Как отелям сверять бронирования и расчётные документы Rakuten Travel

Сверка расчётов по бронированиям Rakuten Travel — это процесс подтверждения того, как отдельные бронирования сформировали сумму, отражённую в учёте отеля. Итоговая сумма расчёта — конечный результат, а не исходное объяснение.

Расхождение не всегда означает недостачу денежных средств. Бронирование может относиться к другому периоду проживания, гость может оплачивать проживание в объекте размещения, сбор за отмену может заменять выручку от номера, а баллы, купоны, комиссии канала, налоги, возвраты и последующие корректировки могут отражаться в разных документах.

Этот процесс предназначен для владельцев отелей и финансовых менеджеров. Основное внимание уделяется практической проверке данных бронирований и бухгалтерским решениям, а не общей стоимости подключения к Rakuten Travel.

Начните с подписанных коммерческих условий отеля

Перед сверкой за период соберите в одном месте действующий договор объекта размещения, тарифы комиссий, условия платежей, порядок учёта налогов, правила финансирования баллов и купонов, порядок обработки отмен и календарь расчётов. Не используйте процент комиссии, скопированный у другого отеля.

Зафиксируйте, какие бронирования оплачиваются в объекте размещения, а какие суммы могут обрабатываться через доступный для аккаунта канал оплаты или расчётов. Укажите, как должны отражаться отмены, незаезды, возвраты, баллы гостей, купоны, взносы в рамках рекламных кампаний и оспариваемые проживания.

Проверьте валюту и принцип определения даты в каждом документе. Отель может учитывать выручку по дате проживания, тогда как в отчёте канала операции могут группироваться по дате бронирования, выезда, платежа или обработки. Временное расхождение следует переносить на следующий период, а не принудительно относить к неверному месяцу.

Назначьте одного ответственного со стороны финансового отдела и одного контактного сотрудника операционного отдела. Финансовый отдел сверяет денежные средства и комиссии, а операционный — поясняет статус проживания, изменения со стороны гостя, незаезды и ручные корректировки.

Соберите четыре вида документов за один период

Используйте четыре комплекта подтверждающих данных: сведения о бронированиях Rakuten, соответствующий расчётный или платёжный документ, данные о проживании и лицевых счетах из системы управления отелем, а также банковские или платёжные документы отеля. Сохраняйте исходные файлы без изменений и выполняйте сверку в контролируемой рабочей копии.

Для каждого бронирования зафиксируйте номер бронирования Rakuten, имя гостя, дату бронирования, даты проживания, номер и тарифный план, статус, стоимость номера, налоги, сбор за отмену, способ оплаты, баллы, купон, промоакцию, комиссии канала, корректировки и ожидаемую сумму к получению или уплате отелем.

Из системы управления отелем выгрузите исходный номер бронирования, статус заезда или отмены, начисленную выручку от номера, налоги, платежи гостя, возвраты и все ручные исправления. Из банковского документа возьмите полученную или уплаченную сумму, дату валютирования, назначение или идентификатор платежа, валюту и стоимость перевода, если применимо.

Используйте номер бронирования Rakuten как основной ключ сопоставления. Имена гостей могут меняться, записываться разными символами или повторяться, поэтому они должны лишь дополнять сопоставление, а не определять его.

Разделите способы оплаты до сверки итоговых сумм

Не объединяйте все бронирования Rakuten в одну ожидаемую выплату. Сначала разделите их по тому, кто получил деньги гостя и какую сумму отель должен получить или уплатить.

Бронирование с оплатой в объекте размещения обычно создаёт дебиторскую задолженность гостя и выручку, полученную отелем наличными или по карте. При этом по нему могут начисляться комиссии канала, расходы на баллы или другие сборы. Платёж, обрабатываемый каналом, может формировать чистую сумму к получению отелем после разрешённых удержаний. Отменённое бронирование или незаезд может не создавать выручку от номера, но формировать сбор за отмену, возврат или последующую корректировку.

