1. Интеграция программы управления отелем и Airbnb должна иметь единый источник достоверных данных для доступности, тарифов, ограничений, сообщений и контента объявлений.
2. Доступность в календаре может выглядеть правильной, в то время как стоимость за ночь, минимальный срок проживания или детали объявления остаются неверными, поэтому проверяйте каждый тип данных отдельно.
3. Проверяйте объявление Airbnb, видимое гостям, после каждого изменения сопоставления, а затем отслеживайте неудачные обновления и изменения бронирований после запуска.
Интеграция программы управления отелем и Airbnb должна делать больше, чем просто импортировать бронирования. Она должна синхронизировать доступные для продажи номера, стоимость за ночь, ограничения на проживание, переписку с гостями и детали объявления без необходимости сотрудникам редактировать одно и то же поле в двух местах.
Дорогостоящие ошибки часто бывают неочевидными. Номер может быть доступен на нужные даты, но иметь цену по неверному тарифному плану. В системе управления отелем может применяться ограничение на минимум три ночи, а на Airbnb — нет. Автоматическое сообщение при самостоятельном заезде может содержать старый код от двери. Подключение может быть активным, в то время как результат, который видит гость, все еще ошибочен.
В этом руководстве основное внимание уделяется предотвращению таких операционных ошибок. Для пошаговой настройки iCal используйте вместо этого руководство по синхронизации календаря. Прямое подключение к системе управления отелем выполняет более широкую задачу.
Что на самом деле синхронизирует интеграция программы управления отелем и Airbnb
Airbnb предлагает подключенным через программное обеспечение владельцам различные подходы к синхронизации. В зависимости от провайдера и настроек подключения, хозяин может синхронизировать все детали объявления или только цены и доступность. Этот выбор определяет, где персонал должен вносить изменения.
При синхронизации цен и доступности, программа управления отелем или менеджер каналов обычно контролирует календарь, тарифы и поддерживаемые ограничения. Текст объявления, фотографии, сборы и некоторые настройки бронирования могут по-прежнему управляться в Airbnb. При полной синхронизации программа управления отелем может стать источником большего количества контента объявления.
Не предполагайте, что «подключено» означает, что каждое поле обновляется в обоих направлениях. Запросите у провайдера объем синхронизации на уровне полей перед началом работы. Для каждого поля зафиксируйте его источник, направление, ожидаемую задержку и резервного ответственного.
Правило работы простое: у одного поля должен быть один авторитетный редактор. Если система управления отелем контролирует базовые тарифы, персонал не должен одновременно корректировать эти даты в Airbnb, если только задокументированный рабочий процесс не допускает переопределения специально для Airbnb.
Предотвращайте ошибки календаря до того, как они превратятся в овербукинг
Синхронизация календаря начинается с правильного сопоставления. Каждое объявление на Airbnb должно быть привязано к правильному объекту размещения, категории номера и единице размещения в системе управления отелем. Отелям требуется особая осторожность, когда Airbnb продает категорию номера, в то время как программа управления отелем отслеживает под ней несколько физических номеров.
Тестируйте больше, чем обычное бронирование. Заблокируйте номер в системе управления отелем, создайте прямое бронирование, получите бронирование с Airbnb, измените его даты и отмените его. После каждого события проверяйте мультикалендарь PMS и публичный календарь Airbnb. Количество доступных номеров должно уменьшиться и вернуться ровно один раз.
Обратите внимание на статусы, которые не являются обычными подтвержденными бронированиями. Ожидающие запросы, время на подготовку, блокировки владельца, закрытие на техническое обслуживание и ограничения на бронирование день в день могут по-разному влиять на доступность. Подтвердите, какие статусы отправляет интеграция и как система управления отелем их отображает.
Airbnb заявляет, что бронирования обычно мгновенно поступают в подключенное программное обеспечение, хотя в некоторых случаях это может занять больше времени. Если бронирование отсутствует, проверьте статус подключения объявления и передайте проблему поставщику программного обеспечения, указав объявление, код подтверждения и время события. Сотрудник на стойке регистрации никогда не должен «исправлять» пропавшее бронирование путем создания дубликатов в нескольких системах.
Когда гость оформляет бронирование через Airbnb, бронирование должно попасть в систему управления отелем, распределенный номерной фонд должен уменьшиться, а подключенные каналы должны получить новую доступность. channel manager для отеля делает этот цикл бронирования видимым из одной точки контроля, вместо того чтобы полагаться на персонал для ручного закрытия дат.
Управляйте доступностью и ценами Airbnb в едином цикле бронирования
Подключите бронирования Airbnb к Smart Order, чтобы календарь системы управления отелем обновлялся, а оставшийся номерной фонд мог распределяться из единого операционного интерфейса.
