1. Отчётность системы управления отелем отвечает на повседневные операционные вопросы на основе данных о бронированиях, номерах, стоимости номеров, каналах и платежах, которые уже есть в системе гостиницы.
2. Аналитика для отелей становится полезной, когда команде необходимо объединять данные нескольких гостиниц или внешних источников и создавать специализированные представления для руководства.
3. Для отслеживания ADR, RevPAR, загрузки, доходов и эффективности каналов отдельная BI-платформа нужна далеко не всегда.
4. Выбирайте наиболее простое решение для отчётности, которое позволяет вовремя принимать решения на основе достоверных данных.
Выражение «аналитика для отелей» может создавать впечатление, что обычной отчётности недостаточно. Однако у многих независимых гостиниц проблема заключается вовсе не в отсутствии BI. Причиной может быть качество данных, организация работы с отчётами или использование нескольких систем, которые по-разному рассчитывают один и тот же показатель.
Модуль отчётности системы управления отелем и гостиничная BI-платформа частично пересекаются по возможностям, но решают задачи разного уровня. Отчётность системы управления отелем теснее всего связана с повседневной работой гостиницы. BI объединяет и преобразует данные для более широкого анализа. Выбор зависит от решений, которые должна принимать ваша команда, а не от количества аналитических панелей в продукте.
На какие вопросы уже должна отвечать отчётность системы управления отелем
Отчётность системы управления отелем должна превращать актуальные операционные записи гостиницы в информацию для принятия решений. Бронирования, отмены, номерной фонд, учтённые доходы, каналы поступления бронирований, остатки по счетам гостей и платежи уже есть в системе управления отелем. Модуль отчётности должен упорядочивать эти записи, чтобы сотрудникам не приходилось заново собирать их в электронных таблицах.
Владельцу или управляющему гостиницей обычно необходимы данные о загрузке, средней стоимости проданного номера за сутки, доходе на доступный номер, доходах от продажи номеров, заездах, выездах, статусах платежей, отменах и результатах каналов бронирования. Если эти показатели доступны в едином понятном рабочем пространстве для отчётов и аналитики гостиницы, команда может отвечать на большинство повседневных операционных вопросов без повторного составления отчётов в электронных таблицах.
Этого достаточно для операционных вопросов: заполняются ли номера? Растёт ли фактическая средняя стоимость проданного номера? Какой канал принёс доход? Соответствуют ли поступившие платежи бронированиям? Какая категория номеров показывает слабые результаты?
Что добавляет аналитика для отелей
Аналитика для отелей работает как надстройка над одной или несколькими операционными системами. Она может объединять данные системы управления отелем с бухгалтерскими данными, расходами на маркетинг, данными о персонале, репутации, рыночном спросе, бюджете или показателями нескольких гостиниц. Также она может поддерживать пользовательские формулы, аналитические панели для руководства, рассылку отчётов по расписанию и более подробную фильтрацию данных за длительные периоды.
Это важно, когда руководство задаёт вопросы, на которые система управления отелем не рассчитана отвечать напрямую. Группа гостиниц может захотеть сравнить затраты на персонал в расчёте на занятый номер между брендами. Команде по управлению доходами может потребоваться объединить данные о приросте бронирований, расходах на маркетинг и рыночном спросе. Инвестору может понадобиться единое представление показателей гостиниц, использующих разные системы управления отелем.
BI не повышает качество исходных данных. Если доходы от продажи номеров учитываются непоследовательно или каналы классифицируются неверно, эффектный график лишь быстрее распространяет ошибку.
Начните с ADR, RevPAR и загрузки
Эти три показателя помогают понять, нужны ли команде более обоснованные решения или просто больше отчётов.
Загрузка показывает долю проданных номеров среди доступных. ADR показывает средний доход от продажи номеров в расчёте на один проданный номер. RevPAR связывает стоимость номера и загрузку, измеряя доход от продажи номеров в расчёте на все доступные номера. Рассматривайте эти показатели вместе. Высокий ADR может скрывать пустующие номера, а высокая загрузка может быть результатом слишком низких цен.
Система управления отелем должна рассчитывать эти показатели на единой основе учёта номерного фонда и доходов от продажи номеров. Управляющие должны иметь возможность отслеживать изменения по дням, месяцам, годам, категориям номеров и каналам, если система поддерживает такие разрезы. Если команда может объяснить показатели и на их основе скорректировать цены или продажи через каналы, отдельный BI-инструмент может дать мало дополнительной пользы.
Smart Order связывает бронирования с актуальными данными о номерном фонде в своей программе управления отелем, поэтому данные о повседневных операциях попадают в отчёты без повторного ручного ввода.
Превращайте данные гостиницы в ежедневные решения
Отслеживайте ADR, RevPAR, загрузку, доходы и результаты каналов на основе тех же записей о бронированиях и платежах, которые ваша команда использует в повседневной работе гостиницы.
Анализ доходов и каналов: где проявляется разница
Отчётность системы управления отелем должна показывать доход от продажи номеров по бронированиям или фактически полученный доход в разрезе источников, категорий номеров и периодов. Она должна помогать владельцу сравнивать прямые бронирования с Agoda, Trip.com, Booking.com и другими подключёнными каналами, а также выявлять изменения в структуре продаж по каналам.
Полезный анализ каналов не ограничивается валовым доходом. Управляющим следует учитывать комиссии, расходы на продвижение, платёжные комиссии, отмены и трудозатраты сотрудников на сверку данных по каждому источнику. OTA с большим объёмом бронирований может приносить меньший чистый доход, чем прямой канал с меньшим объёмом продаж.
