การส่งออกข้อมูล ระบบ PMS โรงแรม: สิ่งที่คุณต้องรู้ก่อนยกเลิกระบบเดิม

สิ่งที่มักถูกทิ้งไว้ข้างหลัง

การเปลี่ยนระบบ PMS โรงแรม มักถูกมองว่าเป็นปัญหาทางเทคนิคในการถ่ายโอนข้อมูล แต่ความเสี่ยงที่แท้จริงกลับเป็นเรื่องของปัญหาในการเก็บรักษาบันทึกข้อมูล ผู้ประกอบการที่ผ่านการย้ายระบบมักจะอธิบายประสบการณ์ที่คล้ายกันว่า — พวกเขา ส่งออกข้อมูล ออกมาได้ แต่ไม่ทั้งหมด และไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่ระบบใหม่สามารถอ่านได้

บทสนทนาเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูล ระบบ PMS โรงแรม มักจะเกิดขึ้นช้ามากในกระบวนการคัดเลือกผู้ให้บริการ หลังจากที่เซ็นสัญญาไปแล้ว เมื่อถึงจุดนั้น กำหนดการในการย้ายระบบได้ถูกกำหนดไว้แล้ว ระบบเก่ากำลังจะถูกปิดลง และมีเวลาจำกัดในการตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นไปบ้าง บทความนี้ครอบคลุมหมวดหมู่ข้อมูล 6 ประเภทที่คุณต้องนำออกมาก่อนที่การเข้าถึงของคุณจะสิ้นสุดลง

1. การจองที่กำลังดำเนินอยู่และกำลังจะมาถึง

นี่คือข้อมูลที่ชัดเจนที่สุดในการส่งออก และผู้ประกอบการส่วนใหญ่ทำได้ถูกต้อง — เพียงบางส่วน ความล้มเหลวบางส่วนนั้นมาจากประเภทการจองเฉพาะบางรูปแบบ

การจองล่วงหน้าที่ได้รับการยืนยันแล้วมักจะถูกส่งออกอย่างถูกต้อง แต่สิ่งที่มักตกหล่นคือ: การจองแบบกลุ่มที่ครอบคลุมหลายห้องหรือมีข้อตกลงราคาห้องพักแบบกำหนดเอง, การจองที่มีบริการเสริมผูกติดอยู่ เช่น ค่าธรรมเนียมเช็คเอาต์ล่วงเวลา หรือแพ็กเกจอาหารเช้าเพิ่มเติม และการจองที่ช่องทาง OTA ต้นทางได้ปรับเปลี่ยนราคาหลังจากการยืนยันในครั้งแรก

ให้ส่งออกบันทึกการจองแบบเต็มรูปแบบ ไม่ใช่แค่ดูแบบสรุป คุณต้องมีวันที่เข้าพัก, วันที่เช็คเอาต์, ประเภทห้องพัก, ราคาห้องพักต่อคืน, จำนวนเงินรวม, ช่องทางที่มา, วันที่ทำการจอง, ประวัติการแก้ไข และบันทึกข้อความอิสระที่เพิ่มโดยพนักงานแผนกต้อนรับ การส่งออกการจองที่ละเว้นฟิลด์ช่องทางที่มาจะทำให้ไม่สามารถตรวจสอบรายได้ในช่วงการย้ายระบบตาม OTA ได้ — คุณจะมีตัวเลขรายได้แต่ไม่รู้ที่มาของช่องทาง

นอกจากนี้ควรส่งออกการจองที่ถูกยกเลิกในช่วง 90 วันที่ผ่านมาด้วย การยกเลิกในช่วงการย้ายระบบอาจทำให้เกิดคำขอคืนเงินหลังจากที่คุณย้ายระบบไปแล้ว และคุณจะต้องใช้บันทึกต้นฉบับเพื่อดำเนินการคืนเงินดังกล่าว

2. ข้อมูลโปรไฟล์ผู้เข้าพัก

ฐานข้อมูลผู้เข้าพักคือการส่งออกที่มักถูกมองข้ามมากที่สุดในการย้ายระบบ PMS โรงแรม ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักจะส่งออกข้อมูลนี้ช้าหรือข้ามไปเลย เพราะรู้สึกว่าไม่เร่งด่วนเท่ากับการจอง

