1. 使用 OTA 確認編號串聯通路紀錄、飯店管理系統住宿紀錄與佣金明細。
2. 依合約約定的計佣基準計算佣金，而非直接以旅客總額或撥款金額計算。
3. 分別記錄客房營收、稅費、促銷、支付成本、退款與佣金。
4. 結清每筆差異；若需轉入下期，應指定負責人並附上佐證資料。
OTA 佣金在飯店管理系統中的核對作業，可將通路發票或收費轉化為逐筆訂房的佐證。飯店不再只是接受每月總額，而是確認每筆已完成、已取消、已修改或未入住的訂房，分別產生了多少佣金。
這與核對撥款不同。撥款核對用於說明通路實際匯入的款項；佣金核對則說明每筆訂房所產生的通路銷售成本，包括旅客直接向飯店付款的訂房。
目標是清楚記錄客房總營收、佣金費用、收款情況及尚未解決的差異，無須強行讓互不相關的金額達到平衡。
從合約約定的佣金規則開始
將目前有效的通路合約、費率表、稅務處理方式、促銷費用分攤方式、取消與未入住規則，以及任何優先曝光或方案費用，與核對檔案一併保存。
請勿對所有 OTA 一律套用同一百分比，也不要直接沿用舊發票上的費率。計佣基準可能因通路、飯店合約、房價方案、稅別、市場、促銷活動或訂房結果而異。
明確記錄計佣基準包含哪些項目：房價、餐飲、服務費、地方稅、加值稅或銷售稅、加購項目、取消費及未入住費。將每個項目標示為包含、排除，或需要依合約進一步確認。
同時依飯店的會計政策與通路合約，記錄佣金應於何時列報。訂房日期、退房日期、發票期間及付款日期，可能使同一筆訂房歸屬於不同月份。
建立單一的訂房層級紀錄
以 OTA 確認編號作為主要配對依據。每筆訂房應記錄通路、飯店管理系統訂房 ID、旅客、訂房日期、住宿日期、狀態、客房與房價方案、客房總額、稅費、其他費用、折扣、促銷分攤、取消或未入住金額，以及幣別。
另需加入合約約定的佣金率或固定費用、計佣基準、預期佣金、發票佣金、調整項目、爭議狀態及會計期間。
請勿只依賴旅客姓名進行配對。姓名可能重複、變更或使用不同字元系統。多房訂房也可能只有一個通路確認編號，卻在飯店管理系統中包含多筆帳務明細。
井然有序的飯店管理系統可在財務人員加入佣金欄位前，集中保存通路來源、訂房狀態、客房營收與帳務歷程，讓後續核對更快速、更有效率。
先核對訂房的最終狀態
若 OTA 與飯店管理系統對實際情況的紀錄不一致，就無法正確核對佣金。請確認旅客是否實際入住、在政策期限內取消、逾期取消、未抵達、縮短住宿天數、更換客房，或獲得費用豁免。
應以 OTA 的最終訂房資料及飯店管理系統的營運紀錄為準。後續已取消的確認訂房，不應僅因曾出現在第一次匯出的訂房資料中，就仍被列為已入住營收。
針對修改過的訂房，應採用通路紀錄及合約所支持的最終計佣金額。保留原始金額作為歷程，但不要因飯店管理系統同時保留新舊版本而重複計算佣金。
計算佣金前，應先處理飯店管理系統中的重複紀錄。一般而言，一個 OTA 確認編號在佣金審核中只應對應一個最終訂房結果。
清楚計算預期佣金
使用簡單的逐筆訂房計算公式：
預期佣金＝已確認的計佣基準 × 合約約定費率，再加上或扣除已核准的固定費用或調整項目
將計佣基準與旅客總額分開記錄。部分稅費或飯店收費可能不計入基準，而某些餐飲或服務項目則可能包含在內。最終應以已簽署的合約及發票明細作為判斷依據。
請勿根據銀行實際入帳淨額計算佣金。該金額可能已包含扣款、退款、多筆訂房、支付成本、匯率差異或前期調整。
依照飯店的會計政策，將客房營收與佣金費用分別記錄於不同欄位。為配合現金淨額而降低飯店管理系統中的房價，會使 ADR 與通路績效更難分析。
