การกระทบยอดค่าคอมมิชชัน OTA สำหรับ Tiket.com: จับคู่การจองกับยอดรับชำระ

การเปรียบเทียบอัตราค่าคอมมิชชัน OTAจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อโรงแรมสามารถอธิบายยอดที่ถูกเรียกเก็บสำหรับการจองแต่ละรายการได้ ยอดรับชำระจาก Tiket.com ที่ต่ำกว่ายอดรวมการจองไม่ได้หมายความว่าอัตราค่าคอมมิชชันผิดเสมอไป ส่วนลด รายการปรับปรุง ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บแยก และช่วงเวลาการชำระเงินก็อาจทำให้เกิดส่วนต่างได้เช่นกัน

ขั้นตอนนี้ช่วยให้เจ้าของโรงแรมและทีมการเงินกระทบยอดการจองจาก Tiket.com ได้ตั้งแต่ผลสรุปสุดท้ายของการจอง ไปจนถึงรายได้ที่คาดว่าจะได้รับและเงินที่ได้รับจริง โดยเน้นหลักฐานที่มีใน Extranet และบันทึกของโรงแรม แทนการเปรียบเทียบเพียงอัตราเปอร์เซ็นต์ที่ประกาศของแต่ละช่องทาง

ยืนยันอัตราค่าคอมมิชชัน OTA และฐานการคำนวณที่ตกลงไว้

เก็บข้อตกลงปัจจุบันระหว่างที่พักกับ Tiket.com รวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติไว้กับเอกสารกระทบยอด บันทึกอัตรา วันที่มีผลบังคับใช้ สกุลเงิน และรายการค่าใช้จ่ายที่ต้องนำมาคำนวณค่าคอมมิชชัน ไม่ควรนำข้อตกลงใหม่ไปใช้ย้อนหลังกับการจองเก่าทุกรายการ

อัตราเปอร์เซ็นต์และฐานการคำนวณเป็นคนละประเด็นกัน ตรวจสอบให้ชัดเจนว่าข้อตกลงกำหนดวิธีจัดการค่าห้องพัก ส่วนลด ภาษี ค่าบริการ แพ็กเกจอาหารเช้า และบริการเสริมอย่างไร หากฐานการคำนวณไม่ชัดเจน ให้ขอคำยืนยันแทนการประมาณค่าคอมมิชชันจากยอดเงินเข้าบัญชีธนาคาร

ตรวจสอบบริการเสริมแยกต่างหาก โดยปกติค่าคอมมิชชันบริการเสริมของ Tiket.com จะใช้อัตราที่ที่พักตกลงไว้ ส่วนการเปลี่ยนแปลงต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการตลาด หากโรงแรมขอข้อยกเว้น ให้เก็บหลักฐานการอนุมัติและวันที่มีผลบังคับใช้ แทนการถือว่าอัตราใหม่เริ่มใช้แล้ว

แยกอัตราตามสัญญาออกจากต้นทุนการขายที่แท้จริง โปรโมชันที่โรงแรมเป็นผู้รับภาระค่าใช้จ่ายอาจทำให้รายได้ของที่พักลดลงโดยไม่เปลี่ยนอัตราค่าคอมมิชชัน ส่วนสิทธิประโยชน์ที่แพลตฟอร์มเป็นผู้รับภาระอาจส่งผลต่อราคาที่ผู้เข้าพักจ่ายในอีกลักษณะหนึ่ง ให้ใช้รายละเอียดผู้รับภาระส่วนลดและรายได้จริงของการจองนั้น

จับคู่รายการจองฉบับสุดท้ายแต่ละรายการกับบันทึกของโรงแรม

ใช้รหัสรายการจองของ Tiket.com เป็นข้อมูลอ้างอิงหลัก จับคู่กับการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม วันที่เข้าพัก ห้องพัก สถานะสุดท้าย ยอดรวม และสกุลเงิน การใช้ชื่อผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอสำหรับการเข้าพักหลายห้องหรือผู้เข้าพักที่กลับมาใช้บริการซ้ำ

ยืนยันผลที่เกิดขึ้นจริงก่อนคำนวณค่าคอมมิชชัน ผู้เข้าพักอาจเข้าพัก ยกเลิก ไม่มาเข้าพัก ลดระยะเวลาการเข้าพัก หรือได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียม เก็บเอกสารยืนยันล่าสุดและข้อสรุปค่าธรรมเนียมที่ได้รับอนุมัติไว้ควบคู่กับประวัติการจองเดิม

