1. 個別予約のUPCは予約情報から、UPC on ePassは経理メニューの支払い受け取り手順から確認します。
2. 代金を回収する前に、支払い方法、決済可能日、金額、通貨、有効期限を確認します。
3. UPC on ePassでは、発行後24時間以内に全額を1回で決済する必要があります。このルールをAgodaのすべてのカードに適用しないでください。
Agodaバーチャルカードを利用すると、ホテルのカード決済環境を通じて、対象予約の代金を回収できます。確実に回収するには、対象のカード、正しい決済可能期間、宿泊施設が受け取るべき最新の金額を確認する必要があります。
まず、Agodaパートナーポータル（旧YCS）を開きます。施設が利用しているのが、個別予約に紐づくUPCなのか、複数予約の代金をまとめて受け取るUPC on ePassなのかを確認してください。そのうえで、以下の該当する確認・決済手順に従います。
Agodaバーチャルカードとは？
Agodaでは、バーチャル決済カードをUnique Payment Card（UPC）と呼んでいます。ホテルが予約代金を決済できるよう、カード情報が提供されます。これは、ゲストが別途支払う料金をゲスト本人のカードで決済することとは異なります。
Agodaバーチャルカードとe-Cardの違いは？
通常のUPCは、個別の予約に紐づいています。UPC on ePassは、対象となる複数予約の代金を1件の支払いにまとめ、1回限り利用できるバーチャルカードで受け取る仕組みです。前者では予約番号を、後者では支払いに含まれる予約の内訳を保管してください。
Agoda e-Cardは、対象となる支払いの受け取りに使用する物理カードです。その有効化、入金、一部金額の回収手順をUPCに適用しないでください。ここでは、バーチャルカードによる代金回収の手順を説明します。
Agodaバーチャルカード情報の確認場所
メニュー名は、施設やアカウントの設定によって異なる場合があります。財務情報にアクセスする前に、対象の施設を正しく選択してください。
個別予約のUPCの場合
予約メニューから、次の手順で確認します。
- パートナーポータルで「予約」>「予約一覧」を開きます。
- Agodaの予約IDで対象の予約を検索します。
- ゲスト、施設、宿泊日程を確認し、「支払いを受け取る（UPC）」を選択します。
- 決済前に、表示された支払い情報を最新の予約確認書と照合します。
情報が表示されない場合は、対象の資金がカードに入金されているか確認してください。また、施設の管理者にカード情報の閲覧権限を確認してもらいましょう。予約情報にアクセスできても、すべての決済情報を閲覧できるとは限りません。
UPC on ePassの場合
「経理」>「支払い」を開きます。対象の予約と調整額を確認し、受け取り対象の予約を選択して「支払いを受け取る」を選びます。支払いの詳細を確認したら、「カード番号を取得」を選択します。支払いIDと対象予約の一覧を、消込用の記録とともに保管してください。
支払いを作成する前に、合計額が決済端末の1回あたりの取引上限額を超えないか確認してください。1回限りのカードで複数回に分けて決済する前提にせず、1回で処理できる範囲の予約を選択しましょう。支払いの申請後に、取り消して作り直せるとは限りません。
カード情報閲覧権限を持つ、利用を許可されたアカウントを使用してください。カード番号とセキュリティコードは、承認された決済手順の中だけで取り扱います。通常の業務メモには、予約番号または支払い番号と、マスキング済みの識別情報のみを記録してください。
Agodaバーチャルカードはいつ決済できる？
通常のUPC：予約の支払い条件に従う
予約に記載された決済可能日と、施設の契約条件を確認してください。通常のUPCでは、支払い条件により、チェックアウト当日またはチェックインの翌日から回収できる場合があります。ゲストが予約した日を、カードの利用開始日としないでください。
情報と日付に不整合がある場合は、決済する前にAgodaへ回収可能か確認してください。カードに表示された有効期限と、予約代金の請求期限をそれぞれ記録します。両者は別々に確認すべき項目であり、一方から他方を推測してはいけません。
UPC on ePass：発行後24時間以内に決済する
