Expedia Collect เทียบกับ Hotel Collect: วิธีกระทบยอดการจองแต่ละรายการ

การกระทบยอด Expedia Collect กับ Hotel Collect เริ่มต้นจากคำถามเดียวว่า ใครเป็นผู้เรียกเก็บเงินจากผู้เดินทางสำหรับการจองนี้ ภายใต้ Expedia Collect ทาง Expedia จะรับชำระเงินค่าจอง และที่พักจะได้รับยอดที่ต้องชำระในภายหลัง ส่วน Hotel Collect ที่พักจะเรียกเก็บเงินจากผู้เดินทางและบันทึก ค่าคอมมิชชันของ Expediaแยกต่างหากในภายหลัง

รูปแบบทั้งสองทำให้เกิดยอดลูกหนี้ หลักฐานการชำระเงิน ผู้รับผิดชอบการคืนเงิน และรายการบัญชีแยกประเภทที่แตกต่างกัน การนำมาปะปนกันอาจทำให้บันทึกเงินสดซ้ำ ค่าคอมมิชชันค้างชำระ รายได้ไม่ถูกต้อง หรือดูเสมือนว่ายอดจ่ายขาดทั้งที่ไม่ได้ขาดจริง

ระบุรูปแบบการชำระเงินในการจอง

เปิดการจองปัจจุบันใน Partner Central หรือระบบบริหารจัดการโรงแรมที่เชื่อมต่ออยู่ แล้วบันทึกคำแนะนำด้านการชำระเงินหรือการนำส่งเงิน อย่าจำแนกการจองจากคำบอกเล่าของผู้เข้าพัก ชื่อที่แสดงของแผนราคา หรือการจองอื่นในที่พักเดียวกัน

ระบบการเชื่อมต่อของ Expedia สามารถมีผลิตภัณฑ์แบบผู้ค้าและแบบตัวแทนแยกกันสำหรับห้องพักและราคาเดียวกัน รูปแบบผลิตภัณฑ์ของ Expedia แยกระหว่างราคาแบบผู้ค้าที่ใช้กับ Expedia Collect และราคาแบบตัวแทนที่ใช้กับ Hotel Collect ให้ใช้คำแนะนำของการจองจริงและรหัสผลิตภัณฑ์เป็นเกณฑ์ควบคุม

ในเอกสารทางเทคนิคบางฉบับ Hotel Collect จะเรียกว่า Property Collect สำหรับการกระทบยอดของโรงแรม ทั้งสองคำหมายถึงที่พักมีหน้าที่เรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้องจากผู้เข้าพัก ให้บันทึกชื่อที่แสดงในการจองตามจริง เพื่อให้ฝ่ายการเงินและแผนกต้อนรับใช้คำเรียกเดียวกัน

บันทึกหมายเลขแผนการเดินทางหรือรหัสการจองของ Expedia หมายเลขยืนยันของโรงแรม รูปแบบการชำระเงิน วันที่เข้าพัก สถานะสุดท้าย ค่าที่พัก ภาษีและค่าธรรมเนียม ยอดรวมของผู้เข้าพัก ยอดลูกหนี้ของที่พักหรือยอดที่ต้องเรียกเก็บจากผู้เข้าพัก ค่าคอมมิชชัน สกุลเงิน เครื่องมือการชำระเงิน และรายการปรับปรุงทุกครั้งที่เกิดขึ้นภายหลัง

กระทบยอดการจองแบบ Expedia Collect

Expedia Collect ทำให้เกิดลูกหนี้จาก Expedia แทนลูกหนี้จากผู้เข้าพักสำหรับค่าที่พักแบบชำระล่วงหน้า ที่พักอาจได้รับเงินผ่านบัตรเสมือนของ Expedia การนำส่งเงินผ่านธนาคาร หรือวิธีอื่นที่กำหนดไว้สำหรับบัญชี

