Expedia Collect vs. Hotel Collect: como reconciliar cada reserva

A reconciliação do Expedia Collect e do Hotel Collect começa com uma pergunta: quem cobra ao viajante pela reserva? No Expedia Collect, a Expedia recebe o pagamento da reserva e o alojamento recebe posteriormente o montante que lhe é devido. No Hotel Collect, o alojamento cobra ao viajante e contabiliza posteriormente a comissão da Expedia.

Estes modelos geram diferentes contas a receber, comprovativos de pagamento, responsabilidades por reembolsos e lançamentos contabilísticos. Misturá-los pode resultar em duplicação de valores em caixa, comissões não pagas, receitas incorretas ou uma falsa insuficiência no pagamento recebido.

Identifique o modelo de pagamento da reserva

Abra a reserva atual no Partner Central ou no Sistema de Gestão Hoteleira ligado e registe as instruções de pagamento ou remessa. Não classifique a reserva com base na descrição do hóspede, no nome apresentado do plano tarifário ou noutra reserva do mesmo alojamento.

O ambiente de conectividade da Expedia pode manter produtos merchant e agency distintos para o mesmo quarto e tarifa. O modelo de produtos da Expedia distingue as tarifas merchant utilizadas no Expedia Collect das tarifas agency utilizadas no Hotel Collect. Utilize como controlo as instruções da reserva efetiva e o ID do produto.

Em alguns materiais técnicos, o Hotel Collect é descrito como Property Collect. Para efeitos de reconciliação hoteleira, ambas as designações significam que o alojamento é responsável por cobrar ao hóspede o pagamento aplicável. Registe a designação exata apresentada na reserva para que as equipas financeira e de receção utilizem a mesma terminologia.

Registe o itinerário ou ID de reserva da Expedia, o número de confirmação do hotel, o modelo de pagamento, as datas da estadia, o estado final, o valor do alojamento, os impostos e encargos, o total do hóspede, o valor a receber pelo alojamento ou a cobrar ao hóspede, a comissão, a moeda, o meio de pagamento e todos os ajustes posteriores.

Reconcilie uma reserva Expedia Collect

O Expedia Collect gera uma conta a receber da Expedia, em vez de uma conta a receber do hóspede, relativamente ao valor pré-pago do alojamento. O alojamento pode receber os fundos através de um cartão virtual da Expedia, de uma remessa bancária ou de outro método configurado na conta.

1. Confirme que a reserva utiliza o Expedia Collect e guarde as instruções de pagamento mais recentes.
2. Recalcule o valor final do alojamento com base nas noites, tarifas, ocupação e itens incluídos.
3. Separe os impostos e encargos de acordo com a entidade responsável pela sua cobrança e entrega.
4. Registe o montante a pagar ao alojamento apresentado na reserva; não pressuponha que corresponde ao total pago pelo hóspede.
5. Aplique qualquer alteração, cancelamento, reembolso, não comparência ou ajuste pós-estadia aprovado.
6. Associe o montante resultante à autorização do cartão virtual, à linha da remessa ou à referência do pagamento.
7. Associe esse registo de pagamento à transação do processador de pagamentos ou do banco.
8. Registe as diferenças cambiais e os encargos de pagamento separadamente da receita dos quartos e da comissão.

No caso de um cartão virtual, registe o montante elegível, a data ou condição de ativação, a validade e a moeda através de um processo em conformidade com a norma PCI. Nunca guarde o número completo do cartão ou o código de segurança numa folha de reconciliação genérica.

Alguns alojamentos recebem uma reserva Updated Expedia Collect que apresenta o montante total pago pelo viajante, identificando separadamente o valor que o alojamento deve cobrar à Expedia ou devolver. Não trate o total apresentado como o valor do cartão ou do pagamento. Reconcilie o valor explícito do alojamento e as instruções de remessa atuais.

A Solução de Pagamentos da Smart Order ajuda os hotéis a manter o estado dos pagamentos das reservas ligado às tarefas operacionais de cobrança, sem depender de uma folha de cálculo desprotegida.

Reconcilie uma reserva Hotel Collect

O Hotel Collect gera uma conta a receber do hóspede e uma responsabilidade separada pela comissão da Expedia. O alojamento é responsável por cobrar ao hóspede de acordo com as condições de pagamento e cancelamento da reserva.