คุณค่าในทางปฏิบัติจะเห็นได้ชัดเจนที่แผนกต้อนรับ เมื่อแขกที่เคยเข้าพักแล้ว 6 ครั้งเดินเข้ามา พนักงานของคุณควรจะเห็นประวัติดังกล่าว — ชั้นห้องพักที่พวกเขาชอบ, บันทึกเกี่ยวกับอาหารจากการเข้าพักครั้งก่อน หรือแม้กระทั่งว่าพวกเขาเคยมีข้อพิพาทเรื่องค่าใช้จ่ายหรือไม่ หากไม่มีการส่งออกโปรไฟล์ บริบทเหล่านี้จะถูกรีเซ็ตเป็นศูนย์ในวันที่ทำการย้ายระบบ

ส่งออกรายละเอียดการติดต่อ, จำนวนครั้งที่เข้าพัก, ประวัติการเข้าพัก, ช่องทางการสื่อสารที่ต้องการ และบันทึกข้อความใดๆ ที่แนบมากับโปรไฟล์ ประวัติการเข้าพักมีความสำคัญเป็นพิเศษเนื่องจากระบบ PMS โรงแรมบางระบบสามารถนำเข้าข้อมูลนี้ได้โดยตรง ช่วยให้ทีมงานของคุณเห็นประวัติการเข้าพักก่อนหน้าตั้งแต่วันแรก แทนที่จะต้องมารอดูฐานข้อมูลสร้างตัวเองใหม่ในช่วงสิบสองเดือนข้างหน้า

รูปแบบไฟล์จะแตกต่างกันไปตามระบบ บางระบบจะส่งออกข้อมูลผู้เข้าพักเป็นไฟล์ CSV โดยหนึ่งแถวต่อหนึ่งแขก ระบบอื่นอาจใช้ JSON พร้อมกับบันทึกการเข้าพักซ้อนทับกัน โปรดยืนยันรูปแบบไฟล์ที่ระบบ PMS โรงแรมใหม่ของคุณสามารถรองรับได้ก่อนที่จะเริ่มทำการส่งออก ไม่ใช่มารู้เอาในวันที่จะต้องทำ

3. บันทึกการชำระเงินและเงินมัดจำคงค้าง

การชำระเงิน บันทึกหลังจากการย้ายระบบจะตอบโจทย์สองประการ ประการแรกคือเป็นหลักฐานในกรณีที่มีข้อพิพาทเกิดขึ้นหลังจากเปลี่ยนระบบ ประการที่สองคือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแขกที่มีเงินมัดจำคงค้างหรือการชำระเงินบางส่วน — ยอดคงเหลือเหล่านั้นจะต้องโอนย้ายไปพร้อมกับบันทึกการจอง

ส่งออกบันทึกการชำระเงินที่รวมถึง รหัสธุรกรรม, วันที่, จำนวนเงิน, วิธีการชำระเงิน และข้อมูลการจองที่เชื่อมโยงอยู่ ส่งออกบันทึกเงินมัดจำแยกต่างหากและจับคู่กับรายการการจองล่วงหน้า การจองล่วงหน้าใดๆ ที่มีการจ่ายมัดจำ จะต้องมีบันทึกการชำระเงินที่สอดคล้องกันแนบมาด้วย

ยอดคงค้าง — แขกที่มีค่าใช้จ่ายซึ่งยังไม่ได้ชำระเงิน ณ เวลาที่มีการย้ายระบบ — จำเป็นต้องมีการจัดการแยกต่างหาก ให้สร้างรายการยอดคงค้างที่ยังไม่ชำระก่อนถึงวันย้ายระบบ สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถถ่ายโอนอัตโนมัติได้ แต่คุณจำเป็นต้องมีรายการดังกล่าวเพื่อให้รู้ว่าต้องติดตามทวงถามจากใครเมื่อคุณอยู่ในระบบใหม่

สถานการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ: แปดเดือนหลังจากการย้ายระบบ แขกมีข้อโต้แย้งเรื่องค่าใช้จ่ายจากการเข้าพักในช่วงวันที่คาบเกี่ยวกับการย้ายระบบ หากไม่มีบันทึกการชำระเงินดั้งเดิมและใบแจ้งหนี้ที่ตรงกัน คุณก็กำลังทำงานบนข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ในขณะที่ระยะเวลาของข้อพิพาทกำลังนับถอยหลัง

4. ใบแจ้งหนี้และใบสรุปค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก (Folio)