ตรวจสอบรายได้ที่คาดว่าจะได้รับโดยใช้รายละเอียดที่มีใน Extranet ไปที่ ราคาและความพร้อมใช้งาน > จัดการราคาและความพร้อมใช้งาน เลือกห้องพักและวันที่ที่เกี่ยวข้อง แล้วเปิดรายละเอียดราคาของแผนราคา ข้อมูลนี้ช่วยอธิบายราคาปัจจุบัน ส่วนธุรกรรมที่เกิดขึ้นในอดีตให้ใช้การจองที่ยืนยันแล้วและบันทึกทางการเงินเป็นหลัก

การคำนวณรายได้ที่แสดงจะรวมราคาห้องพัก ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ส่วนลดโปรโมชัน และค่าคอมมิชชัน Tiket.com แยกองค์ประกอบเหล่านี้ในการตรวจสอบ แทนการเรียกผลรวมทั้งหมดว่า "ค่าคอมมิชชัน" ไม่ควรนำยอดประมาณการจากปฏิทินราคาปัจจุบันไปแทนที่มูลค่าที่ตกลงไว้ของการจองเก่า

หากข้อมูลการเข้าพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมยังไม่เปลี่ยนหลังมีการยกเลิก ทีมการเงินอาจใช้อัตราเปอร์เซ็นต์ที่ถูกต้องกับยอดเงินที่ผิด Smart Order เชื่อมโยงการจองจากช่องทางต่างๆ เข้ากับรายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรม ช่วยให้ทีมงานใช้บันทึกการจองและรายได้ฝั่งโรงแรมเปรียบเทียบกับผลสรุปสุดท้ายจาก Tiket.com ได้สะดวกและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

คำนวณรายได้ที่คาดว่าจะได้รับใหม่ก่อนจับคู่กับเงินที่ได้รับจริง

เริ่มจากค่าห้องพักและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ยืนยันแล้ว ระบุส่วนลดที่โรงแรมรับภาระ คำนวณค่าคอมมิชชันจากฐานที่ตกลงไว้ และแยกรายการปรับปรุงอื่นๆ ที่มีเอกสารรองรับออกจากกัน ลำดับการคำนวณต้องสอดคล้องกับข้อตกลงและรายละเอียดการจอง ไม่ใช่ใช้สูตรทั่วไปที่สมมติขึ้น

ตัวอย่างต่อไปนี้มีไว้เพื่ออธิบายการคำนวณเท่านั้น: การจองหนึ่งรายการมีมูลค่าห้องพัก IDR 1,000,000 และส่วนลดที่โรงแรมรับภาระ IDR 100,000 สมมติว่าข้อตกลงกำหนดให้ IDR 900,000 เป็นฐานคำนวณค่าคอมมิชชัน และอัตราที่ตกลงไว้คือ 15% ค่าคอมมิชชันจะเท่ากับ IDR 135,000 เหลือรายได้ IDR 765,000 ก่อนรวมรายการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ตัวเลขนี้ไม่ใช่อัตราค่าคอมมิชชันที่ Tiket.com ประกาศ และไม่ใช่กฎที่ใช้กับทุกสัญญา

หากข้อตกลงจริงใช้ฐานการคำนวณต่างออกไป ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับก็จะเปลี่ยนไปด้วย อย่าเลือกฐานเพียงเพราะทำให้ยอดตรงกับยอดรับชำระ เก็บข้อตกลงหรือรายละเอียดการจองที่รองรับการคำนวณไว้เป็นหลักฐาน

แสดงภาษีและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ให้ชัดเจน

แยกภาษีที่คิดจากค่าธรรมเนียม ค่าใช้จ่ายของที่พัก เงินคืน และค่าคอมมิชชันออกจากกัน ใช้เอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องและนโยบายบัญชีของโรงแรมเพื่อจัดประเภทแต่ละรายการ อย่าอนุมานอัตราภาษีจากยอดคงเหลือของยอดรับชำระที่ยังอธิบายไม่ได้

หากที่พักระบุข้อมูลผู้เสียภาษีใน Extranet ให้ปรับปรุงข้อมูลบัญชีให้เป็นปัจจุบัน และตรวจสอบว่าบันทึกทางการเงินเป็นของนิติบุคคลที่ถูกต้อง หากเอกสารไม่ตรงกัน ให้แจ้งปัญหาพร้อมข้อมูลอ้างอิงการจองหรือใบแจ้งยอดที่เฉพาะเจาะจง แทนการปรับรายได้ค่าห้องพักเพื่อชดเชยส่วนต่าง