1. ยืนยันว่าการจองเป็นแบบ Expedia Collect และบันทึกคำแนะนำการชำระเงินฉบับล่าสุด
2. คำนวณค่าที่พักสุดท้ายใหม่จากจำนวนคืน ราคา จำนวนผู้เข้าพัก และรายการที่รวมอยู่
3. แยกภาษีและค่าธรรมเนียมตามฝ่ายที่เป็นผู้เรียกเก็บและนำส่ง
4. บันทึกยอดที่ต้องชำระให้ที่พักตามที่แสดงในการจอง อย่าสันนิษฐานว่ายอดนี้เท่ากับยอดรวมของผู้เข้าพัก
5. นำการแก้ไข การยกเลิก การคืนเงิน การไม่มาเข้าพัก หรือการปรับปรุงหลังการเข้าพักที่ได้รับอนุมัติมาคำนวณ
6. จับคู่ยอดที่ได้กับวงเงินอนุมัติของบัตรเสมือน รายการนำส่งเงิน หรือเลขอ้างอิงการจ่ายเงิน
7. จับคู่บันทึกการชำระเงินดังกล่าวกับธุรกรรมของผู้ประมวลผลการชำระเงินหรือธนาคาร
8. บันทึกส่วนต่างสกุลเงินและค่าธรรมเนียมการชำระเงินแยกจากรายได้ค่าห้องพักและค่าคอมมิชชัน

สำหรับบัตรเสมือน ให้บันทึกยอดที่ใช้ได้ วันที่หรือเงื่อนไขการเปิดใช้งาน วันหมดอายุ และสกุลเงินผ่านกระบวนการทำงานที่เป็นไปตามมาตรฐาน PCI ห้ามเก็บหมายเลขบัตรเต็มหรือรหัสรักษาความปลอดภัยไว้ในตารางกระทบยอดทั่วไป

ที่พักบางแห่งได้รับการจอง Expedia Collect ฉบับอัปเดต ซึ่งแสดงยอดเต็มที่ผู้เดินทางชำระ พร้อมระบุแยกต่างหากว่าที่พักควรเรียกเก็บจาก Expedia หรือนำส่งคืนเป็นจำนวนเท่าใด อย่าถือว่ายอดรวมเต็มที่แสดงคือยอดบัตรหรือยอดจ่าย ให้กระทบยอดตามยอดของที่พักที่ระบุไว้อย่างชัดเจนและคำแนะนำการนำส่งเงินล่าสุด

Smart Order มี โซลูชันการชำระเงิน ที่ช่วยให้โรงแรมเชื่อมโยงสถานะการชำระเงินของการจองกับงานเรียกเก็บเงินในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องพึ่งตารางคำนวณที่ไม่มีการป้องกัน

กระทบยอดการจองแบบ Hotel Collect

Hotel Collect ทำให้เกิดลูกหนี้จากผู้เข้าพักและหนี้สินค่าคอมมิชชันของ Expedia แยกต่างหาก ที่พักมีหน้าที่เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักตามเงื่อนไขการชำระเงินและการยกเลิกของการจอง

1. ยืนยันว่าการจองเป็นแบบ Hotel Collect และระบุสกุลเงินที่ใช้เรียกเก็บ
2. จับคู่ค่าห้อง ภาษี ค่าธรรมเนียม เงินมัดจำ และเงื่อนไขการยกเลิกสุดท้ายกับบัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพักในระบบบริหารจัดการโรงแรม
3. บันทึกการชำระเงิน การกันวงเงิน เงินมัดจำ การคืนเงิน หรือการปฏิเสธการชำระเงินของผู้เข้าพักแต่ละรายการไว้กับการจอง
4. ยืนยันยอดสุดท้ายของการเข้าพักจริง การยกเลิก หรือการไม่มาเข้าพักหลังเช็คเอาต์
5. คำนวณค่าคอมมิชชันโดยใช้อัตราตามสัญญาและฐานคำนวณค่าคอมมิชชันที่ถูกต้อง
6. จับคู่ค่าคอมมิชชันกับใบแจ้งหนี้ รายการนำส่งเงิน หรือใบแจ้งยอดบัญชีของ Expedia
7. บันทึกเงินที่ได้รับจากผู้เข้าพักเข้ากับบัญชีค่าใช้จ่าย และบันทึกค่าคอมมิชชันของ Expedia เข้ากับหนี้สินของช่องทาง
8. ตรวจสอบยอดค้างชำระของผู้เข้าพักและส่วนต่างค่าคอมมิชชันแยกจากกัน

การกันวงเงินล่วงหน้าไม่ใช่รายได้หรือเงินสด เงินมัดจำจะเป็นส่วนหนึ่งของการชำระบัญชีก็ต่อเมื่อมีการเรียกเก็บและนำไปใช้ตามเงื่อนไขการจอง หากที่พักตรวจสอบความถูกต้องของบัตรด้วยการเรียกเก็บยอดเล็กน้อย ให้คืนเงินหรือนำยอดนั้นไปหักอย่างสม่ำเสมอ เพื่อไม่ให้ผู้เข้าพักถูกเรียกเก็บซ้ำเมื่อเช็คเอาต์

