Expedia Collect и Hotel Collect: как сверять каждое бронирование

Сверка Expedia Collect и Hotel Collect начинается с одного вопроса: кто списывает оплату с путешественника за бронирование? При Expedia Collect оплату за бронирование получает Expedia, а объект размещения позднее получает причитающуюся ему сумму. При Hotel Collect оплату с путешественника взимает объект размещения, который затем учитывает комиссию Expedia.

Эти модели создают разные виды дебиторской задолженности, платёжные подтверждения, правила ответственности за возвраты и бухгалтерские проводки. Их смешение приводит к двойному учёту денежных средств, неоплаченной комиссии, неверному отражению выручки или ошибочному выводу о нехватке выплаты.

Определите модель оплаты в бронировании

Откройте текущее бронирование в Partner Central или подключённой системе управления отелем и зафиксируйте инструкции по оплате или перечислению средств. Не классифицируйте бронирование на основании формулировки гостя, отображаемого названия тарифного плана или другого бронирования в том же объекте размещения.

В среде интеграций Expedia для одного номера и тарифа могут одновременно использоваться отдельные продукты по модели продавца и агентской модели. Продуктовая модель Expedia различает тарифы продавца для Expedia Collect и агентские тарифы для Hotel Collect. В качестве контрольных данных используйте фактические инструкции бронирования и идентификатор продукта.

В некоторых технических материалах Hotel Collect называется Property Collect. При сверке в гостинице оба обозначения означают, что объект размещения отвечает за получение соответствующей оплаты от гостя. Зафиксируйте точное обозначение из бронирования, чтобы финансовая служба и стойка регистрации использовали единую терминологию.

Зафиксируйте номер маршрута или идентификатор бронирования Expedia, номер подтверждения гостиницы, модель оплаты, даты проживания, окончательный статус, стоимость размещения, налоги и сборы, итоговую сумму гостя, сумму к получению объектом размещения или с гостя, комиссию, валюту, платёжный инструмент и все последующие корректировки.

Сверка бронирования Expedia Collect

При Expedia Collect для предоплаченной стоимости размещения возникает дебиторская задолженность Expedia, а не гостя. Объект размещения может получить средства через виртуальную карту Expedia, банковский перевод или другим способом, настроенным для аккаунта.

1. Убедитесь, что бронирование относится к Expedia Collect, и сохраните актуальные инструкции по оплате.
2. Пересчитайте окончательную стоимость размещения по количеству ночей, тарифам, числу гостей и включённым услугам.
3. Разделите налоги и сборы в зависимости от того, какая сторона их получает и перечисляет.
4. Зафиксируйте указанную для бронирования сумму к выплате объекту размещения; не считайте, что она равна итоговой сумме гостя.
5. Учтите все утверждённые изменения, отмены, возвраты, незаезды и корректировки после проживания.
6. Сопоставьте полученную сумму с авторизацией виртуальной карты, строкой перечисления средств или идентификатором выплаты.
7. Сопоставьте эту платёжную запись с транзакцией платёжного оператора или банка.
8. Отражайте курсовые разницы и платёжные комиссии отдельно от выручки за номера и комиссии Expedia.

Для виртуальной карты фиксируйте доступную сумму, дату или условие активации, срок действия и валюту в соответствии с требованиями PCI. Никогда не храните полный номер карты или код безопасности в обычной таблице сверки.

В некоторых объектах размещения обновлённое бронирование Expedia Collect показывает полную сумму, оплаченную путешественником, и отдельно указывает сумму, которую объект должен получить от Expedia или вернуть ей. Не считайте полную отображаемую сумму номиналом карты или размером выплаты. Сверяйте явно указанную сумму объекта размещения и актуальные инструкции по перечислению средств.

Наше платёжное решение Smart Order помогает гостиницам объединить статус оплаты бронирования и операционные задачи по получению платежей, не полагаясь на незащищённые таблицы.

Сверка бронирования Hotel Collect

При Hotel Collect возникает дебиторская задолженность гостя и отдельное обязательство по комиссии Expedia. Объект размещения отвечает за списание оплаты с гостя согласно условиям оплаты и отмены бронирования.

