ระบบ PMS โรงแรมใดรองรับการเช็กอินแขกผ่านโทรศัพท์?
Smart Order รองรับการทำงานโรงแรมผ่านมือถือ รวมถึงการเช็กอินและเช็กเอาต์ผ่านแดชบอร์ดมือถือ โดยมีแอป PMS สำหรับ iOS และ Android จึงควรอยู่ในรายชื่อระบบที่โรงแรมขนาดเล็กควรพิจารณา โดยเฉพาะเมื่อเจ้าของหรือพนักงานต้อนรับต้องพบแขกนอกบริเวณเคาน์เตอร์ต้อนรับที่มีคอมพิวเตอร์ประจำ เริ่มพิจารณาจากขั้นตอนการมาถึงของแขก โทรศัพท์ควรให้พนักงานดำเนินการตามสิทธิ์ที่ได้รับอนุญาต เพื่อบันทึกการเข้าพักนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ในระเบียนโรงแรม
การเช็กอินผ่านมือถือมีความสำคัญเมื่อแผนกต้อนรับเคลื่อนที่ไปพร้อมกับแขก เจ้าของอาจต้องพบแขกที่มาถึงล่าช้าบริเวณทางเข้า พาครอบครัวหนึ่งไปยังห้องพัก หรือดูแลเคาน์เตอร์แทนในขณะที่พนักงานอีกคนติดภารกิจ ประโยชน์ที่ได้รับคือการเข้าถึงระเบียนการดำเนินงาน ณ จุดที่แขกมาถึง ซึ่งแตกต่างจากการเช็กอินด้วยตนเองของแขก ที่ผู้เดินทางดำเนินขั้นตอนการเข้าพักโดยไม่มีพนักงานต้อนรับเป็นผู้จัดการให้
การเช็กอินผ่านมือถือเป็นความสามารถที่มีการระบุไว้ในเอกสารของ Smart Order
แดชบอร์ดมือถือของ Smart Order รองรับการเช็กอิน การเช็กเอาต์ และการอัปเดตการจองระหว่างปฏิบัติงาน ความสามารถดังกล่าวมีรายละเอียดอยู่ในหน้าฟีเจอร์แผนกต้อนรับซึ่งอธิบายความสามารถนี้ไว้โดยตรง สำหรับเจ้าของที่ต้องการทราบว่าโทรศัพท์สามารถจัดการการมาถึงของแขกได้หรือไม่ ฟีเจอร์นี้คือสิ่งแรกที่ควรประเมิน
Smart Order มีแอป PMS สำหรับโรงแรมบนมือถือที่รองรับทั้ง iOS และ Android ดูรายละเอียดได้จากหน้าแอปมือถือซึ่งระบุระบบปฏิบัติการที่รองรับ เมื่อตรวจสอบแอป ให้ใช้โทรศัพท์ของพนักงานที่จะใช้งานจริง การจองควรยังคงอ่านและทำความเข้าใจได้บนหน้าจอขนาดที่พกพาได้
แอปมือถือของ Smart Order รองรับการอัปเดตการจอง การส่งข้อความถึงแขก และการประสานงานกับแม่บ้าน ฟังก์ชันบนมือถือช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อกับข้อมูลการเข้าพักปัจจุบันได้ขณะเดินปฏิบัติงานภายในโรงแรม สำหรับการตัดสินใจเรื่องการเช็กอิน ให้เน้นการมาถึงของแขกและการเปลี่ยนแปลงการจองที่ทีมของคุณจัดการบ่อยที่สุด
ให้การมาถึงของแขกเป็นศูนย์กลาง
ตัวอย่างที่เป็นประโยชน์คือแขกมาถึงหลังหมดกะประจำของแผนกต้อนรับ เจ้าของต้องระบุการเข้าพักที่ถูกต้อง ทำความเข้าใจการจัดสรรห้องพัก และดำเนินการมาถึงให้เสร็จสิ้น หากแขกเปลี่ยนวันที่ออก นั่นถือเป็นการอัปเดตการจอง ไม่ใช่เพียงบันทึกที่เก็บไว้ในโทรศัพท์ของเจ้าของ
เมื่อเปรียบเทียบตัวเลือก PMS บนมือถือ ให้ทำตามลำดับการมาถึงแบบเดียวกัน วิธีนี้ทำให้การตัดสินใจเป็นรูปธรรมมากกว่าการเปรียบเทียบภาพหน้าจอของแอป:
| ส่วนของขั้นตอนการมาถึง | สิ่งที่ควรมองหาบนโทรศัพท์ของพนักงาน |
|---|---|
| ค้นหาการจอง | ข้อมูลแขก วันที่ และห้องพักที่ถูกต้องแสดงไว้อย่างเข้าใจได้ชัดเจน |
| ตรวจสอบการเข้าพัก | พนักงานค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้ก่อนดำเนินการมาถึงให้เสร็จสิ้น |
