1. 施設、期間、客室タイプ、料金プラン、宿泊人数を一つずつ監査します。
2. 実際に販売可能な客室数、ホテル管理システムの空室状況、TERAの在庫、Travelokaで実際に表示されるプランを比較します。
3. チャネルを管理するシステム上で修正し、影響を受けたすべての客室を再テストしてから対応を完了します。
Travelokaの空室状況の不一致とは、ゲストが予約できる客室数または客室タイプが、ホテル管理システム上でホテルが販売可能と認識している内容と一致しない状態を指します。不一致は、1室、1つの料金プラン、特定の日付、または施設全体に及ぶ場合があります。
迅速かつ安全に対応するには、施設全体の在庫を一括変更するのではなく、数値が最初に食い違った箇所を特定するため、客室ごとに監査します。
本ガイドでは、Travelokaで確定した予約がホテル管理システムに反映されない問題は扱いません。新しい予約が入る前に販売中として表示される在庫に焦点を当てます。
在庫を変更する前に監査範囲を定義する
問題が発生している日付と、正常と思われる近接日を少なくとも1日含む短い期間を選択します。客室数、大人、子ども、泊数をそろえた同一条件の標準的なゲスト検索を使用してください。
監査の実施時刻を記録します。予約、キャンセル、手動調整、客室ブロックの後に空室状況が変化する可能性があるため、異なる時刻の情報を比較すると、実際には存在しない不一致が生じることがあります。
ホテルが満室の場合や、オーバーブッキングが差し迫っている場合は、影響を受ける客室と日付だけを一時的に販売停止にしてください。通常の接続が復旧した後に解除できるよう、緊急で行った手動操作を記録します。
Travelokaの全客室を7つの手順で監査する
次の客室タイプに進む前に、1つの客室タイプの監査を完了してください。最初に誤った数値が現れた箇所を見つけやすくなります。
- 実際に販売可能な客室数を確認します。 まず、ホテルが実際に提供できる客室を確認します。故障中の客室や、ホテル管理システム外で確保されている客室については、そのブロックが有効かつ最新である場合にのみ販売対象から除外してください。
- ホテル管理システムの客室タイプを確認します。 各宿泊日について、総客室数、使用中の客室数、到着予定の確定予約、出発予定、メンテナンスによるブロック、オーナーによるブロック、最終的な販売可能数を確認します。
- Travelokaの客室名を照合します。 どのTERAの客室がホテル管理システムの客室タイプにマッピングされているか確認します。名前が似ている客室、名称変更された客室、最近追加された客室は、誤った在庫プールに紐付けられている可能性があります。
- 接続されているすべての料金プランを確認します。 素泊まり、朝食付き、返金可、返金不可、プロモーションなどのプランは、別のプランが販売停止になっていても販売中のままになっている場合があります。すべてのプランが同じ客室在庫を共有しているか確認してください。
- TERAの在庫を日付ごとに比較します。 数量が異なる日、販売中・販売停止のステータスが一致しない日、またはホテル管理システムからの最終更新後に手動入力された値がないか確認します。
- 実際のゲスト検索を再現します。 同じ日付と宿泊人数を使用し、Travelokaで実際に提供されている客室、プラン、数量を確認します。客室が表示されていても予約できない場合があるため、実際の予約は行わず、予約可能か確認できる段階まで進めてください。
- 最初に差異が生じた箇所を記録します。 たとえば「ホテル管理システムでは11月12日のデラックスツインが0室、TERAでは1室と表示され、変更可能な朝食付きプランが予約可能になっている」のように、不一致を正確に記述します。これが修正対象になります。
影響を受けるすべての客室について、同じ7つの手順を繰り返します。1つのマッピングを修正すれば施設内のほかの客室もすべて修正されるとは限りません。
管理者が複数の画面を行き来しながら客室を一つずつ手動で比較すると、在庫が残っている料金プランを見落としやすくなります。Smart Orderはホテル管理システムの空室状況とチャネルへの在庫配信を連携し、客室数と各更新の結果を一か所で確認できるため、販売再開前の確認を効率化できます。
すべてのチャネルで客室の空室状況を一致させる
連携済みの客室在庫を1つのホテル管理画面で管理し、不一致が回避可能なオーバーブッキングにつながる前に発見できます。
不一致のパターンを読み解く
1つの客室タイプだけが正しくない場合は、その客室のマッピング、料金プラン、最近の手動編集を確認してください。ほかのすべての客室が一致している場合、施設全体の接続に問題がある可能性は低いと考えられます。
