1. コミッション総額や残高を確定する前に、Hostelworldの予約を1件ずつ照合します。
2. 予約時のデポジットと、ゲストがホステルに支払うべき残額を分けて管理します。
3. キャンセルとノーショーを、元の予約に適用されたポリシーと照合します。
4. 計上時期の差異や異議申立ては、月次残高を無理に一致させず、未解決項目として明示的に繰り越します。
Hostelworldの精算照合は、月次合計ではなく、予約1件ごとに行うことから始まります。ホステルは、予約金額、デポジット、ゲストの未払残高、キャンセル状況、ノーショー料金、返金、コミッションが、ホテル管理システムと会計帳簿に記録された金額へどのように反映されたかを明確にする必要があります。
「精算」という言葉は誤解を招くことがあります。ホステルが宿泊料金の一部をゲストから直接回収する一方で、Hostelworldは施設との契約に基づき、デポジットやその他の予約金額を取り扱う場合があるためです。また、キャンセルされた予約は、料金プランやキャンセル期限によって処理結果が異なります。
各計算では、施設が締結した契約条件と個別の予約確認書を根拠資料として使用してください。他のホステルのコミッション率を適用したり、すべてのキャンセルであらゆる請求が取り消されると判断したりしないでください。
照合前に各金額を定義する
予約された宿泊料金の総額、予約時に回収されたデポジット、ホステルで支払われる残額、税金および現地追加料金、ゲストから回収した金額、キャンセル料またはノーショー料金、返金またはクレジット、Hostelworldのコミッションまたは手数料、調整額、最終的なホテル収益について、それぞれ個別の項目を作成します。
デポジットと残額を、単一の「受領済み支払い」金額としてまとめないでください。予約確認書には宿泊料金の総額が記載されている場合がありますが、ホテル管理システムのフォリオには、ホステルが回収すべき金額と、チャネル経由ですでに処理済みの金額を表示する必要があります。
予約時の通貨とホステルの会計通貨を両方とも確認できる状態にします。通貨換算が発生する場合は、換算元の金額、換算後の金額、適用レートまたは銀行の処理結果、使用した日付を記録してください。為替差額をコミッションに含めて見えなくしてはいけません。
最後に、確認で使用する日付基準を記録します。ホステルは宿泊日を基準に収益を計上する一方、チャネルの請求書、デポジット記録、返金、調整は、予約日または処理日を基準に記録される場合があります。
対象期間の証憑を一式にまとめる
Hostelworldの予約一覧、キャンセルおよびノーショーの記録、施設が確認できるコミッションまたは請求記録、ホテル管理システムの予約とフォリオ、ゲストの支払い記録、銀行明細をまとめます。元のエクスポートデータを保存し、管理された作業用コピーで照合を行ってください。
Hostelworldの予約番号を主キーとして使用します。ゲスト名は重複したり変更されたりする可能性があり、グループ予約では代表者1名の名前に複数の旅行者が紐づいている場合があります。
予約ごとに、到着日と出発日、ドミトリーのベッドまたは個室、ゲスト数、料金タイプ、予約総額、デポジット、支払残額、キャンセル期限、キャンセルまたはノーショーの状況、ゲストの支払い、コミッション、返金、手動修正を記録します。
財務担当者と運営窓口をそれぞれ1名ずつ割り当てます。財務担当者は金額の整合確認を担当し、フロントまたは予約担当者は、ゲストが実際に宿泊したか、キャンセルしたか、日程を変更したか、到着しなかったかを確認します。
宿泊済み・キャンセル・ノーショーの予約を分ける
金額を比較する前に、各予約を実際の運営上の結果に分類します。
- 宿泊済み： 実際に使用されたベッドまたは客室、予約料金、追加料金、デポジットの処理、回収したゲストの支払残額、コミッションを照合します。
- 許可された期間内のキャンセル： 最終的なキャンセル状況、デポジットまたは返金の処理、販売枠の解放、ホステルによる請求が残っているかを確認します。
- 期限後のキャンセル： ポリシーの期限、承認された請求額、実際に回収できた金額、施設の契約条件に基づくコミッションまたは調整の処理を照合します。
- ノーショー： ホステルが正しいステータスを設定し、未到着の証拠を保存し、許可された料金のみを適用し、残りの販売枠を適切に解放したことを確認します。
- 変更または一部キャンセル： 元の予約金額全体をキャンセルするのではなく、最終的な宿泊日数、ゲスト数、ベッドまたは客室、料金に基づいて予約を再計算します。
複数の小さな差異を相殺させないでください。キャンセル処理の漏れとコミッション明細の重複によって、合計額だけが偶然一致し、両方の予約に誤りが残ることがあります。
Smart Orderなら、予約元、宿泊状況、客室またはベッドの収益、ホステルの運営レポートを1つの確認フローにまとめられます。財務担当者が差異を調査している間に、フロントデスクはゲストの実際の利用状況を確認できるため、照合作業をより効率的に進められます。
Hostelworldの収益を実際の宿泊実績と照合
Smart Orderを活用して、期間を締める前に予約状況、使用済みの販売枠、計上収益を効率よく比較できます。
正しい順序でキャンセルを照合する