1. Убедитесь, что бронирование относится к Hotel Collect, и определите валюту расчёта.
2. Сопоставьте окончательные условия оплаты номера, налогов, сборов, депозита и отмены со счётом гостя в системе управления отелем.
3. Зафиксируйте для бронирования каждый платёж гостя, предавторизацию, депозит, возврат или чарджбэк.
4. После выезда подтвердите окончательную сумму по фактическому проживанию, отмене или незаезду.
5. Рассчитайте комиссию по договорной ставке и корректной базе для начисления комиссии.
6. Сопоставьте комиссию со счётом, перечислением средств или выпиской Expedia.
7. Отразите оплату гостя по его счёту, а комиссию Expedia — по обязательствам перед каналом продаж.
8. Проверяйте непогашенный остаток гостя и расхождения в комиссии независимо друг от друга.

Предавторизация не является ни выручкой, ни полученными денежными средствами. Депозит становится частью расчёта только после списания и зачёта согласно условиям бронирования. Если объект размещения проверяет карту с помощью символического списания, последовательно возвращайте или засчитывайте эту сумму, чтобы при выезде с гостя не списали оплату дважды.

Модель оплаты Property Collect может предусматривать депозиты, невозвратные списания, штрафы за незаезд и позднюю отмену. Используйте конкретный график и валюту расчёта из бронирования, а не общее предположение для всего объекта размещения.

Разделяйте выручку, комиссию, налоги и денежные средства

Не отражайте выплату Expedia Collect или оплату гостя при Hotel Collect как единственный показатель выручки. Движение денежных средств и выручка от проживания — разные бухгалтерские события.

Для Expedia Collect гостинице обычно нужны отдельные проводки по выручке за номера, налоговым обязательствам, дебиторской задолженности Expedia, комиссии или коммерческому удержанию, а также последующему расчёту денежными средствами или по карте. Для Hotel Collect отдельно отразите дебиторскую задолженность и оплату гостя, а затем признайте обязательство или расход по комиссии Expedia.

Для обеих моделей используйте следующую контрольную формулу:

Ожидаемый результат объекта размещения = окончательная выручка от размещения + налоги и сборы, причитающиеся объекту размещения, − комиссия и утверждённые удержания

Даже этот результат может не совпадать с суммой в банке. Конвертацию валюты, эквайринговые комиссии, комиссии за перевод, чарджбэки и сроки пакетной обработки следует учитывать на отдельных клиринговых счетах.

Если система управления отелем хранит только чистую сумму Expedia Collect, сохраняйте достаточно данных, чтобы восстановить валовую выручку от проживания и удержания для отчётности по ADR, налогам и прибыльности канала продаж. Если система управления отелем хранит валовую сумму гостя, не считайте, что вся она причитается гостинице.

Обрабатывайте изменения, отмены и незаезды

Используйте последнее событие бронирования и сохраняйте предыдущую версию. Сокращение срока проживания, изменение тарифа, отмена штрафа, платная отмена, незаезд или возврат после проживания могут в разное время изменить выплату, остаток гостя, комиссию или счёт.

Для Expedia Collect проверьте, изменяет ли событие сумму к выплате, виртуальную карту или последующую корректировку. Не возвращайте деньги гостю напрямую, если инструкции по оплате не возлагают ответственность за возврат на объект размещения.

Для Hotel Collect скорректируйте счёт гостя и получение оплаты согласно условиям бронирования. Затем проверьте, остаётся ли фактически списанная сумма базой для начисления комиссии. Отменённый штраф за отмену нельзя считать полученной выручкой только потому, что первоначальные условия допускали его списание.

Всегда сопоставляйте время изменения с датой закрытия расчётного периода или перечисления средств. Первоначальная сумма и её корректировка могут попасть в разные периоды.

Диагностика распространённых расхождений при сверке

Сумма на карте Expedia Collect меньше итоговой суммы гостя. Проверьте явно указанную сумму к выплате объекту размещения, порядок учёта комиссии, налоги или сборы, получаемые другой стороной, скидки за счёт платформы, возвраты и обновлённые инструкции по перечислению средств.

Операция по карте Expedia Collect отклонена. Проверьте срок активации, доступную сумму, валюту, срок действия, категорию торговой точки, предыдущие частичные списания и возможное изменение авторизованной суммы после последней корректировки бронирования. Не пытайтесь списывать суммы выше доступного остатка.

