Изменения в бронировании Expedia не синхронизируются с системой управления отелем: 6 проверок

Ситуация, когда изменение бронирования Expedia не синхронизируется, отличается от ситуации с новым бронированием, которое вообще не поступило в систему управления отелем. Бронирование уже есть в отеле, но гость и сотрудники стойки регистрации могут видеть разные даты, типы номеров, количество гостей, цены или условия отмены.

Самый безопасный подход — сохранить одну запись бронирования и актуализировать её. Не отменяйте и не создавайте проживание заново только потому, что исходная запись устарела. Иначе бронирование может потерять связь с ID маршрута, платёжными инструкциями, сообщениями гостя и историей изменений.

Выполните следующие шесть проверок по порядку. Они помогут руководителю или старшему сотруднику стойки регистрации принять понятное операционное решение без проведения технической диагностики.

Проверка 1. Убедитесь, что изменение подтверждено в Partner Central

Откройте бронирование для нужного объекта в Expedia Partner Central. Найдите его по ID маршрута и проверьте текущий статус, время последнего изменения и актуальные параметры проживания.

Запрос гостя не всегда означает, что изменение уже выполнено. Если отель должен принять или отклонить его, сначала соблюдайте правила объекта в отношении доступности и согласования. Если в Partner Central по-прежнему отображается исходное бронирование, не обновляйте систему управления отелем только на основании электронного письма или снимка экрана гостя.

Когда в Partner Central появятся новые даты, номер, количество гостей, цена или отмена, используйте это актуальное бронирование для сравнения. Зафиксируйте время и часовой пояс, чтобы следующий сотрудник мог отличить последнюю версию от более раннего уведомления.

Проверка 2. Точно определите, что изменилось

Сравните текущее бронирование Expedia с существующей записью в системе управления отелем. Проверьте даты заезда и выезда, тип и количество номеров, количество взрослых и детей, имя гостя, общую стоимость и стоимость за ночь, налоги, статус отмены, особые пожелания и платёжные инструкции.

Отметьте только различающиеся поля. Продление проживания затрагивает дополнительные ночи в номерном фонде. При изменении типа номера может потребоваться новое назначение номера. Уменьшение количества гостей может повлиять на налоги или включённое питание. При отмене номер становится доступным, но в системе всё равно может потребоваться зарегистрировать сбор.

Не рассматривайте каждое изменение как полную замену бронирования. ID маршрута должен остаться прежним, если Expedia не создала отдельное бронирование.

Smart Order помогает команде в рамках единого рабочего процесса сопоставить номер бронирования Expedia с бронированием в системе управления отелем и проверить доступность затронутых номеров. Руководитель может быстро увидеть, какие данные изменились, поручить исправление одному сотруднику и не допустить создания второго бронирования при передаче задачи.

Проверка 3. Найдите последнюю версию в системе управления отелем

Прежде чем что-либо редактировать, выполните поиск по всей системе управления отелем по ID маршрута. Затем найдите записи по фамилии гостя, прежней и новой датам заезда, дате бронирования и типу номера. Проверьте изменённые, отменённые, неназначенные, архивные и дублирующиеся записи.

В списке заездов может по-прежнему использоваться фильтр по старой дате, поэтому корректно обновлённое бронирование может казаться пропавшим. Изменение даты также может перенести бронирование в отчёт о заездах за другой день, не меняя его основную запись.

Если две записи в системе управления отелем содержат один и тот же ID маршрута, остановитесь. Не обновляйте обе записи. Определите, какая из них содержит правильные данные об оплате, депозите, назначении номера и истории изменений, а затем сохраните эту запись в соответствии с процедурой отеля по обработке дубликатов.

Проверка 4. Проверьте состояние подключения Expedia

Откройте раздел подключения Expedia в системе управления отелем или Менеджере каналов и проверьте предупреждения для отеля, появившиеся примерно во время изменения. Убедитесь, что подключение Expedia активно, бронирование не ожидает обработки, а соответствующие номер и тарифный план по-прежнему подключены.

Не меняйте сопоставление действующего номера или тарифного плана, пытаясь принудительно провести одно изменение. Поспешное изменение сопоставления может перенаправить будущие бронирования или обновить неверную категорию номерного фонда.