Менеджер каналов улучшает основу для отчётности, поддерживая связь бронирований из каналов, стоимости номеров и доступности с системой управления отелем. BI приносит больше пользы, когда гостинице необходимо объединить эти данные о продажах с внешними данными о рекламных расходах, рыночными ориентирами или целями на уровне группы гостиниц.
Когда стоит выбрать отчётность системы управления отелем
Отчётность системы управления отелем обычно является лучшей отправной точкой, если одна гостиница или небольшая группа использует единую операционную систему, руководство анализирует стандартные гостиничные показатели, а управляющим нужны актуальные ответы, а не сложное моделирование.
Она также подходит командам без отдельного аналитика. Отчёт, который генеральный управляющий может каждую неделю открыть и объяснить, полезнее BI-платформы, для поддержки модели данных которой нужен единственный консультант.
Начните с отчётности системы управления отелем, если вам прежде всего нужны:
- Актуальные показатели ADR, RevPAR, загрузки, доходов от продажи номеров и доступности
- Ежедневные отчёты для управляющего, отчёты о статусах номеров, транзакциях и поступивших платежах
- Доходы и бронирования в разрезе категорий номеров или каналов
- Экспорт данных для бухгалтеров или периодического анализа
- Единое представление достоверных данных для управляющих гостиницами и руководителей стойки регистрации
Выбирайте гостиничную BI-платформу, когда вопросы требуют данных из разных систем
BI-платформа с большей вероятностью оправдает затраты, если руководству необходимо объединять несколько источников данных, приводить показатели нескольких гостиниц к единому стандарту или создавать расчёты, которые различаются в зависимости от группы владельцев, бренда или рынка.
Рассмотрите BI, если команде нужны сводные аналитические панели по нескольким гостиницам с разными системами управления отелем, индивидуальные бюджеты и прогнозы, атрибуция маркетинговых расходов, анализ затрат на персонал и прибыльности либо отчётность для совета директоров с едиными определениями показателей и отправкой по расписанию.
Перед покупкой определите ответственного за данные. Кто-то должен поддерживать подключения, определения показателей, доступ пользователей и проверки качества. Если за эти задачи никто не отвечает, гостиница может платить за дополнительную отчётность, при этом всё меньше доверяя цифрам.
Перед покупкой проверьте, чего не хватает в отчётности
Выберите пять недавних решений команды: изменение стоимости номера, оценку акции, корректировку численности персонала, решение о бюджете канала и проверку денежного потока. Для каждого запишите вопрос, использованные данные, время на их подготовку и то, доверяли ли управляющие полученному ответу.
Если нужные данные уже есть в системе управления отелем, но сотрудники не могут найти отчёт или настроить его формирование по расписанию, сначала улучшите настройки и обучение. Если необходимо объединять данные бухгалтерского учёта, персонала, маркетинга, нескольких гостиниц или разных систем, BI может устранить реальный пробел.
Попросите поставщиков во время демонстрации показать, как их решение помогает принять одно из ваших реальных управленческих решений. Не соглашайтесь на аналитическую панель с демонстрационными показателями, которыми ваша команда никогда не будет пользоваться.
Сравните ответственность за данные, затраты и использование командой
Отчётность системы управления отелем обычно встроена в операционную систему, поэтому требует меньше усилий на настройку и обучение. BI может добавить расходы на лицензии, внедрение, подключение источников данных, разработку аналитических панелей, сопровождение и рабочее время аналитика. Сравнивайте совокупные трудозатраты за год, а не только стоимость подписки.
Уточните, кому принадлежат экспортируемые данные и определения показателей, как часто обновляется информация, сохраняется ли история изменений и что происходит при смене системы управления отелем или структуры бухгалтерского учёта. Проверьте разграничение доступа по ролям: финансовая информация и сведения о гостях не должны быть доступны каждому пользователю аналитической панели.
Наконец, оцените, как команда использует решение. Если управляющие по-прежнему экспортируют каждый отчёт и переделывают его вручную, проблема отчётности остаётся нерешённой.
Часто задаваемые вопросы
Аналитика для отелей и отчётность системы управления отелем — это одно и то же?
Нет. Отчётность системы управления отелем анализирует операционные данные, которые уже хранятся в системе гостиницы. BI может объединять информацию системы управления отелем с данными других систем и обеспечивать индивидуальный анализ, анализ нескольких гостиниц или аналитику для руководства.
Нужна ли гостиницам BI-платформа для отслеживания ADR, RevPAR и загрузки?
Не обязательно. Полноценный модуль отчётности системы управления отелем может рассчитывать и отображать эти основные показатели. BI полезнее, когда гостинице необходимо объединять их с внешними данными или приводить данные нескольких систем к единому стандарту.
Может ли BI исправить неточные отчёты гостиницы?
Нет. BI зависит от корректных исходных записей и согласованных определений показателей. Ошибки в данных о номерном фонде, учёте доходов или обозначениях каналов также приведут к неверным результатам в BI.
Что небольшой гостинице стоит приобрести в первую очередь?
Начните с отчётности системы управления отелем, которая охватывает повседневные операции, доходы, эффективность каналов и экспорт данных. Добавляйте BI только тогда, когда зафиксированные управленческие вопросы требуют данных из нескольких систем или индивидуального анализа.
Как гостинице проверить программу для отчётности?
Предложите поставщику реальный вопрос с учётом структуры вашей гостиницы и попросите показать исходные данные, расчёт, периодичность обновления, фильтры, экспорт и действие, которое управляющий предпримет на основе результата.