До сравнения с расчётным документом присвойте каждому бронированию один ожидаемый результат бухгалтерского учёта. Это не позволит финансовому отделу принять бронирование, оплаченное непосредственно отелю, за отсутствующий платёж канала или дважды учесть одну и ту же выручку.

Если ответственная за платёж сторона неясна, проверьте отдельное бронирование и договор. Не делайте выводов на основании общей суммы в банковском документе или порядка работы другой OTA.

Smart Order позволяет объединить источник бронирования, статус проживания, выручку от номера и отчётность отеля в одном удобном процессе проверки. Финансовый отдел может оперативно изучить исключение, пока операционный отдел уточняет, проживал ли гость, отменил бронирование или изменил его.

Сопоставьте каждое бронирование с его финансовым результатом

Проверяйте каждое бронирование отдельно. Не отмечайте пакет как корректный только потому, что несколько расхождений случайно компенсировали друг друга.

1. Сопоставьте номер бронирования Rakuten с одной записью в системе управления отелем.
2. Проверьте, проживал ли гость, отменил бронирование, изменил даты или не приехал.
3. Сравните забронированную стоимость номера, налоги, питание и включённые услуги с лицевым счётом в системе управления отелем.
4. Определите, кто принял платёж и какую сумму отель должен получить, удержать, вернуть или уплатить.
5. Сопоставьте баллы, купоны, промоакции, комиссии канала, сборы за отмену, возвраты и корректировки с применимыми правилами.
6. Свяжите итоговую чистую сумму с расчётным документом, счётом, банковской операцией или открытой позицией.

Сохраняйте исходную цену бронирования. Более поздний публичный тариф не меняет финансовую основу бронирования. Если сотрудник вручную изменил итоговую сумму в системе управления отелем, требуйте указать причину и получить согласование, чтобы финансовый отдел мог отличить обоснованное исправление от потери выручки.

Сверяйте баллы, купоны и промоакции отдельно

Поощрения для гостей могут влиять на сумму, уплаченную гостем, затраты отеля на привлечение, расчёты с каналом или сразу на несколько документов. Учитывайте каждый компонент отдельно вместо отражения одной скидки без пояснений.

Для баллов проверьте, списал ли гость накопленные баллы, получил ли дополнительные баллы за счёт отеля или произошло и то и другое. Для купонов определите, кто финансировал снижение цены: Rakuten, отель или совместная рекламная кампания. Для акционного плана проживания сравните фактически забронированную цену плана с утверждённой базой и правилами промоакции.

Отражайте валовую стоимость номера, скидку для гостя, долю, финансируемую отелем, долю, финансируемую каналом, и итоговую чистую сумму отеля в отдельных полях. Это обеспечивает точность управленческой отчётности: финансируемые маркетинговые расходы не должны незаметно отображаться как снижение стоимости номера, если учётная политика отеля предусматривает их отдельный учёт.

Если описание в отчёте неясно, отметьте бронирование для проверки, а не относите разницу на комиссию. Одинаковое по размеру удержание может представлять расходы на баллы, взнос по купону, исправление, налог или корректировку платежа.

Обрабатывайте отмены, незаезды и изменения по хронологии

Составьте краткую хронологию для каждого исключения: первоначальное бронирование, изменение, отмена или незаезд, решение по сбору, списание с гостя или возврат, корректировка канала и бухгалтерская проводка.

Отмена может произойти в одном месяце, а связанный с ней сбор или возврат — отразиться в другом. Сокращение срока проживания может изменить выручку от номера без изменения номера бронирования. При незаезде может взиматься сбор, хотя номер не был занят ни на одну ночь. Учитывайте коммерческий и бухгалтерский статусы отдельно, пока оба процесса не будут завершены.

