1. 將訂房、取消結果、旅客退款、飯店撥款與 Agoda 手續費分開處理，而非視為單一交易。
2. 在決定由誰向旅客退款及財務調整應顯示在何處之前，先確認是「Agoda 收款」(Agoda Collect) 還是「飯店收款」(Property Collect)。
3. 將每筆取消訂單與其訂單編號、政策結果、付款紀錄、撥款批次及調整編號進行核對。
4. 若有未解釋的退款、費用豁免、扣款嘗試或撥款後調整，請勿進行結帳關帳。
Agoda 退款對帳 在取消決定被記錄後開始進行。財務團隊不負責決定適用哪項政策；而是要證明訂房、旅客退款、取消手續費、通路手續費及現金流動是一致的。
這使得此流程不同於 取消政策 的審查。政策設定、費用豁免規則及預防取消等措施決定了商業結果。對帳則是測試該結果是否正確反映在飯店的帳冊與銀行帳戶中。
定義您要核對的五項紀錄
一筆取消的訂房可能會在不同日期產生多筆紀錄。請將原始訂房作為來源文件，然後核對取消或修改通知、付款模式紀錄、Agoda 財務交易以及飯店會計分錄。
請勿以退款金額覆蓋原始客房營收。請將預訂金額、取消金額、保留或豁免的費用、通路手續費、稅務處理及現金流動保留為獨立欄位。這樣日後若有爭議或進行稽核抽樣時才有憑據。
使用 Agoda 訂單編號作為共同參照。加入飯店 ID、旅客姓名、入住日期、預訂幣別、付款模式、取消時間戳記、政策結果、撥款 ID、調整 ID 以及銀行或信用卡參照。絕對不要將完整的旅客信用卡或虛擬信用卡詳細資訊複製到一般試算表中。
確認資金控制方
對於 Agoda 收款 (Agoda Collect)，Agoda 會向旅客收款，並透過其設定的撥款方式支付給飯店。取消訂房可能會減少或消除應付金額。如果撥款已確認，修正後的金額可能會作為後續撥款的調整項返回，而不是作為獨立的銀行扣款。
對於 飯店收款 (Property Collect)，通常由飯店向旅客收取住宿金額。Agoda 手續費通常會與 Agoda 欠飯店的預付訂房款項進行折抵。因此，取消訂單需要進行兩次檢查：飯店收取或退還了多少金額，以及 Agoda 透過折抵流程收取或沖銷了多少金額。
目前的 Agoda 飯店收款說明描述了此折抵機制以及隨已完成付款提供的訂單明細對帳單。當市場或付款方式不同時，請參閱飯店協議及目前的 Partner Portal 紀錄。
請勿單憑訂房狀態來推斷責任歸屬。對於信用卡擔保的飯店收款取消訂房，查看旅客信用卡可能會改變收取取消手續費的負責方。財務部門應保留操作歷史紀錄，而不僅僅是最終狀態。
Smart Order 的 飯店數據分析 提供財務部門訂房來源及營收紀錄，以便與 Agoda 交易進行比對。Agoda 對帳單仍為通路的來源文件，而飯店管理系統 (PMS) 則提供比對中的營運端資料。
根據訂房紀錄核對 Agoda 帳務
在發布取消調整或關帳之前，請先比較通路營收、訂房狀態及飯店紀錄。
逐步核對單筆 Agoda 取消訂房
在審查撥款總額之前，請先在訂房層級進行作業。因為一個批次的總額可能是平衡的，但其中兩筆個別訂房卻登錄錯誤。
- 開啟原始訂房，並記錄 Agoda 訂單編號、預訂金額、幣別、稅金、付款模式、取消條款及付款方式。
- 開啟取消或修改通知，並確認生效的時間戳記、取消金額、手續費結果，以及是全額取消還是部分取消。
- 檢查飯店是否已收到、確認或收取該筆訂房的任何 Agoda 撥款。
- 在 Partner Portal 中，於相關財務區域尋找該筆訂房，並擷取其應付、已付、已沖銷或已調整的金額。
- 將交易與其撥款或匯款參照進行核對，然後再與實際的銀行存款、Agoda 信用卡扣款、UPC 扣款或飯店收款 (Property Collect) 收據進行比對。
- 發布飯店核准的會計處理方式，並確保營收、取消收入、通路手續費、稅金、退款及應收或應付帳款的變動均清楚區分。
- 僅當差額為零，或由具名、有日期的未結調整項提供支持時，才將該項目標記為已核對。
如果取消發生在撥款之後，請在 調整 (Adjustments) 中尋找修正項目。Agoda 目前的撥款工作流程將撥款後取消、未結餘額、超收費用及拒絕訂房列為調整案例。負的應收款項可以透過其他應付訂房來折抵，而不是作為獨立的正向撥款來結算。
將退款核對至正確的會計期間
