรม อย่าลดจำนวนห้องเดียวกันแยกกันในหลายระบบ

เมื่อผู้จัดการมองเห็นการจองจาก OTA และจำนวนห้องที่เปลี่ยนแปลงในขั้นตอนการทำงานเดียวกัน ก็จะตรวจพบได้ง่ายขึ้นว่าห้องถูกหักหนึ่งครั้ง สองครั้ง หรือไม่ได้ถูกหักเลย channel manager โรงแรม ของ Smart Order เชื่อมโยงการจองที่เข้ามากับจำนวนห้องว่างที่ใช้ร่วมกัน ช่วยให้พนักงานรักษาห้องที่ถูกต้องไว้ได้ก่อนที่ช่องทางอื่นจะขายห้องนั้น

ใช้ผลการตรวจสอบเพื่อเลือกวิธีดำเนินการที่ปลอดภัย

ยืนยันการจองแล้วและหักจำนวนห้องหนึ่งครั้ง

ปิดขายห้องนั้นไว้ หากการจองไม่ปรากฏในรายการผู้เข้าพักที่จะมาถึงของระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้ค้นหาทุกสถานะและขอให้ผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางกู้คืนการจองเดิม อย่าเปิดจำนวนห้องว่างกลับคืน

ยืนยันการจองแล้วแต่ไม่ได้หักจำนวนห้อง

รักษาห้องไว้ทันทีในระบบจัดการจำนวนห้องว่างตามปกติของโรงแรม เพิ่มการจองที่ยืนยันแล้วลงในรายการผู้เข้าพักที่จะมาถึงตามกระบวนการจัดการข้อยกเว้นที่โรงแรมอนุมัติ จากนั้นขอให้กู้คืนการจองเดิมโดยไม่สร้างรายการซ้ำ

ไม่มีการจอง แต่จำนวนห้องลดลง

ตรวจสอบว่ามีการจองที่ยืนยันแล้วรายการอื่น การปิดห้องเพื่อซ่อมบำรุง การกันห้องสำหรับกรุ๊ป การปรับด้วยตนเอง หรือคำขอที่อยู่ระหว่างดำเนินการในวันเดียวกันหรือไม่ เปิดจำนวนห้องกลับคืนหลังจากระบุสาเหตุของการลดจำนวนได้แล้วเท่านั้น

การจองล้มเหลวและจำนวนห้องไม่เปลี่ยนแปลง

โดยปกติโรงแรมไม่จำเป็นต้องดำเนินการกับการจอง แจ้งผู้เข้าพักให้ทำการจองใหม่ผ่านขั้นตอนปกติของ Booking.com หากยังต้องการห้องดังกล่าว อย่าสร้างการจอง OTA ด้วยตนเองจากภาพหน้าจอการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ

จำนวนห้องถูกหักสองครั้ง

ค้นหารายการซ้ำในระบบบริหารจัดการโรงแรมและการปิดห้องด้วยตนเองที่ซ้ำกัน เก็บการจองจริงไว้ ลบเฉพาะรายการควบคุมซ้ำที่ตรวจสอบแล้ว และยืนยันว่าทุกช่องทางที่เชื่อมต่อแสดงจำนวนห้องว่างคงเหลืออย่างถูกต้อง

หลีกเลี่ยงการแก้ไขสองแบบที่สร้างความเสียหายมากที่สุด

ข้อผิดพลาดประการแรกคือการนำห้องกลับมาเปิดขายเพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงว่าการนำเข้าล้มเหลว Booking.com อาจยังคงมีการจองที่ยืนยันแล้วอยู่ ซึ่งทำให้โรงแรมเสี่ยงต่อการจองเกินจำนวน

ข้อผิดพลาดประการที่สองคือการสร้างการจองใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมและลดจำนวนห้องด้วยตนเอง ขณะที่การจองเดิมซึ่งล่าช้ายังคงถูกส่งเข้ามา โรงแรมอาจมีสองรายการและหักจำนวนห้องสองครั้งสำหรับผู้เข้าพักเพียงคนเดียว

กำหนดให้ผู้จัดการหนึ่งคนเป็นผู้อนุมัติการแก้ไข แผนกต้อนรับ เจ้าหน้าที่บริหารรายได้ ฝ่ายสนับสนุนของ Booking.com และผู้ให้บริการระบบไม่ควรสร้างหรือส่งการจองเดียวกันซ้ำโดยแยกกันดำเนินการ

