飯店管理系統資料匯出：在離開舊系統前您需要準備什麼

通常會被遺漏的資料

轉換飯店管理系統通常被視為一個技術轉移問題。但真正的風險則不然：這是一個紀錄保存的問題。曾經歷過系統轉移的經營者經常描述相同的經驗——他們匯出了資料，但並非全部，且格式也不是新系統能讀取的。

關於飯店管理系統資料匯出的討論，通常發生在供應商選擇過程的後期，也就是合約簽訂之後。到那個時候，轉移時間表已經確定，舊系統正準備停用，幾乎沒有時間去發現遺漏了什麼。本文涵蓋了在您存取權限結束前需要匯出的六大紀錄類別。

1. 目前與未來的訂房紀錄

這是最顯而易見需要匯出的項目，大多數經營者也都做對了——只有一部分。部分失敗的原因來自於特定的訂房類型。

已確認的未來訂單通常能正確匯出。容易被遺漏的是：跨多個房間或帶有自訂房價協議的團體訂房、附帶額外加購項目的訂單（例如延遲退房費用或加購早餐），以及原始 OTA 來源通路在最初確認後又調整房價的訂單。

請匯出完整的訂房紀錄，而不僅僅是摘要檢視。您需要入住日期、退房日期、房型、每晚房價、總金額、來源通路、訂房日期、修改歷史紀錄，以及員工添加的任何備註文字。若訂單匯出遺漏了來源通路欄位，將導致無法按 OTA 核對轉移期間的收益——您的收益數據將失去通路歸因。

同時也請匯出過去 90 天內已取消的訂房紀錄。在轉移期間的取消訂單，可能會在您轉換系統後產生退款要求，您將需要原始紀錄來處理它們。

2. 旅客個人資料

在飯店管理系統轉移過程中，旅客資料庫是最被低估的匯出項目。大多數經營者很晚才匯出它，或者完全跳過，因為這感覺不如訂房紀錄那樣急迫。

它的實際價值在接待處會變得顯而易見。當一位住過六次的旅客走進來時，您的員工應該能看到這些歷史紀錄——他們偏好的樓層、上次住宿的飲食備註、是否曾對收費提出異議。如果沒有匯出個人資料，這些背景資訊在轉移日就會歸零。

請匯出聯絡方式、住宿次數、住宿歷史、通訊偏好，以及附加在個人資料上的任何備註。住宿歷史尤為重要，因為某些飯店管理系統可以直接匯入，讓您的團隊從第一天起就能看到過往的住宿紀錄，而不是看著資料庫在未來十二個月內慢慢重建。

格式因系統而異。有些系統會將旅客個人資料匯出為 CSV 格式（每位旅客一列）。有些則使用帶有巢狀住宿紀錄的 JSON 格式。請在開始匯出前確認您的新飯店管理系統能接受何種格式，而不是等到當天。

3. 付款紀錄與未結清訂金

付款紀錄在轉移後有兩個作用。首先，它們是您在轉換系統後出現任何爭議時的證據。其次，任何有未結清訂金或部分付款的旅客都需要它們——這些餘額必須隨著訂房紀錄一起轉移。

請匯出包含交易 ID、日期、金額、付款方式及其所屬訂房的付款紀錄。將訂金紀錄單獨匯出，並與未來的訂單列表進行比對。在您未來的匯出清單中，任何帶有訂金的訂房也都必須附上相應的付款紀錄。

未結餘額——也就是在轉移時尚未結清費用的旅客——需要分開處理。請在轉移日之前建立一份未結餘額清單。這些無法自動轉移，但您需要這份清單才能知道在使用新系統後，需要向誰跟進後續款項。

經常發生的情況是：在轉移系統的八個月後，一位旅客對跨越轉移日期的住宿費用提出異議。如果沒有原始的付款紀錄和相符的發票，您將只能憑藉片面的資訊來處理，而且爭議處理的期限已經在倒數了。

4. 發票與帳單明細

發票與付款紀錄不同。付款紀錄確認了資金的流動；而發票則顯示了收費項目、收費對象、收費日期以及適用的稅率。

在多數市場中，發票是為了增值稅或稅務合規而必須保存的紀錄，通常需要在交易日後保留三到七年。您的舊飯店管理系統中保存著這些紀錄。當您關閉帳號時，除非您先將它們匯出，否則它們也會一併消失。

將發票匯出為 PDF 格式以便歸檔保存；如果您的新飯店管理系統支援匯入發票歷史紀錄，也請匯出為 CSV 或結構化資料。至少要匯出並在本地儲存：發票號碼、日期、旅客姓名、收費明細、稅額、總計以及付款參考。

團體發票——針對企業客戶、活動預訂或旅行社安排——需要特別注意。這些通常在飯店管理系統的獨立區塊中進行管理，且經常在標準訂房匯出時被遺漏。請務必確實提取這些資料。