発行後24時間以内に、支払い全額を1回の取引で回収してください。カードを申請する前に、決済端末と担当スタッフの準備を整えましょう。シフト交代の直前にカードを発行する場合は、回収責任者を明確に指定する必要があります。
有効期限が切れた未回収のカードは、該当する支払いの再発行オプションを確認してください。Agodaの支払い案内では、再発行が可能になるまで、有効期限切れから72時間待つ必要があるとされています。一部の金額を決済済みのカードは、そのまま再発行を試みるのではなく、一部回収時のサポート手順に従ってください。
売上金の請求期限は別途管理する
Agodaは、チェックアウト後150日間を売上金の請求可能期間として案内しています。ただし、これによってUPC on ePassの24時間の有効期間が延長されるわけではありません。適用される各期限までに十分な余裕を持って、未解決の予約をフォローアップ一覧に追加し、アカウント固有の例外はAgodaに確認してください。
未回収の宿泊ごとに、担当者と回収日を設定してください。支払い情報が不足している場合は、期限前に対応を依頼しましょう。
Agodaバーチャルカードで決済する方法
ホテルで承認されているクレジットカード決済環境を使用してください。バーチャルカードは、提供されたカード情報を使って処理するため、この支払いの受け取りにゲストが物理カードを提示する必要はありません。対応する決済処理方法は、決済サービス事業者に確認してください。
予約または支払いごとに、次の手順を実施してください。
- 支払い方法を特定します。通常のUPCか、1回限り利用できるUPC on ePassかを確認し、対応する予約番号または支払い番号と照合します。
- 決済可能か確認します。決済可能期間、有効期限、カードの状態を確認し、同じ支払いについて完了済みまたは処理中の取引がないことを確かめます。
- 金額と通貨を確認します。関連する変更や調整を反映した、最新の予約支払い情報または承認済みの支払い合計額を使用します。
- 決済を処理します。対応する端末の操作手順に従い、最新のカード情報を入力します。UPC on ePassでは、承認済みの全額を1回で回収します。
- 結果を確認します。決済サービス事業者側の取引完了記録を確認してください。タイムアウト、オーソリゼーション、ポータルのステータスだけでは、回収完了を判断できません。
- 証跡を記録します。取引番号、金額、通貨、日付、予約または支払いへの充当内訳を、ホテルの決済記録に保管します。
例えば、予約の売上金が180ユーロと220ユーロで、調整額25ユーロを差し引く場合、回収額は375ユーロです。調整額の根拠となる資料も保管してください。
承認済みの金額に、ミニバー代、駐車料金、デポジット、決済端末の利用手数料を加算しないでください。Agodaの支払いに含まれる料金と、ゲストが別途支払う料金を明確にします。誤って金額を増やすと、決済拒否や過剰回収につながる可能性があります。
結果が不明な取引を再試行する前に、決済サービス事業者の取引履歴を確認してください。別のシフトの担当者が回収済みであれば、ホテル側の記録を更新します。オーソリゼーションが保留中の場合は、2回目の取引を開始する前に、事業者の案内に従って解決してください。
Agodaバーチャルカードが決済拒否された場合の確認事項
金額またはカード情報が一致しない
決済を試みた金額を最新の承認済み金額と照合し、安全な決済手順の中でカード番号、有効期限、セキュリティコード、通貨を確認してください。宿泊日数が短縮された予約やキャンセルされた予約では、当初の予約確認書から支払い指示が変わっている場合があります。
再試行する前に、特定した不一致を修正してください。決済が通るまで金額を下げ続けてはいけません。タイムアウトや結果が不明な場合は、まず決済サービス事業者側の実際の取引を確認します。
カードが利用できない、有効期限が切れている、またはブロックされている
決済可能日とカードの有効期間を再確認してください。通常のUPCで失敗を繰り返した後に「セキュリティ違反」と表示された場合は、操作を中止します。Agodaは、再試行まで1時間待つよう案内しています。その間にエラーの原因を特定してください。
有効期限が切れたUPC on ePassでは、未回収の状態と再発行の条件を確認してください。カードがブロックされている場合や支払い情報がない場合は、予約IDまたは支払いID、決済を試みた金額、時刻、正確なエラー内容を添えてAgodaに問い合わせます。物理カードであるe-Cardへの入金遅延を、バーチャルカードの問題に当てはめないでください。
