Сверка отмен и незаездов в Traveloka: проверка бронирований, платежей и доступности номеров

Гость Traveloka просит вернуть деньги, сотрудник стойки регистрации убирает его из списка ожидаемых заездов, а бухгалтерия предполагает, что средства будут возвращены. Ни одно из этих действий само по себе не подтверждает, что два других уже выполнены.

В TERA — платформе Traveloka для управления объектами размещения — сверьте итог по бронированию с платёжными записями и доступностью номеров. Начните с конкретного бронирования, а не с ежемесячного поступления на банковский счёт. Результат сверки должен объяснять, что произошло с проживанием, деньгами и каждой неиспользованной ночью.

Установите, что фактически произошло с проживанием

Найдите номер бронирования Traveloka в TERA и вашей системе управления отелем. Проверьте объект размещения, забронированные номера или единицы размещения, даты и последнее изменение. Сохраните подтверждение и применимые условия отмены.

Просьба гостя отменить бронирование или вернуть деньги не подтверждает, что бронирование уже отменено. Проверьте текущий статус бронирования и имеющиеся уведомления об одобрении или отмене. Одобрение возврата и ход его выполнения также требуют отдельных подтверждений.

При подозрении на незаезд проверьте сообщения о позднем прибытии, перенос даты заезда, подтверждения самостоятельного заезда и возможное оформление заезда на другое имя. Квитанция об оплате в гостинице или запись об оформленном заезде могут опровергнуть ошибочное сообщение об отсутствии гостя. Не отмечайте незаезд только потому, что ожидаемое время прибытия уже прошло.

Если забронировано несколько номеров, проверьте каждый затронутый номер отдельно. Если одна группа гостей заехала, а другая отменила поездку, не отменяйте всё бронирование. При сокращении срока проживания сохраните фактически использованные ночи.

Простыми словами зафиксируйте событие и оставшиеся задачи

Используйте краткую запись, например: «Отмена обеих неиспользованных ночей подтверждена; штраф отменён; возврат Traveloka ещё не завершён; номер освобождён в системе управления отелем, доступность в канале ожидает проверки».

Такая запись полезнее, чем «отменено, готово». Она отделяет принятое решение от оставшихся задач по платежам и доступности номеров.

Если после подтверждения отмены в TERA система управления отелем всё ещё показывает ожидаемый заезд, сверьте номер бронирования, прежде чем вносить изменения вручную. В рабочем разделе бронирований стойки регистрации Smart Order сотрудники могут проверить бронирование, полученное из канала, и его текущую запись в гостинице. Отразите там фактический итог, чтобы следующая смена не оформила заезд, не списала оплату и не освободила номера на основании устаревших сведений об ожидаемом прибытии.

Сравните статус в TERA Traveloka с записью в системе управления отелем

Используйте инструменты управления бронированиями, доступные вашему объекту размещения. Названия элементов и доступные действия в TERA зависят от учётной записи и схемы оплаты; не предполагайте, что отмена и незаезд оформляются одним и тем же действием.

1. Откройте нужное бронирование и проверьте его текущий статус, изменения и условия отмены или незаезда, действовавшие при бронировании.
2. Согласуйте с дежурным менеджером фактический итог по проживанию, включая затронутые номера и оставшиеся ночи.
3. Выполните необходимые действия в канале в рамках предусмотренного процесса. Сохраните подтверждение выполнения: выбранного пункта или черновика сообщения недостаточно.
4. Повторно откройте бронирование и сравните его с записью в системе управления отелем. Если изменение не отобразилось, загрузите или обновите данные через стандартный процесс обмена.
5. Если необходима разрешённая ручная корректировка, зафиксируйте её причину и проверьте, как она повлияла на доступность. Сохраните исходную историю бронирования.

Если действие недоступно или результат остаётся неясным, запросите у Traveloka подтверждение статуса этого бронирования. Укажите номер бронирования, даты проживания, затронутый номер, желаемый результат и подтверждения одобрения или незаезда. Не удаляйте и не создавайте бронирование заново только для того, чтобы убрать его из списка ожидаемых заездов.

Урегулируйте штраф без повторных возвратов или списаний

Изучите условия забронированного предложения. Период бесплатной отмены, штраф за позднюю отмену и штраф за незаезд могут предусматривать разные суммы. Ориентируйтесь на применимый крайний срок и часовой пояс, а не на условия, опубликованные сегодня.

Сначала зафиксируйте решение о штрафе: штраф не взимается, удерживается определённая сумма либо одобрена полная или частичная отмена штрафа. Затем установите, кто получил первоначальную оплату и кто отвечает за следующую операцию.

Если оплату получила Traveloka, следуйте инструкциям по возврату и выплатам гостинице, относящимся к этому бронированию. Не оформляйте дополнительный возврат от гостиницы только потому, что, по словам гостя, возврат Traveloka ещё не завершён. Если деньги фактически получила гостиница, перед любыми действиями проверьте исходную операцию и предыдущие возвраты.

Обязанность уплатить штраф за незаезд не подтверждает успешное списание с карты. Аналогично, одобрение возврата не подтверждает зачисление денег на счёт гостя. Сопоставьте доступный результат операции и идентификатор платежа с платёжной записью гостиницы.

Например, предположим, что по согласованному решению из предоплаты за проживание в размере 240 долларов США удерживаются 80 долларов США, а других корректировок нет. При этих условиях гостю полагается возврат 160 долларов США. Этот расчёт не определяет итоговую сумму выплаты гостинице от Traveloka: схема расчётов с объектом размещения и применимые удержания по-прежнему требуют отдельного документального подтверждения.

Не возвращайте 240 долларов США, одновременно отражая удержанный штраф в размере 80 долларов США, без пояснения, как этот штраф будет взыскан. Отдельно учитывайте согласованное решение, фактический возврат и оставшуюся сумму к оплате.

Проверяйте номеро-ночи отдельно от денежных расчётов

Когда итог по бронированию позволяет освободить номер, проверьте его занятость по каждой дате. Удержание штрафа за незаезд не является основанием отмечать неиспользованный номер как занятый. В свою очередь, незавершённый возврат сам по себе не должен быть причиной блокировки будущей ночи, которая уже подлежит освобождению.

Если гость так и не заехал по бронированию на три ночи, подтвердите согласованный порядок действий для всех оставшихся ночей. Вчерашний непроданный номер нельзя компенсировать увеличением доступности на завтра. Если согласован поздний заезд, номер всё ещё может понадобиться гостю — выясните это до повторной продажи.

Прежде чем увеличивать количество доступных номеров, проверьте данные в системе управления отелем. Если обновление об отмене уже вернуло один номер в продажу, повторное ручное увеличение может создать лишний номер для продажи. Также проверьте блокировки на ремонт и другие бронирования: освобождение одного бронирования ещё не гарантирует, что номер можно продавать.

Если система управления отелем управляет продажами через Traveloka, проверьте получившееся обновление через channel manager для отеля, затем проверьте соответствующий номер и даты в Traveloka. Сохраните намеренно установленные закрытия продаж и ограничения. Общий поиск объекта размещения не подтверждает, что занятость конкретного номера на конкретную ночь обработана правильно.

Закрывайте спорный случай только тогда, когда итог по бронированию совпадает во всех записях, суммы штрафа и возврата можно объяснить, а нужные ночи освобождены или намеренно оставлены заблокированными. Последующая корректировка взаиморасчётов может оставаться незавершённой, но у неё должны быть ссылка на бронирование, ответственный и дата проверки; её не следует скрывать в выручке от проживания.