5. 房型與房價方案

房型設定並不會直接轉移。每個飯店管理系統儲存房型定義的方式都不同——床型配置、最大容納人數、無障礙設施、描述及照片參考。無論如何，您都需要在新系統中重新輸入這些資料。

您從匯出中需要的是準確性，而不是為了自動轉移。請匯出目前包含所有參數的房型清單，這樣您在重新輸入時就能根據確認過的紀錄，而不是憑記憶。房型設定錯誤會導致後續問題：錯誤的 OTA 房源、空房狀況同步失敗，以及價格不符。在系統上線三週後才發現設定錯誤，這絕對是可以避免的。

房價方案則更為複雜。請匯出您目前啟用中的房價方案：標準牌價、直接訂房價格、OTA 淨價、企業客戶價格以及季節性變動。請註記每個房價方案在哪個通路上處於啟用狀態。您的新飯店管理系統將需要這些資訊來正確設定通路管理系統同步。

6. 歷史成效報表

歷史報表是最常讓經營者措手不及的資料類別。他們匯出了訂單、付款和旅客紀錄——然後才意識到他們沒有住房率歷史、沒有平均每日房價 (ADR) 趨勢、也沒有通路成效資料。

這一點很重要，因為您的新飯店管理系統會從第一天開始進行追蹤。如果沒有歷史報表，您就沒有基準點。您無從判斷今年二月的住房率是比去年好還是差，因為去年的資料並沒有跟著轉移過來。

請至少匯出兩年的每月住房率、平均每日房價 (ADR) 以及各通路的收益資料。請將這些匯出為原始資料檔案，而不是 PDF 報表。PDF 雖然可讀，但無法被匯入或分析。一份每月一列、並包含住房率、ADR、平均客房收益 (RevPAR) 及通路收益等欄位的 CSV 檔案，能在您營運的第一年為新系統提供趨勢比較的參考基準。

當您的新飯店管理系統具備從即時訂房資料中提取數據的報表模組時，這份歷史 CSV 檔案就是您用來將本月與兩年前同月進行比較的依據——這種比較能告訴您成長是真實的，還是只受到季節性影響。

常見問題

可以從飯店管理系統中匯出哪些資料？

大多數的飯店管理系統都支援匯出訂單紀錄、旅客個人資料、付款交易、發票、房型設定及歷史成效報表。匯出格式各有不同——CSV 是訂單和旅客資料最常見的格式，而發票通常可以匯出為 PDF 格式。在確認系統轉移日期之前，請先確認您目前的系統能夠匯出哪些內容以及支援的格式。

我該如何從我的飯店管理系統中匯出旅客資料？

導覽至您飯店管理系統的旅客管理或 CRM 區塊，並尋找匯出或下載功能。大多數系統會將旅客資料匯出為 CSV 格式，欄位包含姓名、聯絡方式、住宿次數及最後造訪日期。有些會包含完整的住宿歷史；有些則會將其匯出為獨立檔案。請向您的供應商索取欄位規格，並在開始前確認新系統是否能接受該格式。

在系統轉移前，我應該備份哪些飯店管理系統資料？

備份六大類別：已確認的未來訂房、包含住宿歷史的旅客個人資料、付款與訂金紀錄、發票與帳單明細、房型與房價方案設定，以及兩年的歷史成效報表。請將副本儲存在獨立於兩個飯店管理系統以外的位置（例如共用雲端硬碟或本地儲存空間），這樣無論在轉移過程中發生什麼事，您都能存取這些資料。

可以將歷史訂房資料匯入新的飯店管理系統嗎？

某些飯店管理系統支援直接匯入歷史訂房和旅客資料；其他則需要手動輸入或僅能部分匯入。格式相容性是決定性的變數——您從舊系統匯出的檔案必須符合新系統的匯入架構。請在轉移日之前將您的匯出檔案發送給新供應商，並具體詢問哪些資料可以自動匯入，哪些需要手動輸入。

取消訂閱後，飯店管理系統內的資料會發生什麼事？

多數飯店管理系統供應商會在訂閱結束時停用帳號存取權限，並在 30 到 90 天內刪除已儲存的資料。有些供應商在通知期間會提供資料歸檔的請求服務，但這並非絕對。請不要依賴供應商來為您保存資料——請在合約結束前完成所有的資料匯出。一旦存取權限被撤銷，通常就無法再恢復資料。

飯店應該保留匯出的飯店管理系統資料多久？

訂房紀錄請保留至少兩年，以便解決爭議及提供營運參考。發票與付款紀錄則請依據當地稅務機關要求的完整期限保留——在多數市場通常為五到七年。旅客個人資料則應依照您的隱私權政策及任何適用的資料保護法規進行管理，並須制定明確的流程來刪除超過規定保留期限的個人資料。