如何核對 Traveloka 撥款與飯店訂房

Traveloka 撥款核對並不是直接比較旅客的訂房總額與飯店銀行帳戶的入帳金額。撥款可能包含佣金、促銷、稅金、退款、取消訂房、先前調整或入帳時間差異。

可靠的做法是從單一批次撥款開始，逐筆核對其中的訂房，再將整批撥款總額與實際收到的款項比對。如此一來，財務人員便能清楚說明差異，而不必將差額隱藏在客房營收中。

TERA 的選單與文件名稱可能因市場、住宿業者合約、付款安排及使用者權限而異。請使用住宿業者帳戶中可取得的付款及訂房記錄，並遵循下方相同的管控流程。

從單筆撥款或銀行入帳開始

選擇一筆已完成的撥款、刷卡結算款項或銀行入帳。記錄其參考編號、幣別、金額、預計付款日期、實際銀行入帳日期，以及收款的住宿業者。

如果飯店會收到多批撥款，請勿一開始就處理整個月份。從單筆撥款著手，能讓財務人員針對明確的總額及有限範圍的訂房進行查核。

在 TERA 中開啟對應的 Traveloka 付款記錄，確認其中包含的訂房與調整項目。依照飯店的標準財務流程，下載或儲存可取得的對帳單。

如果銀行收到的是涵蓋多個住宿業者或幣別的合併款項，請先依佐證文件中的撥款參考編號拆分核對，再逐筆配對住宿記錄。

備妥最終訂房記錄

針對撥款中包含的每筆訂房，在 TERA 與飯店管理系統中找出相同記錄。以 Traveloka 訂房編號作為主要參考依據，再確認旅客姓名、住宿業者、入住與退房日期、房型、最終狀態、幣別及住宿總金額。

請使用最新版本的訂房記錄。日期異動、縮短住宿天數、更換房型、取消訂房、未入住或部分退款，都可能使原始確認資料與最終應付金額不同。

飯店管理系統中的記錄應呈現飯店認列的客房營收與額外消費；TERA 記錄應顯示目前的 Traveloka 訂房與付款狀態；撥款記錄則應顯示已撥付給飯店的款項。這些記錄各有不同用途，不應強行合併為同一數字。

逐筆核對撥款中的所有訂房

依序核對撥款中的每一筆訂房：

1. 將 Traveloka 訂房編號與飯店管理系統中的訂房記錄配對。
2. 確認住宿是否已完成、取消、變更、退款或標記為未入住。
3. 記錄最終訂房金額，以及依飯店合約符合付款資格的金額。
4. 若明細中有列出佣金、促銷分攤、稅金、費用、退款或調整，請分別記錄。
5. 計算該筆訂房的預期金額，並與撥款明細比較。
6. 將訂房標記為已配對，或把差異移至例外清單。
7. 加總所有已配對的訂房金額與調整項目，再將結果與撥款總額比較。

請勿將數筆原因不明的差異互相抵銷。一筆少了 $40 的訂房與另一筆無關的 $40 扣款，不會只因整批總額恰好平衡就代表兩者正確。

若能在同一處檢視訂房營收與各通路總額，財務人員便不必耗費大量時間，從多份獨立檔案中重新整理整月資料。Smart Order 的飯店報表與分析功能可協助管理者比較通路營收與訂房記錄，再將 Traveloka 撥款登錄至分類帳，讓核對流程更快速、更有效率。

