為什麼今日抵達名單中找不到剛修改的 OTA 訂房

「修改後的 OTA 訂房未出現在抵達名單中」通常與全新訂房從未傳入飯店管理系統的情況不同。原始訂房可能已經存在，但最新修改將其移至其他日期、狀態、客房、物業檢視畫面或營運名單中。

釐清這項差異非常重要。太快建立替代訂房，可能導致同一位旅客出現兩筆紀錄、兩次客房保留、互相衝突的付款備註，甚至讓後續 OTA 修改套用到錯誤的副本。更安全的做法是先找出有效訂房，再將其恢復至今日的作業流程中。

確認旅客今日是否仍會抵達

在 OTA 帳戶中開啟目前的訂房。確認物業、有效狀態、抵達日期、離店日期、客房數量、房型及最近一次修改時間。請以目前的訂房頁面為準，不要使用較早的確認電子郵件。

旅客可能將修改描述為姓名或客房變更，但 OTA 也可能同時重新計算日期、拆分多房訂房，或僅修改其中一間客房而保留其他客房不變。請先確認今日應出現的是哪一間客房或哪位旅客。

如果 OTA 目前顯示其他抵達日期或最終取消狀態，該訂房未出現在今日名單中可能是正確的。此時應確認飯店管理系統是否反映最新實際情況，以及今日客房庫存是否已正確釋出，而不是強制將訂房移回抵達名單。

找出訂房及導致其移出的變更

在抵達名單以外搜尋

今日抵達頁面是日常作業檢視畫面，並非完整的訂房紀錄。請先使用 OTA 確認編號搜尋飯店管理系統中的所有訂房，再嘗試使用主要旅客姓名、訂房人姓名、新舊日期、房型，以及原始訂房中儲存的任何通路參考編號搜尋。

清除物業、建築、來源、房型、已分配客房及狀態等篩選條件。同時檢查飯店管理系統的營業日期與日曆日期。完成夜間稽核後，某個頁面中的「今日」可能與員工預期的日期不同。

如系統提供相關檢視畫面，請查看已修改、未分配、已取消、候補、住店中及近期變更的訂房。完善的飯店管理系統應讓團隊能搜尋完整的訂房紀錄，而不必依賴單一班次的作業名單。

找出導致訂房被移出的變更

最新的訂房歷程應能顯示實際發生的情況。請聚焦於三個問題：抵達日期是否變更？訂房狀態是否變更？訂房是否移至其他客房或紀錄？

常見原因包括員工儲存了錯誤日期、客房變更後訂房處於未分配狀態、部分取消改變了整筆飯店管理系統紀錄的狀態，或多房訂房修改後其中一間客房與主要訂房分離。也可能是其他員工已讓旅客提前辦理入住登記、調整住宿日期，或關閉了重複紀錄。

請比較時間戳記。如果 OTA 修改先發生，而飯店管理系統隨後才變更，系統歷程可能會顯示該更新是如何被處理的。如果飯店管理系統在 OTA 修改傳入前已發生變更，某項手動操作可能已使紀錄進入無法由後續更新順利取代的狀態。

Smart Order 的通路管理系統可讓 OTA 訂房變更與飯店庫存保持連動。這套共用追蹤紀錄有助管理者判斷問題究竟來自更新未成功傳送，還是訂房其實已存在，只是顯示在不同的營運狀態下。

恢復正確的飯店管理系統紀錄

判斷哪一筆飯店管理系統紀錄仍然有效

如果搜尋結果只有一筆紀錄，請確認其中包含 OTA 確認編號及最新日期。如果搜尋結果出現兩筆相似紀錄，請先不要編輯任何一筆。訂房修改可能建立了第二筆紀錄，而原始紀錄仍保有通路連線。

請比較外部參考編號、訂房歷程、客房分配、旅客備註、付款紀錄及庫存影響。建立時間最新的紀錄不一定就是正確紀錄。請保留仍與 OTA 連接，且可接收後續修改或取消通知的紀錄。

