1. 精算合計を承認する前に、予約単位で照合します。
2. ゲストが支払った金額と、チャネル経由で回収または精算された金額を分けます。
3. 宿泊、キャンセル、ポイント、クーポン、手数料、税金、調整額を正しい期間に対応させます。
4. すべての差異を1つの証憑一式で調査し、未解決項目を明示したまま次期へ繰り越します。
楽天トラベルの精算照合とは、個々の予約がホテルに計上された金額へどのように反映されたかを確認するプロセスです。精算合計は最終結果であり、説明の出発点ではありません。
差異があっても、必ずしも資金が不足しているとは限りません。予約が別の宿泊期間に属している、ゲストが現地で支払う、キャンセル料が客室売上に代わって計上される、またはポイント、クーポン、チャネル手数料、税金、返金、後日の調整が別々の記録に反映される場合があります。
このワークフローは、ホテルオーナーおよび財務責任者向けです。楽天トラベルへの一般的な参画コストではなく、実務的な予約証憑と会計判断に焦点を当てています。
ホテルが締結した取引条件の確認から始める
対象期間を照合する前に、施設の現行契約書、手数料表、支払条件、税務上の取り扱い、ポイントおよびクーポンの費用負担ルール、キャンセル処理、精算スケジュールを一か所にまとめておきます。他のホテルから転用した手数料率を使用してはいけません。
どの予約が現地決済で、どの金額がアカウントで利用可能なチャネル決済または精算方法を通じて処理されるかを明記します。また、キャンセル、ノーショー、返金、ゲストポイント、クーポン、キャンペーン負担金、異議のある宿泊がどのように記録されるべきかも確認します。
各記録で使用される通貨と日付基準を確認します。ホテルでは宿泊日を基準に売上を計上する一方、チャネルの明細では予約日、チェックアウト日、支払日、または処理日を基準に取引がまとめられる場合があります。期間差異は誤った月に無理に計上せず、次期へ繰り越してください。
財務担当者1名と運営担当者1名を責任者として割り当てます。財務担当者は入出金と手数料を照合し、運営担当者は宿泊状況、ゲストによる変更、ノーショー、手動調整について説明できます。
同一期間の4種類の記録を収集する
楽天トラベルの予約記録、該当する精算または請求記録、ホテル管理システムの宿泊・フォリオ記録、ホテルの銀行または決済記録という4種類の証憑を使用します。元のファイルは変更せずに保管し、管理された作業用コピーで照合作業を行ってください。
予約ごとに、楽天トラベルの予約番号、ゲスト名、予約日、宿泊日、客室とプラン、ステータス、客室料金、税金、キャンセル料、支払方法、ポイント、クーポン、プロモーション、チャネル手数料、調整額、ホテルが受け取る、または支払う予定の金額を記録します。
ホテル管理システムからは、予約元の予約番号、チェックイン済みまたはキャンセル済みのステータス、計上済みの客室売上、税金、ゲストからの支払い、返金、手動修正を取得します。銀行記録からは、受取額または支払額、起算日、参照番号、通貨、該当する場合は振込手数料を取得します。
楽天トラベルの予約番号を主要な照合キーとして使用します。ゲスト名は変更されたり、異なる文字表記が使われたり、重複したりする可能性があるため、照合を補助する情報として使用し、照合の基準にはしないでください。
合計を照合する前に決済経路を分ける
すべての楽天トラベル予約を、1つの入金予定額にまとめてはいけません。まず、ゲストから代金を回収した主体と、ホテルが受け取る、または支払う予定の内容に基づいて予約を分類します。
現地決済の予約では通常、ゲストに対する売掛金と、ホテルが回収する現金またはカード売上が発生します。同時にチャネル手数料、ポイント費用、その他の費用が発生する場合もあります。チャネル側で処理される決済では、認められた控除後の純額がホテルへの支払額となる場合があります。キャンセルまたはノーショーとなった予約では、客室売上が発生しない場合や、キャンセル料、返金、後日の調整が発生する場合があります。
精算記録と比較する前に、各予約へ想定される会計上の結果を1つ割り当てます。これにより、ホテルが代金を回収した予約をチャネルからの未入金と誤認したり、同じ売上を二重計上したりすることを防げます。
決済責任の所在が不明な場合は、個別の予約記録と契約書を確認してください。銀行の合計額や、他のOTAの仕組みから推測してはいけません。
Smart Orderなら、予約元、宿泊状況、客室売上、ホテルレポートを1つの確認プロセスで連携できます。財務担当者が例外を調査する間に、運営担当者はゲストが宿泊したか、キャンセルしたか、予約を変更したかを確認できます。
チャネル売上を実際の宿泊実績と照合
Smart Orderを活用すれば、会計期間を締める前に予約元、宿泊状況、ホテル売上を効率よく比較できます。
すべての予約を財務結果と照合する
予約ごとに照合作業を行います。複数の差異が偶然相殺されているという理由だけで、予約一式を正しいと判断してはいけません。
- 楽天トラベルの予約番号を、1件のホテル管理システム記録と照合します。
- ゲストが宿泊したか、キャンセルしたか、日程を変更したか、来館しなかったかを確認します。
- 予約時の客室料金、税金、食事、特典をホテル管理システムのフォリオと比較します。
- 決済を回収した主体と、ホテルが受け取る、保持する、返金する、または支払うべき金額を特定します。
- ポイント、クーポン、プロモーション、チャネル手数料、キャンセル料、返金、調整額を該当するルールと照合します。
- 算出された純額を、精算書、請求書、銀行取引、または未決済項目に関連付けます。