ตรวจสอบการจองที่ยกเลิกหรือแก้ไขอีกครั้ง

ใช้ยอดสุดท้ายที่ที่พักมีสิทธิได้รับ โดยคำนึงถึงค่าปรับที่ยังเรียกเก็บได้หรือการยกเว้นค่าธรรมเนียมที่ได้รับอนุมัติ สถานะยกเลิกไม่ได้หมายความว่ารายได้เป็นศูนย์เสมอไป และยอดรวมการเข้าพักเต็มระยะเวลาตามการจองเดิมก็ไม่ได้ยืนยันว่ายังคงมีสิทธิได้รับยอดเดิมทั้งหมด

เก็บรายการแก้ไขให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังรายการจองได้ หากงวดก่อนบันทึกการจองเดิมไว้แล้ว ให้ระบุรายการปรับปรุงที่เกิดขึ้นภายหลังอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้ทีมการเงินบันทึกการจองทั้งรายการซ้ำอีกครั้ง

จับคู่รายได้กับเงินโอนผ่านธนาคารหรือบัตรเสมือน

ระบุวิธีรับชำระเงินของที่พัก Tiket.com รองรับการโอนเงินผ่านธนาคารและการเรียกเก็บเงินผ่านบัตรเครดิตเสมือน หลักฐานการชำระเงินของแต่ละวิธีแตกต่างกัน แม้จะใช้การคำนวณรายได้แบบเดียวกันก็ตาม

สำหรับการโอนเงินผ่านธนาคาร ให้เปิด การเงิน > รายการชำระเงิน แล้วจับคู่รายละเอียดการจองที่ชำระแล้ว วันที่ชำระ วิธีชำระ และจำนวนเงินกับบันทึกธนาคาร การโอนหนึ่งครั้งอาจครอบคลุมหลายการจอง จึงควรเก็บรายละเอียดระดับรายการจองที่อธิบายยอดรวมไว้

สำหรับบัตรเสมือน ให้ค้นหาบันทึกบัตรของรายการจองที่เกี่ยวข้อง และจับคู่กับธุรกรรมที่ประมวลผลสำเร็จ ตรวจสอบช่วงเวลาที่อนุญาตให้เรียกเก็บและยอดปัจจุบันก่อนเรียกเก็บเงิน การมีข้อมูลบัตรไม่ได้เป็นหลักฐานว่าโรงแรมได้รับเงินแล้ว

ใช้ขั้นตอนตรวจสอบหกข้อต่อไปนี้กับส่วนต่างยอดรับชำระแต่ละรายการ:

1. ยืนยันรายการจองฉบับสุดท้ายและการจองที่ตรงกันในระบบบริหารจัดการโรงแรม
2. ตรวจสอบอัตราค่าคอมมิชชันที่ตกลงไว้และฐานการคำนวณที่มีหลักฐานรองรับ
3. คำนวณรายได้ใหม่ โดยแยกส่วนลด ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ค่าธรรมเนียม และรายการปรับปรุงให้ชัดเจน
4. จับคู่เลขอ้างอิงการโอนหรือการเรียกเก็บผ่านบัตรเสมือนที่สำเร็จกับรายการจองหรือกลุ่มยอดรับชำระนั้น
5. อธิบายต้นทุนผู้ประมวลผลการชำระเงิน การแปลงสกุลเงิน และช่วงเวลาการชำระบัญชีตามที่เกี่ยวข้อง
6. ระบุสถานะรายการว่าตรงกัน มีข้อโต้แย้ง หรือรอดำเนินการ พร้อมผู้รับผิดชอบและข้อมูลอ้างอิงที่รองรับ

หากโรงแรมรับชำระด้วยสกุลเงินอื่น ให้เปรียบเทียบยอดทั้งสองสกุลเงินและหลักเกณฑ์การแปลงที่ระบุไว้ Extranet อาจยังแสดงราคาที่พักเป็นสกุลเงินหลัก ขณะที่โรงแรมได้รับเงินเป็นอีกสกุลหนึ่ง ไม่ควรอธิบายส่วนต่างจากการแปลงสกุลเงินว่าเป็นการเปลี่ยนอัตราค่าคอมมิชชัน

เก็บข้อมูลอ้างอิงการเรียกเก็บเงินที่ประมวลผลผ่านระบบภายนอกไว้ในบันทึกการชำระเงินของโรงแรม บันทึกยอดเงินเข้าธนาคารที่เกิดขึ้น โดยไม่สร้างรายการรายได้ซ้ำสำหรับการจองเดียวกัน

ตรวจสอบส่วนต่างโดยไม่ปรับกลบไว้ในรายได้

อัตราเปอร์เซ็นต์ดูสูงกว่าที่ตกลงไว้

ตรวจสอบฐานค่าคอมมิชชัน วิธีจัดการบริการเสริม ภาษีค่าธรรมเนียม ส่วนลดที่โรงแรมรับภาระ และวันที่มีผลบังคับใช้ เปรียบเทียบค่าคอมมิชชันเป็นรายการแยก ส่วนต่างระหว่างยอดจองรวมกับยอดรับชำระสุทธิอาจประกอบด้วยหลายรายการนอกเหนือจากค่าคอมมิชชัน

