1. Продолжайте продавать существующие типы номеров, пока для нового продукта задан нулевой или ограниченный будущий инвентарь.
2. Определите физический пул номеров до создания связей с номерами и тарифными планами OTA.
3. Подключайте по одному каналу и проверяйте тарифы, доступность, бронирование, изменение и отмену.
4. Расширяйте даты и инвентарь только после того, как все OTA начнут использовать правильный общий пул номеров.
Сопоставление нового типа номера в системе управления отелем и OTA не требует от гостиницы останавливать все онлайн-продажи. Безопасный подход — поэтапный запуск: сохранить продажи существующих продуктов, подготовить новый тип номера в системе управления отелем, создать соответствующие продукты OTA без обычного инвентаря и открывать каждый канал только после контролируемого тестирования.
Эта статья посвящена добавлению новой категории номеров одновременно в нескольких OTA. Она не ограничивается объяснением принципа сопоставления и не повторяет настройку отдельного канала. Операционная цель — сохранить возможность бронирования текущих номеров и не допустить публикации лишнего или некорректного инвентаря для нового продукта.
Сначала определите физический пул номеров
Составьте список физических номеров, которые войдут в новый тип. Уточните, являются ли они недавно добавленными, отремонтированными или переводятся из существующей категории.
Зафиксируйте количество номеров, вместимость, типы кроватей, характеристики ванной комнаты, вид, статус курения, удобства, доступность для маломобильных гостей, правила размещения детей и установки дополнительных кроватей, а также все характеристики, за которые платят гости. Номера следует объединять в один тип только в том случае, если при заезде они действительно взаимозаменяемы.
Если номера переводятся из существующей категории, выберите будущую дату перехода. Для действующих бронирований как до, так и после этой даты должно сохраняться корректное назначение номера. Не сокращайте старый пул номеров, пока не будут проверены все затронутые будущие бронирования.
Составьте простое уравнение инвентаря: номера старой категории, выводимые из неё номера, новые физические номера и итоговое количество номеров новой категории. Общий инвентарь гостиницы должен оставаться неизменным, если физические номера фактически не добавлялись и не удалялись.
Создайте продукт в системе управления отелем, не открывая продажи в OTA
Создайте новый тип номера в системе управления отелем с понятным внутренним названием. Добавьте физические номера, вместимость, характеристики, настройки обслуживания номеров, правила налогообложения и группу отчётности.
Подключите только утверждённые тарифные планы. При необходимости настройте тарифы без питания и с завтраком, возвратные и невозвратные тарифы, цены по количеству гостей, производные тарифы и ограничения на минимальную или максимальную продолжительность проживания. Не копируйте автоматически все старые тарифные планы.
До завершения сопоставления не открывайте новый тип номера для подключённых OTA или установите нулевой инвентарь. Закрывать существующие типы номеров при этом не требуется: их текущие подключения и инвентарь должны продолжать работать в обычном режиме.
Создайте внутреннее тестовое бронирование в системе управления отелем. Убедитесь, что можно назначить правильный номер, инвентарь уменьшается только один раз, тариф и налоги рассчитываются корректно, а после отмены номер возвращается в продажу должным образом.
Создайте соответствующие продукты в каждой OTA
Создайте новый публичный тип номера в аккаунте каждой OTA, используя точные описания и фотографии. Оставьте его закрытым, неактивным или с нулевой доступностью — в зависимости от инструментов конкретного канала.
Запишите идентификатор номера в OTA и идентификаторы всех тарифных планов. Сопоставьте с продуктом в системе управления отелем вместимость, типы кроватей, включённые услуги, правила отмены, способ оплаты, валюту, отображение налогов и принцип учёта инвентаря.
Названия могут отличаться по маркетинговым причинам, но смысл должен совпадать. Номер «Семейный люкс» в системе управления отелем нельзя сопоставлять с продуктом OTA «Апартаменты с двумя спальнями», если фактическая планировка и обещанные гостю условия не являются полностью одинаковыми.
Если OTA автоматически создаёт скопированный или предоставленный партнёром номер, проверьте его отдельно. Не сопоставляйте новый номер в системе управления отелем с наиболее похожим продуктом только ради завершения подключения.
Сопоставляйте номер и тарифные планы по одному каналу
Начните с OTA, которая предлагает наиболее понятный и малорисковый способ тестирования. Выберите новый тип номера в системе управления отелем и подключите его к соответствующему новому номеру в OTA. Затем свяжите каждый поддерживаемый тарифный план с подходящим предложением OTA.
Проверяйте смысл тарифного плана, а не только его название. Питание, условия возврата, вместимость, сроки оплаты, налоги и правила расчёта производных цен должны совпадать.
Используйте единый пул инвентаря для всех тарифных планов одного физического номера, если гостиница намеренно не работает с квотами. Гибкое и невозвратное предложения — это два способа продать один номер, а не два отдельных номера.
Если задействовано несколько систем, зафиксируйте, какая из них управляет доступностью номеров, ценами, ограничениями и специальными предложениями для отдельных каналов. У каждого поля должен быть один постоянный источник управления.
Smart Order объединяет номер в системе управления отелем, подключённые продукты OTA, тарифные планы и данные входящих бронирований в едином рабочем процессе. Менеджеры могут утверждать каждый канал после подтверждения корректности инвентаря и результатов тестирования, не прерывая продажи существующих номеров.
