Как хостелам сверять отмены и комиссию Hostelworld

Сверка расчётов Hostelworld начинается с одного бронирования, а не с общей суммы за месяц. Хостелам необходимо подтвердить, как стоимость бронирования, депозит, остаток к оплате гостем, статус отмены, плата за незаезд, возврат и комиссия превратились в суммы, отражённые в системе управления отелем и бухгалтерском учёте.

Термин «расчёты» может вводить в заблуждение: хостел может получать часть стоимости проживания непосредственно от гостя, а Hostelworld — обрабатывать депозит или другую сумму бронирования в соответствии с договором объекта размещения. Результат по отменённому бронированию также может различаться в зависимости от тарифа и крайнего срока отмены.

Для каждого расчёта используйте подписанные объектом размещения условия и подтверждение конкретного бронирования. Не применяйте процент комиссии другого хостела и не считайте, что при любой отмене должны аннулироваться все начисления.

Определите суммы до начала сверки

Создайте отдельные поля для общей стоимости забронированного проживания, депозита, полученного при бронировании, остатка к оплате в хостеле, налогов и местных сборов, суммы, полученной от гостя, платы за отмену или незаезд, возврата или кредита, комиссии или сбора Hostelworld, корректировок и итоговой выручки хостела.

Не объединяйте депозит и остаток к оплате в единый показатель «полученный платёж». В подтверждении бронирования может быть указана общая стоимость проживания, тогда как в фолио системы управления отелем должно быть отражено, какую сумму хостелу ещё необходимо получить и какая сумма уже учтена через канал продаж.

Отображайте исходную валюту бронирования и валюту бухгалтерского учёта хостела. При конвертации фиксируйте исходную сумму, конвертированную сумму, применённый курс или результат банковской операции, а также дату. Курсовую разницу нельзя скрывать внутри комиссии.

Наконец, зафиксируйте, по какой дате проводится проверка. Хостел может признавать выручку по датам проживания, тогда как счёт канала, запись о депозите, возврат или корректировка отражаются по дате бронирования или обработки операции.

Соберите единый пакет подтверждающих документов за период

Объедините список бронирований Hostelworld, данные об отменах и незаездах, доступные объекту размещения документы по комиссиям или выставленным счетам, бронирования и фолио из системы управления отелем, данные о платежах гостей и банковские проводки. Сохраните исходные выгрузки и выполняйте сверку в контролируемой рабочей копии.

Используйте номер бронирования Hostelworld в качестве основного ключа. Имена гостей могут повторяться или меняться, а групповое бронирование может включать нескольких путешественников, оформленных на имя одного основного гостя.

Для каждого бронирования фиксируйте даты заезда и выезда, места в общих номерах или отдельные номера, количество гостей, тип тарифа, общую стоимость бронирования, депозит, остаток к оплате, крайний срок отмены, статус отмены или незаезда, платёж гостя, комиссию, возврат и любые ручные корректировки.

Назначьте одного ответственного со стороны финансов и одного контактного сотрудника операционного отдела. Финансовая служба должна отвечать за сверку денежных сумм, а стойка регистрации или отдел бронирования — подтверждать, проживал ли гость, отменил ли бронирование, изменил ли даты или не приехал.

Разделите состоявшиеся проживания, отмены и незаезды

До сравнения денежных сумм отнесите каждое бронирование к его фактическому операционному результату.

1. Проживание состоялось: Сверьте занятые места или номера, забронированный тариф, дополнительные услуги, учёт депозита, полученный от гостя остаток и комиссию.
2. Отмена в разрешённый срок: Подтвердите окончательный статус отмены, порядок учёта депозита или возврата, освобождение номерного фонда и наличие каких-либо оставшихся начислений хостела.
3. Поздняя отмена: Сверьте крайний срок по правилам отмены, разрешённое начисление, фактически полученную сумму и порядок учёта комиссии или корректировки согласно условиям объекта размещения.
4. Незаезд: Убедитесь, что хостел указал правильный статус, сохранил подтверждение незаезда, начислил только разрешённую сумму и надлежащим образом освободил оставшийся номерной фонд.
5. Изменённое или частично отменённое бронирование: Пересчитайте бронирование на основании итогового количества ночей, гостей, мест или номеров и окончательной цены, а не отменяйте всю исходную сумму.

Не позволяйте нескольким небольшим расхождениям взаимно компенсироваться. Пропущенная отмена и продублированная строка комиссии могут случайно дать правильную итоговую сумму, хотя оба бронирования будут учтены неверно.

Smart Order позволяет объединить источник бронирования, статус проживания, выручку по номерам или местам и операционные отчёты хостела в едином удобном процессе проверки. Финансовая служба может оперативно исследовать расхождение, пока стойка регистрации подтверждает фактический результат по гостю.

Сверяйте отмену в правильном порядке

Начните с исходного бронирования и сохраните действовавшие при его оформлении условия. Подтвердите тип тарифа, крайний срок и часовой пояс отмены, депозит, остаток к оплате, а также специальные условия гибкого или невозвратного тарифа, показанные гостю при бронировании.