ไม่พบการจองในยอดรับชำระ

ตรวจสอบสถานะสุดท้ายของการจอง กำหนดการชำระเงิน วิธีรับชำระ และการชำระเงินก่อนหน้านี้ หากที่พักรับเงินผ่านบัตรเสมือนและยังไม่ได้เรียกเก็บ ต้องติดตามการเรียกเก็บเงินจากบัตร ไม่ใช่ตรวจสอบเงินโอนธนาคารที่หายไป สำหรับการโอนเงิน ให้ตรวจสอบรอบชำระเงินที่คาดไว้ก่อนสรุปว่าเกินกำหนด

ยอดรวมตรงกัน แต่การจองแต่ละรายการไม่ตรง

อย่าปล่อยให้ยอดหักเกินและยอดหักขาดของคนละรายการจองหักล้างกัน ตรวจสอบย้อนกลับแต่ละรายการไปยังการจอง ตรวจสอบการจัดสรรยอดสำหรับการจองหลายห้องและรายการปรับปรุงจากงวดก่อน ก่อนอนุมัติยอดรวมของชุดการชำระเงิน

ข้อมูลการเข้าพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมและ Tiket.com ไม่ตรงกัน

ตรวจสอบเอกสารยืนยันและการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติร่วมกับแผนกต้อนรับ แก้ไขบันทึกของโรงแรมตามขั้นตอนปกติและเก็บประวัติไว้ โดยพื้นที่จัดการการจองของแผนกต้อนรับควรแสดงผลสรุปสุดท้ายที่ชัดเจนเพื่อให้ทีมการเงินนำไปใช้งานได้

หากพบความคลาดเคลื่อนจริง ให้ส่งรหัสรายการจอง ยอดที่คาดว่าจะได้รับและยอดจริง สกุลเงิน ข้อตกลงที่รองรับ ผลสรุปสุดท้ายของการจอง และเลขอ้างอิงการชำระเงิน หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลบัตรที่มีความอ่อนไหวในภาพหน้าจอและการติดต่อทั่วไป

ปิดงวดเมื่อส่วนต่างทุกรายการมีข้อสรุปที่บันทึกไว้ หรือมีการมอบหมายขั้นตอนดำเนินการถัดไปแล้วเท่านั้น ฝ่ายบริหารควรแยกค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชัน ต้นทุนโปรโมชัน ต้นทุนการชำระเงิน และส่วนต่างด้านเวลาได้ โดยไม่ต้องเปิดบันทึกผู้เข้าพักทุกรายการขึ้นมาตรวจสอบใหม่

คำถามที่พบบ่อย

Tiket.com ใช้อัตราค่าคอมมิชชันเดียวกันกับทุกโรงแรมหรือไม่?

ให้ใช้อัตราที่ที่พักตกลงไว้และการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ อัตราเปอร์เซ็นต์ทั่วไปของ OTA ไม่ใช่หลักฐานที่เพียงพอสำหรับการกระทบยอดระดับรายการจอง

ควรคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดสุดท้ายที่ผู้เข้าพักชำระหรือไม่?

ไม่ควรถือเช่นนั้นโดยอัตโนมัติ ให้ยืนยันฐานการคำนวณตามข้อตกลง รวมถึงส่วนลดจริงและวิธีจัดสรรผู้รับภาระส่วนลดของการจองนั้น

รายการหักทุกรายการในยอดรับชำระเป็นค่าคอมมิชชันหรือไม่?

ไม่ใช่ ต้องตรวจสอบส่วนลด รายการภาษี รายการปรับปรุง เงินคืน ต้นทุนการชำระเงิน และส่วนต่างสกุลเงินแยกจากกัน

ทีมการเงินตรวจสอบยอดรับชำระผ่านการโอนธนาคารได้ที่ไหน?

ไปที่ การเงิน > รายการชำระเงิน เพื่อตรวจสอบรายละเอียดการจองที่ชำระแล้ว จากนั้นจับคู่ยอดเงินและเลขอ้างอิงที่เกี่ยวข้องกับบันทึกธนาคาร

โรงแรมควรลดรายได้ค่าห้องพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมให้ตรงกับเงินรับสุทธิหรือไม่?

อย่าปรับยอดโดยไม่มีคำอธิบายเพียงเพื่อให้ยอดตรงกัน ให้จัดประเภทรายได้ ค่าคอมมิชชัน ต้นทุนอื่นๆ และการชำระบัญชีตามนโยบายบัญชีของโรงแรม