1. 予約、キャンセル結果、ゲストへの返金、ホテルへの支払い、Agodaの手数料を1つの取引として扱うのではなく、個別に分けて管理します。
2. ゲストへの返金責任者と財務調整の計上先を決定する前に、Agoda Collect（Agoda事前決済）かProperty Collect（現地決済）かを確認します。
3. すべてのキャンセルを、予約ID、ポリシー結果、支払い記録、支払いバッチ、および調整の参照情報と照合します。
4. 返金、手数料免除、請求試行、または支払い後の調整について原因が不明なまま、決算期を締めないでください。
Agodaの返金照合は、キャンセルの決定が記録された後に開始されます。経理チームは適用すべきポリシーを決定するのではなく、予約、ゲストへの返金、キャンセル料、チャネル手数料、および現金の動きが一致していることを証明する役割を担います。
この点で、このプロセスはキャンセルポリシーの見直しとは異なります。ポリシーの設定、手数料免除のルール、およびキャンセル防止策が商業的な結果を決定します。照合プロセスでは、その結果がホテルの帳簿と銀行口座に正確に反映されているかを検証します。
照合する5つの記録を定義する
1件のキャンセル予約により、異なる日付で複数の記録が作成される場合があります。元の予約をソースドキュメントとして保持し、キャンセルまたは変更通知、支払いモデルの記録、Agodaの財務取引、およびホテルの会計仕訳と照合します。
元の客室料金の収益を返金額で上書きしないでください。予約金額、キャンセル金額、保持または免除された手数料、チャネル請求額、税務処理、現金の動きを個別のフィールドとして保存します。これにより、後日の異議申し立てや監査サンプリングが可能になります。
共通の参照番号としてAgodaの予約IDを使用します。これに施設ID、ゲスト名、滞在日、予約通貨、支払いモデル、キャンセルのタイムスタンプ、ポリシー結果、支払いID、調整ID、銀行またはカードの参照情報を追加します。通常のスプレッドシートに、ゲストのカード情報やバーチャルカードの詳細をすべてコピーすることは絶対に避けてください。
資金の管理者（決済主体）を特定する
Agoda Collect（Agoda事前決済）の場合、Agodaがゲストから代金を徴収し、設定された支払い方法を通じて施設に支払います。キャンセルが発生すると、支払額が減額または全額取り消されることがあります。すでに支払いが確定していた場合、修正された金額は、個別の銀行引き落としとしてではなく、次回の支払いに対する調整額として相殺される可能性があります。
Property Collect（現地決済）の場合、通常は施設がゲストから宿泊料金を徴収します。Agodaの手数料は一般的に、Agodaが施設に支払うべき事前決済予約の金額と相殺されます。したがって、キャンセルの際は2つの確認が必要です。ホテルが徴収または返金した金額と、相殺プロセスを通じてAgodaが請求または取り消した金額です。
現在のAgoda Property Collectの説明には、この相殺メカニズムと、支払い完了時に利用できる予約レベルの明細書について記載されています。市場や支払い方法が異なる場合は、施設との契約書および最新のPartner Portalの記録を参照してください。
予約ステータスだけで責任を推測しないでください。カード保証型のProperty Collectでのキャンセルの場合、ゲストのカード情報を確認することで、キャンセル料の徴収責任者が変わる可能性があります。経理部門は、最終的なステータスだけでなく、アクションの履歴を保持する必要があります。
Smart Orderのホテル BIを使用することで、経理部門はAgodaの取引と照合するための予約ソースおよび収益の記録を取得できます。照合において、Agodaの明細書がチャネル側のソースドキュメントとして機能する一方で、ホテルPMSは運用側のデータを提供します。
予約記録とAgodaの照合
キャンセルの調整を計上したり決算期を締めたりする前に、OTAの収益、予約ステータス、およびホテルの記録を比較してください。
Agodaのキャンセル照合手順（ステップバイステップ）
支払い総額を確認する前に、予約レベルで作業を進めます。2つの個別の予約が誤って計上されているにもかかわらず、バッチ全体の金額は一致してしまうことがあるためです。
- 元の予約を開き、Agoda予約ID、予約金額、通貨、税金、支払いモデル、キャンセル条件、および支払い方法を記録します。
- キャンセルまたは変更通知を開き、有効なタイムスタンプ、キャンセル金額、手数料の結果、およびキャンセルが全体か一部かを確認します。
- 対象の予約に対して、施設がすでにAgodaからの支払いを受領、確認、または請求していたかを確認します。
- Partner Portalの該当する経理（Finance）セクションで予約を検索し、支払い予定額、支払い済額、取り消し額、または調整額を取得します。
- 取引を支払いまたは送金の参照情報と照合し、その後、実際の銀行入金、Agodaカード請求、UPC（バーチャルカード）請求、またはProperty Collect（現地決済）の領収書と照合します。
- 施設で承認された会計処理を計上し、収益、キャンセル料収入、チャネル手数料、税金、返金、および売掛金・買掛金の動きを明確に区別して保持します。
- 差額がゼロである場合、または名前と日付が指定された未処理の調整によって裏付けられている場合にのみ、項目を「照合済み」としてマークします。
支払い後にキャンセルが発生した場合は、「調整（Adjustments）」で修正を確認してください。現在のAgodaの支払いワークフローには、支払い後のキャンセル、未払い残高、過剰請求、および予約拒否が調整ケースとして含まれています。マイナスの売掛金は、単独でのプラスの支払いとして精算されるのではなく、追加の支払い予定予約によって相殺される場合があります。
返金を正しい会計期間と照合する
