1. ホテルPMSからのエクスポートでデータを見落とすのは簡単ですが、旧システムが非有効化された後に記録を復元するのは困難です。
2. 移行時に必要な6つの記録タイプ：予約、ゲストプロフィール、決済データ、請求書、客室設定、過去のレポート。
3. エクスポートされたファイルが実際に使用できるかどうかはフォーマットの互換性にかかっています。移行日前に両方のシステムでこれを確認してください。
4. 旧ホテルPMSのライセンスが終了するとエクスポート期間も終了します。やり直しのきかない一度きりのバックアップとして扱ってください。
よく取り残されがちなデータ
ホテルPMSの移行は、技術的な移行の問題として捉えられがちです。しかし、本当のリスクは記録保持の問題です。移行を経験した事業者は皆、同じような経験を語ります。つまり、データをエクスポートしたものの、すべてではなく、新しいシステムが読み込めるフォーマットでもなかったというものです。
ホテルPMSのデータエクスポートに関する話し合いは、通常、ベンダー選定プロセスの終盤、契約がすでに署名された後に行われます。その時点では移行のスケジュールが確定しており、旧システムの停止が迫っているため、何が欠けているかを発見する時間は限られています。この記事では、アクセス権が終了する前に抽出しておくべき6つの記録カテゴリについて解説します。
1. 現在の予約と今後の予約
これは最も明確なエクスポートであり、ほとんどの事業者が正しく実行していますが、部分的にすぎません。この「部分的」な失敗は、特定の予約タイプに起因します。
確定済みの今後の予約は通常正しくエクスポートされます。見落とされがちなのは、複数の客室にまたがる団体予約や、カスタムの客室料金の合意が含まれる予約、追加オプションがリンクされた予約（レイトチェックアウト料金や朝食の追加など）、そして最初の確定後に元のOTAソースチャネルが料金を調整した予約です。
サマリービューだけでなく、予約の完全な記録をエクスポートしてください。到着日、出発日、客室タイプ、1泊あたりの客室料金、総額、ソースチャネル、予約日、変更履歴、スタッフが追加したフリーテキストのメモなどが必要です。ソースチャネルの項目を省いてエクスポートすると、移行期間の収益をOTAごとに照合することが不可能になり、チャネルの属性情報がない収益データだけが残ってしまいます。
また、過去90日間のキャンセルされた予約もエクスポートしてください。移行期間中のキャンセルは、システム移行後に返金リクエストを発生させる可能性があり、その処理には元の記録が必要になります。
2. ゲストプロフィール
ゲストデータベースは、ホテルPMSの移行において最も過小評価されているエクスポート項目です。予約ほど緊急性を感じないため、ほとんどの事業者がエクスポートを後回しにするか、完全に省略してしまいます。
その実用的な価値はフロントデスクで明らかになります。過去に6回宿泊したゲストが来店した際、スタッフはその履歴（希望するフロア、前回の滞在時の食事の注意事項、過去に請求内容でトラブルがあったかなど）を確認できるべきです。プロフィールをエクスポートしなければ、移行日にこれらの背景情報はゼロにリセットされてしまいます。
連絡先、宿泊回数、宿泊履歴、コミュニケーションの希望、プロフィールに添付されたメモをエクスポートしてください。一部のホテルPMSは宿泊履歴を直接インポートできるため、データベースが今後12ヶ月かけて再構築されるのを待つのではなく、初日から過去の滞在を確認できるようになるため、宿泊履歴は特に重要です。
フォーマットはシステムによって異なります。ゲスト1人につき1行のCSVでエクスポートするシステムもあれば、宿泊記録がネストされたJSONを使用するシステムもあります。新しいホテルPMSがどのフォーマットを受け入れられるかを、移行当日ではなくエクスポートを開始する前に確認してください。
クリーンなインポートに対応したホテルPMSへゲスト履歴を移行する
Smart Orderに移行すれば、予約履歴、ゲスト記録、客室設定をゼロから再構築する必要はありません。Smart Orderのオンボーディングチームがデータインポートを処理するため、フロントデスクは初日から正確な記録で業務を開始できます。