ใบแจ้งหนี้ไม่เหมือนกับบันทึกการชำระเงิน บันทึกการชำระเงินเป็นการยืนยันว่ามีการเคลื่อนไหวของเงิน ส่วนใบแจ้งหนี้จะแสดงรายการที่เรียกเก็บ, เก็บจากใคร, ในวันที่เท่าไหร่ และภายใต้อัตราภาษีใด

ในตลาดส่วนใหญ่ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องมีสำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภาษี โดยทั่วไปจะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 3 ถึง 7 ปีนับจากวันที่ทำธุรกรรม ระบบ PMS โรงแรมเก่าของคุณจะเก็บเอกสารเหล่านี้เอาไว้ เมื่อคุณปิดบัญชี ข้อมูลเหล่านี้จะหายไปด้วย นอกเสียจากว่าคุณจะส่งออกมาก่อน

ให้ส่งออกใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF สำหรับการจัดเก็บเป็นเอกสารสำคัญ และส่งออกเป็น CSV หรือข้อมูลที่มีโครงสร้างหากระบบ PMS โรงแรมใหม่ของคุณสามารถนำเข้าประวัติใบแจ้งหนี้ได้ อย่างน้อยที่สุด ควรส่งออกและจัดเก็บข้อมูลต่อไปนี้ไว้ในเครื่อง: หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่, ชื่อผู้เข้าพัก, รายการสินค้า/บริการ, จำนวนภาษี, ยอดรวม และข้อมูลอ้างอิงการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้แบบกลุ่ม — สำหรับบัญชีลูกค้าองค์กร, การจองสำหรับงานอีเวนต์, หรือการจัดการโดยตัวแทนท่องเที่ยว — ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ ข้อมูลเหล่านี้มักถูกจัดการในส่วนที่แยกต่างหากของระบบ PMS โรงแรม และมักจะตกหล่นเสมอในการส่งออกการจองแบบมาตรฐาน คุณต้องดึงข้อมูลเหล่านี้ออกมาโดยเฉพาะ

5. ประเภทห้องพักและแผนราคาห้องพัก

ประเภทห้องพัก การตั้งค่าเหล่านี้ไม่สามารถถ่ายโอนได้ ระบบ PMS โรงแรมแต่ละแห่งจะเก็บคำจำกัดความของประเภทห้องพักแตกต่างกันไป — การจัดเรียงเตียงนอน, ความจุสูงสุด, สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับผู้พิการ, คำอธิบาย และรูปภาพอ้างอิง ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม คุณจะต้องป้อนข้อมูลนี้ลงในระบบใหม่ของคุณใหม่อีกครั้ง

สิ่งที่คุณต้องการจากการส่งออกข้อมูลคือความแม่นยำ ไม่ใช่การย้ายข้อมูล ให้ส่งออกรายการประเภทห้องพักปัจจุบันของคุณพร้อมกับตัวแปรทั้งหมด เพื่อให้คุณได้ป้อนข้อมูลใหม่จากบันทึกที่ได้รับการยืนยันแล้ว ไม่ใช่จากความทรงจำ ข้อผิดพลาดในการตั้งค่าห้องพักจะก่อให้เกิดปัญหาตามมา: รายการห้องพักบน OTA ที่ไม่ถูกต้อง, ความล้มเหลวในการซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ของความพร้อมใช้งาน และราคาห้องพักที่ไม่ตรงกัน การพบข้อผิดพลาดในการตั้งค่าสามสัปดาห์หลังจากใช้งานจริงเป็นสิ่งที่สามารถหลีกเลี่ยงได้

แผนราคาห้องพักจะมีความซับซ้อนมากกว่า ให้ส่งออกแผนราคาที่ใช้งานอยู่ของคุณ: ราคาห้องพักแบบมาตรฐาน (Rack rates), ราคาสำหรับการจองตรง, ราคาห้องพักสุทธิสำหรับ OTA, ราคาสำหรับบัญชีองค์กร และความผันแปรตามฤดูกาล ให้จดบันทึกว่าแผนราคาห้องพักแต่ละประเภทมีการใช้งานบนช่องทางใดบ้าง ระบบ PMS โรงแรมใหม่ของคุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้เพื่อตั้งค่าการซิงโครไนซ์ของ channel manager โรงแรมอย่างถูกต้อง

