ระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณไม่ได้รับการจองจาก Booking.com: เช็กลิสต์แก้ไขปัญหาภายใน 10 นาที

เมื่อระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณไม่ได้รับการจองจาก Booking.com สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงคือความเสี่ยงด้านการดำเนินงาน ไม่ใช่การแก้ปริศนาทางเทคนิค ผู้เข้าพักมีเอกสารยืนยันที่ถูกต้อง แต่แผนกต้อนรับอาจไม่เห็นข้อมูลการเข้าพัก และห้องอาจยังแสดงว่าพร้อมขายในช่องทางอื่น

สิ่งที่ผู้จัดการโรงแรมต้องให้ความสำคัญนั้นตรงไปตรงมา ได้แก่ ยืนยันการจอง ปกป้องห้องพัก ป้องกันการบันทึกข้อมูลซ้ำ และส่งข้อมูลที่ถูกต้องให้ผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมหากต้องการความช่วยเหลือ เช็กลิสต์นี้ออกแบบมาให้ดำเนินการเสร็จภายในประมาณ 10 นาที

นาทีที่ 0-2: ยืนยันว่าการจองมีอยู่จริงและยังใช้งานอยู่

เปิด Booking.com Extranet และค้นหาหมายเลขการจอง ตรวจสอบชื่อที่พัก ชื่อผู้เข้าพัก วันที่มาถึงและออกเดินทาง ประเภทห้อง จำนวนห้อง จำนวนผู้เข้าพัก สถานะการจอง คำแนะนำการชำระเงิน และราคารวม

อย่าดำเนินการโดยอ้างอิงเพียงภาพหน้าจอจากผู้เข้าพัก การจองอาจถูกแก้ไขหรือยกเลิกหลังจากส่งเอกสารยืนยันฉบับแรกแล้ว โรงแรมควรใช้ข้อมูลปัจจุบันใน Extranet เพื่อตัดสินใจในวันนี้

ตรวจสอบอีเมลการจองของที่พักด้วย Booking.com สามารถส่งอีเมลสำรองเมื่อระบบที่เชื่อมต่อไม่รับข้อมูลการจองใหม่ การแก้ไข หรือการยกเลิกภายในระยะเวลาที่กำหนด อีเมลนี้เป็นหลักฐานที่มีประโยชน์ แต่พนักงานยังควรยืนยันข้อมูลการจองปัจจุบันใน Extranet ก่อนดำเนินการ

หากค้นหาการจองใน Extranet ไม่พบ ให้ผู้เข้าพักยืนยันชื่อที่พักและหมายเลขยืนยันจาก Booking.com อย่าสร้างการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมจนกว่าโรงแรมจะยืนยันได้ว่าการจองนั้นเป็นของที่พักแห่งนี้

นาทีที่ 2-4: ป้องกันไม่ให้ห้องถูกขายซ้ำ

ตรวจสอบว่าประเภทห้องที่ถูกจองยังมีความพร้อมใช้งานในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่ หากยังมี ให้ลดจำนวนห้องที่ขายได้หรือบล็อกห้องชั่วคราวสำหรับวันที่เข้าพักที่ได้รับผลกระทบ

จุดประสงค์คือการสำรองห้องให้ผู้เข้าพักระหว่างตรวจสอบการจองที่หายไป หลีกเลี่ยงการปิดขายที่พักทั้งแห่งหากมีเพียงประเภทห้องเดียวที่ได้รับผลกระทบ

หากโรงแรมเหลือห้องเพียงห้องเดียว ให้ตรวจสอบ Booking.com Extranet และช่องทางหลักอื่นทันที การจองที่หายไปอาจทำให้ห้องสุดท้ายห้องเดียวกันยังพร้อมขายอยู่ในหลายช่องทาง

แจ้ง แผนกต้อนรับ และทีมสำรองห้องพักว่ากำลังจัดการการจองนี้ด้วยตนเอง เพิ่มหมายเลขยืนยันและวันที่เข้าพักไว้ในข้อมูลส่งต่องานระหว่างกะ เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานคนอื่นสร้างรายการซ้ำ