Устраняйте ошибки в тарифах в их источнике
Правильный календарь не доказывает, что цена верна. Ошибки в тарифах обычно возникают из-за неправильного сопоставления, конфликтующих инструментов ценообразования, предположений о валюте, налоговых настроек или дважды примененной наценки Airbnb.
Выберите один источник тарифов. Это может быть система управления отелем, инструмент управления доходами, подключенный через PMS, или другой задокументированный уровень ценообразования. Избегайте ситуаций, когда программа управления отелем, умное ценообразование Airbnb и сторонний инструмент динамического ценообразования записывают данные на одни и те же даты без четкого приоритета.
Запустите поиск от лица гостя для обычных будних дней, выходных, пиковых дат и отдаленных будущих дат. Сравните стоимость за ночь и общую стоимость проживания с данными системы управления отелем. Отдельно проверьте доплаты за проживание, плату за уборку, скидки, налоги, конвертацию валют и сервисные сборы, взимаемые только с хозяев. Общая сумма на этапе оформления может выявить ошибку, которая не видна в календаре хозяина.
Используйте контролируемый тест при любом изменении сопоставления тарифов. Отправьте уникальный тестовый тариф на будущую дату с низким уровнем риска, убедитесь, что он появился на Airbnb, а затем восстановите правильное значение. Запишите время обновления. Если старый тариф остается, расследуйте проблемы с подключением, а не повторяйте редактирование в обеих системах.
Относитесь к минимальному сроку проживания как к отдельному тесту синхронизации
Ограничения на минимальный срок проживания часто дают сбой независимо от цены и доступности. Дата может быть открыта по правильному тарифу, в то время как Airbnb все еще принимает бронирование на одну ночь, которое отель намеревался продавать минимум на три.
Тестируйте минимальный срок проживания по дате заезда, а не только просматривая календарь. Ищите проживание на одну, две и три ночи, начиная с даты, на которую распространяется ограничение. Повторите тест для диапазона дат, поскольку некоторые системы применяют минимум к ночи заезда, в то время как другие оценивают каждую ночь проживания.
Также проверьте максимальный срок проживания, закрытие на заезд, закрытие на выезд, сроки заблаговременного бронирования, время на подготовку и ограничения на бронирование день в день, когда эти правила имеют значение. Не каждое подключение к системе управления отелем поддерживает все ограничения. Для неподдерживаемых правил необходимо назначить ответственного и график проверок на стороне Airbnb.
После изменения ограничения проверьте как дату, которая должна быть отклонена, так и соседнюю дату, которая должна оставаться доступной для бронирования. Это позволяет выявить широкие применения правил, которые случайно закрывают больше номеров, чем планировалось.
Привязывайте сообщения гостей к правильному бронированию
Синхронизация сообщений — это операционная, а не косметическая функция. Единый почтовый ящик полезен только в том случае, если переписка привязана к правильному гостю, объекту, датам проживания и статусу бронирования.
Протестируйте новый запрос, сообщение о подтвержденном бронировании, изменение бронирования и отмененное проживание. Убедитесь, что ответы, отправленные из системы управления отелем, появляются в ветке Airbnb и что сообщения, написанные в Airbnb, возвращаются в единый почтовый ящик. Персонал должен знать, поддерживаются ли вложения, поля специальных запросов, ответы сохозяев и переведенные сообщения.
Автоматизация требует ограничений. Инструкции по заезду должны отправляться только после срабатывания требуемого триггера, такого как подтвержденная оплата или определенное время до прибытия. Отмена должна останавливать будущие сообщения. Изменение даты должно пересчитывать расписание, а не отправлять инструкции для старой даты заезда.
Используйте специфичные для объекта переменные для доступа к дверям, Wi-Fi, парковки и контактных данных. Предварительно просматривайте каждый шаблон с реальным тестовым бронированием. Идеально доставленное сообщение все равно считается ошибкой, если оно содержит информацию из другого объявления.
Определите, где хранится контент объявления
Синхронизация контента объявления может включать заголовки, описания, удобства, фотографии, правила дома, политики, сборы и настройки заезда, но точный объем зависит от программного обеспечения и режима синхронизации. Руководство Airbnb по синхронизации программного обеспечения отличает полную синхронизацию объявления от синхронизации цен и доступности, поэтому перед редактированием подтвердите выбранный режим.
При полной синхронизации обновление в программе управления отелем может перезаписать изменения, сделанные непосредственно в Airbnb. При ограниченной синхронизации персонал может ошибочно ожидать, что обновление удобств или фотографий в PMS появится в объявлении. Обе ошибки происходят из-за неясного распределения ответственности.