Smart Order 可串聯訂房來源、飯店管理系統營收與飯店通路報表，為財務團隊提供一致的計算基礎，更有效率地完成逐筆訂房佣金核對。
在訂房結果旁直接查看佣金
使用 Smart Order 檢視訂房來源、實際入住營收及通路績效，再快速完成佣金費用結算。
配對發票或收費明細
將每筆佣金明細與 OTA 確認編號及飯店管理系統訂房紀錄配對。確認幣別、費率、計佣基準、適用時的佣金稅、調整項目參考編號及發票期間。
依照以下六個步驟操作：
- 找出最終 OTA 訂房資料及一筆對應的飯店管理系統紀錄。
- 確認最終入住或取消結果。
- 依合約約定的計入項目重新建立計佣基準。
- 使用已核准的費率或費用計算預期佣金。
- 比較預期金額與發票金額，包括稅費及調整項目。
- 將項目標示為已配對、有爭議或轉入下期，並附上佐證資料及指定負責人。
請勿讓不同訂房的多收與少收金額互相抵銷。即使發票總額正確，個別訂房的佣金仍可能有誤。
當一筆發票明細涵蓋同一訂房下的多間客房時，應先核對整筆合併訂房；只有在飯店報表確有需要時，才於內部分攤佣金。
依固定順序說明差異
優先檢查最常見的原因：佣金率錯誤、計佣基準錯誤、稅務處理、住宿內容修改、部分取消、未入住、費用豁免、促銷分攤、飯店管理系統重複紀錄、幣別換算、四捨五入、前期調整及發票入帳時點。
說明每項差異時，應列出金額及差異方向。「確認編號 X 的發票金額比預期佣金高出 24 美元」可直接採取行動；「佣金有誤」則無法提供足夠資訊。
若通路紀錄正確，但飯店管理系統中的狀態或金額有誤，應在取得核准後更正飯店紀錄。若飯店管理系統與訂房資料皆正確，但發票金額不同，則應提出爭議，且不要修改飯店營收。
對於合理的時間性差異，應維持未結狀態，並記錄確認編號、預期佣金、原因、負責人及預計結清期間。
運用佣金資料改善通路決策
完成發票核對後，將佣金與其他由飯店負擔的成本合併分析，包括促銷、忠誠獎勵、支付費用、退款及額外營運工作。如此即可計算每筆訂房的實際獲客成本。
使用飯店報表與分析，比較各 OTA 的客房總營收、佣金、通路淨貢獻、取消率、ADR 及平均住宿天數。單看訂房數量，無法判斷哪個通路帶來最高利潤。
將 OTA 獲客成本與透過飯店免佣金訂房引擎取得訂房的成本進行比較。應納入網站、支付、行銷及軟體成本，確保比較公平。
目的並非淘汰所有 OTA，而是了解哪些通路、房價方案及促銷活動能帶來足夠的淨營收，值得投入相應成本。
結算期間時不要隱藏未結項目
當每筆佣金明細均已配對、提出爭議或轉入下期，即可準備結算該期間。逐筆訂房彙總金額必須能與發票及會計分錄銜接核對。
安排第二人覆核手動調整的費率、大額取消、未入住佣金、費用豁免、重複訂房及前期調整。保存計算時採用的合約版本與佐證資料。
向管理階層提供簡明摘要：OTA 客房總營收、計佣基準、佣金、佣金稅、爭議、調整項目、實際佣金率，以及各通路的淨貢獻。
利用反覆出現的差異改善飯店管理系統設定及員工作業方式。缺少 OTA 確認編號、通路來源錯誤、客房總額遭修改及取消未記錄，不只是財務問題，也是營運管理問題。
常見問題
佣金是否應依旅客總額計算？
不一定。應使用飯店通路合約所定義的計佣基準，並以訂房的最終結果計算。
OTA 佣金是否等於營收與撥款之間的差額？
不是。撥款還可能包含稅費、退款、支付費用、多筆訂房、匯率差異及前期調整。
佣金是否應沖減飯店管理系統中的客房營收？
飯店通常會依其會計政策，分別記錄客房總營收與佣金費用。這有助於保留具參考價值的 ADR 與通路績效報表。
什麼情況代表佣金期間已完成結算？
每筆發票明細都已連結至相應訂房及最終狀態，且所有差異均已解決、提出爭議，或指定負責人後轉入下期。