決済端末が取引を拒否する
決済サービス事業者に、カードの取り扱い可否、ホテルの宿泊業向け加盟店設定、対応する決済処理方法を確認してもらってください。Agodaのカードによる代金回収は、3-Dセキュア取引に対応していません。アカウント全体の保護機能を無効にせずに、互換性の問題を解決するよう事業者に依頼しましょう。
決済端末や加盟店アカウントを変更した場合は、その旨を事業者に伝えてください。決済拒否の照会番号を共有し、承認を通すために架空の認証情報を入力することは絶対に避けてください。
一部の金額しか回収できなかった
対応する前に、支払い方法を特定してください。通常のUPCとUPC on ePassでは回収を完了するための手順が異なるため、「残額を決済する」という対応がすべての場合に当てはまるわけではありません。
UPC on ePassで一部の金額を回収した場合は、Agodaの追加入金手続きが必要です。取引と支払いのステータスを確認し、支払いIDを添えて支払いに関する問い合わせ窓口を利用してください。同じ1回限りのカードでもう一度決済できる、あるいはオーソリゼーションを取り消せば即座に利用可能額が戻るとは考えないでください。
Agodaバーチャルカード決済の照合・消込方法
通常のUPCでは、完了した各取引を予約IDと照合します。UPC on ePassでは、取引を支払いIDと照合したうえで、対象予約と調整額の内訳に従って支払い額を配分します。一括決済の受領書だけで、この内訳を代用することはできません。
Agodaからの受取予定額、回収済み金額、銀行への入金額を照合してください。決済手数料と入金時期のずれは、客室売上とは分けて記録します。
変更またはキャンセルされた予約は、最新の予約確認書と支払い状況に照らして確認してください。変更前に代金を回収済みの場合は、元の取引と確定した訂正内容の両方を保管します。以前の決済記録を削除したり、異なる経路でゲストに二重返金したりしないでください。
ホテル向けのレポート与分析を活用し、ホテル側の予約・売上データを決済の証跡と併せて確認しましょう。未回収の案件には担当者と次の対応を設定し、特に有効期限や請求期限が近い場合は確実にフォローしてください。
フロントが予約情報を管理し、経理が予約に紐づいていない支払い番号を管理していると、回収状況を追いにくくなります。Smart Orderは、Agodaの予約をフロントデスクの予約管理画面に取り込み、ホテルの決済記録を宿泊情報に紐づけて、確認作業を効率化します。スタッフは外部の取引番号を保存し、照合済みの残高を確認できます。ポータルでの支払い承認を、そのまま銀行への入金証明として扱うことも防げます。
バーチャルカードの回収状況を予約情報とひとつに
フロントデスクと経理で予約記録を共有。支払い番号、確認済みの回収額、未回収分への対応を明確にし、日々の確認作業を効率化します。
よくある質問
Agodaバーチャルカードの決済に手数料はかかりますか？
通常のUPCによる回収では、取引手数料は施設が負担します。決済サービス事業者と契約内容で手数料を確認してください。一律の料率だと思い込んだり、カードの承認済み金額に手数料を加算したりしないでください。
一部の金額だけを決済できますか？
まず支払い方法を確認してください。通常のUPCには一部回収の手順がありますが、UPC on ePassでは全額を1回で決済する必要があり、一部だけ回収した場合は追加入金の申請が必要です。追加で回収する前に、既存の取引結果を確認してください。
有効期限が切れたバーチャルカードはどうすればよいですか？
未回収のUPC on ePassは、待機期間が過ぎた後に再発行の条件を確認してください。それ以外のカードの有効期限切れや売上金の請求期限に関する問題は、予約番号または支払い番号を添えて、速やかにAgodaへ問い合わせてください。
キャンセルや返金にはどう対応すればよいですか？
最新の確定した受取予定額を使用し、その支払い方法で承認されている訂正手順に従ってください。元の回収取引と、返金または調整の照会番号を保管します。物理カードであるe-Cardの手順をそのまま適用したり、誰が代金を回収したかを確認せずにゲストへ別途返金したりしないでください。
