1. 新しい商品を将来在庫ゼロまたは限定在庫で構築している間も、既存の客室タイプの販売を継続します。
2. OTAの客室および料金プランとの接続を作成する前に、実際の客室在庫枠を定義します。
3. チャネルを1つずつマッピングし、料金、空室状況、予約、変更、キャンセルをテストします。
4. すべてのOTAが正しい共有客室在庫枠を使用していることを確認してから、販売期間と在庫を拡大します。
ホテル管理システムとOTA間での新しい客室タイプのマッピングでは、ホテルがオンライン販売をすべて停止する必要はありません。安全な方法は段階的なリリースです。既存商品の販売を維持し、ホテル管理システムで新しい客室を準備し、通常在庫を設定せずに対応するOTA商品を作成したうえで、管理されたテストに合格したチャネルから順に販売を開始します。
本記事では、複数のOTAに新しい客室カテゴリーを導入する方法を解説します。マッピングの意味を説明するだけでなく、単一チャネルの設定手順を繰り返すものでもありません。運用上の目的は、現在の客室を予約可能な状態に保ちながら、新商品によって余分な在庫や誤った在庫が公開されるのを防ぐことです。
最初に実際の客室在庫枠を定義する
新しいタイプに含める実際の客室を一覧にします。それらが新たに追加された客室、改装された客室、または既存カテゴリーから移動する客室のいずれであるかを確認します。
客室数、定員、ベッド、バスルーム、眺望、喫煙可否、設備、バリアフリー対応、子ども・エキストラベッドの規定、そしてゲストが料金を支払って利用する各種サービスや特徴を記録します。同じ客室タイプにまとめるのは、チェックイン時に実際に相互交換できる客室に限ります。
既存カテゴリーから客室を移動する場合は、将来の切替日を設定します。その日付より前後にある既存予約にも、有効な客室割り当てが必要です。影響を受けるすべての将来予約を確認するまでは、旧カテゴリーの客室在庫枠を減らさないでください。
旧カテゴリーの客室数、移動する客室数、新たに追加する実在客室数、新カテゴリーの最終客室数という簡単な在庫計算式を作成します。実際に客室を追加または削除していない限り、ホテル全体の在庫総数は変わりません。
OTA販売を開始せずにホテル管理システムの商品を構築する
ホテル管理システムで、分かりやすい内部名称を付けて新しい客室タイプを作成します。実際の客室、定員、客室設備、ハウスキーピング設定、税務処理、レポートグループを追加します。
承認済みの料金プランのみを紐付けます。必要に応じて、素泊まり、朝食付き、返金可、返金不可、人数別料金、派生料金、最低・最大宿泊日数のルールを設定します。旧料金プランをすべて自動的に複製しないでください。
マッピングの準備が整うまでは、新しい客室を接続済みOTAで販売停止にするか、在庫をゼロに設定します。既存の客室タイプを販売停止にする必要はありません。既存の接続と在庫は通常どおり運用を継続できます。
ホテル管理システム内でテスト予約を行います。正しい客室を割り当てられること、在庫が一度だけ減ること、料金と税金が正しく計算されること、キャンセル時に客室在庫が意図どおり戻ることを確認します。
各OTAで対応する商品を作成する
正確な情報と写真を使用して、各OTAアカウントに新しい公開用客室タイプを作成します。そのチャネルで利用できる設定に応じて、販売停止、無効、または空室数ゼロの状態に保ちます。
OTAの客室IDとすべての料金プランIDを記録します。定員、ベッド、含まれるサービス、キャンセル規定、決済方法、通貨、税金表示、在庫基準をホテル管理システムの商品と比較します。
マーケティング上の理由で名称が異なっていても、内容は一致している必要があります。実際の間取りとゲストに約束する内容が同一でない限り、ホテル管理システムの「ファミリースイート」をOTAの「2ベッドルーム・アパートメント」にマッピングすることはできません。
OTAが複製商品や提携先提供の客室を自動作成した場合は、個別に確認します。接続を完了させることだけを目的に、新しいホテル管理システムの客室を見た目が最も近い商品へマッピングしないでください。
客室と料金プランをチャネルごとにマッピングする
最も分かりやすく、リスクの低いテスト方法を提供するOTAから開始します。ホテル管理システムの新しい客室タイプを選択し、該当する新しいOTA客室へ正確に接続します。その後、対応する各料金プランをOTA上の一致するプランに接続します。
名称だけでなく、料金プランの内容を確認します。食事、返金可否、定員、決済時期、税金、派生料金のルールが一致している必要があります。
ホテルが意図的に割当在庫を運用している場合を除き、同じ実在客室に対応するすべての料金プランは、1つの在庫枠を共有させます。柔軟なプランと返金不可プランは同じ客室を販売する2つの方法であり、別々の客室ではありません。
複数のシステムが関係する場合は、空室状況、料金、販売制限、チャネル固有のプロモーションをどのシステムが管理するかを記録します。各項目の日常的な管理元は1つに統一します。
Smart Orderなら、ホテル管理システムの客室、接続済みOTA商品、料金プラン、受信した予約情報を1つの運用フローで管理できます。既存客室の販売を中断することなく、在庫とテスト結果の一致を確認したうえで、管理者がチャネルごとに承認できます。