Если исходное бронирование поступило по электронной почте или было введено вручную, последующие изменения также могут потребовать ручной обработки. Укажите, как первое бронирование поступило в отель, чтобы служба поддержки могла работать с правильной записью, а не искать автоматическое обновление, которого изначально не предполагалось.

Проверка 5. Защитите номерной фонд, цену и оплату

Прежде чем исправлять данные в системе управления отелем, определите, как изменение повлияет на работу отеля.

1. Для новых или продлённых дат убедитесь, что номер доступен на каждую добавленную ночь, и при необходимости установите одну документированную временную блокировку.
2. При сокращении срока проживания или отмене освобождайте номер только после проверки, что система управления отелем ещё не вернула его в продажу.
3. При изменении типа номера перенесите бронирование в правильную категорию номерного фонда, не оставляя прежний номер заблокированным.
4. При изменении цены сохраните текущую итоговую сумму Expedia и не рассчитывайте тариф заново на основе сегодняшней публичной цены.
5. При изменениях оплаты перед списанием средств, возвратом или изменением депозита уточните, используется ли модель Expedia Collect или Hotel Collect.

Немедленно передайте вопрос руководителю, если изменение затрагивает последний доступный номер, заезд в тот же день, предоплаченную сумму, сбор за отмену или сразу несколько бронирований.

Проверка 6. Исправьте исходную запись и проверьте её

Если автоматическое обновление можно безопасно восстановить, запросите восстановление один раз и дождитесь результата. Повторные попытки могут создать дублирующиеся примечания, перемещения между номерами или записи бронирования.

Если процедура отеля требует ручного исправления, отредактируйте исходное бронирование в системе управления отелем. Сохраните ID маршрута Expedia, источник, данные гостя, примечания об оплате и историю изменений. Добавьте внутреннее примечание с указанием исправленных полей, времени изменения в Partner Central, сотрудника, согласовавшего действие, и информации о том, может ли позднее поступить автоматическое обновление.

Затем снова сравните данные в обеих системах. Проверьте совпадение статуса, дат, типа номера, количества гостей, цены, ответственной за оплату стороны и номерного фонда на каждую затронутую ночь. Ещё раз выполните поиск в системе управления отелем по ID маршрута, чтобы убедиться, что осталась только одна активная запись.

Ситуацию нельзя считать решённой только потому, что список заездов выглядит правильно. Она решена, когда бронирование, доступность номеров и платёжные инструкции полностью совпадают.

Что передать службе поддержки, если изменение по-прежнему отсутствует

Передайте ID маршрута, название и ID объекта, время изменения с указанием часового пояса, прежние и новые данные бронирования, снимки экрана Partner Central и системы управления отелем, а также все видимые предупреждения о подключении. Укажите, поступило ли исходное бронирование автоматически, по электронной почте или было введено вручную.

Также перечислите все уже установленные временные блокировки номеров и внесённые вручную исправления. Попросите службу поддержки подтвердить последнюю версию бронирования и одно безопасное действие для его восстановления. Это не позволит другой команде повторить то же исправление, не зная об уже выполненной отелем работе.

Часто задаваемые вопросы

Следует ли отелю создавать новое бронирование в системе управления отелем для изменённого проживания?

Как правило, нет. Обновите исходную запись, чтобы ID маршрута, платёжные инструкции, история гостя и изменения номерного фонда оставались связанными.

Что делать, если гость показывает новый маршрут, но в Partner Central его нет?

Считайте изменение неподтверждённым, пока оно не появится в текущем бронировании в Partner Central. Если заезд уже скоро, временно заблокируйте номер, но не обещайте изменение гостю до его подтверждения.

Может ли изменение дат привести к овербукингу?

Да. На добавленные ночи может не быть доступных номеров, а исключённые ночи могут остаться заблокированными, если в системе управления отелем сохранятся прежние даты.

Когда ситуацию следует передать руководителю?

Передайте вопрос руководителю при заезде в тот же день, бронировании последнего доступного номера, неопределённости с оплатой, наличии сбора за отмену, дублирующихся записей или нескольких затронутых бронирований Expedia.