ホテルの日次稼働率・売上レポート：グラフの前に集計基準を確認する

同じ運用記録に基づいて稼働率と客室売上を表示し、日付と定義をチームで説明できるホテル向けレポート機能を選びましょう。Smart OrderはPMSにホテルのレポート機能を含め、稼働率、ADR、RevPARを文書で説明しています。見栄えのよいグラフだけでホテルの会計方針とすべての数値が一致すると判断せず、小さな例を照合して評価してください。

今夜は満室でも、宿泊者が以前に支払ったり後日に支払ったりするため、当日の入金が少ないことがあります。レポートは正しくても、経営上知りたい質問への答えになっていない場合があります。ダッシュボードを評価する前に、客室の利用、宿泊による売上、受け取った金銭を区別してください。

レポートがどの日付を使うかを尋ねる

日次表示は、宿泊日、予約日、支払日を基準に構成される場合があります。それぞれが答える質問は異なります。人員配置や在庫では、販売済みの延べ宿泊室数が重要です。現金管理では支払いと返金、販売活動では新規予約が関係することがあります。

Smart Orderのレポートには、Manager Daily Report、Room Status Report、Transaction Summaryが含まれます。レポート機能同じ日付の各レポートを開き、ある予約がそれぞれでどう違って表示されるのか説明を求めてください。目的は合計を無理に一致させることではなく、各レポートが表す出来事を理解することです。

Smart Orderのレポート機能には、稼働率、ADR、RevPARが含まれます。レポート機能販売可能な客室数、販売済みの客室数、客室売上の数え方を確認してください。販売停止中の客室、無料宿泊、キャンセルの扱いも含めます。定義が一致するまでは、施設のレポートと目標値を比較しないでください。

小さな例を手計算で照合する

ある一晩について、販売可能な客室が十室、販売した客室が八室、客室売上が八百通貨単位という架空のホテルを使います。この前提では、稼働率は八十パーセント、ADRは百、RevPARは八十です。これは計算方法の例であり、Smart Orderの実績を示す主張でも、あらゆる調整項目の扱いを断定する説明でもありません。

将来の宿泊に対して受け取ったデポジットを加えて、例を変更してください。そのデポジットは本日の入金を変えますが、自動的に本日の客室売上になるわけではありません。実演するレポートでどう扱われ、将来の予約をどこで確認できるのかを尋ねてください。

例にキャンセルと返金を追加してください。数値は、レポートの集計基準に従って説明できる形で変わるはずです。説明できない場合は不一致を未解決のまま残し、その表示を判断に使う前に、記録単位での説明を求めてください。

重要な判断を支えるエクスポートを保管する

Smart Orderは、予約、宿泊者データ、チャネル実績、売上、稼働率のエクスポートに対応しています。レポート機能ホテルが必要とするレポートについて、使えるファイル形式と項目を尋ねてください。一般的なエクスポート機能があることだけでは、会計ソフトへの直接接続や法定報告の自動提出に対応しているとは言えません。

画面と並べて、サンプルのエクスポートを確認してください。施設、期間、フィルターを確かめ、合計値を予約や取引の記録までたどりましょう。オーナー自身が、実演担当者の私的なスプレッドシートに頼らず、同じ確認を繰り返せる必要があります。

レポートを日々の業務判断に結び付ける

稼働率が高いのに入金が少ない場合は、料金を変える前に未収残高と支払い時期を確認してください。あるチャネルの予約が多いのに実現した売上が低い場合は、表面上の予約量が利益を生むと決めつけず、キャンセルと費用を調べましょう。

スタッフがレポートの定義を説明し、例を照合し、確認に必要な明細をエクスポートできるなら、Smart Orderを選ぶ判断につながります。必要な会計基準や地域の義務への対応を実演で確認できない場合は、検討を続けてください。レポートで状況を把握できることは、会計上の要件をすべて満たすことと自動的に同じにはなりません。

架空の一日分の予約、後日の宿泊向けのデポジット、返金を用意してください。稼働率、客室売上、入金を別々に照合してもらい、必要なレポートを含むプランを確認しましょう。

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参考資料

• Smart Order：レポート分析