Expedia 訂房修改未同步至飯店管理系統：6 項檢查

「Expedia 訂房修改未同步」不同於從未傳送至飯店管理系統的新訂房。飯店已有一筆訂房，但旅客與接待處看到的日期、房型、入住人數、價格或取消條款可能並不一致。

最安全的處理方式是保留同一筆訂房紀錄，並將其更新至最新狀態。不要只因原始紀錄較舊，就取消並重新建立住宿訂房，否則可能造成訂房與行程編號、付款指示、旅客訊息及變更紀錄脫節。

請依序完成以下六項檢查。這些步驟專為需要明確營運決策的經理或接待處主管設計，而非用於技術診斷。

檢查 1：確認 Partner Central 中的變更已定案

在正確住宿設施的Expedia Partner Central中開啟該筆訂房。使用行程編號搜尋，並確認目前狀態、最後修改時間，以及現時顯示的確切住宿內容。

旅客提出要求不代表變更已完成。如果飯店必須接受或拒絕該要求，請先依住宿設施的空房狀況與核准規則處理。如果 Partner Central 仍顯示原始訂房，請勿只根據旅客的電子郵件或螢幕截圖更新飯店管理系統。

當 Partner Central 顯示新的日期、客房、旅客人數、價格或取消狀態時，請以這筆目前訂房作為比對基準。記錄時間與時區，讓後續接手人員能分辨最新版本和較舊的通知。

檢查 2：明確找出變更內容

將目前的 Expedia 訂房與飯店管理系統中的現有紀錄進行比對。檢查抵達日期、離店日期、房型、客房數量、成人與兒童人數、旅客姓名、總價與每晚價格、稅費、取消狀態、特殊要求及付款指示。

僅標記存在差異的欄位。延長住宿日期會影響更多晚的庫存；變更房型可能需要重新分配客房；減少旅客人數可能會改變稅費或所含餐食；取消訂房會釋出庫存，但仍可能需要記錄取消費。

避免將每次修改都視為整筆訂房的替換。除非 Expedia 確實建立了另一筆獨立訂房，否則行程編號應維持不變。

Smart Order 可協助團隊在同一工作流程中，比對 Expedia 訂房參考資料、飯店管理系統訂房及受影響的客房空房狀況。經理可快速確認哪些資料有所變更、指派一名人員進行修正，並避免交接期間產生第二筆訂房，提升處理效率並降低錯誤成本。

檢查 3：在飯店管理系統中搜尋最新版本

進行任何編輯前，請先在整個飯店管理系統中使用行程編號搜尋。接著依旅客姓氏、新舊抵達日期、訂房日期及房型搜尋，並納入已修改、已取消、未分配、已封存及重複的紀錄。

抵達名單可能仍使用舊的日期篩選條件，因此已正確更新的訂房看起來可能像是遺失了。日期變更也可能會讓訂房移至另一天的抵達報表，而其核心紀錄並未改變。

如果兩筆飯店管理系統紀錄包含相同的行程編號，請立即停止，切勿同時更新兩筆紀錄。確認哪一筆紀錄保留了正確的付款、訂金、客房分配及變更歷程，然後依照飯店處理重複紀錄的程序保留該筆紀錄。

檢查 4：檢查 Expedia 連線狀態

開啟飯店管理系統或通路管理系統中的 Expedia 連線區域，查看修改時間前後是否出現供飯店處理的警告。確認 Expedia 是否啟用、訂房是否正在等待處理，以及受影響的客房和房價方案是否仍保持連線。

不要為了強制完成單次變更，而重新對應仍在使用中的客房或房價方案。倉促修改對應關係可能會將後續訂房導向錯誤位置，或更新錯誤的庫存池。

如果原始訂房透過電子郵件傳入或由人工輸入，後續變更也可能需要人工處理。請註明第一筆訂房是如何送達飯店，讓支援人員能追查正確紀錄，而不是尋找原本就不會出現的自動更新。

檢查 5：保障庫存、價格與付款資料

修正飯店管理系統前，請先計算此次修改會對飯店造成哪些影響。

1. 若新增或延長住宿日期，請確認每個新增晚數都有空房；如有需要，請建立一筆有紀錄的臨時保留。
2. 若縮短住宿日期或取消訂房，請先確認飯店管理系統尚未釋出庫存，再進行釋出。
3. 若變更房型，請將訂房移至正確的庫存池，並確保舊客房不再被占用。
4. 若價格有所變更，請保留 Expedia 目前顯示的總額，不要依照今日公開房價重新計算。
5. 若付款方式有所變更，請先確認該筆訂房是由 Expedia 代收還是由飯店收款，再進行扣款、退款或修改訂金。

若變更涉及最後一間客房、當日抵達、預付金額、取消費，或同時影響多筆訂房，請立即呈報主管處理。

檢查 6：修正並核對原始紀錄

如果可以安全地恢復自動更新，請只提出一次恢復要求並等待結果。重複嘗試可能會產生重複備註、客房異動或訂房紀錄。

如果飯店程序要求人工修正，請編輯原始的飯店管理系統訂房。保留 Expedia 行程編號、來源、旅客資料、付款備註及變更歷程。新增內部備註，說明修正了哪些欄位、Partner Central 的修改時間、核准操作的人員，以及後續是否仍可能收到自動更新。

接著再次比對兩個系統。確認每個受影響晚數的狀態、日期、房型、入住人數、價格、付款責任與庫存完全一致。再次於飯店管理系統中使用行程編號搜尋，以確認只剩一筆有效紀錄。

不能只因抵達名單看起來正確，就認定個案已結案。只有當訂房、客房空房狀況與款項處理指示完全一致時，才算真正完成。

變更仍未出現時，應向支援團隊提供哪些資料

請提供行程編號、住宿設施名稱與 ID、包含時區的修改時間、新舊訂房資料、Partner Central 與飯店管理系統的螢幕截圖，以及任何可見的連線警告。請註明原始訂房是自動傳入、透過電子郵件接收，還是由人工輸入。

另請列出已建立的任何臨時客房保留或人工修正。要求支援人員確認最新訂房版本，以及唯一安全的恢復操作。如此可避免其他團隊未留意飯店已完成的處理，又重複進行相同修正。

常見問題

飯店是否應為變更後的住宿建立新的飯店管理系統訂房？

通常不需要。請更新原始紀錄，確保行程編號、付款指示、旅客歷程與庫存異動都保留在一起。

如果旅客出示新的行程資料，但 Partner Central 沒有顯示，該怎麼辦？

在 Partner Central 的目前訂房顯示相關變更前，請將其視為尚未確認。如果抵達時間將近，可暫時保留一間客房，但不要過早向旅客承諾變更已完成。

變更日期可能造成超額訂房嗎？

可能。新增的住宿晚數可能沒有空房；如果飯店管理系統仍保留舊日期，已移除晚數的客房也可能繼續被占用。

何時應由經理接手處理？

如遇當日抵達、最後一間客房、付款狀況不明、取消費、重複紀錄，或多筆 Expedia 訂房同時受到影響，請呈報經理處理。