1. 「数百のチャネルに対応」という一般的な説明だけで判断せず、各OTAとの接続が、自施設の所在国、施設タイプ、アカウントに対応しているかを確認します。
2. 予約、変更、キャンセル、料金、販売制限、税金、客室在庫をそれぞれ個別にテストします。
3. プロモーションやOTAが代金を回収する予約の情報が、ホテルスタッフにどのように表示されるかを確認します。
4. 導入支援、問題発生時のエスカレーション、稼働開始後の検証も、導入判断の基準に含めます。
アジア市場での販売に利用するチャネルマネージャーには、多数のOTAへ販売可能な客室数を送信する以上の機能が求められます。Agoda、Trip.com、Traveloka、楽天トラベルは、集客元の市場によって重要性が異なります。また、ホテルのアカウントごとに、料金プラン、決済条件、通貨、プロモーション、接続方式が異なる場合があります。
安心して導入するには、実際に使用しているOTAアカウントと日々の業務フローを起点に検討することが大切です。このチェックリストを使って、接続できる範囲、双方向で連携されるデータ、各OTAの管理画面で引き続き対応が必要な作業、そして初回の実予約を安全に処理できることをベンダーがどのように実証するかを確認しましょう。
1. 各OTAとの具体的な接続条件を確認する
Agoda、Trip.com、Traveloka、楽天トラベルへの対応状況を、それぞれベンダーに確認しましょう。自施設の所在国、施設タイプ、OTAアカウントについて、書面で回答を得てください。ある市場や契約プランで利用できる接続が、すべての地域やプランで利用できるとは限りません。
直接接続なのか、別の接続パートナーを経由するのか、あるいはカレンダー上の空室状況の連携に限られるのかを明確にしましょう。新規施設、既存の掲載施設、複数施設を管理するアカウントに対応しているかも確認してください。
Smart Orderのチャネルマネージャーは、Agoda、Trip.com、Traveloka、楽天トラベルに対応し、予約、客室料金、空室状況を一つの業務フローで管理できます。導入時には、各OTAの客室タイプと料金プランをホテル管理システム内の正しいデータに紐付け、その後、条件を管理したテスト予約で各接続を検証しましょう。
2. 予約の取り込みと料金・客室在庫の同期を分けて確認する
ベンダーがOTAとの接続に対応していると説明していても、業務フローの一部しか連携できない場合があります。チャネルマネージャーが、新規予約、変更、キャンセル、宿泊者情報、宿泊人数、食事条件、特別なリクエスト、決済に関する指示を受信できるか確認しましょう。
次に、ホテル側から送信できる情報を確認します。対象は、空室状況、基本料金、宿泊人数に応じた料金、基本料金から算出される派生料金、販売停止の指示、最低宿泊日数、チェックイン日・チェックアウト日の制限です。接続経由で更新できない項目は記録し、稼働開始後も手作業が必要な業務をスタッフが把握できるようにしましょう。
更新に失敗した場合の処理も確認してください。ホテルには、エラーを確認できる表示と明確な復旧手順が必要です。一部の客室や料金プランの更新が拒否されていても、それを見落とすような「最終同期成功」という表示だけでは不十分です。
3. 客室と料金プランの紐付けをテストする
各OTAで有効になっているすべての客室タイプと料金プランの一覧を用意しましょう。ベンダーには、それぞれをホテル管理システム内の正しい商品に紐付けてもらい、未設定または無効な商品がどのように表示されるかを確認してください。
似た名称には注意が必要です。「デラックスキング」「デラックスダブル」、朝食付きプランは、スタッフには違いが明らかでも、システム上では異なる客室、宿泊人数、料金コードとして扱われる場合があります。紐付けを誤ると、別の客室在庫が差し引かれたり、ホテルが提供できない条件で予約を受けたりするおそれがあります。
連携先のホテルPMSには、フロントデスクで確認できるよう、OTAの予約確認番号、予約元、客室タイプ、料金プラン、宿泊日、料金、現在の予約状況が保持されている必要があります。
アジアのOTA予約を一つのホテルカレンダーに集約
フロントデスクが毎日使う同じ画面で、各チャネルの予約、紐付け済みの客室、客室料金、空室状況をまとめて管理できます。
4. アジアのOTAにおける料金設定とプロモーションの運用を確認する
どの料金をチャネルマネージャーから送信し、どのプロモーションをOTAの管理画面で管理するのかを確認しましょう。会員限定、モバイル限定、地域限定、早期予約、直前予約、キャンペーン、クーポン、パッケージなどの特典により、ホテルが基本料金を送信した後に、宿泊者向けの最終料金が変わる場合があります。
宿泊人数に応じた料金設定、子どもの宿泊条件、追加人数料金、朝食の追加料金、税金、サービス料、通貨への対応を確認してください。料金差をすべて同期エラーと捉えることなく、ホテル側で最終料金の内訳を説明できる状態にしておく必要があります。
標準的な返金可能プランと、自施設で最も重要な派生料金プランまたはプロモーションプランをテストしましょう。基本料金の変更によって、変更対象外のパッケージ料金が誤って変わったり、割引が二重に適用されたりしないことを確認してください。
5. 客室在庫管理とオーバーブッキング防止機能を確認する
最終的な販売可能客室数を管理するシステムを明確にしましょう。ホテル管理システムがその数を管理しているのであれば、スタッフが日常的に四つのOTA管理画面で個別に客室数を更新する運用は避けるべきです。全チャネルで共有する客室在庫、特定の客室の割り当て、特定のOTA向けに確保した在庫、チャネルごとの販売上限を、接続機能がどのように扱うか確認してください。
