1. OTA確認番号を使用して、チャネル記録、ホテル管理システムの宿泊記録、手数料明細を関連付けます。
2. ゲストの支払総額や入金額ではなく、契約で定められた算定基準額から手数料を計算します。
3. 客室売上、税金、プロモーション、決済費用、返金、手数料を分けて管理します。
4. 差異ごとに処理を完了するか、担当者と証憑を明記して次期へ繰り越します。
OTA手数料をホテル管理システムで照合することで、チャネルの請求書や請求データを予約単位の証憑へ落とし込めます。月次の合計額をそのまま受け入れるのではなく、宿泊完了、キャンセル、変更、ノーショーのどの予約から各手数料が発生したのかをホテル側で確認します。
これは入金照合とは異なります。入金照合ではチャネルから受け取った現金の内訳を確認します。一方、手数料照合では、ゲストがホテルへ直接支払った予約も含め、各予約に紐づく販売費用を確認します。
目的は、無関係な数値を無理に一致させることなく、客室総売上、手数料費用、決済回収額、未解決の差異を明確に記録することです。
契約上の手数料ルールから始める
最新のチャネル契約書、料金表、税務上の取り扱い、プロモーションの負担条件、キャンセルおよびノーショー規定、優先掲載や各種プログラムの料金資料を照合ファイルと一緒に保管します。
すべてのOTAに同じ料率を適用したり、古い請求書の料率を流用したりしないでください。手数料の算定基準は、チャネル、施設ごとの契約、料金プラン、税区分、市場、プロモーション、予約結果によって異なる場合があります。
客室料金、食事代、サービス料、地方税、VATまたは売上税、追加サービス、キャンセル料、ノーショー料金のうち、何が算定基準に含まれるのかを書き出します。各項目を「含む」「含まない」「契約確認が必要」に分類してください。
ホテルの会計方針とチャネル契約に基づき、手数料をいつ計上するかも記録します。予約日、チェックアウト日、請求期間、支払日によって、同じ予約でも計上月が異なる場合があります。
予約単位の記録を1件に集約する
OTA確認番号を主な照合キーとして使用します。予約ごとに、チャネル、ホテル管理システムの予約ID、ゲスト、予約日、宿泊日、ステータス、客室と料金プラン、客室総額、税金、各種料金、割引、プロモーション負担額、キャンセルまたはノーショー金額、通貨を記録します。
契約上の手数料率または固定料金、手数料算定基準額、予想手数料、請求手数料、調整額、異議申立て状況、会計期間も追加します。
ゲスト名だけに依存しないでください。同姓同名が存在するほか、名前が変更されたり、異なる文字体系で登録されたりする場合があります。また、複数客室の予約では、チャネル確認番号が1つでも、ホテル管理システムに複数のフォリオ明細が作成されることがあります。
整理されたホテルPMSの記録では、経理担当者が手数料項目を追加する前から、予約チャネル、予約ステータス、客室売上、フォリオ履歴を一元管理できます。
最終的な予約ステータスを先に照合する
OTAとホテル管理システムの間で実際の結果が一致していなければ、手数料を正しく照合できません。ゲストが実際に宿泊したのか、規定内にキャンセルしたのか、直前にキャンセルしたのか、到着しなかったのか、宿泊期間を短縮したのか、客室を変更したのか、料金免除を受けたのかを確認します。
OTA側の最終予約データと、ホテル管理システムの運用記録を使用します。当初の予約エクスポートに記載されていたという理由だけで、後にキャンセルされた予約を宿泊済み売上として残してはいけません。
変更された予約では、チャネル記録と契約で裏付けられた最終的な手数料算定対象額を使用します。元の金額は履歴として残しますが、ホテル管理システムに旧版と新版の両方があるという理由で手数料を二重計上しないでください。
手数料を計算する前に、ホテル管理システム内の重複記録を解消します。通常、1つのOTA確認番号から手数料確認に反映される最終予約結果は1件です。
予想手数料を明確に計算する
予約ごとに、次のシンプルな計算式を使用します。
予想手数料＝確認済みの手数料算定基準額×契約料率±承認済みの固定料金または調整額
手数料算定基準額はゲストの支払総額と分けて管理します。一部の税金や施設料金は算定対象外となる一方、特定の食事代やサービス項目が含まれる場合があります。判断の根拠となるのは、署名済みの契約書と請求明細です。
銀行への純入金額から手数料を計算しないでください。その金額には、すでに控除、返金、複数の予約、決済費用、為替差額、過去の調整額が含まれている可能性があります。
ホテルの会計方針に従い、客室売上と手数料費用は別々の項目で管理します。純入金額に合わせてホテル管理システム上の客室料金を減額すると、ADRやチャネル実績を把握しにくくなります。
Smart Orderなら、予約元とホテル管理システムの売上をホテルのチャネルレポートに連携できるため、経理担当者は一貫したデータを基に予約単位の手数料を効率よく確認できます。