ฟีเจอร์ ผู้จัดการช่องทาง ของ Smart Order ช่วยให้โรงแรมจัดการจำนวนห้องว่างที่เชื่อมต่อและกิจกรรมการจองทั้งหมดได้จากหน้าจอปฏิบัติงานเดียว

นาทีที่ 4-8: ทำตามเช็กลิสต์ 10 ข้อ

ตรวจสอบตามลำดับต่อไปนี้ หยุดเมื่อพบการจองหรือระบุสาเหตุที่ชัดเจนได้แล้ว

1. ค้นหาทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรม เริ่มจากหมายเลขยืนยัน Booking.com แล้วจึงค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพัก อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และวันที่เข้าพัก อย่าค้นหาเฉพาะในหน้ารายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึง
2. ตรวจสอบสถานะการจองอื่นๆ การจองอาจอยู่ในสถานะยังไม่จัดสรร รอดำเนินการ นำเข้าแล้ว ยกเลิก เก็บถาวร หรืออยู่ในมุมมองของที่พักอื่น
3. ยืนยันที่พักให้ถูกต้อง บัญชีที่ดูแลหลายที่พักอาจบันทึกการจองไว้ภายใต้โรงแรมอื่นหากตั้งค่าการเชื่อมต่อไม่ถูกต้อง
4. ตรวจสอบเวลาที่ทำการจอง เปรียบเทียบเวลาที่สร้างการจองใน Booking.com กับการจองล่าสุดที่แสดงในระบบบริหารจัดการโรงแรม วิธีนี้ช่วยให้ทราบว่ามีการจองหายไปเพียงรายการเดียวหรือการจองล่าสุดทั้งหมดหยุดส่งเข้าระบบ
5. ตรวจสอบการแจ้งเตือนล่าสุดจากช่องทาง ตรวจหาการเชื่อมต่อที่หยุดชั่วคราว สิทธิ์เข้าถึงที่หมดอายุ การนำเข้าที่ล้มเหลว หรือคำเตือนทั่วไปจาก Booking.com ในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทาง
6. ตรวจสอบการเชื่อมต่อประเภทห้อง ยืนยันว่าประเภทห้องใน Booking.com เชื่อมโยงกับประเภทห้องที่ต้องการในระบบบริหารจัดการโรงแรม การเชื่อมโยงนี้อาจเรียกว่าการจับคู่ห้อง
7. ตรวจสอบการเชื่อมต่อแผนราคา แผนราคาใน Booking.com ที่เพิ่งสร้างหรือเปลี่ยนชื่ออาจยังไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบบริหารจัดการโรงแรม
8. ตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมปฏิเสธการจองหรือไม่ สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่ ไม่รู้จักประเภทห้อง ไม่มีแผนราคา ไม่รองรับจำนวนผู้เข้าพัก หรือมีช่องข้อมูลบังคับที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่สามารถรับได้
9. ตรวจสอบอีเมลสำรอง ค้นหาในกล่องจดหมายของที่พักและโฟลเดอร์สแปมด้วยหมายเลขยืนยัน อีเมลนี้ช่วยยืนยันได้ว่าการส่งข้อมูลอัตโนมัติไม่สำเร็จ
10. ขอกู้คืนแบบควบคุมเพียงครั้งเดียว ใช้ตัวเลือกการกู้คืนที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางรองรับ หรือขอให้ทีมสนับสนุนดึงข้อมูลการจองให้หนึ่งครั้ง อย่ากดนำเข้าซ้ำๆ

ผู้จัดการโรงแรมไม่จำเป็นต้องตีความรหัสทางเทคนิค สถานะช่องทางที่มีประโยชน์ควรตอบได้ว่า การจองใดล้มเหลว ล้มเหลวเมื่อใด เหตุใดจึงไม่ได้รับการยอมรับ และขั้นตอนต่อไปที่ปลอดภัยคืออะไร

นาทีที่ 8-10: กู้คืนการจองโดยไม่สร้างรายการซ้ำ

ก่อนสร้างข้อมูลด้วยตนเอง ให้ค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรมอีกครั้ง การจองบางรายการอาจเข้ามาล่าช้าระหว่างที่พนักงานกำลังตรวจสอบ การจองรายการที่สองซึ่งใช้หมายเลขยืนยันเดียวกันจะทำให้ข้อมูลอัตราการเข้าพักคลาดเคลื่อนและอาจลดความพร้อมใช้งานซ้ำสองครั้ง