残り一室の状況をテストしましょう。条件を管理したテスト予約を行い、ホテル管理システムが予約を受信し、他の接続済みチャネルで最後の一室の販売が停止されることを確認します。変更とキャンセルでもテストを繰り返し、解放された客室在庫が一度だけ戻ることを確認してください。
更新が遅延した場合、接続が一時的に利用できない場合、管理者が客室在庫を手動で変更した場合、OTAの管理画面で直接編集した場合の処理を確認しましょう。ベンダーには、スタッフがどの客室数を基準に判断すべきか、オーバーブッキングがフロントデスクの対応案件になる前にどこで警告を確認できるかを説明してもらってください。
6. 決済と精算に関する情報を把握する
チャネルマネージャーが決済処理も担うとは限りません。OTAが代金を回収する場合、ホテルが代金を回収する場合、バーチャルカードや精算に関する指示が適用される場合に、予約情報へ何が表示されるか確認しましょう。
機密性の高い決済データを保護しつつ、フロントデスクには宿泊者への二重請求を防ぐために十分な情報が表示される必要があります。経理担当者は、OTA予約を手数料、入金、返金、調整の記録と照合できることが求められます。
Agoda、Trip.com、Traveloka、楽天トラベルで同じ業務フローが使えるとは限りません。自施設の契約と対象市場で実際に適用されている決済方式を確認してください。
7. 言語、タイムゾーン、現地業務への対応を比較する
アジア市場での販売では、複数の通貨、言語、タイムゾーンを扱う場合があります。宿泊日、予約日時、キャンセル期限、サポート履歴に、どのタイムゾーンが適用されるか確認しましょう。宿泊者名や特殊文字がホテル管理システムにどのように表示されるかも確認してください。
導入支援と緊急サポートの対応時間・対応言語を確認しましょう。自施設の夕方の勤務時間帯に予約の取り込みが失敗しても、ベンダーの本社では営業時間外である可能性があります。予約の未取り込み、客室在庫の不整合、広範囲に及ぶ接続障害について、エスカレーションの連絡先と想定される対応時間を確認してください。
複数施設を運営するグループでは、ユーザーが別の施設を誤って編集することなく、複数のホテルを確認できるかを確かめましょう。
8. 稼働開始前に実際の予約テストを必須とする
紐付け設定のスクリーンショットだけで、接続が完全に機能していると判断しないでください。ホテルが利用を予定しているすべてのOTAで、条件を管理したテスト予約を行いましょう。業務への影響が小さい客室と日程を選び、予約元、客室、料金プラン、宿泊人数、料金、税金、代金の回収担当、宿泊者情報が正しい状態で、予約がホテル管理システムに一度だけ取り込まれることを確認してください。
OTAで可能な範囲で宿泊日または客室を変更し、その後、予約をキャンセルしましょう。各段階で客室在庫が正しく変動することを確認します。通常の管理元から料金と販売制限の更新を送信し、宿泊者向けの画面に正しく反映されるかを検証してください。
テスト後は、ホテルのレポート与分析を使い、予約が正しいチャネルに分類され、稼働率と売上に正しく反映されていることを確認しましょう。
9. 契約条件と運用の作業負担を照らし合わせる
初期設定費用、チャネルごとの料金、予約ごとの手数料、サポートプラン、紐付け設定の支援、契約期間、解約条件を確認しましょう。後から施設、客室タイプ、OTAを追加する際に、追加費用が発生するかも確認してください。
最も安いチャネルマネージャーでも、スタッフが販売制限を手動で更新し続けたり、取り込まれていない予約を照合したり、紐付けの変更ごとに有料サポートが必要になったりすると、総コストが高くなる場合があります。月額料金と、接続の信頼性を維持するために必要な作業時間を合わせて比較しましょう。
データのエクスポート方法と、解約した場合に将来の予約がどう扱われるかを確認してください。販売管理ソフトを変更しても、ホテルの業務記録を引き続き利用できることが大切です。
よくある質問
チャネルマネージャーの接続機能は、アジアのすべてのOTAで同じように動作しますか？
いいえ。対応する予約項目、料金、販売制限、決済、プロモーション、導入方法は、OTA、市場、施設のアカウントによって異なる場合があります。
対応チャネル数が最も多いベンダーを選ぶべきですか？
対応数だけで判断するべきではありません。実際に予約を獲得している、または獲得が見込まれるチャネルへの対応が確認できていることを優先し、そのうえで各接続の対応範囲と信頼性をテストしましょう。
チャネルマネージャーでOTAのプロモーションを管理できますか？
基本となる料金と空室状況は管理できても、会員限定、モバイル限定、キャンペーン、クーポンなどのプロモーションは、OTAの管理画面で管理する場合があります。各チャネルで、どちらが何を管理するのかを確認してください。
オーバーブッキング防止機能は、どのようにテストすればよいですか？
残り一室の状況で条件を管理したテスト予約を行い、予約がホテル管理システムに一度だけ取り込まれることと、他の接続済みチャネルで最後の一室の販売が停止されることを確認します。その後、変更とキャンセルに伴う客室在庫の変動をテストしてください。
楽天トラベルをチャネルマネージャーに接続する前に、何を準備すればよいですか？
紐付け設定の前に、楽天トラベルで有効になっている客室タイプ、料金プラン、料金、客室在庫の管理設定、決済に関する指示、既存の将来予約を確認しましょう。設定後は、条件を管理した予約、変更、キャンセルのテストを行い、一連の処理がホテル管理システムに正しく反映されることを確認してください。