1. Confirme que a reserva utiliza o Hotel Collect e identifique a moeda de faturação.
2. Compare os valores finais do quarto, impostos, encargos e depósito, bem como as condições de cancelamento, com o fólio no Sistema de Gestão Hoteleira.
3. Registe na reserva cada pagamento, pré-autorização, depósito, reembolso ou estorno do hóspede.
4. Confirme, após o check-out, o valor final da estadia usufruída, cancelada ou marcada como não comparência.
5. Calcule a comissão utilizando a taxa contratada e a base comissionável correta.
6. Compare a comissão com a fatura, remessa ou extrato de conta da Expedia.
7. Registe o pagamento do hóspede no fólio e a comissão da Expedia na conta de responsabilidades do canal.
8. Investigue separadamente qualquer saldo em aberto do hóspede e qualquer diferença na comissão.

Uma pré-autorização não constitui receita nem entrada de caixa. Um depósito só passa a fazer parte da liquidação quando é capturado e aplicado de acordo com as condições da reserva. Se o alojamento validar o cartão através de uma cobrança simbólica, reembolse ou aplique esse montante de forma consistente para evitar que o hóspede pague duas vezes no check-out.

O modelo de pagamento Property Collect pode incluir depósitos, cobranças não reembolsáveis, taxas de não comparência e penalizações por cancelamento tardio. Utilize o calendário específico e a moeda de faturação da reserva, em vez de partir de um pressuposto aplicado a todo o alojamento.

Separe receitas, comissões, impostos e caixa

Não registe o pagamento do Expedia Collect ou o pagamento do hóspede no Hotel Collect como o único valor de receita. A movimentação de caixa e a receita da estadia são eventos contabilísticos distintos.

No Expedia Collect, o hotel normalmente necessita de lançamentos separados para a receita dos quartos, as responsabilidades fiscais, a conta a receber da Expedia, qualquer comissão ou dedução comercial e a posterior liquidação em dinheiro ou cartão. No Hotel Collect, registe a conta a receber e o pagamento do hóspede e reconheça separadamente a responsabilidade ou despesa da comissão da Expedia.

Utilize este controlo para qualquer um dos modelos:

Resultado esperado do alojamento = receita final do alojamento + impostos e encargos a pagar ao alojamento − comissão e deduções aprovadas

Este resultado pode, ainda assim, não corresponder ao montante bancário. A conversão cambial, as taxas merchant, os encargos de transferência, os estornos e o momento de processamento dos lotes devem ser registados em contas de compensação separadas.

Se o Sistema de Gestão Hoteleira guardar apenas um valor líquido do Expedia Collect, preserve detalhes suficientes para recalcular a receita bruta da estadia e as deduções para efeitos de relatórios de ADR, impostos e rentabilidade por canal. Se o Sistema de Gestão Hoteleira guardar o valor bruto pago pelo hóspede, não pressuponha que todo esse montante é devido ao hotel.

Trate alterações, cancelamentos e não comparências

Utilize o evento mais recente da reserva e conserve a versão anterior. Uma estadia encurtada, alteração de tarifa, penalização dispensada, cancelamento cobrado, não comparência ou reembolso pós-estadia pode alterar, em momentos diferentes, o pagamento, o saldo do hóspede, a comissão ou a fatura.

No Expedia Collect, confirme se a alteração atualiza o montante a pagar, o cartão virtual ou um ajuste posterior. Não reembolse diretamente o hóspede, salvo se as instruções de pagamento atribuírem ao alojamento a responsabilidade por esse reembolso.

No Hotel Collect, ajuste o fólio e a cobrança do hóspede de acordo com as condições da reserva. Em seguida, confirme se o montante efetivamente cobrado continua sujeito a comissão. Uma taxa de cancelamento dispensada não deve ser tratada como receita recebida apenas porque a política original permitia a sua cobrança.

Compare sempre a data e hora da alteração com a hora-limite de faturação ou remessa. O montante original e a respetiva correção podem surgir em períodos diferentes.

Identifique diferenças comuns na reconciliação

O valor de um cartão Expedia Collect é inferior ao total pago pelo hóspede. Verifique o montante explícito a pagar ao alojamento, o tratamento da comissão, os impostos ou encargos cobrados por outra entidade, os descontos financiados pela plataforma, os reembolsos e quaisquer instruções de remessa atualizadas.

Um cartão Expedia Collect é recusado. Verifique o momento da ativação, o montante elegível, a moeda, a validade, a categoria do comerciante, as cobranças parciais anteriores e se o ajuste mais recente da reserva alterou o valor autorizado. Não tente cobrar montantes superiores ao saldo disponível.