Добавляйте типы номеров OTA с помощью контролируемого запуска
Используйте Smart Order для подключения инвентаря номеров и бронирований, а затем проверяйте каждый новый продукт канала перед расширением продаж.
Откройте небольшой тестовый период
Выберите спокойные будущие даты с достаточной доступностью существующих номеров. Откройте одну единицу нового типа номера в первой OTA, оставив остальные новые продукты OTA закрытыми. Зафиксируйте начальное количество в системе управления отелем и во всех подключённых каналах.
Отправьте утверждённый тариф и данные о доступности из основной управляющей системы. Убедитесь, что OTA показывает правильный номер, вместимость, цену, налоги, питание, условия отмены, способ оплаты и ограничения на проживание.
Также выполните поиск по заведомо неподходящим условиям. Предложение не должно появляться для даты за пределами нового периода продаж или при неподдерживаемом количестве гостей. Это подтверждает корректность границ, а не только видимость номера.
Не открывайте весь сезон только потому, что первое обновление доступности прошло успешно. Это доказывает лишь возможность отображения номера, но не подтверждает, что бронирование попадёт в правильный пул системы управления отелем.
Проверьте полный жизненный цикл бронирования
Создайте одно разрешённое бронирование с возможностью отмены на контролируемую дату. Проверьте номер и тарифный план в OTA, импорт в систему управления отелем, количество гостей, цену, инструкции по оплате и ссылку на источник.
Затем проверьте инвентарь во всех системах. Пул нового типа номера в системе управления отелем должен уменьшиться один раз, все тарифные планы этого номера должны показывать оставшееся количество, а несвязанные существующие типы номеров не должны измениться.
Если канал поддерживает такую возможность, измените даты проживания или количество гостей и убедитесь, что исходная запись в системе управления отелем обновилась. Отмените бронирование обычным способом через канал и проверьте, что статус той же записи изменился, а номер вернулся в инвентарь только один раз.
Используйте эту проверку из шести пунктов:
- Правильный публичный тип номера и соответствующие обещанные гостю условия.
- Правильные условия тарифа, налогообложения, питания, оплаты и отмены.
- Одно бронирование в системе управления отелем для нового типа номера и тарифного плана.
- Однократное уменьшение инвентаря во всех связанных предложениях.
- Одно изменение исходного бронирования.
- Одна отмена с возвратом инвентаря.
Если какая-либо проверка не пройдена, снова установите нулевую доступность нового продукта OTA или закройте его. Существующие типы номеров могут оставаться в продаже, пока гостиница исправляет только новое подключение.
Расширяйте продажи без скрытого увеличения инвентаря
После успешной проверки первой OTA повторите тот же процесс для следующего канала. Используйте одинаковые тестовые даты и подтверждающие данные, чтобы различия было проще выявить.
Перед увеличением инвентаря сложите доступное количество номеров старого и нового типов за период перехода. Если номера переводились между категориями, их общее доступное для продажи количество не должно превышать число физических номеров, которые гостиница может назначить гостям.
Открывайте даты постепенно: сначала короткий период с низким риском, затем обычные даты, а потом периоды высокого спроса и действия ограничений. После каждого расширения проверяйте производные тарифы, минимальную продолжительность проживания, закрытые даты и цены по количеству гостей.
Контролируйте первое реальное бронирование из каждой OTA. Канал нельзя считать полностью запущенным, пока реальное или контролируемое бронирование, его изменение и отмена, а также возврат инвентаря не будут обработаны корректно.
Подготовьте откат, не затрагивающий существующие продажи
Откат для нового типа номера должен быть точечным. Установите нулевую доступность нового продукта OTA или закройте его, сохраните существующие бронирования и не изменяйте уже работающие сопоставления номеров.
Не удаляйте новый номер в системе управления отелем, номер в OTA или тарифный план, пока на них ссылаются бронирования. Исправьте сопоставление и повторите тестирование либо перенесите будущие бронирования с помощью утверждённой процедуры, безопасной для гостей, прежде чем выводить продукт из эксплуатации.
Ведите журнал запуска, включающий код номера в системе управления отелем, количество физических номеров, идентификаторы номеров и тарифов OTA, владельца инвентаря, даты тестирования, ссылки на бронирования, ответственного за утверждение и нерешённые вопросы. Обновляйте его при каждом переименовании, копировании, объединении или удалении номера.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли гостинице закрывать все продажи через OTA на время сопоставления?
Нет. Оставьте существующие продукты активными, а только для нового типа номера установите нулевой или ограниченный будущий инвентарь до успешного тестирования каждого подключения.
Можно ли сопоставить несколько типов номеров OTA с одним типом номера в системе управления отелем?
Только если они представляют один и тот же пул физических номеров и одинаковые обещанные гостю условия. Тарифные планы могут различаться, но инвентарь не должен дублироваться.
Что делать, если номера переводятся из старой категории в новую?
Установите будущую дату перехода, проверьте существующие бронирования и сокращайте старый пул по мере открытия нового, чтобы суммарная доступность никогда не превышала количество физических номеров.
Когда новый тип номера можно считать полностью запущенным?
Когда каждый канал показывает правильное предложение, одно бронирование попадает в нужную запись системы управления отелем, инвентарь изменяется только один раз, а изменение и отмена корректно выполняются для той же записи.