Затем проверьте, когда и каким способом была выполнена отмена. Сопоставьте итоговый статус Hostelworld со статусом в системе управления отелем. Сообщение гостя с просьбой отменить бронирование не равнозначно завершённой отмене, а отменённое в канале бронирование не должно оставаться в системе управления отелем как подтверждённый заезд.

Рассчитайте сумму, которую хостел имел право получить, сумму, которую он фактически получил, и сумму возврата или кредита. Учитывайте эти три показателя отдельно. Если руководство отменило сбор, сохраните сведения о согласовавшем сотруднике и причине, а не изменяйте поле с правилами задним числом.

Наконец, сопоставьте порядок учёта комиссии или сбора с действующими коммерческими условиями объекта размещения и финансовыми документами. Если бронирование отсутствует, продублировано или имеет неверный статус, оспаривайте конкретное бронирование, а не изменяйте несвязанную выручку в системе управления отелем ради совпадения итоговой суммы.

Сверяйте комиссию на уровне каждого бронирования

Для каждого бронирования рассчитайте ожидаемую базу комиссии согласно подписанному договору. До применения ставки проверьте, включены ли в базу или исключены из неё налоги, местные сборы, питание, дополнительные услуги, плата за отмену и плата за незаезд.

Не считайте, что отображаемый депозит всегда равен комиссии или что привычный процент применяется ко всем продуктам. Коммерческие договорённости, акции, способы оплаты и последующие корректировки могут изменить финансовый результат.

Сопоставьте ожидаемую сумму со счётом, выпиской, взаимозачётом или другим документом, полученным хостелом. Зафиксируйте ссылочный номер и учётный период. Если корректировка относится к более раннему бронированию, свяжите её с этим бронированием, а не уменьшайте несвязанную выручку текущего месяца.

Если фолио в системе управления отелем включает полную стоимость проживания, хотя гость не приехал, сначала исправьте операционный статус и разрешённую к признанию выручку. Финансовая служба не должна оставлять отменённое проживание в статусе состоявшегося только потому, что часть суммы была удержана.

Исследуйте типичные расхождения без предположений

Если сумма не совпадает, выполняйте проверку в установленном порядке: неверный период, неверный объект размещения, отсутствующее или продублированное бронирование, изменённые даты, частичная отмена, количество гостей, количество мест в общем номере, тип тарифа, крайний срок отмены, учёт депозита, база комиссии, учёт налогов, возврат, валюта и ручная запись в системе управления отелем.

Чётко описывайте каждое расхождение, включая сумму и направление отклонения. Формулировка «Комиссия по бронированию X завышена на 18 EUR» позволяет команде принять решение. Формулировка «Итоговая сумма Hostelworld неверна» — нет.

Оставляйте обоснованные временные расхождения открытыми, указывая номер бронирования, сумму, причину, ответственного и ожидаемый период закрытия. Не переносите их на общий счёт корректировок только ради завершения месяца.

Для оспаривания предоставьте подтверждение бронирования, окончательный статус, фолио из системы управления отелем, подтверждение платежа гостя или возврата, строку комиссии, применённые правила и расчёт, ожидаемый хостелом. Один полный кейс решить проще, чем разбирать несколько несвязанных снимков экрана.

Закройте период после двух проверок

Сначала завершите финансовую проверку. Каждое бронирование должно быть сверено, объяснено или внесено в список открытых позиций с назначенным ответственным. Сумма выручки от состоявшихся проживаний, разрешённой выручки от отмен и незаездов, депозитов, платежей гостей, возвратов, комиссий и временных расхождений должна быть увязана с бухгалтерским учётом.

Затем проведите операционную проверку. Выявите повторяющиеся пропущенные отмены, неверное количество мест в общих номерах, неполные примечания о депозитах, несогласованные отмены сборов, дублирующиеся номера бронирований и бронирования, которые остаются активными в системе управления отелем после отмены.

Поручите второму сотруднику согласовывать существенные списания, крупные возвраты, нетипичные начисления за незаезд и изменения в ранее закрытых периодах. Архивируйте рабочий файл и подтверждающие документы в соответствии с финансовой политикой хостела.

Руководство должно получать краткую сводку о стоимости состоявшихся бронирований, отменах, незаездах, депозитах, остатках, полученных от гостей, комиссиях, возвратах, открытых расхождениях и операционных исправлениях, необходимых до следующего закрытия периода.

Часто задаваемые вопросы

Депозит Hostelworld — это то же самое, что комиссия хостела?

Не следует так считать. Учитывайте депозит и комиссию отдельно, а затем применяйте действующее соглашение объекта размещения и данные бронирования.

Должно ли отменённое бронирование исчезнуть из отчёта системы управления отелем?

История бронирования должна сохраняться, но его статус должен быть изменён на правильный статус отмены. Любой обоснованный сбор или возврат должен оставаться отслеживаемым, при этом гость не должен отображаться как ожидаемый к заезду.

Может ли финансовая служба выполнять сверку только по общей сумме за месяц?

Нет. Взаимно компенсирующиеся ошибки могут создать впечатление, что итоговая сумма верна. Сначала сопоставьте каждое бронирование, отмену, возврат и строку комиссии.

Что делать с неурегулированным расхождением?

Перенесите его на следующий период как видимую открытую позицию, указав номер бронирования, сумму, причину, ответственного, подтверждающие документы и дату следующей проверки.