3. 決済記録と未精算のデポジット
決済記録は、移行後に2つの役割を果たします。1つ目は、移行後に発生したトラブルにおける証拠としての役割です。2つ目は、未精算のデポジットや一部支払いがあるゲストにとって必要であり、これらの残高は予約記録と一緒に移行される必要があります。
トランザクションID、日付、金額、決済方法、および関連する予約とともに決済記録をエクスポートしてください。デポジットの記録は個別にエクスポートし、今後の予約リストと照合します。今後の予約のエクスポートに含まれるデポジットがある予約には、対応する決済記録が添付されている必要があります。
未精算の残高（移行時に決済が完了していない料金があるゲスト）は個別に処理する必要があります。移行日前に未精算の残高リストを作成してください。これらは自動的に移行することはできませんが、新しいシステムに移行した後、誰にフォローアップすべきかを把握するためにこのリストが必要です。
よくあるシナリオ：移行から8ヶ月後、移行日をまたぐ滞在の請求についてゲストから異議が申し立てられます。元の決済記録と対応する請求書がない場合、部分的な情報だけで対応することになり、異議申し立ての期限はすでに迫っています。
4. 請求書とフォリオ
請求書は決済記録とは異なります。決済記録はお金が動いたことを確認するものです。請求書は、何が、誰に、いつ、どの税率で請求されたかを示します。
多くの市場において、請求書はVAT（付加価値税）や税務コンプライアンスの目的で、通常、取引日から3〜7年間保管することが義務付けられています。旧ホテルPMSにはこれらの記録が保存されています。アカウントを閉鎖すると、事前にエクスポートしない限りこれらの記録も一緒に消去されます。
アーカイブ保管用にはPDFとして、また新しいホテルPMSが請求書履歴をインポートできる場合はCSVまたは構造化データとして請求書をエクスポートしてください。最低限、請求書番号、日付、ゲスト名、明細、税額、合計、決済参照情報をエクスポートし、ローカルに保存してください。
法人アカウント、イベント予約、旅行代理店手配などの団体向け請求書には特に注意が必要です。これらはホテルPMSの別のセクションで管理されていることが多く、標準的な予約エクスポートでは頻繁に見落とされます。これらは明示的に抽出してください。
5. 客室タイプと料金プラン
客室タイプの設定は移行されません。ベッドの構成、最大定員、バリアフリー対応、説明、写真の参照など、客室タイプの定義はホテルPMSごとに保存方法が異なります。いずれにせよ、新しいシステムでこれらのデータを再入力することになります。
エクスポートに求めるのは移行ではなく正確性です。記憶を頼りに再入力するのではなく、確定した記録から入力できるように、すべてのパラメータを含む現在の客室タイプリストをエクスポートしてください。客室タイプの設定におけるエラーは、不正確なOTAリスティング、空室状況の同期の失敗、価格の不一致など、後工程で問題を引き起こします。本番稼働から3週間後に設定ミスが発覚するような事態は回避できます。
料金プランの設定はさらに複雑です。アクティブな料金プラン（標準ラックレート、直接予約料金、OTAネット料金、法人アカウント料金、季節ごとの変動料金など）をエクスポートしてください。各料金プランがどのチャネルでアクティブであったかを記録しておきましょう。新しいホテルPMSでチャネルマネージャーの同期を正しく設定するためには、この情報が必要です。
6. 過去のパフォーマンスレポート
過去のレポートは、事業者が最も驚くデータカテゴリです。予約、決済、ゲスト記録をエクスポートした後に、稼働率の履歴、ADR（平均客室単価）のトレンド、チャネルパフォーマンスのデータがないことに気づくのです。
新しいホテルPMSは初日から追跡を開始するため、これは重要です。過去のレポートがなければ基準値がありません。昨年のデータが移行されていないため、今年の2月の稼働率が昨年より良いのか悪いのか判断できません。
