1. Travelokaの各支払い明細を予約番号および最終宿泊ステータスと照合します。
2. 宿泊売上を、コミッション、割引、返金、税金、その他の調整額と分けて管理します。
3. 確定した支払いバッチを、実際の銀行入金またはカード決済額と照合します。
4. 数字を合わせるために客室売上を変更せず、原因不明の差異は未解決のまま管理します。
Traveloka支払い照合は、ゲストの予約総額とホテルの銀行口座への入金額を単純に比較する作業ではありません。支払い額には、コミッション、プロモーション、税金、返金、キャンセル、過去の調整、または計上時期の差異が反映されている場合があります。
確実な方法は、1件の支払いバッチから開始し、含まれるすべての予約を照合した後、バッチ合計を実際の入金額と照合することです。これにより、客室売上の中に差異を隠すことなく、経理担当者がその原因を説明できます。
TERAのメニューや書類名は、市場、施設の契約、決済方法、ユーザー権限によって異なる場合があります。施設のアカウントで利用できる決済記録と予約記録を使用し、以下と同じ管理手順に従ってください。
1件の支払いまたは銀行入金から始める
確定済みの支払い、カード決済、または銀行入金を1件選びます。その参照番号、通貨、金額、入金予定日、実際の銀行入金日、資金を受け取る施設を記録します。
ホテルが複数のバッチで入金を受け取っている場合、月全体から始めないでください。1件の支払いに絞ることで、経理担当者は確定した合計額と、調査対象となる限定された予約グループを把握できます。
TERAで対応するTravelokaの決済記録を開き、含まれている予約と調整額を特定します。ホテルの通常の経理手順に従って、利用可能な明細書をダウンロードまたは保存します。
複数の施設または通貨に対する金額がまとめて銀行に入金された場合は、個別の宿泊を照合する前に、根拠となる支払い参照番号ごとに照合作業を分けてください。
最終的な予約記録を準備する
支払いに含まれる予約ごとに、TERAとホテル管理システムで同じ予約を確認します。Travelokaの予約番号を主要な照合キーとして使用し、ゲスト名、施設、チェックイン日とチェックアウト日、客室タイプ、最終ステータス、通貨、宿泊総額を確認します。
予約の最新版を使用してください。日程変更、宿泊期間の短縮、客室変更、キャンセル、ノーショー、または一部返金により、当初の予約確認額と最終的な支払対象額が異なる場合があります。
ホテル管理システムの記録には、ホテルが客室売上および追加料金として認識した内容が表示されます。TERAの記録には、現在のTraveloka予約および決済ステータスが表示されます。支払い記録には、ホテルへの送金対象となった金額が表示されます。これらの記録はそれぞれ目的が異なるため、無理に1つの金額へ合わせてはいけません。
すべての予約を支払いと照合する
支払いに含まれる予約を1件ずつ確認します。
- Travelokaの予約番号をホテル管理システムの予約と照合します。
- 宿泊が完了、キャンセル、変更、返金、またはノーショーとして処理されたか確認します。
- 最終予約金額と、ホテルの契約に基づく支払対象額を記録します。
- 明細に表示されている場合は、コミッション、プロモーション負担額、税金、手数料、返金、または調整額を個別に記録します。
- 各予約の入金予定額を計算し、支払い明細と比較します。
- 予約を照合済みとして記録するか、差異を例外リストへ移します。
- 照合済みの予約金額と調整額をすべて合計し、その結果を支払い総額と比較します。
原因不明の複数の差異を相殺しないでください。40ドルの予約が不足し、無関係な40ドルの控除があった場合、たまたまバッチ合計が一致しても、正しく照合されたことにはなりません。
予約売上とチャネル別の合計をまとめて確認できれば、経理担当者が複数のファイルから月次データを再構築する時間を削減できます。Smart Orderのホテルのレポート与分析を利用すれば、管理者はTravelokaの支払いを元帳へ計上する前に、チャネル別売上と予約記録を効率よく比較できます。
ホテルの1つの記録からTraveloka売上を照合
1つのワークフローで予約売上とチャネル実績を比較し、一致しない支払い明細だけを調査できます。
差異を隠さずに説明する
コミッションまたはチャネル手数料
予約はホテルが認識した売上額で記録し、Travelokaのコミッションまたはチャネル手数料は勘定科目表に従って個別に記録します。客室売上を銀行への純入金額で上書きしないでください。
プロモーションまたは割引の負担額
割引をホテルが負担したのか、Travelokaが負担したのか、または費用を共同で負担したのか確認します。ゲストへの販売価格だけでは、ホテルが受け取るべき金額は分かりません。