予約実績と手数料を並べて確認
Smart Orderを使えば、手数料費用を確定する前に、予約元、宿泊売上、チャネル実績を効率よく確認できます。
請求書または請求明細を照合する
すべての手数料明細をOTA確認番号およびホテル管理システムの予約と照合します。通貨、料率、算定基準額、該当する場合の手数料に対する税金、調整参照番号、請求期間を確認してください。
次の6段階の手順を使用します。
- OTA側の最終予約と、それに対応するホテル管理システムの記録を1件特定します。
- 最終的な宿泊またはキャンセル結果を確認します。
- 契約上の対象項目を基に手数料算定基準額を再構成します。
- 承認済みの料率または料金を使用して予想手数料を計算します。
- 税金と調整額を含め、予想額と請求額を比較します。
- 証憑と担当者を明記し、照合済み、異議申立て中、または繰越として項目を分類します。
異なる予約の過大請求と過少請求を相殺しないでください。請求書の合計額が正しくても、個々の予約に誤りが残っている場合があります。
1つの請求明細が同一予約内の複数客室を対象としている場合は、まず予約全体をまとめて照合します。その後、ホテルのレポート要件で必要な場合に限り、手数料を内部的に配分します。
決められた順序で差異を説明する
まず、よくある原因を確認します。手数料率の誤り、手数料算定基準額の誤り、税務上の取り扱い、宿泊内容の変更、一部キャンセル、ノーショー、料金免除、プロモーション負担、ホテル管理システム内の重複記録、通貨換算、端数処理、過年度調整、請求タイミングなどです。
すべての差異について、金額と増減方向を明記します。「確認番号Xの請求額が予想手数料を24米ドル上回っている」であれば対応できますが、「手数料が間違っている」だけでは対応できません。
チャネル記録が正しく、ホテル管理システムのステータスまたは金額が誤っている場合は、承認を得たうえでホテル側の記録を修正します。ホテル管理システムと予約情報が正しく、請求書だけが異なる場合は、ホテルの売上を変更せずに異議を申し立てます。
正当な計上時期の差異は、確認番号、予想手数料、理由、担当者、解消予定期間を記載して未処理のまま管理します。
手数料データをチャネル戦略の改善に活用する
請求書を照合したら、手数料と、施設が負担するその他の費用をまとめます。対象には、プロモーション、ロイヤルティ特典、決済手数料、返金、追加の運用作業が含まれます。これにより、予約ごとの実質的な顧客獲得コストを算出できます。
ホテルのレポート与分析を活用し、OTA別に客室総売上、手数料、チャネル純貢献額、キャンセル率、ADR、平均宿泊日数を比較します。予約件数だけでは、どのチャネルが最も多くの利益を生み出しているかは判断できません。
OTAの顧客獲得コストと、ホテルの手数料無料の予約エンジンから入る予約のコストを比較します。公平な比較にするため、ウェブサイト、決済、マーケティング、ソフトウェアの費用も含めてください。
目的は、すべてのOTAを排除することではありません。どのチャネル、料金プラン、プロモーションが、そのコストに見合う十分な純売上を生み出しているかを把握することです。
未処理項目を隠さずに期間を締める
すべての手数料明細が照合済み、異議申立て中、または繰越のいずれかに分類された時点で、その期間を締める準備が整います。予約単位の合計額は、請求書および会計仕訳と一致する必要があります。
手動による料率の上書き、高額なキャンセル、ノーショー手数料、料金免除、重複予約、過年度調整は、別の担当者にも確認してもらいます。計算に使用した契約書の版と証憑を保存してください。
経営陣には、OTAの客室総売上、手数料算定基準額、手数料、手数料に対する税金、異議申立て、調整額、実効手数料率、チャネル別の純貢献額を簡潔にまとめて報告します。
繰り返し発生する差異を、ホテル管理システムの設定やスタッフの業務改善に活用します。OTA確認番号の欠落、誤った予約チャネル、編集された客室合計額、未記録のキャンセルは、財務上の問題であると同時に運用上の問題でもあります。
よくある質問
手数料はゲストの支払総額から計算すべきですか？
一律に計算すべきではありません。施設のチャネル契約で定められた手数料算定基準額と、最終的な予約結果を使用してください。
OTA手数料は売上と入金額の差額と同じですか？
いいえ。入金額には、税金、返金、決済手数料、複数の予約、為替差額、過去の調整額が含まれる場合もあります。
ホテル管理システム上で手数料分を客室売上から差し引くべきですか？
ホテルでは通常、各施設の会計方針に従い、客室総売上と手数料費用を分けて記録します。これにより、ADRやチャネル実績に関する有用なレポートを維持できます。
手数料期間の処理完了を判断する条件は何ですか？
すべての請求明細が予約および最終ステータスに紐づき、差異が解消済み、異議申立て中、または担当者を指定して繰越済みであることです。