清楚說明差異，不要將其隱藏

佣金或通路費用

依飯店認列的營收金額記錄訂房，並根據會計科目表，將Traveloka 佣金或通路費用分開記錄。請勿以銀行實收淨額覆寫客房營收。

促銷或折扣分攤

確認折扣是由飯店負擔、Traveloka 負擔，還是雙方共同分攤。單憑旅客支付的售價，無法判斷飯店應收取多少款項。

取消訂房、未入住或退款

檢查最終狀態、取消條款、可收取金額及退款記錄。訂房可能仍保留在歷史記錄中，但對撥款的影響可能是零元、部分費用或後續調整。

稅金或費用差異

將飯店代收的稅金與費用，和依 Traveloka 合作安排處理的款項分開。請遵循住宿業者所在地的會計及稅務政策，不要假設每項收費都應列入客房營收。

幣別或銀行差異

確認撥款幣別、銀行帳戶幣別、匯率、轉帳費用及起息日。銀行扣款或匯兌差額不應記錄為遺漏的訂房。

時間差異

已完成的住宿可能因付款排程、待審核狀態，或訂房達到付款資格的日期，而被納入較後期的撥款。在確認其所屬撥款批次前，請將其保留為未結應收帳款。

將撥款與銀行入帳核對

將每筆撥款明細配對完畢或列入例外清單後，再比較撥款總額與實際銀行入帳或刷卡結算款項。

確認住宿業者的法人實體、銀行帳戶、幣別、起息日及付款參考編號。如果銀行入帳金額較低，應先檢查銀行手續費或幣別轉換，再重新檢查已完成的訂房核對工作。

依飯店的標準會計政策登錄撥款。將客房總營收、Traveloka 相關成本、旅客應收帳款、Traveloka 應收帳款、退款及實收款項記入適當的會計科目。

在結帳資料中附上撥款對帳單、訂房配對檔案、銀行佐證及例外說明。如此可為業主、會計人員及下個月的核對作業保留清楚的查核軌跡。

依優先順序處理例外項目

先處理完全未出現在撥款中的訂房，再依序查核金額錯誤、重複明細、非預期扣款、退款及時間差異。

針對每個例外項目，以一句話說明預期與實際結果。例如：「Traveloka 訂房 X 已完成，金額為 Y，但未包含在撥款 Z 中。」並附上訂房記錄、最終狀態、撥款參考編號，以及遮蔽敏感資訊後的銀行佐證。

請勿在同一份客服請求中混入數個互不相關的撥款期間。只有當問題具有相同原因或撥款參考編號時，才應合併處理。

若有大額撥款遺漏、款項匯入錯誤的住宿業者、幣別不正確、多筆已完成住宿未列入，或同一調整重複出現，請立即升級處理。

建立可重複執行的月底管控流程

指定一位負責人下載 Traveloka 撥款記錄，設定飯店管理系統營收資料定稿的統一期限，並使用一份例外清單。在接待處仍持續變更住宿狀態，或未經通知便登錄退款時，財務人員不應開始核對作業。

可行時，請在飯店管理系統及會計匯出檔中統一使用 Traveloka 訂房編號。一致的參考編號能減少人工搜尋，並避免將旅客姓名相近的兩筆訂房錯誤配對。

結算本月帳務前，先檢查上個月尚未結清的例外項目。後續調整可能解決先前的差異，但應回連至原始訂房，不應視為本月客房營收。

當每筆撥款明細都有對應的訂房或已記錄的調整、整批撥款總額與銀行入帳相符，且每項剩餘差異都有負責人及後續行動時，核對作業才算完成。

常見問題

為什麼 Traveloka 撥款低於訂房營收？

撥款可能包含佣金、飯店負擔的折扣、退款、稅金、費用、先前調整，或幣別與銀行差異。請先逐筆配對訂房，再判斷適用哪一項原因。

財務人員應依訂房日期還是退房日期核對撥款？

請依住宿業者合約中的訂房與撥款資格規則處理，並將訂房日期、住宿日期、撥款日期及銀行入帳日期分別保留為獨立欄位。這些日期可能分屬不同的會計期間。

如果已完成的訂房未列入撥款，該怎麼辦？

確認其最終狀態、付款安排、符合資格的日期，以及是否出現在其他撥款批次中。在 Traveloka 或飯店記錄能說明其歸屬前，請將其保留為未結例外項目。

飯店可以將撥款淨額直接列為客房營收嗎？

這樣可能會掩蓋佣金、折扣、退款及銀行費用。請依飯店的會計政策分別記錄營收與扣款，才能清楚掌握各通路的獲利表現。