รูปแบบการชำระเงิน Property Collect อาจรวมถึง เงินมัดจำ, ค่าบริการแบบ ไม่คืนเงิน ค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพัก และค่าปรับกรณียกเลิกล่าช้า ให้ใช้กำหนดการและสกุลเงินที่เรียกเก็บได้ของการจองนั้นโดยเฉพาะ แทนการตั้งสมมติฐานเดียวสำหรับทั้งที่พัก

แยกรายได้ ค่าคอมมิชชัน ภาษี และเงินสด

อย่าบันทึกยอดจ่ายจาก Expedia Collect หรือเงินที่ได้รับจากผู้เข้าพักแบบ Hotel Collect เป็นตัวเลขรายได้เพียงรายการเดียว การเคลื่อนไหวของเงินสดและรายได้จากการเข้าพักเป็นเหตุการณ์ทางบัญชีที่แตกต่างกัน

สำหรับ Expedia Collect โดยทั่วไปโรงแรมต้องแยกรายการรายได้ค่าห้อง หนี้สินภาษี ลูกหนี้จาก Expedia ค่าคอมมิชชันหรือรายการหักเชิงพาณิชย์ และการชำระบัญชีด้วยเงินสดหรือบัตรในภายหลัง สำหรับ Hotel Collect ให้บันทึกลูกหนี้และการชำระเงินของผู้เข้าพัก แล้วรับรู้หนี้สินหรือค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชันของ Expedia แยกต่างหาก

ใช้สูตรควบคุมนี้กับทั้งสองรูปแบบ:

ผลลัพธ์ที่ที่พักควรได้รับ = รายได้ค่าที่พักสุดท้าย + ภาษีและค่าธรรมเนียมที่ต้องชำระให้ที่พัก − ค่าคอมมิชชันและรายการหักที่ได้รับอนุมัติ

ผลลัพธ์นี้ยังอาจไม่เท่ากับยอดเงินในธนาคาร ค่าการแปลงสกุลเงิน ค่าธรรมเนียมผู้ค้า ค่าธรรมเนียมการโอน การปฏิเสธการชำระเงิน และช่วงเวลาการประมวลผลแบบกลุ่มต้องบันทึกไว้ในบัญชีพักแยกต่างหาก

หากระบบบริหารจัดการโรงแรมเก็บเฉพาะยอดสุทธิของ Expedia Collect ให้เก็บรายละเอียดเพียงพอที่จะคำนวณรายได้จากการเข้าพักก่อนหักค่าใช้จ่ายและรายการหักต่างๆ ขึ้นใหม่สำหรับการรายงาน ADR ภาษี และความสามารถในการทำกำไรของช่องทาง หากระบบบริหารจัดการโรงแรมเก็บยอดรวมของผู้เข้าพัก อย่าสันนิษฐานว่ายอดทั้งหมดต้องชำระให้โรงแรม

จัดการการแก้ไข การยกเลิก และการไม่มาเข้าพัก

ใช้เหตุการณ์ล่าสุดของการจองและเก็บฉบับก่อนหน้าไว้ การลดจำนวนคืน การเปลี่ยนราคา การยกเว้นค่าปรับ การเรียกเก็บค่าธรรมเนียมยกเลิก การไม่มาเข้าพัก หรือการคืนเงินหลังการเข้าพัก อาจเปลี่ยนยอดจ่าย ยอดคงเหลือของผู้เข้าพัก ค่าคอมมิชชัน หรือใบแจ้งหนี้ในเวลาที่ต่างกัน

สำหรับ Expedia Collect ให้ยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงมีผลต่อยอดที่ต้องชำระ บัตรเสมือน หรือรายการปรับปรุงภายหลังหรือไม่ อย่าคืนเงินให้ผู้เข้าพักโดยตรง เว้นแต่คำแนะนำการชำระเงินจะระบุว่าที่พักเป็นผู้รับผิดชอบการคืนเงินดังกล่าว