キャンセル、ノーショー、または返金
最終ステータス、キャンセル条件、請求可能額、返金記録を確認します。予約履歴が残っていても、支払いへの反映額がゼロ、一部の手数料のみ、または後日の調整額となる場合があります。
税金または手数料の差異
ホテルが徴収した税金および手数料と、Travelokaとの契約に基づいて処理された金額を分けます。すべての請求額が客室売上に含まれると想定せず、施設所在地の会計方針と税務方針に従ってください。
通貨または銀行取引の差異
支払い通貨、銀行口座の通貨、換算レート、送金手数料、起算日を確認します。銀行による控除や為替差額を、予約の不足として記録してはいけません。
計上時期の差異
完了済みの宿泊でも、支払いスケジュール、保留中の審査、または予約が支払対象となった日付により、後の支払いに含まれる場合があります。該当する支払いバッチが特定されるまで、未収金として未解決のまま管理してください。
支払いを銀行入金と照合する
すべての支払い明細を照合するか例外として記録した後、支払い総額を実際の銀行入金額またはカード決済額と比較します。
施設の法人名義、銀行口座、通貨、起算日、支払い参照番号を確認します。銀行入金額が少ない場合は、完了済みの予約照合をやり直す前に、銀行手数料または通貨換算の有無を確認してください。
ホテルの通常の会計方針に従って支払いを計上します。客室総売上、Traveloka関連費用、ゲストに対する売掛金、Travelokaに対する未収金、返金、受取現金を適切な勘定科目に記録してください。
支払い明細書、予約照合ファイル、銀行取引の証憑、例外に関するメモを月次決算資料に添付します。これにより、オーナー、会計担当者、翌月の照合作業で確認できる明確な記録が残ります。
優先順位に従って例外を解決する
まず支払いにまったく含まれていない予約を確認し、その後、金額の誤り、重複明細、予期しない控除、返金、計上時期の差異を調査します。
各例外について、予定された結果と実際の結果を1文で記載します。例：「Travelokaの予約Xは金額Yで宿泊完了となっているが、支払いZに含まれていない。」予約記録、最終ステータス、支払い参照番号、機密情報を伏せた銀行取引の証憑を添付してください。
関連性のない複数の支払い期間について、1件のサポート依頼にまとめないでください。同じ原因または支払い参照番号を共有する問題のみをグループ化します。
多額の支払いが見つからない、別の施設に入金されている、通貨が正しくない、複数の完了済み宿泊が含まれていない、または同じ調整が複数回表示されている場合は、速やかにエスカレーションしてください。
再現可能な月末管理プロセスを構築する
Travelokaの支払い記録をダウンロードする担当者を1人決め、ホテル管理システムの売上を確定する期限と、共通の例外リストを設定します。フロントデスクが宿泊ステータスを変更している間や、通知せずに返金を計上している間は、経理担当者が照合作業を開始しないようにしてください。
可能な限り、ホテル管理システムと会計データのエクスポートにTravelokaの予約番号を使用してください。参照番号を統一することで手作業による検索を減らし、ゲスト名が似ている2件の予約を誤って照合するリスクを防げます。
当月を締める前に、前月から残っている未解決の例外を確認します。後日の調整によって過去の差異が解消される場合もありますが、当月の客室売上として扱わず、元の予約に関連付けてください。
すべての支払い明細に予約または記録済みの調整が対応し、バッチ合計が銀行入金額と一致し、残るすべての差異に担当者と次の対応が割り当てられた時点で、照合は完了です。
よくある質問
Travelokaの支払い額が予約売上より少ないのはなぜですか？
支払い額には、コミッション、ホテル負担の割引、返金、税金、手数料、過去の調整、為替差額、銀行取引の差異が含まれる場合があります。どの理由が該当するか判断する前に、個別の予約を照合してください。
経理担当者は予約日とチェックアウト日のどちらを基準に支払いを照合すべきですか？
施設の契約に定められた予約および支払対象のルールに従い、予約日、宿泊日、支払日、銀行入金日をそれぞれ別の項目として管理してください。これらは異なる会計期間に属する場合があります。
完了済みの予約が支払いに含まれていない場合はどうすればよいですか？
最終ステータス、決済方法、支払対象日、別のバッチに含まれているかを確認します。Travelokaまたはホテルの記録によって該当先が明らかになるまで、未解決の例外として管理してください。
ホテルは純支払い額を客室売上として使用できますか？
純支払い額を使用すると、コミッション、割引、返金、銀行手数料が見えなくなる可能性があります。チャネル別の収益性を把握できるよう、ホテルの会計方針に従って売上と控除額を個別に記録してください。
