1. 売掛金を計算する前に、予約ごとの決済モデルを確認します。
2. Expedia Collectでは、Expediaの施設支払額またはバーチャルカードの金額を予約と照合します。
3. Hotel Collectでは、施設でのゲスト決済とExpediaへのコミッション債務を照合します。
4. 税金、デポジット、調整、返金、銀行手数料、為替差額はそれぞれ分けて管理します。
Expedia CollectとHotel Collectの照合は、旅行者に予約料金を請求するのは誰か、という確認から始まります。Expedia Collectでは、Expediaが予約料金を受け取り、その後、施設が支払対象額を受け取ります。Hotel Collectでは、施設が旅行者に料金を請求し、その後、Expediaコミッションを計上します。
これらのモデルでは、売掛金、決済証憑、返金の責任主体、元帳への仕訳が異なります。両者を混同すると、入金の二重計上、コミッションの未払い、売上の誤計上、または実際には存在しない支払不足が発生します。
予約の決済モデルを確認する
現在の予約をPartner Centralまたは連携済みのホテル管理システムで開き、決済または送金に関する指示を記録します。ゲストの説明、料金プランの表示名、同じ施設の別の予約だけを根拠に、予約を分類しないでください。
Expediaの接続環境では、同じ客室と料金について、マーチャント型商品とエージェンシー型商品が別々に設定される場合があります。Expediaの商品モデルでは、Expedia Collectに使用するマーチャント料金とHotel Collectに使用するエージェンシー料金が区別されています。実際の予約指示と商品IDを照合基準として使用してください。
一部の技術資料では、Hotel CollectはProperty Collectと表記されています。ホテルでの照合において、どちらも該当するゲスト料金の回収を施設が担当することを意味します。経理部門とフロントデスクが同じ用語を使用できるよう、予約に表示された名称を正確に記録してください。
Expediaの旅程番号または予約ID、ホテル確認番号、決済モデル、宿泊日、最終ステータス、宿泊料金、税金・手数料、ゲスト合計額、施設の受取額またはゲストからの回収額、コミッション、通貨、決済手段、その後のすべての調整を記録します。
Expedia Collect予約を照合する
Expedia Collectでは、前払いの宿泊料金について、ゲストへの売掛金ではなくExpediaへの売掛金が発生します。施設は、Expediaのバーチャルカード、銀行送金、またはアカウントに設定された別の方法で代金を受け取る場合があります。
- 予約がExpedia Collectであることを確認し、最新の決済指示を保存します。
- 宿泊日数、客室料金、宿泊人数、含まれる項目から最終宿泊料金を再計算します。
- 税金と手数料を、徴収・納付する当事者ごとに分けます。
- 予約に表示された施設への支払額を記録します。ゲスト合計額と同額であるとは限りません。
- 承認済みの変更、キャンセル、返金、ノーショー、または宿泊後の調整を反映します。
- 算出した金額を、バーチャルカードの承認額、送金明細、または支払参照番号と照合します。
- その決済記録を、決済代行会社または銀行の取引と照合します。
- 為替差額と決済手数料は、客室売上およびコミッションとは分けて計上します。
バーチャルカードについては、利用可能額、有効化日または利用条件、有効期限、通貨をPCI準拠の業務フローで記録します。カード番号全桁やセキュリティコードを一般的な照合用スプレッドシートに保存してはいけません。
一部の施設では、更新されたExpedia Collect予約に旅行者が支払った全額が表示される一方、施設がExpediaから受け取る金額またはExpediaへ返金する金額が別途表示されます。表示された合計額をそのままカード利用額や支払額として扱わないでください。明示された施設金額と最新の送金指示を照合してください。
Smart Orderの決済ソリューションなら、保護されていないスプレッドシートに頼ることなく、予約の決済状況と現場の回収業務を一元的に管理できます。
OTAの決済業務を予約情報と連携
経理部門がExpedia取引を個別に照合している間も、予約の決済状況とホテルの回収業務を効率よく管理できます。
Hotel Collect予約を照合する