少なくとも過去2年間の月間稼働率、平均客室単価（ADR）、チャネルごとの収益をエクスポートしてください。これらはPDFレポートではなく、生のデータファイルとしてエクスポートします。PDFは読むことはできても、インポートや分析はできません。1ヶ月1行で、稼働率、ADR、RevPAR、チャネル収益の列を持つCSVは、トレンドの比較が最も重要になる運用初年度において、新しいシステムに有用な参照点を提供します。
新しいホテルPMSにリアルタイムの予約データから情報を抽出するレポートモジュールがある場合、この過去のCSVを使用して、今月と2年前の同月を比較することができます。このような比較により、成長が本物なのか、単なる季節的なものなのかを判断できます。
Smart Orderで初日からパフォーマンスを追跡する
Smart Orderのレポート機能は、リアルタイムの予約データから稼働率、ADR、チャネル収益を抽出します。以前のホテルPMSから過去のデータをインポートした宿泊施設は、空白のレポートから始めるのではなく、トレンド比較のための基準値を持つことができます。
よくある質問 (FAQ)
ホテルPMSからエクスポートできるデータは何ですか？
ほとんどのホテルPMSは、予約記録、ゲストプロフィール、決済トランザクション、請求書、客室タイプの設定、および過去のパフォーマンスレポートのエクスポートをサポートしています。エクスポートのフォーマットは様々で、予約やゲストデータにはCSVが最も一般的ですが、請求書は通常PDFで提供されます。移行日を決定する前に、現在のシステムからどのようなデータをどのフォーマットでエクスポートできるかを確認してください。
ホテルPMSからゲストデータをエクスポートするにはどうすればよいですか？
ホテルPMSのゲスト管理またはCRMセクションに移動し、エクスポートまたはダウンロード機能を探します。ほとんどのシステムは、名前、連絡先、宿泊回数、最終訪問日のフィールドを持つCSVとしてゲストデータをエクスポートします。完全な宿泊履歴が含まれるものもあれば、別ファイルとしてエクスポートされるものもあります。作業を開始する前にベンダーにフィールド仕様をリクエストし、新しいシステムがそれを受け入れられるか確認してください。
移行前にバックアップすべきホテルPMSのデータは何ですか？
確定済みの今後の予約、宿泊履歴付きのゲストプロフィール、決済およびデポジットの記録、請求書とフォリオ、客室タイプと料金プランの設定、過去2年間のパフォーマンスレポートの6つのカテゴリをバックアップしてください。これらのコピーは、共有ドライブやローカルストレージなど、両方のホテルPMSから独立した場所に保存し、移行期間中に何が起きてもデータにアクセスできるようにしておきましょう。
新しいホテルPMSに過去の予約データをインポートできますか？
一部のホテルPMSは、過去の予約やゲストデータの直接インポートをサポートしていますが、手動入力や部分的なインポートが必要な場合もあります。フォーマットの互換性が決定的な要素となります。つまり、旧システムからのエクスポートファイルが、新システムのインポートスキーマと一致している必要があります。移行日前にエクスポートファイルを新しいベンダーに送信し、どのデータが自動でインポートでき、どのデータが手入力になるかを具体的に確認してください。
サブスクリプションを解約した後、ホテルPMSのデータはどうなりますか？
ほとんどのホテルPMSベンダーは、サブスクリプションが終了するとアカウントへのアクセスを無効にし、保存されたデータを30日から90日以内に削除します。解約予告期間中にデータアーカイブのリクエストを提供するベンダーもありますが、保証されているわけではありません。ベンダーによるデータの保存に頼らず、契約が終了する前にすべてのエクスポートを完了させてください。アクセスが取り消されると、通常、データの復元は不可能です。
ホテルはエクスポートしたPMSデータをどれくらいの期間保管すべきですか？
トラブル解決や業務の参照用として、予約記録は少なくとも2年間保管してください。請求書および決済記録は、各地域の税務当局が要求する期間（ほとんどの市場で5〜7年）保管してください。ゲストプロフィールのデータは、プライバシーポリシーや適用されるデータ保護法に従って管理し、定められた保持期間を超えたプロフィールを削除するためのプロセスを明確にしておく必要があります。