Сравните окончательную запись Rakuten с данными системы управления отелем. Если в одной системе бронирование отмечено как отменённое, а в другой — как состоявшееся проживание, не устраняйте расхождение изменением суммы выручки. Уточните, что произошло фактически, кто согласовал отмену сбора и какую запись необходимо исправить.

Переносите обоснованные временные расхождения в следующую сверку, указывая номер бронирования, ожидаемую сумму, причину, ответственного и дату повторной проверки. Никогда не скрывайте их в общем остатке «прочее».

Проверяйте расхождения в установленном порядке

Если чистая сумма не совпадает, сначала проверьте наиболее простые причины: неверный период, неверный объект размещения, дублирующееся или отсутствующее бронирование, изменённые даты проживания, способ оплаты, статус отмены, баллы, финансирование купона, расходы на промоакцию, налоги, комиссии канала, возвраты и ручные записи в системе управления отелем.

Для каждого расхождения указывайте сумму и направление отклонения. Формулировка «недостача 8 000 JPY» полезнее, чем «неверный расчёт». Приложите запись о бронировании, лицевой счёт из системы управления отелем, соответствующую строку расчётного документа, банковский идентификатор и согласование ручной корректировки, если оно было.

Не перезаписывайте лицевой счёт в системе управления отелем только ради совпадения с отчётом. Исправляйте ту систему, в которой неверно отражено хозяйственное событие. Если обе записи верны, но относятся к разным периодам, сохраните открытую сверочную позицию.

Передавайте существенные или повторяющиеся расхождения на следующий уровень рассмотрения вместе с единым пакетом подтверждающих документов. Укажите объект размещения, период, номер бронирования, ожидаемый расчёт, отражённый расчёт, использованное правило договора и точный вопрос, на который финансовому отделу нужен ответ.

Закройте период с применением управленческого контроля

Сверка завершена, когда каждое бронирование Rakuten в проверяемом объёме сопоставлено, объяснено или перенесено как открытая позиция с назначенным ответственным. Сумма сопоставленных позиций, обоснованных временных расхождений и нерешённых исключений должна обеспечивать переход к данным бухгалтерского учёта и банковским документам.

Поручите второму сотруднику проверить ручные списания, отмену сборов, дублирующиеся бронирования, крупные возвраты, валютные расхождения и рекламные удержания, снижающие показатель ниже утверждённой маржи. Заблокируйте или архивируйте рабочий файл в соответствии с финансовой политикой отеля.

Предоставьте руководству краткую сводку: валовая выручка по состоявшимся проживаниям, отмены и незаезды, сумма, полученная отелем, сумма, обработанная каналом, стоимость баллов и купонов, расходы на промоакции, комиссии канала, возвраты, чистое движение денежных средств, открытые расхождения и повторяющиеся причины.

Используйте повторяющиеся расхождения для повышения эффективности работы. Отсутствующие номера бронирований, неполные примечания об оплате, незафиксированные отмены и неясные источники финансирования промоакций должны привести к улучшению процессов стойки регистрации или контроля каналов до следующего закрытия периода.

Часто задаваемые вопросы

Должно ли каждое бронирование Rakuten входить в выплату?

Нет. Ожидаемый финансовый документ зависит от того, кто получил платёж, статуса проживания, коммерческих условий и периода, используемого для расчёта.

Может ли финансовый отдел выполнить сверку только по итоговой сумме расчёта?

Нет. Итоговая сумма может скрывать взаимно компенсирующиеся ошибки. Сопоставьте каждое бронирование и удержание, прежде чем подтверждать весь пакет.

Как учитывать баллы и купоны?

Отделите скидку гостя от долей, финансируемых отелем и каналом, а затем следуйте учётной политике объекта размещения и подписанным коммерческим условиям.

Что делать с временным расхождением?

Перенесите его на следующий период, указав номер бронирования, сумму, причину, ответственного и ожидаемый период закрытия. Не относите его принудительно к неверному месяцу.