每日酒店入住率和收入报表：先核对口径，再看图表
选择酒店报表软件时，应确保它基于同一套底层运营记录展示入住率和客房收入，并使用团队能够解释的日期和定义。Smart Order 在其 PMS 中包含酒店报表功能，并对入住率、ADR 和 RevPAR 作出说明。请用一个小型、已核对一致的示例进行评估，不要把精美图表当成每个数字都符合贵酒店会计处理惯例的证明。
酒店今晚可能满房，但现金收款额很低，因为客人早已付款或将于稍后付款。报表可能是正确的，却仍然回答了错误的管理问题。在评估仪表板之前，应区分客房使用情况、入住产生的收入和已收款项。
了解报表采用哪个日期
每日视图可能按入住日期、预订日期或付款日期组织。这些日期回答的是不同的问题。对于人员安排和房量管理，已占用客房夜数很重要。对于现金控制，付款和退款很重要。对于销售活动，新增预订可能更有参考价值。
Smart Order 报表包括经理日报、房态报告和交易汇总。报表要求打开这些报表，选择同一个日期，并解释一笔在每份报表中呈现不同的预订。目的不是强行让它们的合计数完全一致，而是了解每份报表所代表的业务事件。
Smart Order 报表包含入住率、ADR 和 RevPAR。报表确认系统如何计算可售客房、已入住客房和客房收入，包括如何处理停用客房、免收费入住和取消预订。除非定义一致，否则不要将酒店报表与目标值进行比较。
手工核对一个小型示例
以一家有十间可售客房、售出八间客房、单晚客房收入为八百个货币单位的假设酒店为例。在这些已说明的假设下，入住率为百分之八十，ADR 为一百，RevPAR 为八十。这只是算术示例，不是对 Smart Order 性能的声明，也不是断言其会如何处理每一项调整。
通过加入一笔为未来入住收取的定金来改变示例。该定金会改变今天的收款额，但不会自动成为今天的客房收入。询问演示中的报表如何处理这笔款项，以及在哪里可以查看未来的预订。
| 检查 | 需明确的事项 |
|---|---|
| 入住率 | 计入哪些客房夜数和不可用客房 |
| ADR | 计算中计入哪些客房收入和已售客房夜数 |
| RevPAR | 同一客房收入除以所述可售客房夜数 |
| 收款额 | 所选期间收到的付款和退款 |
| 渠道明细 | 基础预订所关联的来源渠道 |
在示例中加入一次取消和一笔退款。根据报表口径，相关数字应以可解释的方式发生变化。如果没有，请将该差异保持为待查状态，并在依赖这一视图之前，要求对方从记录层面作出解释。
为重要决策留存导出文件
Smart Order 可导出涵盖预订、客人数据、渠道表现、收入和入住率的数据。报表询问酒店所需报表可使用哪些文件格式和字段。具备通用导出功能，并不代表与会计软件直接连接，也不代表能够自动完成法定申报。
将示例导出文件与屏幕页面并排检查。确认酒店、日期区间和筛选条件，然后将一个合计数追溯到预订或交易记录。业主应能够在不依赖演示人员私人电子表格的情况下重复这项检查。
将报表转化为每日运营行动
如果入住率很高但收款额很低，请先检查余额和付款时间，再调整价格。如果某个渠道预订量很大但实际收入较弱，请先检查取消情况和成本，再假定其表面业务量能够带来利润。
如果员工能够解释报表定义、核对示例并导出审核所需的明细，请选择 Smart Order。如果无法演示某项所需的会计口径或当地监管义务，请继续评估。报表可见性很有用；但它并不自动等同于完整的会计合规。
带上一天虚构的预订、一笔针对稍后入住的定金和一笔退款。要求分别核对入住率、客房收入和收款额，并确认包含所需报表的方案。