1. 計算應收款前，先確認每筆訂房的付款模式。
2. 對於 Expedia Collect，將 Expedia 的應付款項或虛擬信用卡金額與訂房資料進行核對。
3. 對於 Hotel Collect，核對旅客在住宿地點支付的款項，以及應付 Expedia 的佣金。
4. 稅費、押金、調整、退款、銀行手續費及匯兌差額應分開記錄。
Expedia Collect 與 Hotel Collect 對帳首先要釐清一個問題：這筆訂房由誰向旅客收款？在 Expedia Collect 模式下，Expedia 收取訂房款項，之後再將應付款項支付給住宿業者。在 Hotel Collect 模式下，住宿業者向旅客收款，之後再核算應付的 Expedia 佣金。
這兩種模式會產生不同的應收款、付款憑證、退款責任歸屬及會計分錄。若混為一談，可能導致款項重複入帳、佣金未支付、收入記錄錯誤，或誤判付款短缺。
確認訂房採用的付款模式
在 Partner Central 或已連接的飯店管理系統中開啟目前訂房，並記錄付款或匯款指示。請勿根據旅客的說法、房價方案顯示名稱，或同一住宿業者的其他訂房判定其付款模式。
在 Expedia 的系統串接環境中，同一房型與房價可以同時設有商戶模式及代理模式產品。Expedia 的產品模式會區分 Expedia Collect 使用的商戶房價，以及 Hotel Collect 使用的代理房價。請以實際訂房指示及產品 ID 作為判定依據。
在部分技術資料中，Hotel Collect 也稱為 Property Collect。就飯店對帳而言，兩者都表示住宿業者負責向旅客收取適用款項。請記錄訂房上顯示的確切名稱，確保財務人員與接待處使用一致的術語。
請記錄 Expedia 行程或訂房 ID、飯店確認編號、付款模式、入住日期、最終狀態、住宿金額、稅費、旅客總額、住宿業者應收款或應向旅客收取的款項、佣金、幣別、付款工具，以及之後的每項調整。
核對 Expedia Collect 訂房
對於預付的住宿款項，Expedia Collect 產生的是應收 Expedia 款項，而非應收旅客款項。住宿業者可能透過 Expedia 虛擬信用卡、銀行匯款，或帳戶設定的其他方式收款。
- 確認訂房採用 Expedia Collect，並儲存最新的付款指示。
- 根據住宿晚數、房價、入住人數及包含項目，重新計算最終住宿金額。
- 依負責收取及繳納的不同方，分開記錄稅金與費用。
- 記錄訂房顯示的住宿業者應收金額；請勿假設該金額等於旅客總額。
- 套用任何已核准的修改、取消、退款、未入住或退房後調整。
- 將計算後的金額與虛擬信用卡授權、匯款明細或付款參考編號進行核對。
- 將該付款記錄與支付處理商或銀行交易進行核對。
- 匯兌差額及付款手續費應與客房收入及佣金分開入帳。
若使用虛擬信用卡，請透過符合 PCI 規範的流程記錄可請款金額、啟用日期或條件、有效期限及幣別。切勿在一般對帳表中儲存完整卡號或安全碼。
部分住宿業者收到的「Updated Expedia Collect」訂房會顯示旅客支付的完整金額，同時另行列出住宿業者應向 Expedia 收取或退還的款項。請勿將顯示的完整總額視為信用卡可請款金額或付款金額。應以明確列出的住宿業者金額及目前匯款指示進行核對。
Smart Order 的支付解決方案可協助飯店串聯訂房付款狀態與營運收款工作，無須依賴缺乏保護的試算表，讓作業更簡單、更有效率。
將 OTA 付款工作與訂房資料緊密串聯
追蹤訂房付款狀態及飯店收款流程，同時讓財務人員獨立核對 Expedia 交易，提升效率並降低人工成本。
核對 Hotel Collect 訂房
Hotel Collect 會產生應收旅客款項，以及另一筆應付 Expedia 佣金。住宿業者須依據訂房的付款及取消條款向旅客收款。
- 確認訂房採用 Hotel Collect，並確認計費幣別。
- 將最終房費、稅金、費用、押金及取消條款與飯店管理系統帳單進行核對。
- 針對訂房記錄每筆旅客付款、預授權、押金、退款或拒付。
- 退房後確認最終已入住、已取消或未入住的計費金額。
- 使用合約約定的費率及正確的佣金計算基礎計算佣金。
- 將佣金與 Expedia 發票、匯款資料或帳戶對帳單進行核對。
- 將旅客支付款項沖抵帳單，並將 Expedia 佣金列入通路負債。
- 分別調查尚未結清的旅客餘額及佣金差額。
預授權並非收入或現金。只有在押金完成請款，並依訂房條款套用後，才會成為結算的一部分。若住宿業者以小額扣款驗證信用卡，應一致地退款或抵用該筆金額，避免旅客在退房時被重複收費。
Property Collect 付款模式可能包含押金、不可退款費用、未入住費及逾期取消罰款。請依據個別訂房的付款時程及計費幣別處理，而非套用整個住宿業者的統一假設。
分開記錄收入、佣金、稅費及現金
請勿將 Expedia Collect 付款或 Hotel Collect 旅客付款視為唯一的收入數字。現金流動與住宿收入是不同的會計事項。