6. รายงานผลการดำเนินงานย้อนหลัง

รายงานย้อนหลังเป็นหมวดหมู่ข้อมูลที่มักทำให้ผู้ประกอบการประหลาดใจที่สุด พวกเขาส่งออกข้อมูลการจอง, การชำระเงิน และบันทึกผู้เข้าพัก — แล้วก็เพิ่งมาตระหนักได้ว่าพวกเขาไม่มีประวัติอัตราการเข้าพัก, ไม่มีแนวโน้มของ ADR (อัตราราคาห้องพักเฉลี่ยรายวัน) และไม่มีข้อมูลผลการดำเนินงานของแต่ละช่องทาง

สิ่งนี้มีความสำคัญมากเพราะระบบ PMS โรงแรมใหม่ของคุณจะเริ่มติดตามข้อมูลตั้งแต่วันแรก หากไม่มีรายงานย้อนหลัง คุณจะไม่มีข้อมูลฐานเปรียบเทียบ คุณไม่สามารถบอกได้เลยว่าอัตราการเข้าพักในเดือนกุมภาพันธ์ปีนี้ดีขึ้นหรือแย่ลงกว่าปีที่แล้ว เพราะข้อมูลของปีที่แล้วไม่ได้ถูกนำติดมาด้วย

ส่งออกข้อมูลอัตราการเข้าพักรายเดือน, อัตราราคาห้องพักเฉลี่ยรายวัน (ADR) และรายได้ตามช่องทางย้อนหลังอย่างน้อย 2 ปี ให้ส่งออกข้อมูลเหล่านี้เป็นไฟล์ข้อมูลดิบ ไม่ใช่รายงานแบบ PDF ไฟล์ PDF สามารถอ่านได้แต่ไม่สามารถนำเข้าหรือนำมาวิเคราะห์ได้ ไฟล์ CSV ที่มีหนึ่งแถวต่อเดือนและมีคอลัมน์สำหรับอัตราการเข้าพัก, ADR, RevPAR และรายได้ตามช่องทาง จะช่วยให้ระบบใหม่ของคุณมีจุดอ้างอิงในช่วงปีแรกของการดำเนินงาน ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่การเปรียบเทียบแนวโน้มมีความสำคัญมากที่สุด

เมื่อระบบ PMS โรงแรมใหม่ของคุณมีโมดูลรายงานที่ดึงข้อมูลจากการจองแบบเรียลไทม์ ไฟล์ CSV ย้อนหลังคือสิ่งที่คุณใช้เพื่อเปรียบเทียบเดือนนี้กับเดือนเดียวกันเมื่อ 2 ปีที่แล้ว — ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบที่จะบอกคุณได้ว่าการเติบโตนั้นเกิดขึ้นจริงหรือเป็นเพียงแค่ตามฤดูกาล

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ข้อมูลใดบ้างที่คุณสามารถส่งออกจากระบบ PMS โรงแรมได้?

ระบบ PMS โรงแรมส่วนใหญ่รองรับการส่งออกข้อมูลการจอง, ข้อมูลโปรไฟล์ผู้เข้าพัก, ธุรกรรมการชำระเงิน, ใบแจ้งหนี้, การตั้งค่าประเภทห้องพัก และรายงานผลการดำเนินงานย้อนหลัง รูปแบบการส่งออกจะแตกต่างกันไป — CSV เป็นรูปแบบที่พบบ่อยที่สุดสำหรับข้อมูลการจองและข้อมูลผู้เข้าพัก ในขณะที่ใบแจ้งหนี้มักจะมีให้ในรูปแบบ PDF โปรดยืนยันว่าระบบปัจจุบันของคุณสามารถส่งออกอะไรได้บ้างและในรูปแบบใดก่อนที่จะกำหนดวันย้ายระบบอย่างเป็นทางการ

ฉันจะส่งออกข้อมูลผู้เข้าพักจากระบบ PMS โรงแรมของฉันได้อย่างไร?