同じ日付ですべての客室が正しくない場合は、施設の接続が一時停止していないか、管理元のシステムから更新が送信されなくなっていないか、またはユーザーがTERAで在庫を直接変更していないか確認してください。
特定の宿泊人数またはパッケージだけが表示される場合、基本となる客室在庫は正しくても、紐付けられたプランに個別の設定が適用されている可能性があります。メインの客室数を変更する前に、実際に表示されているプランから、その客室と料金プランまで遡って確認してください。
特定の日付から不一致が始まっている場合は、その時期の予約、キャンセル、客室ブロック、一括更新を確認してください。後から手動入力された1つの値によって、それ以前の正しい更新が上書きされることがあります。
すべての画面ではなく、情報源を修正する
まず、Travelokaの空室状況を送信する役割を担うシステムを特定します。チャネルマネージャーが接続を管理している場合は、そこで客室数またはマッピングを修正し、更新が送信されるのを待ちます。緊急時の保護にはTERAでの手動編集が有効ですが、恒久的な解決策にはしないでください。
ホテル管理システムの客室数が誤っている場合は、その原因となった予約、客室ブロック、メンテナンス状況を修正します。ホテル側で根拠を説明できない数値に、TERAを無理に合わせないでください。
TERAに、有効なホテル管理システムのマッピングがない客室または料金プランが表示されている場合は、その商品がマッピングされ、テストが完了するまで販売停止のままにしてください。特定できていないプランを再開すると、不一致が再発するおそれがあります。
管理された修正を一度に1つずつ行ってください。複数の編集を同時に行うと、どの操作が有効だったのか判断しにくくなり、次の更新で修正が元に戻る可能性もあります。
施設を客室ごとに再テストする
更新後、影響を受けたすべての客室タイプについて、同じ条件でゲスト検索とTERAの確認を繰り返します。当初問題が発生した日付、その前後の日付、さらに客室を販売可能にする予定の将来の日付を少なくとも1日確認してください。
実際に販売可能な客室数、ホテル管理システムの空室状況、TERAの在庫、Travelokaで実際に表示されるプランがすべて一致すれば、監査は完了です。成功メッセージが表示されただけでは、対応完了とはみなせません。
通常の接続から正しい値が送信されたことを確認してから、一時的な手動販売停止を解除します。最終的な客室数、スクリーンショット、修正内容、販売再開を承認した担当者を記録してください。
次の空室状況の不一致を防ぐ
客室タイプを追加、名称変更、分割、統合、削除した際は、必ず客室マッピングを確認します。マッピング変更後は、基本プランだけでなく、すべての料金プランをテストしてください。
TERAを手動編集する際の明確なルールをスタッフに共有してください。緊急時の変更には、対象客室、日付、理由、担当者、確認または取り消しを行う時刻を記録する必要があります。
在庫の一括更新後、接続の中断後、キャンセルが集中した期間の後には、客室ごとの簡単なスポットチェックを実施します。ゲストの到着後にオーバーブッキングへ対応するより、小規模な確認を行う方が迅速で、対応コストも抑えられます。
よくある質問
Travelokaの客室数がホテル管理システムより多く表示されるのはなぜですか？
主な原因として、客室マッピングの誤り、料金プランごとに設定された別枠の在庫、TERAで手動入力された値、販売可能在庫から差し引かれていない客室ブロック、またはチャネルに届かなかった更新などが挙げられます。
Travelokaのすべての客室を0室に設定するべきですか？
施設全体が実際に販売できない場合、または安全に販売できる商品を特定できない場合に限ります。それ以外の場合は、影響を受ける客室と期間を必要最小限に絞って保護してください。
プロモーションによって空室状況の不一致が発生することはありますか？
通常、プロモーションはプラン内容を変更するものですが、スタッフが最初の確認に含めていなかった料金プランや宿泊人数の設定が表示されることがあります。プロモーションプランから、その基礎となる客室と在庫の情報源まで遡って確認してください。
TERAとホテル管理システムのどちらが正しい情報源ですか？
ホテルの接続設定によって異なります。運用上の正しい情報源は、Travelokaの在庫を管理するよう指定されたシステムです。ただし、実際に販売可能な客室数が、最終的な事業上の上限となります。
不一致が解消されたことを確認するにはどうすればよいですか？
同じ客室、日付、宿泊人数について、ホテル管理システム、TERA、実際のゲスト検索で修正後の数量を確認します。その後、前後の日付を確認し、一時的な手動上書きを解除してください。