По бронированию Hotel Collect нет оплаты гостя. Проверьте, предстоит ли проживание в будущем, предусматривает ли тариф оплату в объекте размещения, требовался ли депозит, действительна ли карта и не забыла ли стойка регистрации списать оплату. Это вопрос дебиторской задолженности гостя, а не отсутствующей выплаты Expedia.

Комиссия выше ожидаемой. Пересчитайте базу для начисления комиссии и сопоставьте окончательный статус бронирования, списанные штрафы, налоги, сборы, тарифный план и договорной процент. Не сравнивайте комиссию только с чистой суммой денежных средств.

Одно бронирование указано и в выплате, и в счёте. Проверьте, относятся ли эти позиции к разным обязательствам, сторнированию или смене модели оплаты. Не отражайте обе позиции как новую выручку и не считайте, что одна автоматически погашает другую, не сопоставив идентификаторы.

Сумма в банке отличается от суммы пакета операций. Перед изменением реестра бронирования проверьте группировку переводов, валюту расчёта, обменный курс, комиссии платёжного оператора и банков-посредников, дату валютирования и раздельные зачисления.

Закрывайте каждое бронирование с подтверждениями для соответствующей модели

Закрытое бронирование Expedia Collect должно иметь одну окончательную стоимость бронирования, один расчёт суммы к выплате объекту размещения, одну запись о перечислении средств или карте, один банковский расчёт или расчёт через платёжного оператора и ни одного необъяснённого остатка.

Закрытое бронирование Hotel Collect должно иметь один окончательный счёт гостя, полную оплату гостя или утверждённое списание задолженности, один расчёт комиссии, сопоставленный счёт или выписку Expedia и ни одного необъяснённого обязательства гостя или канала продаж.

Ведите отдельные клиринговые счета для дебиторской задолженности Expedia и гостей, обязательств по комиссии Expedia, расчётов с платёжными операторами, а также валютных и банковских комиссий. Анализируйте просроченные остатки по идентификаторам бронирований, а не списывайте расхождения на уровне объекта размещения.

Если требуется эскалация, предоставьте идентификатор объекта размещения, идентификатор бронирования Expedia, модель оплаты, идентификатор продукта или тарифного плана, окончательный статус, валюты, ожидаемый расчёт, фактическую строку карты, выплаты или счёта, историю корректировок и точную сумму неустранённого расхождения. Скройте платёжные реквизиты.

Решение Smart Order для аналитики для отелей обеспечивает прозрачность выручки по каналам и операционных результатов, пока финансовая служба сверяет Expedia Collect и Hotel Collect по соответствующим потокам денежных средств.

Часто задаваемые вопросы

В чём главное различие между Expedia Collect и Hotel Collect?

При Expedia Collect соответствующую оплату за бронирование получает Expedia, а затем перечисляет средства объекту размещения. При Hotel Collect объект размещения списывает оплату с гостя и отдельно учитывает комиссию Expedia.

Равна ли выплата Expedia Collect итоговой сумме гостя?

Необязательно. Итоговая сумма гостя может включать налоги, сборы, скидки или суммы, которые не входят в выплату объекту размещения. Используйте инструкции по перечислению средств из бронирования.

Означает ли Hotel Collect, что объект размещения должен ждать заезда, прежде чем списать оплату?

Не всегда. Депозиты, невозвратные условия, проверка карты, поздняя отмена и незаезд могут допускать более раннее или позднее списание. Следуйте графику бронирования и местным правилам проведения платежей.

Следует ли финансовой службе рассчитывать комиссию по банковскому зачислению?

Нет. Рассчитывайте комиссию по согласованной в договоре базе для начисления комиссии и окончательному статусу бронирования. Банковская сумма может включать другие бронирования, комиссии или курсовые разницы.

Как сверять смешанный аккаунт Expedia?

Сначала классифицируйте каждое бронирование по модели оплаты, отдельно выполните процессы сверки Expedia Collect и Hotel Collect и объедините результаты только при окончательной проверке бухгалтерского регистра.

Expedia Collect и Hotel Collect — не два названия одного бухгалтерского процесса. Для каждого бронирования сверяйте, кто получил оплату от гостя, кто и кому должен средства, какая сумма облагается комиссией и какой платёж подтверждает окончательный расчёт.