หากการเชื่อมต่อสามารถกู้คืนการจองเดิมได้ ให้ใช้วิธีนั้น เพราะจะรักษาหมายเลขยืนยัน Booking.com ไว้ และช่วยให้จับคู่การแก้ไขหรือการยกเลิกในภายหลังได้ง่ายขึ้น

หากผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมยืนยันว่าไม่สามารถกู้คืนได้และผู้เข้าพักกำลังจะมาถึงในเร็วๆ นี้ ให้สร้างการจองชั่วคราวด้วยตนเองเพียงหนึ่งรายการตามขั้นตอนของโรงแรม คัดลอกรายละเอียดปัจจุบันจาก Extranet และระบุหมายเลขยืนยัน Booking.com รวมถึงเหตุผลที่บันทึกข้อมูลด้วยตนเองไว้อย่างชัดเจน

อย่าคัดลอกข้อมูลบัตรชำระเงินลงในบันทึก สเปรดชีต หรือภาพหน้าจอ ปฏิบัติตามคำแนะนำการชำระเงินที่แสดงสำหรับการจองและใช้กระบวนการที่ปลอดภัยซึ่งโรงแรมอนุมัติ

หลังจากการจองปรากฏขึ้น ให้ยกเลิกการบล็อกจำนวนห้องชั่วคราวเฉพาะเมื่อการจองที่กู้คืนหรือสร้างด้วยตนเองลดความพร้อมใช้งานแล้วเท่านั้น ตรวจสอบจำนวนห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม ปฏิทิน Booking.com และ OTA ที่เชื่อมต่ออื่นอย่างน้อยหนึ่งช่องทาง

วิธีตรวจสอบว่าปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์แล้ว

เหตุการณ์นี้ยังไม่ถือว่าสิ้นสุดเพียงเพราะการจองปรากฏในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว ตรวจสอบว่าประเภทห้อง วันที่ จำนวนห้อง จำนวนผู้เข้าพัก สถานะการจอง แผนราคา ราคา และคำแนะนำการชำระเงินตรงกับ Booking.com

จากนั้นยืนยันว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมลดความพร้อมใช้งานเพียงครั้งเดียว ไม่ใช่สองครั้ง ตรวจสอบว่าห้องแสดงอยู่ในวันที่มาถึงที่ถูกต้อง และแผนกต้อนรับสามารถระบุยอดเงินที่ผู้เข้าพักยังต้องชำระได้

ติดตามการจองครั้งถัดไปจาก Booking.com หากข้อมูลเข้ามาตามปกติ ปัญหาอาจเกิดขึ้นกับการจองเพียงรายการเดียว หากการจองถัดไปยังล้มเหลว ให้ถือว่าการเชื่อมต่อยังมีปัญหาอยู่และดำเนินการตรวจสอบด้วยตนเองต่อไปจนกว่าผู้ให้บริการจะยืนยันว่าระบบกลับมาทำงานแล้ว

ข้อมูลการเชื่อมต่ออย่างเป็นทางการของ Booking.com อธิบายว่า การพลาดการจองใหม่ การแก้ไข และการยกเลิกอาจทำให้ระบบส่งข้อความสำรองไปยังที่พัก สำหรับทีมโรงแรม นั่นหมายความว่ากล่องจดหมายของที่พักควรเป็นส่วนหนึ่งของเช็กลิสต์ฉุกเฉิน ไม่ใช่ขั้นตอนปกติในการจัดการการจอง

ข้อมูลที่ต้องส่งให้ทีมสนับสนุน

แจ้งทีมสนับสนุนของระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือ ผู้จัดการช่องทาง เกี่ยวกับชื่อที่พักและรหัสที่พักใน Booking.com หมายเลขยืนยัน เวลาที่ทำการจอง วันที่เข้าพัก ชื่อประเภทห้องและแผนราคา รวมถึงเวลาที่โรงแรมพบปัญหาเป็นครั้งแรก