Hotel Collectでは、ゲストへの売掛金とExpediaへのコミッション債務が別々に発生します。施設は、予約の決済条件とキャンセル条件に従ってゲストに料金を請求します。
- 予約がHotel Collectであることを確認し、請求通貨を特定します。
- 最終的な客室料金、税金、手数料、デポジット、キャンセル条件をホテル管理システムのフォリオと照合します。
- ゲストの各決済、事前承認、デポジット、返金、チャージバックを予約に紐づけて記録します。
- チェックアウト後に、利用済み、キャンセル、またはノーショーの最終金額を確認します。
- 契約料率と正しいコミッション対象額を使用してコミッションを計算します。
- コミッションをExpediaの請求書、送金明細、または口座明細と照合します。
- ゲストからの入金をフォリオに、Expediaコミッションをチャネル債務にそれぞれ計上します。
- 未回収のゲスト残高とコミッション差額は、それぞれ個別に調査します。
事前承認は売上でも入金でもありません。デポジットが精算に含まれるのは、予約条件に従って売上確定され、充当された場合のみです。施設が少額決済でカードの有効性を確認する場合は、チェックアウト時にゲストへ二重請求しないよう、その金額を一貫した方法で返金または充当してください。
Property Collectの決済モデルには、デポジット、返金不可料金、ノーショー料金、直前キャンセルの違約金が含まれる場合があります。施設全体の一律の想定ではなく、各予約に設定されたスケジュールと請求通貨を使用してください。
売上、コミッション、税金、入出金を分ける
Expedia Collectの支払額またはHotel Collectのゲスト決済額だけを売上として計上しないでください。資金の移動と宿泊売上は異なる会計事象です。
Expedia Collectでは通常、客室売上、未払税金、Expediaへの売掛金、コミッションまたは商業上の控除、その後の現金またはカード決済を分けて仕訳する必要があります。Hotel Collectでは、ゲストへの売掛金と入金を記録したうえで、Expediaへのコミッション債務または費用を別途認識します。
どちらのモデルでも、次の照合式を使用します。
施設の受取見込額＝最終宿泊売上＋施設に支払われる税金・手数料－コミッション－承認済み控除額
この結果が銀行への入金額と一致するとは限りません。通貨換算、加盟店手数料、振込手数料、チャージバック、バッチ処理のタイミングは、別の仮勘定で管理します。
ホテル管理システムにExpedia Collectの純額しか保存されていない場合は、ADR、税金、チャネル別収益性のレポート作成に必要な総宿泊売上と控除額を再計算できるよう、十分な明細を保存してください。ホテル管理システムにゲストの総額が保存されている場合も、その全額がホテルへの支払対象になるとは限りません。
変更、キャンセル、ノーショーに対応する
最新の予約イベントを使用し、以前のバージョンも保存してください。宿泊期間の短縮、料金変更、違約金の免除、キャンセル料の請求、ノーショー、宿泊後の返金によって、支払額、ゲスト残高、コミッション、請求書がそれぞれ異なるタイミングで変更される場合があります。
Expedia Collectでは、変更によって施設への支払額、バーチャルカード、または後日の調整が更新されるかを確認します。決済指示で施設が返金責任を負うと明記されていない限り、ゲストへ直接返金しないでください。
Hotel Collectでは、予約条件に従ってゲストのフォリオと回収額を調整します。その後、実際に請求した金額がコミッション対象になるかを確認してください。元のポリシーで請求可能だったとしても、免除したキャンセル料を回収済み売上として扱ってはいけません。
変更日時は、必ず請求または送金の締め日時と照合してください。元の金額とその訂正額が異なる期間に計上される場合があります。
よくある照合差異を診断する
Expedia Collectカードの金額がゲスト合計額より少ない。 明示された施設への支払額、コミッションの処理、別途徴収される税金・手数料、プラットフォーム負担の割引、返金、更新された送金指示を確認してください。
Expedia Collectカードが承認されない。 有効化のタイミング、利用可能額、通貨、有効期限、加盟店カテゴリー、過去の一部決済、最新の予約調整による承認額の変更を確認してください。利用可能残高を超える金額で再試行しないでください。