對於 Expedia Collect，飯店通常需要分別記錄客房收入、稅務負債、應收 Expedia 款項、任何佣金或商業扣款，以及之後的現金或信用卡結算。對於 Hotel Collect，請記錄應收旅客款項及付款，再另行認列應付 Expedia 佣金或佣金費用。
兩種模式都可使用以下控管公式：
住宿業者預期所得 = 最終住宿收入 + 應付給住宿業者的稅金與費用 − 佣金及已核准扣款
此結果仍可能不等於銀行入帳金額。貨幣換算、商戶手續費、轉帳費、拒付及批次處理時間差，應分別記入不同的清算帳戶。
若飯店管理系統僅儲存 Expedia Collect 的淨額，應保留足夠明細，以便重新計算住宿總收入及各項扣款，用於ADR、稅務及通路獲利能力報表。若飯店管理系統儲存旅客支付總額，請勿假設所有款項都應支付給飯店。
處理修改、取消及未入住訂房
請以最新的訂房事件為準，並保留先前版本。縮短住宿天數、變更房價、免除罰款、收取取消費、未入住或退房後退款，都可能在不同時間改變付款金額、旅客餘額、佣金或發票。
對於 Expedia Collect，請確認變更是否會更新應付款項、虛擬信用卡或之後的調整。除非付款指示明確規定住宿業者負責退款，否則請勿直接向旅客退款。
對於 Hotel Collect，請依訂房條款調整旅客帳單及收款。接著確認實際收取的金額是否仍應計佣金。即使原始政策允許收取取消費，若該費用已獲豁免，也不應視為已收取的收入。
請務必將變更時間與開票或匯款截止時間進行核對。原始金額及其更正項目可能出現在不同會計期間。
診斷常見對帳差異
Expedia Collect 信用卡金額低於旅客總額。請檢查明確列出的住宿業者應收金額、佣金處理方式、由其他方收取的稅費、平台補貼折扣、退款，以及任何更新後的匯款指示。
Expedia Collect 信用卡交易遭拒。請確認啟用時間、可請款金額、幣別、有效期限、商戶類別、先前的部分請款，以及最新訂房調整是否改變授權金額。請勿重試超過可用餘額的金額。
Hotel Collect 訂房沒有旅客付款記錄。請檢查入住日期是否仍在未來、房價是否為現場付款、是否應收取押金、信用卡是否無效，或接待處是否未完成請款。這是應收旅客款項問題，而非 Expedia 付款遺漏。
佣金高於預期。請重新計算佣金計算基礎，並比較最終訂房狀態、已收罰款、稅金、費用、房價方案及合約約定的百分比。請勿僅以淨現金金額比較佣金。
同一筆訂房同時出現在付款明細與發票中。請確認這些項目是否代表不同的債務、沖銷或付款模式變更。在核對參考編號前，請勿將兩者都記為新收入，也不要假設其中一項會抵銷另一項。
銀行入帳金額與批次金額不同。在更改訂房分類帳前，請檢查轉帳分組、結算幣別、匯率、支付處理商費用、中介銀行手續費、入帳日及分批入帳款項。
使用各付款模式適用的憑證結清每筆訂房
已結清的 Expedia Collect 訂房應有一筆最終訂房金額、一份住宿業者應收款計算、一筆匯款或信用卡記錄、一筆銀行或支付處理商結算，且不得留有原因不明的餘額。
已結清的 Hotel Collect 訂房應有一份最終帳單、完整的旅客付款或已核准呆帳沖銷、一份佣金計算、一張已核對的 Expedia 發票或對帳單，且不得留有原因不明的旅客或通路負債。
請為應收 Expedia 款項、應收旅客款項、應付 Expedia 佣金、支付處理商結算，以及匯兌差額或銀行費用分別設置清算帳戶。應依訂房 ID 檢查逾期餘額，而非在住宿業者層級直接沖銷差異。
需要升級處理時，請提供住宿業者 ID、Expedia 訂房 ID、付款模式、產品或房價方案 ID、最終狀態、幣別、預期計算結果、實際信用卡資料、付款或發票明細、調整記錄，以及尚未解決的確切差額。請遮蔽付款憑證資料。
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常見問題
Expedia Collect 與 Hotel Collect 的主要差異是什麼？
Expedia Collect 表示 Expedia 收取適用的訂房款項，再支付給住宿業者。Hotel Collect 則表示住宿業者向旅客收款，並另行核算 Expedia 佣金。
Expedia Collect 付款是否等於旅客總額？
不一定。旅客總額可能包含不屬於住宿業者應收款項的稅金、費用、折扣或其他金額。請依訂房的匯款指示處理。
Hotel Collect 是否表示住宿業者必須等到入住登記時才能收款？
不一定。押金、不可退款條款、信用卡驗證、逾期取消及未入住等情況，可能允許提前或延後收費。請遵循訂房付款時程及當地付款規定。
財務人員是否應根據銀行入帳金額計算佣金？
不應如此。請依合約約定的佣金計算基礎及最終訂房狀態計算佣金。銀行入帳金額可能包含其他訂房、費用或匯兌差額。
同時採用多種付款模式的 Expedia 帳戶應如何對帳？
先依付款模式為每筆訂房分類，分別執行 Expedia Collect 與 Hotel Collect 對帳流程，最後僅在分類帳審核階段彙總結果。
Expedia Collect 與 Hotel Collect 並非同一套會計流程的兩種名稱。每筆訂房都必須核對由誰向旅客收款、哪一方應向另一方付款、哪些金額應計佣金，以及哪一筆付款足以證明完成結算。
