1. 入金予定額と実際の入金額を比較する前に、予約の最終的な処理結果を照合します。
2. キャンセルでも料金が発生する場合があり、報告済みのノーショーでも料金が免除される場合があります。ステータスと金銭面の決定を両方記録します。
3. ゲストへの返金、ホテルでの代金回収、Expediaによる調整、ホテル管理システムでの修正は、それぞれ別の処理として記録し、対応する参照番号で紐付けます。
Expedia Collectの照合は、ゲストが来館しなかった場合、直前にキャンセルした場合、または承認済みの返金が発生した場合に複雑になります。Expediaから支払われる金額が変更されていても、ホテルの記録には当初の予約総額が残っていることがあります。
Expedia Collectでは、Expediaが対象となる予約代金を旅行者から回収し、合意済みの取り決めに従って宿泊施設に支払います。ここでは、変更された予約や実際の宿泊に至らなかった予約の処理を説明します。まず予約が最終的にどう処理されたかを確認し、次にホテルが受け取る権利のある金額を確定して、資金の流れを追跡します。
Expedia Collectの最終記録を整える
対象予約の最新情報をPartner Centralとホテル管理システムで開きます。施設、Expedia予約ID、ホテル側の参照番号、日程、客室、通貨を照合します。当初の予約記録と、最新の確定した処理結果を併せて保管します。
当初の予約金額、最終的な請求料金または宿泊金額、Expediaがホテルに回収または受領するよう指示した金額、実際に回収した金額の4つを区別します。それぞれの金額が示す内容は異なります。キャンセル通知は宿泊ステータスの変更を示しますが、それだけでは返金や支払いが行われた証拠にはなりません。
この予約の送金指示を確認します。更新版のExpedia Collectでは、施設への精算額とは異なる場合でも、旅行者向けの予約総額が表示されることがあります。ホテル管理システムに取り込まれた総額を、常に手取りの支払額とみなさないでください。また、元の記録が手数料控除前の総額に見えるという理由だけで、手数料を二重に差し引かないでください。
予約に変更があった場合は、差額の理由を簡潔に記録します。「Expediaとの不一致」よりも、「3泊から1泊に変更、2泊分は免除、変更後の支払額は確認待ち」のほうが役立ちます。変更の承認者と、Expediaも同じ金銭面の処理結果を確認しているかを明記します。
ノーショーやキャンセルを料金の決定内容と照合する
ゲストが来館しなかった場合
ノーショーとして記録する前に、フロントに未到着であることを確認します。到着遅延のメッセージ、セルフチェックインの履歴、承認済みの日程変更を確認してください。複数室の予約では、実際に利用されなかった客室を特定します。
その予約で利用できるPartner Centralの手続きに従って、正しい処理結果を報告し、確認記録を保管します。対象予約に表示される選択肢と期限を確認し、他のチャネルの報告期限を適用しないでください。必要な操作ができない場合は、予約参照番号を添えて速やかにサポートを依頼します。
次に、予約時のポリシーと承認済みの例外対応に基づき、料金を請求するのか、減額するのか、免除するのかを確定します。到着予定者リストからゲストを削除する際に、未精算残高を自動的に全額取り消さないでください。同様に、当初の総額であるという理由だけで、宿泊全体の金額を回収可能な客室売上として残さないでください。
ゲストがキャンセルした場合
キャンセル日時を、予約時に適用されたポリシーと照合します。キャンセル料が引き続き発生するか、例外対応が承認されているかを確認してください。確定したポリシーと表示されている最終金額が一致しない場合は、証拠を保管します。
ゲストから無料キャンセルの依頼があっただけでは、料金免除が承認されたことにはなりません。責任者の承認についても、経理がその内容を根拠に処理する前に、プラットフォーム上の処理結果へ反映されている必要があります。運営上の決定と、その内容を送信した際の確認記録を併せて保管します。
フロントがホテル管理システムを更新しても、経理が当初の宿泊金額を使い続けていると、ホテルの回収予定額が誤ってしまいます。Smart Orderでは、チャネル経由の予約をホテルのフロントデスク業務画面で管理でき、スタッフは最新の予約内容を確認し、確定した料金の決定内容を記録できます。経理も同じ記録を参照して、変更後の残高を確認できます。
確定した予約の処理結果を経理と共有
予約変更と対応メモをまとめて管理。ノーショーやキャンセルの残高を、正しい宿泊記録に基づいて確認できます。
変更後の支払いと返金を追跡する
処理結果が確定したら、支払いまたは送金の詳細を再度開きます。施設が回収できる最新の金額、すでに受領した金額、Expediaから返還や調整を求められているかを確認します。ホテル管理システムに保存されているという理由だけで、変更前のバーチャルカード金額を決済しないでください。
代金を回収しておらず、ホテルが最終的に受け取る権利のある金額もゼロの場合は、Expediaに対する未収残高がホテルの記録に残っていないことを確認します。料金が発生する場合は、その料金を確定額として別途記録し、最新の支払い指示に従います。客室が利用されなかったからといって、金銭面の結果も必ずゼロになるとは限りません。
変更前に代金を回収済みの場合
成功した決済を予約と紐付け、変更後に受け取る権利のある金額と比較します。承認された手順に従って返還または相殺する金額を特定してください。画面上の数字を合わせるために元の支払いを削除しないでください。経理では、回収と修正の両方を確認する必要があります。
例えば、ホテルが300ユーロを回収した後、キャンセルが承認され、受け取る権利のある金額が90ユーロに変更されたとします。差額の210ユーロについては、返金または調整の結果を記録する必要があります。元の支払いの参照番号を変更して、この差額が記録から消えるような処理をしてはいけません。