訂房日期、取消日期、原始撥款日期、調整日期與銀行交割日可能會落在不同月份。請根據飯店政策及當地規定選擇會計期間，並保留營運日期與現金日期之間的對帳橋接紀錄。
月底關帳時應找出 Agoda 已記錄但尚未反映在撥款中的取消訂單。同時也應找出飯店已發出但沒有相應的飯店收款 (Property Collect) 負債變動的退款，以及原始入住期間之後發布的 Agoda 調整。
避免僅因為 Agoda 將它們在同一筆撥款中折抵，就在飯店管理系統 (PMS) 中對不相關的訂房進行淨額結算。銀行收到的是淨額，但財務部門仍需要訂房層級的組成明細：應付住宿、取消住宿、飯店收款手續費及其他調整。
對於銀行轉帳，請將撥款 ID 或批次參照與匯款交割日進行核對。對於信用卡結算，請核對確切的授權金額與交易日期。由銀行手續費或匯率轉換引起的差異，應保留並獨立標示。
診斷常見的 Agoda 對帳差異
撥款金額低於訂房報表
症狀： Agoda 現金低於飯店管理系統 (PMS) 的 Agoda 營收。 檢查： 取消或修改的訂房、飯店收款手續費、費用豁免、拒絕訂房、先前的超額付款以及撥款時間。 行動： 在訂房層級重建該批次，並將每項扣除額指定至來源參照。
訂房付款後出現退款
症狀： 原始撥款正確，但後續批次金額減少。 檢查： 旅客是否在撥款確認後的退款有效期間內取消。 行動： 將後續的調整對應至原始訂房，而不是減少無關住宿的營收。
飯店收款佣金與實收現金不符
症狀： Agoda 扣除手續費，但飯店沒有旅客的收據紀錄。 檢查： 取消狀態、未如期入住 (no-show) 報告、信用卡查看紀錄、手續費收取責任，以及飯店是否豁免了該筆費用。 行動： 分別解決旅客應收帳款與 Agoda 負債問題。
同一筆取消訂房被重複入帳
症狀： 飯店管理系統 (PMS) 和銀行對帳中都包含重複的退款項目。 檢查： 是否其中一筆紀錄為旅客退款，另一筆為 Agoda 對先前撥款的折抵。 行動： 保留兩筆來源交易，但僅沖銷重複的會計分錄。
建立月底 Agoda 控管機制
計算該期間的三項總額：取消訂房總金額、保留或應收的取消手續費，以及已結算的退款或調整。將每項總額與飯店管理系統 (PMS) 訂房數據及 Agoda 財務數據進行核對。
根據原因對未解決項目進行帳齡分析，而不是將所有項目都歸類為「OTA 差異」。實用的分類包括：待處理的 Agoda 調整、待處理的旅客退款、收款失敗、待處理的費用豁免、匯差、未到期撥款、爭議金額以及缺失的來源文件。
針對手動分錄、已撥款後的取消、負數批次及飯店收款 (Property Collect) 的信用卡案例，要求進行雙人審查。審查人員應能將該分錄從分類帳追溯至銀行、撥款、取消通知及原始訂房紀錄。
根據當地的稅務、隱私及紀錄保存規定保留證據。Agoda 對帳單可支持通路端的核對，但不能取代飯店的發票、稅務或旅客付款義務。
常見問題
Agoda 退款對帳等同於設定取消政策嗎？
不同。政策設定決定了旅客與飯店的商業權利。對帳則是在取消發生後，驗證所產生的退款、手續費、撥款、補償及會計紀錄。
Agoda 撥款調整會顯示在哪裡？
目前的 Partner Portal 撥款工作流程會在財務區域的應付訂房中顯示調整項目。確切的標籤名稱取決於撥款方式與帳戶設定。
如果 Agoda 訂房在撥款後取消會怎樣？
修正後的金額可能會作為調整項顯示在未來的撥款中。請將該調整與原始訂房及撥款進行核對，而不是將其記錄為當期未識別的通路成本。
為何飯店收款 (Property Collect) 的取消訂單會產生 Agoda 的扣款？
在飯店收款模式下，飯店負責向旅客收取資金，而 Agoda 的手續費可能會從積欠飯店的預付金額中折抵。因此，旅客的交易與 Agoda 手續費需要分別進行對帳。
財務部門可以只根據銀行存款進行對帳嗎？
不行。淨存款可能結合了應付訂房與多項調整。財務部門需要訂房層級的對帳單及撥款參照來解釋總額。
已核對的取消訂單應具備哪些證明文件？
請保留訂房紀錄、取消或修改通知、付款模式、政策結果、手續費或豁免紀錄、撥款及調整參照、現金流動證明，以及經核准的會計分錄。
當營運結果與每項財務變動完全一致時，一筆 Agoda 取消訂房才算完成對帳。請保留原始訂房紀錄，將退款與補償分開，追蹤後續的調整，並僅使用訂房層級的證據來結算差異。