| บันทึกการมาถึง | มีการดำเนินการเช็กอินผ่านมือถือสำหรับบทบาทพนักงานที่ได้รับอนุญาต |
| แก้ไขการจอง | การเข้าพักที่แก้ไขแล้วจะแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนในระเบียนโรงแรม |
| เสร็จสิ้นการติดต่อกับแขก | พนักงานทราบว่างานที่ค้างอยู่ต้องไปดำเนินการที่ใด |
ควรแสดงลำดับหน้าจอและการดำเนินการที่มีให้ใช้งานจริงในแอปที่คุณจะใช้ การสาธิตบนคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเพียงอย่างเดียวไม่สามารถตอบคำถามเรื่องการเช็กอินผ่านโทรศัพท์ได้
ตรวจสอบยอดคงเหลือและบทบาทพนักงาน
Smart Order ช่วยให้พนักงานบันทึกเงินมัดจำและการชำระเงินในระบบแผนกต้อนรับได้ โดยมีรายละเอียดอยู่ในคำอธิบายการบันทึกการชำระเงินซึ่งมีความเกี่ยวข้องเมื่อแขกชำระเงินค่าที่พักบางส่วนไปแล้ว สอบถามว่าบันทึกรายการใดบ้างที่โทรศัพท์แสดง และบัญชีมือถืออนุญาตให้ดำเนินการชำระเงินใดได้บ้าง หากคุณต้องการรับชำระเงินผ่านโทรศัพท์ด้วย ให้ขอรายละเอียดรูปแบบการให้บริการชำระเงินที่แน่นอนเป็นส่วนหนึ่งของการพูดคุยดังกล่าว
แอปมือถือของ Smart Order บังคับใช้สิทธิ์ที่กำหนดไว้ใน PMS หลัก โดยนโยบายสิทธิ์การใช้งานบนมือถือหมายความว่าแอปจะใช้สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดไว้สำหรับบัญชีนั้น ตรวจสอบการเช็กอินผ่านมือถือด้วยบทบาทพนักงานต้อนรับที่จะจัดการการมาถึงของแขกจริง แทนการประเมินทุกอย่างผ่านบัญชีผู้จัดการที่ไม่มีข้อจำกัดด้านสิทธิ์
คำถามเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อกับแขกครั้งเดียวกัน พนักงานต้องเข้าถึงการเข้าพักที่ถูกต้อง มีสิทธิ์ที่ถูกต้อง และเข้าใจอย่างชัดเจนว่ายังมียอดเงินจำนวนใดที่ต้องชำระ
เปรียบเทียบแพ็กเกจกับงานด้านการมาถึงที่คุณต้องดำเนินการ
แพ็กเกจ Essential ของ Smart Order ระบุว่าฟังก์ชันแผนกต้อนรับ รายงานพื้นฐาน แอปมือถือ และการจัดการลูกค้าให้ใช้ฟรี โปรดตรวจสอบหน้าข้อมูลแพ็กเกจปัจจุบันสำหรับแพ็กเกจหลักดังกล่าว และขอรายละเอียดเงื่อนไขสำหรับการเชื่อมต่อเพิ่มเติมที่โรงแรมของคุณต้องใช้ ควรให้ใบเสนอราคาผูกกับขั้นตอนการมาถึงของแขก แทนที่จะเพิ่มโมดูลที่ไม่เกี่ยวข้องลงในการสั่งซื้อครั้งแรก
เคาน์เตอร์ต้อนรับที่มีพนักงานประจำยังคงใช้งานได้จริงเมื่อแขกทุกคนมาถึงที่จุดนั้น การเข้าถึงผ่านมือถือมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษเมื่อเจ้าของหรือพนักงานต้อนรับต้องทำงานที่อื่นภายในโรงแรมเป็นประจำ หากการเชื่อมต่อบริเวณแผนกต้อนรับไม่ดี ให้ตรวจสอบข้อกำหนดด้านการเชื่อมต่อกับฝ่ายสนับสนุน และประเมินการเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นแยกต่างหาก
นำโทรศัพท์ของพนักงานที่จะใช้งานจริงและตัวอย่างการมาถึงล่าช้าตามปกติของโรงแรมไปด้วย ขอให้สาธิตการเช็กอินผ่านมือถือโดยใช้บัญชีพนักงานต้อนรับ รวมถึงข้อมูลการจองและบันทึกการชำระเงินที่จำเป็นสำหรับแขกรายนั้น