ゲストへの返金が承認された場合
対象となるゲストの支払いを誰が回収し、誰が返金を実行する必要があるかを確認します。Expediaが回収した客室代金については、Expediaの該当する予約手続きを通じて返金を依頼します。Expediaとの取り決めに沿って資金を返還するのに加えて、ゲストへ別途返金しないでください。
現地での請求は分けて管理します。ホテルが駐車料金を直接回収した場合、その返金はホテル側の取引として処理します。そのため、客室代金の返金と駐車料金の返金では、参照番号や完了日が異なる場合があります。
後日調整が行われる予定の場合
問い合わせの参照番号、金額、通貨、予定されている修正方法を記録します。調整が反映されたら、計上前に元の例外処理と照合します。後日の明細に記載された調整を、費用として二重計上したり、新たな理由不明の控除として扱ったりしないようにします。
ホテルで一元化された決済記録を利用している場合は、関連する回収と返金の結果を保管します。ホテル管理システムの外部で処理した支払いについては、外部取引の参照番号を照合資料と併せて保管します。承認と完了は、区別できる状態にしておきます。
二重計上を避けてホテルの記録を更新する
各例外処理は、一定の順序で照合します。目指すのは、すべての画面で合計額を一致させることではなく、最終的な精算状況を追跡できる状態にすることです。
- 最終的な宿泊ステータスと、その予約で合意された請求料金または料金免除を確認します。
- ホテルへの最新の支払予定額と、別途支払われる現地請求分を確認します。
- 取引または送金の参照番号を使い、ホテルで回収が完了した代金を照合します。
- 承認済みの返金、資金返還、Expediaによる調整を、それぞれの完了証憑とともに記録します。
- ホテルの承認された会計手順に従い、ホテル管理システムの残高と売上区分を修正します。
- 銀行入金を照合し、未解決の項目には担当者と確認日を設定して記録を残します。
ホテルの会計方針に従い、実際の宿泊分、キャンセル料またはノーショー料金、税金、販売手数料、決済処理費用、現預金を区別します。利用されなかった客室に対して料金を受け取っても、稼働室泊数を増やしてはいけません。実際の宿泊として記録しなくても、予約の金銭的な精算を完了することはできます。
同様に、客室を在庫に戻すことと、支払いを返金することは別の処理です。予約更新後は、残りの日程と客室数を確認します。会計記録が正しいからといって、該当日の客室が適切に再販売されているとは限りません。
ホテルのレポート与分析を活用して、ホテル側の予約金額、請求料金、回収額を比較します。精算差額は、ゲストが支払った金額とは分けて確認します。すべてを理由のわからない単一の最終総額に置き換えず、当初の予約と調整履歴を参照できる状態にしておきます。
合計額の一致だけでなく、証拠に基づいて例外処理を完了する
Expediaではキャンセル済みなのに、ホテル管理システムでは宿泊扱いのままになっている
ホテルの記録を修正する前に、予約IDと最新の更新内容を確認します。引き続き請求対象となる料金は残してください。宿泊済みとしての計上を取り消す際は、適切な運営手順と会計手順に従います。
ホテル管理システムでは返金済みなのに、返金の実行を確認できない
実際の返金または調整の参照番号を確認します。予約メモや責任者の承認だけでは、資金が動いた証拠にはなりません。未完了の対応に担当者を割り当て、最初の依頼の状況が判明するまでは、追加の返金を行わないでください。
入金予定額が当初の総額のままになっている
最新の料金の決定内容と、現在の送金指示を比較します。プラットフォームへの更新反映待ちなのか、ホテルの記録が古いのか、金額について実際に見解の相違があるのかを確認します。銀行入金額に合わせることだけを目的に売上を変更し、差額を見えなくしないでください。
銀行入金額がカードでの回収額を下回っている
決済処理手数料、まとめて精算された取引の内訳、入金時期を確認します。90ユーロの回収が成功し、銀行への差引入金額が88.20ユーロだった場合、別途確認された1.80ユーロの手数料で差額を説明できます。これは、Expediaが承認済みの受取額を減額した場合とは異なります。
処理を完了する前に、その案件を担当していない人でも理解できる記録に整えます。最終ステータス、請求または免除された料金、ホテルでの代金回収、返金または調整、銀行入金状況を説明できるようにしてください。いずれかの段階が未解決の場合は、予約全体を完了扱いにせず、次に行う対応を記録します。
よくある質問
Expedia Collectの予約がキャンセルされると、ホテルへの支払いは必ずなくなりますか？
いいえ。キャンセルでも料金が発生する場合と、全額免除される場合があります。予約時のポリシー、承認済みの例外対応、現在の支払い指示を確認してください。
ゲストがExpediaに支払った客室代金を、ホテルから直接返金すべきですか？
Expediaが回収した客室代金には、該当するExpediaの返金手続きを利用してください。ホテルが現地で回収した料金は別に処理し、二重返金を避けます。
ノーショー料金は、実際に宿泊した場合の客室売上と同じですか？
ホテルの会計方針に従い、料金の区分と稼働室泊数を区別してください。料金を受け取ったからといって、ゲストが宿泊したことにはなりません。
ホテル管理システムの総額が、Expediaからの支払予定額と異なるのはなぜですか？
精算の取り決め、承認済みの変更、控除、別途請求される料金を確認してください。更新版のExpedia Collectでは、旅行者が支払う総額が表示される一方、精算は送金指示に従って行われる場合があります。
経理でキャンセル予約の処理を完了するには、どのような証拠が必要ですか？
確定した処理結果、料金の決定内容、変更後の支払い指示、確認済みの回収と修正の記録、および銀行入金の照合結果、または未照合の場合の担当者の指定が必要です。キャンセル済みというステータスだけでは不十分です。
