1. Booking.comペイメント対象の予約と、ホテルに直接支払われる予約を分けます。
2. 各入金またはバーチャルカードの金額を、該当する予約番号と照合します。
3. コミッション、税金、手数料、返金、調整額をそれぞれ個別に照合します。
4. 最終的な入金合計を、銀行口座への入金またはカード決済の精算額と照合します。
5. 数字を無理に合わせるために客室売上を変更せず、未解決の差額は未処理のまま管理します。
Booking.comの入金照合では、ゲストの予約合計額と銀行口座への入金額を直接比較すると、混乱が生じます。それぞれの金額が異なる内容を表している場合があるためです。
予約合計額は、ゲストが宿泊に対して支払う金額を示します。一方、ホテルが受け取るのは、控除後の純入金、コミッションが別途請求される総額入金、バーチャルカードによる支払い、またはゲストが宿泊施設へ直接支払うためBooking.comからの入金が発生しないケースなどです。
最も簡単な方法は、1件の予約について、Booking.comの記録から支払い、コミッション、銀行、ホテル管理システムまで順に追跡することです。各予約を正しく処理すれば、入金バッチの締め作業も大幅に効率化できます。
最初に、ゲストの代金を誰が回収したかを確認する
予約を開き、支払いに関する指示を確認します。宿泊施設の全予約が同じ支払い方法だと決めつけず、予約ごとに確認してください。
「Booking.comペイメント」対象の予約では、Booking.comがゲストから該当する代金を回収し、その予約に設定された銀行振込やバーチャルカードなどの方法で宿泊施設へ支払います。
「現地払い」の予約では、ホテルがゲストから代金を回収します。Booking.comからコミッションの請求書が発行される場合はありますが、ゲストの宿泊代金がBooking.comからホテルへ入金されることはありません。
これは照合作業で最も重要な違いです。ホテルが回収すべき予約に対して経理担当者がBooking.comからの入金を想定すると、実際にはゲストの未収残高が問題であるにもかかわらず、予約が未払いに見えてしまいます。
予約に表示されている支払い方法、通貨、チェックイン時に宿泊施設が回収する必要のある金額を記録します。
純入金と総額入金をわかりやすく理解する
「純入金」とは、Booking.comがコミッションや記載されたその他の費用を差し引いたうえで、ホテルへ支払う方式です。そのため、銀行への入金額は予約金額より少なくなる場合があります。
「総額入金」とは、コミッションがその支払いから差し引かれず、ホテルが該当する入金額を受け取る方式です。コミッションは通常、宿泊施設の請求書またはアカウント残高を通じて別途処理されます。
たとえば、コミッション対象額が500ドル、コミッションが75ドルの予約を考えてみましょう。純入金方式でほかに控除がない場合、入金予定額は425ドルです。総額入金方式の場合、ホテルは500ドルを受け取り、75ドルのコミッションを別途計上します。
この例は、あくまで計算方法を示したものです。実際の予約には、税金、宿泊施設が回収する料金、決済手数料、返金、調整額などが含まれる場合があります。すべての予約に同じ計算式を当てはめず、各予約と入金に表示されている金額を使用してください。
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7つのステップで予約ごとに照合する
- 確定済みの予約を開きます。 予約確認番号、宿泊日、ステータス、通貨、客室料金、税金、手数料、割引、ゲストの支払い総額を記録します。
- 支払い方法を確認します。 Booking.comが代金を回収したのか、ホテルが回収する予定だったのかを特定します。
- その後の変更を確認します。 キャンセル、宿泊日数の短縮、ノーショー、返金、料金免除、料金変更を確認します。
- ホテルが受け取る金額を記録します。 Booking.comに宿泊施設への支払額として表示されている金額、またはホテルがゲストから回収すべき金額を使用します。
- コミッションとその他の控除額を記録します。 コミッション、決済手数料、源泉徴収された税金、調整額を別々の行に記録します。
- 支払いを照合します。 予約を銀行振込の参照番号、バーチャルカードによる支払い、またはホテル管理システム内のゲスト支払いと紐付けます。
- ホテル管理システムと会計記録を照合します。 客室売上、税金、コミッション費用、売掛金、現金が正しい期間に計上されていることを確認します。
最終的な銀行入金額が妥当に見えるという理由だけで、差額を処理済みにしないでください。各予約について支払いの流れが明確であり、説明できない残高がないことを確認する必要があります。
銀行振込による入金を照合する
銀行への入金には、複数の予約や調整額が含まれる場合があります。まずBooking.comの入金明細または財務画面を確認し、入金参照番号、通貨、入金日、対象予約、控除額、合計額を記録します。
各予約番号を確定済みの予約記録と照合します。その後、記載されているコミッション、費用、返金、調整額を加味します。計算したバッチ合計は、銀行記録と比較する前にBooking.comの入金額と一致している必要があります。
次に、入金参照番号と金額を銀行への入金と照合します。銀行側の金額が異なる場合は、受取銀行による手数料の控除、通貨換算、異なる起算日の使用、振込の分割がなかったかを確認してください。
銀行手数料や為替差額は、Booking.comのコミッションと分けて処理してください。分けずに処理すると、会計仕訳の合計が一致していても、チャネルコストのレポートが不正確になります。
バーチャルカード予約を照合する
バーチャルカードによる予約では、予約番号を承認済みのカード金額およびホテルが実際に決済した金額と照合します。
有効化日、通貨、現在の利用可能額、カードがすでに一部または全額決済されているかを確認します。決済が拒否されても、必ずしも入金がなくなったわけではありません。カードがまだ有効化されていない、請求額が高すぎる、または以前の決済ですでに残高の一部が使用されている可能性があります。