Uma reserva Hotel Collect não tem qualquer pagamento do hóspede. Verifique se a estadia ocorrerá no futuro, se a tarifa é paga no alojamento, se era devido um depósito, se o cartão é inválido ou se a receção não capturou o pagamento. Trata-se de uma questão relacionada com uma conta a receber do hóspede, não de um pagamento da Expedia em falta.

A comissão é superior ao esperado. Recalcule a base comissionável e compare o estado final da reserva, as penalizações cobradas, os impostos, os encargos, o plano tarifário e a percentagem contratada. Não compare a comissão apenas com o valor líquido recebido.

A mesma reserva aparece num pagamento e numa fatura. Confirme se os itens representam obrigações diferentes, uma reversão ou uma alteração do modelo. Não registe ambos como nova receita nem pressuponha que um anula o outro sem comparar as referências.

O montante bancário difere do lote. Verifique o agrupamento das transferências, a moeda de liquidação, a taxa de câmbio, as taxas do processador de pagamentos, os encargos do banco intermediário, a data-valor e os depósitos fracionados antes de alterar o registo contabilístico da reserva.

Feche cada reserva com comprovativos específicos do modelo

Uma reserva Expedia Collect fechada deve incluir um valor final da reserva, um cálculo do montante a pagar ao alojamento, um registo de remessa ou cartão, uma liquidação bancária ou do processador de pagamentos e nenhum saldo por explicar.

Uma reserva Hotel Collect fechada deve incluir um fólio final, o pagamento integral do hóspede ou um abate aprovado, um cálculo da comissão, uma fatura ou extrato da Expedia correspondente e nenhuma responsabilidade por explicar relativamente ao hóspede ou ao canal.

Mantenha contas de compensação separadas para os valores a receber da Expedia, valores a receber dos hóspedes, responsabilidades pelas comissões da Expedia, liquidações dos processadores de pagamentos e encargos cambiais ou bancários. Analise os saldos antigos por ID de reserva, em vez de compensar diferenças ao nível do alojamento.

Quando for necessário encaminhar o problema para outra equipa, forneça o ID do alojamento, o ID da reserva Expedia, o modelo de pagamento, o ID do produto ou plano tarifário, o estado final, as moedas, o cálculo esperado, a linha efetiva do cartão, pagamento ou fatura, o histórico de ajustes e a diferença exata ainda por resolver. Oculte os dados de pagamento confidenciais.

O business intelligence para hotéis da Smart Order mantém visíveis as receitas por canal e os resultados operacionais, enquanto a equipa financeira reconcilia o Expedia Collect e o Hotel Collect através dos respetivos fluxos de caixa corretos.

Perguntas frequentes

Qual é a principal diferença entre o Expedia Collect e o Hotel Collect?

O Expedia Collect significa que a Expedia recebe o pagamento aplicável à reserva e paga ao alojamento. O Hotel Collect significa que o alojamento cobra ao hóspede e contabiliza separadamente a comissão da Expedia.

Um pagamento do Expedia Collect corresponde ao total pago pelo hóspede?

Não necessariamente. O total pago pelo hóspede pode incluir impostos, encargos, descontos ou montantes que não fazem parte do valor a pagar ao alojamento. Utilize as instruções de remessa da reserva.

O Hotel Collect significa que o alojamento tem de esperar pelo check-in para efetuar a cobrança?

Nem sempre. Os depósitos, as condições não reembolsáveis, a validação do cartão, os cancelamentos tardios e as não comparências podem permitir cobranças antecipadas ou posteriores. Siga o calendário da reserva e as regras de pagamento locais.

A equipa financeira deve calcular a comissão a partir do depósito bancário?

Não. Calcule a comissão com base na base comissionável contratada e no estado final da reserva. O montante bancário pode incluir outras reservas, taxas ou diferenças cambiais.

Como deve ser reconciliada uma conta Expedia com modelos de pagamento mistos?

Comece por classificar cada reserva de acordo com o modelo de pagamento, execute separadamente os processos do Expedia Collect e do Hotel Collect e combine os resultados apenas na revisão final do razão contabilístico.

Expedia Collect e Hotel Collect não são duas designações para o mesmo processo contabilístico. Em cada reserva, reconcilie quem cobrou ao hóspede, quem deve a quem, qual o montante sujeito a comissão e qual o pagamento que comprova a liquidação.