ไปที่ส่วนการจัดการผู้เข้าพักหรือ CRM ในระบบ PMS โรงแรมของคุณและค้นหาฟังก์ชันการส่งออกหรือดาวน์โหลด ระบบส่วนใหญ่จะส่งออกข้อมูลผู้เข้าพักเป็นไฟล์ CSV ซึ่งจะมีฟิลด์สำหรับชื่อ, รายละเอียดการติดต่อ, จำนวนครั้งที่เข้าพัก และวันที่เข้าพักล่าสุด บางระบบอาจรวมประวัติการเข้าพักแบบเต็มมาให้ด้วย ส่วนระบบอื่นๆ อาจส่งออกข้อมูลดังกล่าวเป็นไฟล์แยกต่างหาก ขอข้อมูลรายละเอียดฟิลด์จากผู้ให้บริการของคุณและยืนยันว่าระบบใหม่สามารถรองรับได้ก่อนเริ่มต้น

ข้อมูลระบบ PMS โรงแรมใดบ้างที่ฉันควรสำรองไว้ก่อนการย้ายระบบ?

สำรองข้อมูลทั้ง 6 หมวดหมู่: การจองล่วงหน้าที่ได้รับการยืนยัน, ข้อมูลโปรไฟล์ผู้เข้าพักพร้อมประวัติการเข้าพัก, บันทึกการชำระเงินและเงินมัดจำ, ใบแจ้งหนี้และใบสรุปค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, การตั้งค่าประเภทห้องพักและแผนราคาห้องพัก และรายงานผลการดำเนินงานย้อนหลังเป็นเวลา 2 ปี เก็บสำเนาข้อมูลไว้ในพื้นที่อิสระที่ไม่ได้ขึ้นอยู่กับระบบ PMS โรงแรมใดๆ เลย — เช่น ไดรฟ์ที่แชร์ หรือพื้นที่เก็บข้อมูลในเครื่อง — เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้เสมอไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในระหว่างการเปลี่ยนผ่านก็ตาม

สามารถนำเข้าข้อมูลการจองย้อนหลังไปยังระบบ PMS โรงแรมใหม่ได้หรือไม่?

ระบบ PMS โรงแรมบางระบบรองรับการนำเข้าข้อมูลการจองย้อนหลังและข้อมูลผู้เข้าพักได้โดยตรง ในขณะที่ระบบอื่นอาจต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือนำเข้าได้เพียงบางส่วน ความเข้ากันได้ของรูปแบบไฟล์จะเป็นตัวแปรชี้ขาด — ไฟล์ส่งออกจากระบบเก่าของคุณจะต้องตรงกับรูปแบบการนำเข้าของระบบใหม่ ส่งไฟล์ที่ต้องการส่งออกให้ผู้ให้บริการรายใหม่ก่อนถึงวันย้ายข้อมูลและสอบถามให้ชัดเจนว่าข้อมูลใดที่สามารถนำเข้าได้โดยอัตโนมัติ และข้อมูลใดที่จำเป็นต้องป้อนด้วยมือ

จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลระบบ PMS โรงแรมหลังจากที่คุณยกเลิกการสมัครใช้งาน?

ผู้ให้บริการระบบ PMS โรงแรมส่วนใหญ่จะปิดใช้งานการเข้าถึงบัญชีเมื่อการสมัครใช้งานสิ้นสุดลง และลบข้อมูลที่จัดเก็บไว้ภายใน 30 ถึง 90 วัน บางรายอาจเสนอตัวเลือกในการขอเก็บถาวรข้อมูลในช่วงที่แจ้งล่วงหน้า แต่ก็ไม่สามารถรับประกันได้ อย่าพึ่งพาผู้ให้บริการในการเก็บรักษาข้อมูลของคุณ — โปรดส่งออกข้อมูลทั้งหมดให้เรียบร้อยก่อนที่สัญญาจะสิ้นสุดลง เมื่อถูกเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงแล้ว โดยทั่วไปจะไม่สามารถกู้คืนข้อมูลได้อีก

โรงแรมควรเก็บข้อมูลระบบ PMS โรงแรมที่ส่งออกมาไว้นานแค่ไหน?

เก็บรักษาบันทึกการจองไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 2 ปี เพื่อใช้แก้ไขข้อพิพาทและเป็นข้อมูลอ้างอิงในการดำเนินงาน เก็บรักษาใบแจ้งหนี้และบันทึกการชำระเงินไว้ตลอดระยะเวลาที่กรมสรรพากรกำหนด — ในตลาดส่วนใหญ่จะอยู่ที่ 5 ถึง 7 ปี ข้อมูลโปรไฟล์ผู้เข้าพักควรได้รับการจัดการตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณรวมถึงกฎหมายคุ้มครองข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการลบโปรไฟล์ที่เกินระยะเวลาการเก็บรักษาที่ระบุไว้