สำหรับผู้เข้าพักที่จะเช็คอินในวันเดียวกันหรือห้องสุดท้ายที่ยังว่าง ให้คุ้มครองสิทธิ์ของผู้เข้าพักก่อน การกันห้องชั่วคราวย้อนกลับได้ง่ายกว่าการจัดการการจองเกินจำนวนที่กระทบผู้เข้าพักจาก OTA ซึ่งมีการจองที่ยืนยันแล้ว

ยืนยันว่าจำนวนห้องว่างถูกต้องในทุกช่องทาง

หลังจากแก้ไขแล้ว ให้เปิดรายการจองและปฏิทิน Booking.com อีกครั้ง ยืนยันสถานะการจองปัจจุบัน ประเภทห้อง จำนวนห้อง และวันที่

จากนั้นเปิดปฏิทินของระบบบริหารจัดการโรงแรมอีกครั้ง และตรวจสอบว่าการจองมีอยู่ไม่เกินหนึ่งรายการและความพร้อมใช้งานเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว ตรวจสอบการค้นหาที่ผู้เข้าพักมองเห็นโดยใช้วันที่และจำนวนผู้เข้าพักเดียวกัน เพื่อยืนยันว่าห้องใดยังสามารถขายได้

หากโรงแรมใช้ OTA หลายราย ให้ยืนยันจำนวนห้องที่ใช้ร่วมกันในช่องทางอื่นที่เชื่อมต่ออยู่ เป้าหมายไม่ใช่ทำให้ทุกหน้าจอแสดงข้อความเหมือนกัน แต่คือทำให้ทุกช่องทางดึงห้องจากจำนวนห้องจริงคงเหลือที่ถูกต้อง

อย่าปิดเคสจนกว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งถัดไปของการจอง เช่น การยกเลิกหรือการแก้ไข จะถูกส่งไปยังรายการเดียวกันในระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างถูกต้อง

ข้อมูลที่ควรส่งเมื่อต้องการความช่วยเหลือ

ส่งบันทึกการดำเนินงานแบบกระชับให้ผู้ให้บริการที่รับผิดชอบ ได้แก่ ชื่อโรงแรม หมายเลขยืนยัน Booking.com หากมี ชื่อผู้เข้าพัก ประเภทห้อง วันที่เข้าพัก จำนวนห้อง สถานะปัจจุบันใน Booking.com ผลการค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรม จำนวนห้องก่อนและหลัง และภาพหน้าจอที่แสดงความแตกต่าง

ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการด้วยภาษาที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: “การจองที่ยืนยันแล้วนี้ควรใช้ห้องดีลักซ์เตียงคู่หนึ่งห้อง แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังคงแสดงว่าทุกห้องว่าง” ข้อมูลนี้มีประโยชน์มากกว่าการขอให้หลายทีม “ตรวจสอบการซิงโครไนซ์”

คำถามที่พบบ่อย

การชำระเงินผ่าน Booking.com ล้มเหลวหมายความว่าไม่มีการจองอยู่เสมอหรือไม่?

ไม่ใช่ ให้ยืนยันสถานะการจองใน Extranet ของโรงแรม ปัญหาการชำระเงิน คำขอที่อยู่ระหว่างดำเนินการ การแก้ไขที่ล้มเหลว และการส่งข้อมูลไปยังระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ล้มเหลวอาจให้ผลลัพธ์แตกต่างกัน

โรงแรมควรนำห้องกลับมาเปิดขายทันทีหรือไม่?

ไม่ควร ขั้นแรก ให้ยืนยันว่าไม่มีการจอง Booking.com ที่ยังใช้งานอยู่หรืออยู่ระหว่างดำเนินการใช้ห้องนั้น และการลดจำนวนห้องไม่ได้เกิดจากการจองอื่นหรือการกันห้องของโรงแรม

ควรทำอย่างไรหาก Booking.com ถูกต้อง แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงจำนวนห้องผิด?

รักษาการจองที่ยืนยันแล้วไว้ แก้ไขจำนวนห้องที่ใช้ร่วมกันผ่านจุดควบคุมตามปกติของโรงแรม และขอให้ผู้ให้บริการระบบที่รับผิดชอบกู้คืนรายการจองเดิม

โรงแรมจะทราบได้อย่างไรว่าเหตุการณ์ได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว?

ควรมีการจองปัจจุบันเพียงหนึ่งรายการ จำนวนห้องควรสะท้อนการจองนั้นเพียงครั้งเดียว และ Booking.com ระบบบริหารจัดการโรงแรม รวมถึงช่องทางการขายที่เชื่อมต่อควรแสดงจำนวนห้องคงเหลืออย่างถูกต้อง