カード番号全桁やセキュリティコードを、スプレッドシート、メール、ホテル管理システムの一般メモに保存しないでください。照合記録には、予約参照番号、予定額、決済額、日付、決済代行会社の参照番号のみを保存します。
予約が変更またはキャンセルされた場合は、再度決済を試みる前にカードの利用可能額が変更されていないか確認してください。
現地払いの予約は個別に処理する
ゲストがホテルに支払う場合は、予約をホテル管理システムのフォリオ、デポジット、カード決済、現金受領、返金、または承認済みの貸倒処理と照合します。その後、Booking.comのコミッションをホテルの費用または買掛金として個別に照合します。
Booking.comからの入金が不足している予約として処理しないでください。宿泊施設が代金を回収する場合、宿泊料金についてプラットフォームからの入金は発生しません。
ゲストからの支払いが未収のままか、キャンセル料またはノーショー料金が適正に請求されたか、最終金額が宿泊施設の契約およびBooking.comの記録上で引き続きコミッション対象となるかを確認します。
月末には、Booking.comのコミッション請求書または明細を、最終的に対象となる予約と照合します。キャンセルまたは変更されたにもかかわらず、当初のコミッション額が表示されている予約を調査してください。
金額が一致しない主な理由
入金額が予約合計額より少ない
純入金かどうかを確認します。その後、コミッション、決済手数料、別途回収または源泉徴収された税金、返金、調整額を確認してください。
1件の銀行入金額が1件の予約金額より多い
その入金には複数の予約が含まれている可能性があります。金額を比較する前に、入金参照番号と対象予約の一覧を照合してください。
当初の支払い計算後に予約が変更された
宿泊日数の短縮、キャンセル、返金、料金免除によって、後日調整が発生する場合があります。当初の取引と修正取引を同じ予約確認番号に紐付けて管理してください。
コミッションが予想より高い
最終的なコミッション対象額、契約上の料率、ステータス、キャンセル料またはノーショー料金、異なる取引条件が適用されるプログラムへの参加状況を確認します。銀行入金額からコミッションを計算しないでください。
ホテル管理システムの売上がゲストの支払い総額と一致しているが、入金は純額になっている
これは正しい場合があります。客室売上、コミッション費用、税金、Booking.comへの売掛金、現金精算は、それぞれ異なる会計項目です。純現金入金額に合わせるためだけに客室売上を減額しないでください。
銀行入金額と入金予定額にわずかな差がある
通貨換算、決済代行手数料、受取銀行の手数料、起算日を確認します。差額はコミッションと分けて記録してください。
正しい会計期間を使用する
宿泊日、入金日、銀行取引日、コミッション請求書の日付が、それぞれ異なる月になる場合があります。ホテルの方針で定められた会計処理を選択し、現金とコミッションの精算が完了するまで、Booking.comへの売掛金または買掛金を未処理として管理します。
銀行照合を簡単にするためだけに、客室売上を入金月へ移さないでください。稼働率、ADR、月間売上、チャネル別収益性が歪むおそれがあります。
Booking.comの予約確認番号を、ホテル管理システム、入金明細、銀行記録、会計仕訳に共通する参照番号として使用します。バッチの場合は、対象となるすべての予約と銀行入金を結び付ける参照情報として、入金参照番号も追加してください。
Booking.comの現在の支払い情報では、予約金額、現地で回収する金額、入金額、コミッションと費用、入金ステータス、銀行振込またはバーチャルカードの詳細が区別されています。公式概要では、支払いの詳細が通常の現地払い予約ではなく、Booking.comペイメント対象の予約に適用されることも明記されています。
差額を隠さずに月次締めを行う
照合できない予約については、例外リストを作成します。各項目に、予約確認番号、宿泊日、支払い方法、ホテルの予定受取額、実際の支払い額、コミッション、差額、理由、担当者を記載してください。
未解決のBooking.comへの売掛金、コミッションの買掛金、銀行差額には、一時的な仮勘定を使用します。月次締めを完了させるためだけに、説明できない金額を客室売上へ直接計上したり、手動で割引を作成したりしないでください。
予約とBooking.comの入金、入金と銀行、ゲストの支払いとホテル管理システムのフォリオ、コミッション明細と最終的な宿泊内容のうち、差額がどこで生じているかを特定してから問題をエスカレーションします。これにより、サポート担当者や経理担当者が解決すべき問題を具体化できます。
Smart Orderの決済ソリューションを活用すれば、ホテルは予約の決済業務と運営上の回収状況を連携して、効率的に管理できます。
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よくある質問
Booking.comからの入金額は、ゲストの支払い総額と一致する必要がありますか？
必ずしも一致するとは限りません。入金額はコミッションや費用を差し引いた純額である場合があり、一部の税金や手数料は別途回収されることもあります。予約ごとの入金情報を使用してください。
すべてのBooking.com予約で入金が発生しますか？
いいえ。ゲストが現地で支払う場合はホテルが代金を回収し、Booking.comのコミッションを別途計上します。
1回の銀行振込に複数の予約が含まれることはありますか？
はい。銀行への入金額を1件の予約と比較する前に、入金参照番号と対象予約の一覧を照合してください。
コミッションは銀行入金額から計算すべきですか？
いいえ。最終的なコミッション対象の予約金額と、宿泊施設の契約条件を使用してください。銀行入金には複数の予約やその他の差額が含まれる場合があります。
説明できない差額がある場合、経理担当者はどうすべきですか？
予約確認番号と根拠資料を添えて、未処理のまま管理してください。理由が判明し、承認されるまでは客室売上を変更しないでください。