Создайте реестр контента для каждого объявления. Запишите, где персонал редактирует заголовок, описание, удобства, фотографии, сборы, налоги, политику отмены и настройки бронирования. После любого массового изменения проверяйте активное объявление на компьютере и мобильном устройстве.
Не публикуйте контент только потому, что интеграция это позволяет. Текст, адаптированный специально для Airbnb, может конвертировать лучше, чем общее описание, повторно используемое на разных каналах. Если источником контента является система управления отелем, сохраняйте поля для конкретных каналов, где это поддерживается, и просматривайте отображаемое объявление, а не только исходный текст.
Используйте проверку готовности из пяти частей перед запуском
Запустите подключение в период низкого спроса и протестируйте одно объявление, прежде чем распространять его на весь объект размещения. Сохраняйте скриншоты, идентификаторы бронирований, отметки времени и ожидаемые результаты, чтобы можно было воспроизвести неудачную проверку.
- Календарь: Создавайте, изменяйте и отменяйте бронирования через Airbnb и другой источник; один раз проверьте изменения номерного фонда.
- Тарифы: Сравните значения в системе управления отелем с тарифами за ночь для гостей и общими суммами при оформлении бронирования для различных типов дат.
- Минимальный срок проживания: Ищите варианты продолжительности, которые должны быть отклонены и одобрены; протестируйте правила для прибытия и соседних дат.
- Сообщения: Отправляйте сообщения в обоих направлениях и убедитесь, что автоматизация останавливается или переносится после изменений.
- Контент объявления: Подтвердите выбранный режим синхронизации, отредактируйте одно безопасное поле и проверьте публичное объявление.
В течение первых 48 часов просматривайте каждое новое, измененное и отмененное бронирование на Airbnb. В течение следующих 30 дней проверяйте наличие несовпадений в номерном фонде, тарифах и ограничениях. После этого продолжайте ежедневный просмотр исключений для неудачных обновлений, отключенных объявлений, несопоставленных тарифов и сообщений без ответа.
Smart Order позволяет сохранить релевантный рабочий процесс узким: бронирование Airbnb попадает в программу управления отелем, календарь номеров изменяется, и команда видит бронирование и оставшуюся доступность в одном месте. Затем менеджеры могут исправить отклоненное обновление или проблему с сопоставлением до того, как следующий гость забронирует номер на основе неверных данных.
Часто задаваемые вопросы об интеграции программы управления отелем и Airbnb
Может ли программа управления отелем синхронизировать все с Airbnb?
Не всегда. Airbnb поддерживает полную синхронизацию объявления и синхронизацию цен и доступности, но доступные поля зависят от подключенного программного обеспечения и конфигурации. Получите у поставщика системы управления отелем актуальный список на уровне полей и назначьте источник редактирования для каждого неподдерживаемого поля.
Где следует изменять тарифы: в программе управления отелем или на Airbnb?
Изменяйте их в объявленном источнике тарифов. Если система управления отелем отправляет тарифы на Airbnb, обычные изменения на стороне Airbnb могут быть перезаписаны или привести к конфликтующим результатам. Документируйте любые наценки, скидки или переопределения для конкретных каналов и тестируйте итоговую цену для гостя.
Почему календарь Airbnb правильный, а минимальный срок проживания — нет?
Доступность и ограничения на проживание — это разные типы данных. Соединение может поддерживать одно, но не поддерживать другое, правило может быть сопоставлено неправильно, или его может перезаписывать другая система. Протестируйте доступную для бронирования продолжительность проживания в публичном объявлении и проверьте объем синхронизации.
Работают ли сообщения Airbnb через любую программу управления отелем?
Нет. Функции почтового ящика различаются. Проверьте двустороннюю передачу сообщений, привязку к бронированиям, вложения, триггеры автоматизации, активность сохозяев и поведение при отмене, прежде чем полагаться на систему управления отелем как на единственный почтовый ящик для команды.
Сделайте каждое синхронизируемое поле проверяемым
Самая безопасная интеграция программы управления отелем и Airbnb — это не та, у которой самый длинный список функций. Это та, которую ваша команда может проверить.
Определите источник достоверных данных для календарей, тарифов, минимальных сроков проживания, сообщений и контента объявлений. Проверьте каждый поток отдельно. Проверяйте вид для гостя на Airbnb, а не только панель управления системы управления отелем. Затем отслеживайте исключения с достаточным количеством данных, чтобы можно было быстро их диагностировать.
Этот процесс предотвращает ситуации, когда через подключенное объявление незаметно продается нужный номер на неверные даты, по неправильной цене или на неверных условиях.