管理されたリリースでOTAの客室タイプを追加
Smart Orderで客室在庫と予約を連携し、販売を拡大する前に新しいチャネル商品を1つずつ検証できます。
小規模なテスト期間を設定する
既存の空室に余裕がある、需要の少ない将来の日付を選びます。他の新しいOTA商品は販売停止のまま、最初のOTAで新しい客室を1室だけ販売可能にします。ホテル管理システムと各接続チャネルの開始時点の在庫数を記録します。
通常の管理システムから承認済みの料金と空室状況を送信します。OTAに正しい客室、定員、料金、税金、食事、キャンセル条件、決済方法、宿泊制限が表示されることを確認します。
対象外条件での検索も行います。新しい販売期間外の日付や、対応していない利用人数では、プランが表示されないことを確認します。これにより、客室が表示されるだけでなく、販売範囲の境界が正しく機能していることも検証できます。
最初の空室状況更新が成功しただけで、シーズン全体を販売開始しないでください。この段階で確認できるのは客室が表示されることだけであり、予約がホテル管理システムの正しい在庫枠に届くことまでは証明できません。
予約ライフサイクルのテストを完了する
管理対象の日付に、承認済みのキャンセル可能な予約を1件入れます。OTAの客室と料金プラン、ホテル管理システムへの取込結果、宿泊人数、料金、決済案内、予約元情報を確認します。
次に、すべてのシステムで在庫を確認します。ホテル管理システムの新しい客室在庫枠が一度だけ減り、その客室を共有するすべての料金プランに残数が反映され、無関係な既存客室タイプには変化がないことを確認します。
対応している場合は宿泊日程または利用人数を変更し、ホテル管理システムの元の予約記録が更新されることを確認します。通常のチャネル手順でキャンセルし、同じ記録のステータスが変わり、客室在庫が一度だけ戻ることを確認します。
次の6項目で承認可否を確認します。
- 公開される客室とゲストへの提供内容が正しい。
- 料金、税金、食事、決済、キャンセル条件が正しい。
- 新しい客室と料金プランに紐付くホテル管理システムの予約が1件作成される。
- 連携するすべてのプランで在庫が一度だけ減る。
- 元の予約記録に変更が1回反映される。
- キャンセルが1回処理され、在庫が戻る。
いずれかの結果に問題がある場合は、新しいOTA商品を空室数ゼロまたは販売停止の状態に戻します。ホテルは新しい接続だけを修正しながら、既存の客室タイプの販売を継続できます。
見えない在庫増加を発生させずに販売を拡大する
最初のOTAがテストに合格したら、次のチャネルでも同じ手順を繰り返します。差異を特定しやすくするため、テスト日程と確認記録を統一します。
在庫を増やす前に、切替期間中の旧客室タイプと新客室タイプの販売可能数を合計します。客室をカテゴリー間で移動した場合、合計販売可能数がホテルで実際に割り当てられる客室数を超えてはいけません。
まずリスクの低い短期間、次に通常期間、最後に繁忙期や販売制限期間という順で、販売日を段階的に拡大します。拡大するたびに、派生料金、最低宿泊日数、販売停止日、人数別料金を確認します。
各OTAから入る最初の実予約を監視します。実予約または管理された予約について、作成、変更、キャンセル、在庫返却がすべて正しく機能するまでは、そのチャネルのリリースは完了していません。
既存販売に影響しないロールバック手順を用意する
新しい客室のロールバックは、対象範囲を限定します。新しいOTA商品を空室数ゼロまたは販売停止に設定し、既存予約を維持したまま、稼働中の客室マッピングには手を加えません。
予約が参照している間は、新しいホテル管理システムの客室、OTA客室、料金プランを削除しないでください。マッピングを修正して再テストするか、商品を廃止する前に、ゲストへの影響を防ぐ承認済みの手順で将来予約を移動します。
ホテル管理システムの客室コード、実在客室数、OTAの客室・料金ID、在庫管理元、テスト日、予約情報、承認者、未解決事項を記載したリリース記録を保管します。客室の名称変更、複製、統合、削除を行うたびに更新します。
よくある質問
マッピング中はホテルのOTA販売をすべて停止する必要がありますか？
いいえ。既存商品は販売中のまま維持し、新しい客室タイプだけを空室数ゼロまたは限定した将来在庫に設定して、各接続がテストに合格するまで保留します。
複数のOTA客室タイプを1つのホテル管理システムの客室タイプにマッピングできますか？
同じ実在客室の在庫枠と、ゲストに約束する同じ内容を表している場合に限り可能です。料金プランは異なっていても構いませんが、在庫を重複させてはいけません。
旧カテゴリーから新カテゴリーへ客室を移動する場合はどうすればよいですか？
将来の切替日を設定して既存予約を確認し、新しい在庫枠の販売開始に合わせて旧在庫枠を減らします。これにより、合計空室数が実在客室数を超えないようにします。
新しい客室タイプが完全に販売開始されたと判断できるのはいつですか？
すべてのチャネルに正しいプランが表示され、1件の予約がホテル管理システムの正しい記録に取り込まれ、在庫が一度だけ変動し、その同じ記録で変更とキャンセルが完了した時点です。