Hotel Collect予約でゲストの支払いが確認できない。 宿泊日が将来か、現地払いの料金か、デポジットの支払期限を過ぎていないか、カードが無効か、フロントデスクが決済を確定し忘れていないかを確認してください。これはゲストへの売掛金の問題であり、Expediaからの支払い不足ではありません。
コミッションが想定より高い。 コミッション対象額を再計算し、予約の最終ステータス、請求済みの違約金、税金、手数料、料金プラン、契約料率を比較してください。コミッションを純入金額だけと比較しないでください。
同じ予約が支払明細と請求書の両方に表示されている。 各項目が異なる債務、取消処理、またはモデル変更を示しているか確認してください。両方を新たな売上として計上したり、参照番号を照合せずに一方が他方を相殺すると判断したりしないでください。
銀行への入金額がバッチ金額と異なる。 予約元帳を変更する前に、振込のグループ化、決済通貨、為替レート、決済代行手数料、中継銀行手数料、入金日、分割入金を確認してください。
決済モデルごとの証憑で各予約を締める
締め処理を完了したExpedia Collect予約には、最終予約金額、施設への支払額の計算、送金またはカードの記録、銀行または決済代行会社での決済が各1件ずつ存在し、説明できない残高がない状態にする必要があります。
締め処理を完了したHotel Collect予約には、最終フォリオ、ゲストによる全額支払いまたは承認済みの貸倒処理、コミッション計算、照合済みのExpedia請求書または明細が各1件ずつ存在し、説明できないゲスト債権やチャネル債務がない状態にする必要があります。
Expediaへの売掛金、ゲストへの売掛金、Expediaへのコミッション債務、決済代行会社の決済、為替差額または銀行手数料について、それぞれ別の仮勘定を設けてください。施設単位で差異を一括消去せず、予約IDごとに滞留残高を確認します。
問題をエスカレーションする場合は、施設ID、Expedia予約ID、決済モデル、商品または料金プランID、最終ステータス、通貨、想定計算額、実際のカード利用明細・支払明細・請求書明細、調整履歴、未解決の差額を正確に提示してください。決済認証情報はマスキングしてください。
Smart Orderのホテル BIなら、経理部門がExpedia CollectとHotel Collectをそれぞれ正しい入金経路で照合している間も、チャネル売上と運営実績をひと目で把握できます。
入金照合後にExpediaの売上を比較
支払時期と宿泊価値を混同せず、チャネル売上、販売客室数、ADR、ホテルの実績を確認できます。
よくある質問
Expedia CollectとHotel Collectの主な違いは何ですか？
Expedia Collectでは、Expediaが該当する予約料金を受け取り、施設へ支払います。Hotel Collectでは、施設がゲストに料金を請求し、Expediaへのコミッションを別途計上します。
Expedia Collectの支払額はゲスト合計額と同じですか？
必ずしも同じではありません。ゲスト合計額には、施設への支払額に含まれない税金、手数料、割引、その他の金額が含まれる場合があります。予約の送金指示を確認してください。
Hotel Collectでは、施設はチェックインまで請求を待つ必要がありますか？
必ずしもそうではありません。デポジット、返金不可条件、カードの有効性確認、直前キャンセル、ノーショーにより、チェックイン前または後に請求できる場合があります。予約の決済スケジュールと現地の決済規則に従ってください。
経理部門は銀行への入金額からコミッションを計算すべきですか？
いいえ。契約上のコミッション対象額と予約の最終ステータスに基づいて計算してください。銀行への入金額には、別の予約、手数料、為替差額が含まれる場合があります。
複数の決済モデルが混在するExpediaアカウントは、どのように照合すればよいですか？
最初にすべての予約を決済モデル別に分類し、Expedia CollectとHotel Collectの業務フローを個別に実行します。結果を統合するのは、最終的な元帳確認の段階だけにしてください。
Expedia CollectとHotel Collectは、同じ会計処理を示す2つの名称ではありません。予約ごとに、ゲストから料金を回収したのは誰か、誰が誰に支払う義務を負うか、どの金額がコミッション対象か、どの決済が精算完了の証拠になるかを照合してください。