予約日、キャンセル日、元の支払い日、調整日、および銀行の起算日が異なる月にまたがる場合があります。ホテルのポリシーおよび現地の要件に従って会計期間を選択し、運用上の日付と現金の日付の間に照合用のブリッジを保持します。
月末の締め処理では、Agodaによって記録されたものの支払いに未反映のキャンセルを特定する必要があります。また、Property Collectの負債変更に一致しないホテル発行の返金や、元の滞在期間後に計上されたAgodaの調整も洗い出す必要があります。
Agodaが1つの支払いで相殺しているからといって、ホテルPMS内の無関係な予約を相殺（ネッティング）することは避けてください。銀行が受け取るのは純額ですが、経理部門には引き続き、支払い対象の滞在、キャンセルされた滞在、Property Collect手数料、その他の調整といった予約レベルの構成データが必要です。
銀行振込の場合は、支払いIDまたはバッチ参照情報を送金の起算日と照合します。カード決済の場合は、正確な承認金額と取引日を照合します。銀行手数料や通貨換算による差額は、個別に識別した状態にしておく必要があります。
Agodaの照合でよくある差異を診断する
支払額が予約レポートの金額より少ない
症状： 入金された金額がホテルPMS上のAgoda収益を下回っている。 確認事項： キャンセルまたは変更された予約、Property Collectの手数料、手数料の免除、拒否された予約、過去の過払い金、および支払いのタイミング。 対応： 予約レベルでバッチを再構築し、すべての控除額をソース参照に割り当てます。
予約の支払い後に返金が発生した
症状： 元の支払額は正しいが、後のバッチの金額が減額されている。 確認事項： 支払いが確定した後に、ゲストが返金可能な期間内にキャンセルしたかどうか。 対応： 無関係な滞在の収益を減額するのではなく、後の調整を元の予約と照合させます。
Property Collectの手数料が回収した現金と一致しない
症状： ホテル側にはゲストからの領収書（入金記録）がないのに、Agodaが手数料を控除している。 確認事項： キャンセルステータス、ノーショー（無断キャンセル）の報告、カードの閲覧履歴、手数料徴収の責任の所在、およびホテルが請求を免除したかどうか。 対応： ゲストの売掛金とAgodaの負債を別々に解決します。
同じキャンセルが二重に計上されている
症状： ホテルPMSと銀行の照合記録の両方に重複した返金エントリが含まれている。 確認事項： 一方の記録がゲストへの返金で、もう一方が過去の支払いに対するAgodaの相殺であるかどうか。 対応： 両方のソース取引を保持しつつ、重複した会計仕訳のみを取り消します。
月末のAgoda管理体制を構築する
対象期間について、キャンセルされた予約金額、保持または受け取り予定のキャンセル料、処理済みの返金または調整額の3つの総額を算出します。各総額をホテルPMSの予約母集団とAgodaの財務母集団の両方と照合します。
未解決の項目をすべて「OTA差額」にまとめるのではなく、理由別に分類して経時管理します。有用なカテゴリには、Agodaの調整待ち、ゲストへの返金待ち、徴収失敗、手数料免除待ち、為替差額、支払い期日前、係争中の金額、ソースドキュメントの欠落などがあります。
手動での仕訳、過去の支払い済みのキャンセル、マイナス額のバッチ、およびProperty Collectのカード決済ケースについては、別の担当者による確認（ダブルチェック）を必須とします。確認者は、元帳から銀行、支払い、キャンセル通知、元の予約まで、エントリを遡って追跡できる必要があります。
現地の税務、プライバシー、および記録保持の要件に従って証拠書類を保管します。Agodaの明細書はチャネル側の裏付けとなりますが、ホテルのインボイス、税務、またはゲストからの支払い義務に代わるものではありません。
よくある質問
Agodaの返金照合は、キャンセルポリシーの設定と同じですか？
いいえ。ポリシーの設定は、ゲストおよびホテルの商業的な権利を決定するものです。照合プロセスでは、キャンセル発生後の返金、手数料、支払い、チャネル手数料、および会計記録が正しい結果となっているかを検証します。
Agodaの支払い調整はどこに表示されますか？
現在のPartner Portalの支払いワークフローでは、「経理（Finance）」セクションで支払い予定の予約とともに調整が表示されます。正確な表示名は、支払い方法やアカウントの設定によって異なります。
支払い後にAgodaの予約がキャンセルされた場合はどうなりますか？
修正された金額は、将来の支払いで調整額として表示される場合があります。これを特定不能な当期のチャネル費用として計上するのではなく、元の予約や支払いと遡って照合してください。
Property Collectのキャンセルによって、なぜAgodaの控除（マイナス）が発生するのですか？
Property Collectでは施設がゲストから代金を徴収しますが、Agodaの手数料は、施設に支払われる事前決済額と相殺される場合があるためです。したがって、ゲストの取引とAgodaの手数料は別々に照合する必要があります。
経理部門は銀行への入金記録のみで照合できますか？
いいえ。差し引き後の入金総額には、支払い対象の予約と複数の調整額が混在している場合があります。合計金額の内訳を把握するために、経理部門には予約レベルの明細書と支払いの参照情報が必要です。
照合済みのキャンセルを裏付ける証拠として何が必要ですか？
予約データ、キャンセルまたは変更通知、支払いモデル、ポリシーの適用結果、手数料または免除の記録、支払いおよび調整の参照情報、現金の証拠書類、および承認された会計仕訳を保持してください。
Agodaのキャンセルは、運用上の結果とすべての財務上の動きが一致して初めて「照合済み」となります。元の予約情報を保持し、返金と手数料を区別し、後日の調整を追跡し、予約レベルの証拠に基づいてのみ差額を精算してください。