予約時の価格をそのまま保持してください。後日公開された客室料金によって、その予約の会計基準額が変わることはありません。スタッフがホテル管理システムの合計額を手動で変更した場合は、理由と承認を必須とし、財務担当者が正当な修正と売上損失を区別できるようにします。
ポイント、クーポン、プロモーションを個別に照合する
ゲスト向けの特典は、ゲストの支払額、ホテルの顧客獲得コスト、チャネル精算、または複数の記録に影響する場合があります。説明のない単一の割引として計上せず、各構成要素を個別に処理してください。
ポイントについては、ゲストがポイントを利用したか、ホテル負担の追加ポイントを獲得したか、またはその両方かを確認します。クーポンについては、割引分を楽天トラベル、ホテル、共同キャンペーンのいずれが負担したかを特定します。プロモーション宿泊プランについては、実際に予約されたプラン価格を、承認済みの基準価格およびプロモーションルールと比較します。
客室料金の総額、ゲスト向け割引額、ホテル負担分、チャネル負担分、ホテルの最終純額をそれぞれ別の項目に記録します。これにより、管理レポートの正確性を維持できます。ホテルの会計方針で別途処理する費用負担付きのマーケティングコストが、客室料金の値下げとして意図せず表示されることを防げます。
明細の説明が不明確な場合は、差額を手数料として処理せず、その予約を要確認として記録してください。同額の控除でも、ポイント費用、クーポン負担金、修正額、税金、または決済調整額である可能性があります。
キャンセル、ノーショー、変更を時系列で処理する
例外ごとに、当初の予約、変更、キャンセルまたはノーショー、料金の決定、ゲストへの請求または返金、チャネル側の調整、会計仕訳をまとめた簡潔な時系列を作成します。
キャンセルが発生した月と、そのキャンセル料または返金が記録される月が異なる場合があります。宿泊期間の短縮によって、予約番号を変更せずに客室売上が変わる場合もあります。ノーショーでは料金が発生しても、実際の宿泊実績はありません。取引上のステータスと会計上のステータスは、双方の処理が完了するまで分けて管理してください。
楽天トラベルの最終記録をホテル管理システムと比較します。一方がキャンセル済み、もう一方が宿泊済みとなっている場合、売上合計を変更して差異を解消してはいけません。実際の運営状況、料金免除の承認者、修正すべき記録を確認してください。
正当な期間差異は、予約番号、予定金額、理由、担当者、フォローアップ日を付けて次回の照合へ繰り越します。一般的な「その他」の残高に含めて隠してはいけません。
決まった順序で差異を調査する
純額が一致しない場合は、まず単純な原因から確認します。対象期間の誤り、施設の誤り、予約の重複または欠落、宿泊日の変更、決済経路、キャンセル状況、ポイント、クーポンの費用負担、プロモーション費用、税金、チャネル手数料、返金、ホテル管理システムへの手動入力の順に確認してください。
差異ごとに金額と増減方向を明記します。「精算が誤っている」よりも「8,000円不足」の方が有用です。予約記録、ホテル管理システムのフォリオ、該当する精算明細、銀行の参照情報、手動調整に関する承認書類を添付します。
明細と一致させることだけを目的に、ホテル管理システムのフォリオを上書きしてはいけません。誤った取引事象が記録されているシステムを修正してください。双方の記録が正しく、計上時期だけが異なる場合は、未解消の照合項目として保持します。
重要な差異または繰り返し発生する差異は、1つの証憑一式にまとめて上位担当者へ報告します。施設、対象期間、予約番号、想定計算額、報告された計算額、適用した契約ルール、財務担当者が必要とする具体的な回答を含めてください。
管理統制を実施して対象期間を締める
対象となる楽天トラベルのすべての予約が照合済み、説明済み、または担当者が明確な未解決項目として繰り越された時点で、照合は完了です。照合済み項目、正当な期間差異、未解決の例外の合計が、会計記録および銀行記録と整合していなければなりません。
手動での償却、料金免除、予約の重複、多額の返金、為替差異、承認済み利益率を下回るプロモーション控除は、別の担当者が確認します。ホテルの財務方針に従って作業ファイルをロックまたはアーカイブしてください。
経営陣には、宿泊済み予約の総売上、キャンセルとノーショー、ホテル回収額、チャネル処理額、ポイントおよびクーポン費用、プロモーション費用、チャネル手数料、返金、純資金移動額、未解決の差異、繰り返し発生する原因を簡潔に報告します。
繰り返し発生する差異を、業務改善に活用します。予約番号の欠落、不完全な決済メモ、未記録のキャンセル、不明確なプロモーションの費用負担については、次回の締め処理までにフロントデスク業務またはチャネル管理を改善してください。
よくある質問
すべての楽天トラベル予約が入金に反映されますか？
いいえ。想定される財務記録は、決済を回収した主体、宿泊状況、取引条件、精算で使用される対象期間によって異なります。
財務担当者は精算合計だけで照合できますか？
いいえ。合計額だけでは、相殺されて表面化しない誤りを見落とす可能性があります。一式を承認する前に、各予約と控除を照合してください。
ポイントとクーポンはどのように記録すべきですか？
ゲスト向け割引額をホテル負担分およびチャネル負担分と分け、施設の会計方針と締結済みの取引条件に従って処理します。
期間差異はどのように処理すべきですか？
予約番号、金額、理由、担当者、解消予定期間を付けて次期へ繰り越します。誤った月に無理に計上してはいけません。