元の予約から確認を始め、予約時の条件を保持します。料金タイプ、キャンセル期限とタイムゾーン、デポジット、残額、予約時に表示された柔軟な条件または返金不可の特別条件を確認してください。
次に、キャンセルがいつ、どのように行われたかを確認します。Hostelworldの最終ステータスをホテル管理システムと比較してください。ゲストからのキャンセル依頼メッセージは、キャンセル手続きの完了と同じではありません。また、チャネル上でキャンセルされた予約を、ホテル管理システムに到着予定として残してはいけません。
ホステルが回収する権利を有していた金額、実際に回収した金額、返金またはクレジット処理した金額を計算します。この3つの金額は分けて管理してください。経営側が手数料を免除した場合は、事後にポリシー項目を変更するのではなく、承認者と理由を記録します。
最後に、コミッションまたは手数料の処理を、施設の現行の取引条件および財務記録と照合します。予約が欠落している、重複している、または誤ったステータスで表示されている場合は、合計を合わせるために無関係なホテル管理システムの収益を変更せず、該当する予約について異議を申し立ててください。
予約単位でコミッションを照合する
予約ごとに、締結済みの契約に基づいて想定されるコミッションの算定基準額を計算します。料率を適用する前に、税金、現地追加料金、食事、追加サービス、キャンセル料、ノーショー料金が算定対象に含まれるか、除外されるかを確認してください。
表示されているデポジットが常にコミッションと同額である、または使い慣れた料率がすべての商品に適用されるとは限りません。取引条件、プロモーション、支払い方法、後日の調整によって、財務上の結果が変わる場合があります。
想定額を、ホステルが受け取る請求書、明細書、相殺記録、その他の記録と照合します。参照番号と会計期間を記録してください。調整が過去の予約に関係する場合は、当月の無関係な収益を減額せず、該当する予約に紐づけます。
ゲストが到着していないにもかかわらず、ホテル管理システムのフォリオに宿泊料金の全額が含まれている場合は、まず運営ステータスと計上可能な収益を修正します。料金を保持したという理由だけで、キャンセルされた宿泊を利用済みとして残してはいけません。
推測せずに一般的な差異を調査する
金額が一致しない場合は、次の順序で確認します。期間の誤り、施設の誤り、予約の欠落または重複、日程変更、一部キャンセル、ゲスト数、ドミトリーベッド数、料金タイプ、キャンセル期限、デポジット処理、コミッションの算定基準、税務処理、返金、通貨、ホテル管理システムへの手動入力。
各差異について、金額と増減方向を含めて明確に記載します。「予約番号Xのコミッションが18ユーロ多い」と記載すれば、チームは対応を判断できます。「Hostelworldの合計が間違っている」だけでは判断できません。
妥当な計上時期の差異は、予約番号、金額、理由、担当者、解消予定期間とともに未解決項目として残します。月次処理を終えるためだけに、一般的な調整勘定へ振り替えないでください。
異議申立てでは、予約確認書、最終ステータス、ホテル管理システムのフォリオ、ゲストの支払いまたは返金の証拠、コミッション明細、適用したポリシー、ホステル側の想定計算を提示します。関連性のない複数のスクリーンショットよりも、1件分の資料を漏れなく揃えた方が解決しやすくなります。
2段階の確認で期間を締める
まず財務確認を完了します。すべての予約を照合または説明し、未解決の場合は担当者を設定した未解決項目として記載する必要があります。宿泊済み収益、計上可能なキャンセルおよびノーショー収益、デポジット、ゲストからの回収額、返金、コミッション、計上時期の差異の合計が、会計帳簿へ正しくつながらなければなりません。
次に運営確認を完了します。繰り返し発生するキャンセル処理の漏れ、ドミトリーベッド数の誤り、不完全なデポジット記録、未承認の手数料免除、重複した予約番号、キャンセル後も有効なままのホテル管理システム上の予約を確認してください。
重要な償却、多額の返金、通常とは異なるノーショー料金、過年度または過去期間の変更については、別の担当者による承認を得ます。作業ファイルと証憑は、ホステルの財務方針に従って保管してください。
経営陣には、宿泊済み予約の金額、キャンセル、ノーショー、デポジット、ゲストから回収した残額、コミッション、返金、未解決の差異、次回の締め処理までに必要な運営上の改善策を簡潔にまとめて報告します。
よくある質問
Hostelworldのデポジットは、ホステルのコミッションと同じですか？
同じとは限りません。デポジットとコミッションを別々に記録し、施設の現行契約と予約記録に基づいて処理してください。
キャンセルされた予約は、ホテル管理システムのレポートから削除すべきですか？
履歴は保持しつつ、正しいキャンセル済みステータスを表示する必要があります。ゲストを到着予定として表示することなく、有効な手数料や返金を追跡できる状態にしてください。
財務担当者は月次合計だけで照合できますか？
できません。誤り同士が相殺され、合計が正しく見える場合があります。まず、すべての予約、キャンセル、返金、コミッション項目を個別に照合してください。
未解決の差異はどのように処理すべきですか？
予約番号、金額、理由、担当者、証憑、次回確認日を明記し、確認可能な状態で繰り越してください。