สำหรับ Hotel Collect ให้ปรับบัญชีค่าใช้จ่ายและการเรียกเก็บเงินของผู้เข้าพักตามเงื่อนไขการจอง จากนั้นยืนยันว่ายอดที่เรียกเก็บจริงยังอยู่ในฐานคำนวณค่าคอมมิชชันหรือไม่ ค่าธรรมเนียมยกเลิกที่ได้รับการยกเว้นไม่ควรถูกบันทึกเป็นรายได้ที่เรียกเก็บแล้ว เพียงเพราะนโยบายเดิมอนุญาตให้เรียกเก็บได้

จับคู่เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงกับเวลาปิดรอบการเรียกเก็บเงินหรือการนำส่งเงินเสมอ ยอดเดิมและรายการแก้ไขอาจปรากฏคนละรอบบัญชี

วิเคราะห์ส่วนต่างในการกระทบยอดที่พบบ่อย

ยอดบัตร Expedia Collect ต่ำกว่ายอดรวมของผู้เข้าพัก ตรวจสอบยอดที่ต้องชำระให้ที่พักตามที่ระบุไว้อย่างชัดเจน วิธีจัดการค่าคอมมิชชัน ภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บผ่านช่องทางอื่น ส่วนลดที่แพลตฟอร์มเป็นผู้สนับสนุน เงินคืน และคำแนะนำการนำส่งเงินฉบับอัปเดต

บัตร Expedia Collect ถูกปฏิเสธ ตรวจสอบเวลาเปิดใช้งาน ยอดที่ใช้ได้ สกุลเงิน วันหมดอายุ ประเภทธุรกิจของร้านค้า การเรียกเก็บบางส่วนก่อนหน้า และการปรับปรุงการจองล่าสุดว่าเปลี่ยนวงเงินที่อนุมัติหรือไม่ อย่าลองเรียกเก็บยอดที่สูงกว่ายอดคงเหลือที่ใช้ได้

การจองแบบ Hotel Collect ไม่มีการชำระเงินจากผู้เข้าพัก ตรวจสอบว่าการเข้าพักยังไม่ถึงกำหนด เป็นราคาที่ชำระ ณ ที่พัก มีเงินมัดจำถึงกำหนดชำระ บัตรไม่ถูกต้อง หรือแผนกต้อนรับไม่ได้เรียกเก็บเงิน นี่คือปัญหาลูกหนี้จากผู้เข้าพัก ไม่ใช่ยอดจ่ายจาก Expedia ที่หายไป

ค่าคอมมิชชันสูงกว่าที่คาดไว้ คำนวณฐานค่าคอมมิชชันใหม่ และเปรียบเทียบสถานะสุดท้ายของการจอง ค่าปรับที่เรียกเก็บ ภาษี ค่าธรรมเนียม แผนราคา และอัตราร้อยละตามสัญญา อย่าเปรียบเทียบค่าคอมมิชชันกับเงินสดสุทธิเพียงอย่างเดียว

การจองเดียวกันปรากฏทั้งในยอดจ่ายและใบแจ้งหนี้ ยืนยันว่ารายการเหล่านั้นเป็นภาระผูกพันคนละรายการ เป็นการกลับรายการ หรือเป็นการเปลี่ยนรูปแบบ อย่าบันทึกทั้งสองรายการเป็นรายได้ใหม่ หรือสันนิษฐานว่ารายการหนึ่งหักล้างอีกรายการโดยไม่จับคู่เลขอ้างอิง

ยอดเงินในธนาคารต่างจากยอดของชุดธุรกรรม ตรวจสอบการจัดกลุ่มรายการโอน สกุลเงินที่ใช้ชำระบัญชี อัตราแลกเปลี่ยน ค่าธรรมเนียมผู้ประมวลผล ค่าธรรมเนียมธนาคารตัวกลาง วันที่มีผล และเงินฝากที่แยกเป็นหลายรายการ ก่อนแก้ไขบัญชีแยกประเภทของการจอง

ปิดการจองแต่ละรายการด้วยหลักฐานที่ตรงกับรูปแบบ

การจอง Expedia Collect ที่ปิดแล้วควรมีมูลค่าการจองสุดท้ายหนึ่งรายการ การคำนวณยอดที่ต้องชำระให้ที่พักหนึ่งรายการ บันทึกการนำส่งเงินหรือบัตรหนึ่งรายการ การชำระบัญชีจากธนาคารหรือผู้ประมวลผลหนึ่งรายการ และไม่มียอดคงเหลือที่อธิบายไม่ได้