如果員工已將備註、付款或分配的客房加入另一筆紀錄，請依照飯店管理系統的程序進行轉移或註記。請勿為了清除飯店管理系統中的重複紀錄而取消真正的 OTA 訂房。

將訂房恢復至今日作業流程

如果飯店管理系統提供復原或重新處理功能，請優先使用。這能讓原本已連接的訂房盡可能保留其來源參考編號與變更歷程。

需要手動修正時，請更新原始紀錄。設定正確的抵達與離店日期、客房數量、房型、旅客人數、訂房狀態及客房分配。同時比較總價與付款責任；日期或客房修改可能同時改變這兩項資訊。

儲存後，確認訂房已顯示於今日抵達頁面，並附有預定的客房或房型。接著確認房務管理團隊能看到正確的準備優先順序，且任何抵達前訊息均使用新日期。行動版飯店管理App可協助管理者確認已恢復的抵達安排與客房準備狀況，無須等候下一次櫃台交班。

在恢復紀錄期間保護客房庫存

如果旅客即將抵達且訂房已確認，請先保留正確房型，再進行可能影響訂房的變更。在新客房或新日期獲得保障前，請勿釋出原客房。若為多房訂房，請分別計算每一間有效客房。

只有在飯店核准的緊急處理流程下，且搜尋過原始紀錄後，才能建立手動訂房。請加入 OTA 確認編號，並將該紀錄標記為待檢查重複訂房。延遲的更新仍可能在稍後傳入。

如果修改後的住宿期間沒有可用客房，請上報值班經理。在未取得飯店批准並充分了解訂房條款前，接待處不應承諾升等、轉住其他住宿、退款或免除費用。

不要只核對抵達名單

在畫面上看到旅客姓名只是第一項檢查。請確認飯店在每個受影響的住宿夜晚均保留了正確的客房數量。原日期的庫存應釋出一次，新日期的庫存也應扣減一次。

同時確認客房與房價方案、總金額、稅費、取消條款、收款方式、旅客訊息及特殊要求。若為多房訂房，請確認變更只影響預定修改的客房。

留下簡短的交班備註，包括 OTA 確認編號、修改時間、已修正欄位、核准操作的人員，以及仍需跟進的事項。請勿在一般備註中填寫完整的付款卡或虛擬卡資料。

避免同一筆抵達訂房再次消失

請在兩個固定時段檢查修改後的抵達訂房：夜間稽核完成後，以及主要入住登記時段開始前。搜尋過去 24 小時內曾變更、抵達日期為今日、尚未分配客房，或狀態不是一般已確認抵達的訂房。

培訓員工在 OTA 旅客修改住宿安排時更新現有訂房，而不是建立替代紀錄。取消、合併及刪除權限應僅授予了解庫存與付款影響的員工。

如果相同情況反覆發生，請記錄 OTA、物業、客房與房價方案、修改類型、時間戳記及處理結果。如果問題僅發生在某個已對應的產品上，所需修正方式可能與所有通路及房型均受影響的問題不同。

常見問題

為什麼 OTA 修改會讓訂房從今日抵達名單中消失？

該修改可能變更了抵達日期、狀態、客房分配，或抵達頁面所使用的飯店管理系統紀錄。篩選條件與營業日期設定也可能隱藏原本有效的訂房。

接待處是否應建立新訂房，讓旅客出現在今日名單中？

在找到原始訂房或確認其不存在前，不應建立新訂房。當已連接的 OTA 紀錄稍後重新出現時，替代訂房可能造成重複的庫存扣減、帳款及訊息。

如果訂房顯示在明日而非今日，該怎麼辦？

請比較目前的 OTA 日期、飯店管理系統營業日期及訂房歷程。只有在 OTA 確認旅客今日抵達時，才修正原始的飯店管理系統紀錄。

恢復抵達訂房後，飯店應確認哪些項目？

確認只有一筆有效訂房、日期與客房數量正確、庫存僅扣減一次、價格與付款責任為最新資訊、訂房顯示於正確的抵達名單，且房務準備優先順序準確無誤。