แนบภาพหน้าจอที่แสดงการจอง Booking.com ซึ่งยังใช้งานอยู่ ผลการค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรม คำเตือนจากช่องทาง และจำนวนห้องที่ได้รับการปกป้อง พร้อมระบุว่าการจองล่าสุดรายการอื่นจาก Booking.com เข้าสู่ระบบสำเร็จหรือไม่

ถามคำถามที่ตรงประเด็นเพียงข้อเดียวว่า สามารถกู้คืนการจองเดิมได้อย่างปลอดภัยหรือโรงแรมควรเก็บการจองชั่วคราวที่สร้างด้วยตนเองไว้ วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้สองทีมดำเนินการนำเข้าและบันทึกการจองเดียวกันพร้อมกัน

ป้องกันการจองครั้งถัดไปไม่ให้หาย

เพิ่มการตรวจสอบการจองที่หายไปไว้ในการส่งต่องานทุกกะ เปรียบเทียบเอกสารยืนยันล่าสุดจาก Booking.com กับรายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึงในระบบบริหารจัดการโรงแรม โดยเฉพาะก่อนวันที่ห้องเต็มและช่วงสุดสัปดาห์

ตรวจสอบการเชื่อมต่อประเภทห้องและแผนราคาทุกครั้งที่สร้าง เปลี่ยนชื่อ หรือลบรายการ ตรวจสอบให้อีเมลแจ้งเตือนของ Booking.com เป็นปัจจุบันและมีผู้จัดการที่รับผิดชอบเข้าถึงได้มากกว่าหนึ่งคน

กำหนดกฎการส่งต่อปัญหาที่เรียบง่าย ตัวอย่างเช่น หากการจองที่ยืนยันแล้วไม่ปรากฏภายในช่วงเวลาดำเนินงานปกติของโรงแรม ให้พนักงานปกป้องห้อง ตรวจสอบ Extranet และแจ้งผู้จัดการ โดยไม่ควรลองนำเข้าซ้ำหรือสร้างการจองด้วยตนเองก่อนตรวจสอบรายการซ้ำ

ระบบ ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม ของ Smart Order ช่วยให้ทีมมองเห็นข้อยกเว้นของการจองและงานติดตามผลระหว่างกะได้อย่างชัดเจน โดยไม่ต้องพึ่งพาการส่งต่องานด้วยวาจา

คำถามที่พบบ่อย

แผนกต้อนรับควรบันทึกการจองด้วยตนเองทันทีหรือไม่

ไม่ควร ให้ยืนยันการจอง ปกป้องจำนวนห้องว่าง และค้นหาทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อน ใช้การบันทึกด้วยตนเองเฉพาะเมื่อไม่สามารถกู้คืนได้หรือผู้เข้าพักกำลังจะมาถึงในเร็วๆ นี้ และต้องระบุรายการให้ชัดเจน

ราคาสามารถอัปเดตได้ตามปกติในขณะที่การจองหยุดส่งเข้าระบบหรือไม่

ได้ กิจกรรมการอัปเดตราคาและการรับข้อมูลการจองอาจล้มเหลวแยกจากกัน การอัปเดตราคาสำเร็จไม่ได้ยืนยันว่าการจองใหม่กำลังเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรม

เหตุใดการจองจึงหายไปเฉพาะจากรายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึง

การจองอาจยังไม่ได้รับการจัดสรร อยู่ระหว่างรอดำเนินการ ถูกนำเข้าภายใต้ห้องอื่น เชื่อมโยงกับที่พักอื่น หรือถูกซ่อนด้วยตัวกรองวันที่หรือสถานะ ให้ค้นหาด้วยหมายเลขยืนยันทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรม

ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดระหว่างการกู้คืนคืออะไร

การสร้างหรือนำเข้าการจองเดิมหลายครั้ง ทุกครั้งก่อนลองใหม่ควรเริ่มจากการค้นหาหมายเลขยืนยัน Booking.com อีกครั้ง

อะไรเป็นหลักฐานว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว

การจองที่ถูกต้องปรากฏเพียงครั้งเดียว ความพร้อมใช้งานลดลงเพียงครั้งเดียว รายละเอียดตรงกับ Booking.com และการจองปกติรายการถัดไปจาก Booking.com เข้าสู่ระบบได้สำเร็จ