การจอง Hotel Collect ที่ปิดแล้วควรมีบัญชีค่าใช้จ่ายสุดท้ายหนึ่งรายการ การชำระเงินจากผู้เข้าพักครบถ้วนหรือรายการตัดหนี้สูญที่ได้รับอนุมัติ การคำนวณค่าคอมมิชชันหนึ่งรายการ ใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดของ Expedia ที่จับคู่แล้ว และไม่มีลูกหนี้จากผู้เข้าพักหรือหนี้สินของช่องทางที่อธิบายไม่ได้

แยกบัญชีพักสำหรับลูกหนี้จาก Expedia ลูกหนี้จากผู้เข้าพัก หนี้สินค่าคอมมิชชันของ Expedia การชำระบัญชีของผู้ประมวลผลการชำระเงิน และค่าธรรมเนียมสกุลเงินหรือธนาคาร ตรวจสอบยอดค้างตามรหัสการจอง แทนการล้างส่วนต่างในระดับที่พัก

เมื่อต้องส่งต่อปัญหาเพื่อดำเนินการ ให้ระบุรหัสที่พัก รหัสการจองของ Expedia รูปแบบการชำระเงิน รหัสผลิตภัณฑ์หรือแผนราคา สถานะสุดท้าย สกุลเงิน การคำนวณที่คาดไว้ รายการบัตร ยอดจ่าย หรือใบแจ้งหนี้จริง ประวัติการปรับปรุง และส่วนต่างที่ยังแก้ไขไม่ได้อย่างชัดเจน พร้อมปกปิดข้อมูลรับรองการชำระเงิน

Smart Order มี ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรม ที่ช่วยให้เห็นรายได้จากช่องทางและผลการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน ขณะที่ฝ่ายการเงินกระทบยอด Expedia Collect และ Hotel Collect ตามเส้นทางเงินสดที่ถูกต้องของแต่ละรูปแบบ

คำถามที่พบบ่อย

ข้อแตกต่างหลักระหว่าง Expedia Collect และ Hotel Collect คืออะไร

Expedia Collect หมายถึง Expedia รับชำระเงินค่าจองที่เกี่ยวข้องและจ่ายเงินให้ที่พัก ส่วน Hotel Collect หมายถึงที่พักเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักและบันทึกค่าคอมมิชชันของ Expedia แยกต่างหาก

ยอดจ่ายจาก Expedia Collect เท่ากับยอดรวมของผู้เข้าพักหรือไม่

ไม่เสมอไป ยอดรวมของผู้เข้าพักอาจรวมภาษี ค่าธรรมเนียม ส่วนลด หรือยอดที่ไม่รวมอยู่ในจำนวนเงินที่ต้องชำระให้ที่พัก ให้ใช้คำแนะนำการนำส่งเงินของการจองเป็นหลัก

Hotel Collect หมายความว่าที่พักต้องรอจนถึงเวลาเช็คอินจึงจะเรียกเก็บเงินใช่หรือไม่

ไม่เสมอไป เงินมัดจำ เงื่อนไขไม่คืนเงิน การตรวจสอบบัตร การยกเลิกล่าช้า และการไม่มาเข้าพัก อาจอนุญาตให้เรียกเก็บเงินก่อนหรือภายหลังได้ ให้ปฏิบัติตามกำหนดการของการจองและกฎการชำระเงินในพื้นที่

ฝ่ายการเงินควรคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดเงินฝากธนาคารหรือไม่

ไม่ควร ให้คำนวณค่าคอมมิชชันจากฐานคำนวณตามสัญญาและสถานะสุดท้ายของการจอง ยอดเงินธนาคารอาจรวมการจองอื่น ค่าธรรมเนียม หรือส่วนต่างสกุลเงิน

ควรกระทบยอดบัญชี Expedia ที่มีหลายรูปแบบอย่างไร

จำแนกการจองแต่ละรายการตามรูปแบบการชำระเงินก่อน ดำเนินขั้นตอน Expedia Collect และ Hotel Collect แยกจากกัน แล้วจึงรวมผลลัพธ์เฉพาะในการตรวจสอบบัญชีแยกประเภทขั้นสุดท้าย

Expedia Collect และ Hotel Collect ไม่ใช่เพียงสองชื่อเรียกของกระบวนการบัญชีเดียวกัน สำหรับการจองแต่ละรายการ ให้กระทบยอดว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพัก ใครเป็นหนี้ใคร ยอดใดอยู่ในฐานคำนวณค่าคอมมิชชัน และการชำระเงินใดเป็นหลักฐานยืนยันการชำระบัญชี