1. Счёт на комиссию Booking.com отражает плату, которую платформа взимает с отеля за свои услуги.
2. Чек гостя или счёт за проживание отражает услугу размещения, оказанную отелем гостю.
3. Учитывайте комиссию платформы, выручку от гостей, поступление денежных средств, налоги, возвраты и выплаты как отдельные бухгалтерские операции.
4. Подтверждение оплаты не заменяет автоматически гостевой счёт отеля или налоговый документ, требуемый местным законодательством.
Счёт на комиссию Booking.com для отелей и чек гостя могут относиться к одному бронированию, но подтверждают разные операции. Если считать их взаимозаменяемыми, можно занизить выручку от номеров, неверно классифицировать комиссию или не предоставить гостю документ, предусмотренный местными правилами.
Практическое различие очевидно. Booking.com выставляет объекту размещения счёт за услуги дистрибуции. Отель оказывает гостю услугу проживания. Финансовому отделу следует учитывать каждое из этих отношений отдельно, даже если оплату с гостя получил Booking.com.
Правила оформления налоговых счетов и чеков различаются в зависимости от страны. Окончательный формат документов и порядок налогообложения должны соответствовать учётной политике объекта размещения и рекомендациям местных специалистов.
Что отражает счёт на комиссию Booking.com
Счёт на комиссию — это коммерческий документ между Booking.com и отелем. Обычно он относится к соответствующим требованиям бронированиям за расчётный период и содержит сумму комиссии, а также другие применимые сборы или налоги платформы.
В бухгалтерском учёте отеля такой счёт обычно служит основанием для отражения расходов на дистрибуцию или комиссионных расходов. Он не подтверждает факт проживания гостя и не заменяет карточку бронирования, гостевой баланс или запись о выручке отеля.
В условиях Booking.com для объектов размещения указано, что счета на комиссию предоставляются объекту через Экстранет и что комиссия, как правило, выставляется после соответствующего периода проживания с учётом условий соглашения и результата бронирования. Условия для объекта размещения следует рассматривать вместе с собственным договором отеля и местными требованиями.
При проверке счёта на комиссию финансовому отделу следует сверить расчётный период, юридическое лицо объекта размещения, валюту, итоговую сумму счёта, кредит-ноты, статус оплаты и бронирования, включённые в прилагаемую расшифровку.
Что отражает чек гостя или счёт за проживание
Документ для гостя относится к услуге проживания. В нём должны быть указаны отель, гость или оплачивающая компания, если это требуется, даты проживания, стоимость номера и других услуг отеля, полученные платежи, налоги и окончательный баланс в соответствии с местными правилами выставления счетов, применимыми к объекту размещения.
Booking.com может содействовать проведению платежа, предоставить подтверждение оплаты или перечислить средства отелю. Это не означает, что счёт платформы на комиссию автоматически становится чеком гостя. Отелю по-прежнему необходим процесс оформления гостевого счёта или счёта за проживание, соответствующий его юридическим и бухгалтерским обязательствам.
Условия Booking.com для объектов размещения обычно возлагают ответственность за выдачу гостю счёта за проживание на сам объект, если применимое законодательство не предусматривает иное. Сумма и порядок отражения налогов должны соответствовать правилам, действующим для отеля, а не универсальному шаблону, скопированному из другой страны.
Если гость запрашивает счёт у Booking.com, запрос может быть перенаправлен объекту размещения. Поэтому стойке регистрации и финансовому отделу следует заранее согласовать, кто выдаёт документ, какая сумма в нём указывается и как предоплаченные бронирования отмечаются как оплаченные.
Проследите одно бронирование по обоим документам
Рассмотрим бронирование с общей стоимостью проживания для гостя $500 и комиссией Booking.com в размере $75. Отель отражает выручку от проживания в соответствии со своей учётной политикой и выдаёт гостю надлежащий документ. Сумма $75 относится к расходам отеля на дистрибуцию через канал и подтверждается счётом Booking.com на комиссию.
Если гость оплатил проживание в объекте размещения, отель получает $500, а затем оплачивает счёт на комиссию. Если используется сервис Payments by Booking.com, отель может получить выплату за вычетом удержаний или другим настроенным способом. Способ получения оплаты влияет на движение денежных средств, но не меняет основного различия между выручкой от гостя и комиссией платформы.
Не выдавайте гостю чек только на чистую сумму, полученную отелем после вычета комиссии, если местное законодательство и фактические условия операции прямо не требуют такого подхода. Чистая выплата не обязательно равна стоимости оказанной услуги проживания.
Закрывать финансовый период проще, когда данные бронирования, гостевой счёт, платёж и расходы на канал можно проверить вместе. Функция Smart Order Отчёты и аналитика для отеля объединяет данные о выручке по бронированиям и эффективности каналов, помогая финансовому отделу определить, какие бронирования относятся к выплате или комиссии, прежде чем проводить корректировки.
Упростите сверку выручки и расходов по OTA
Проверяйте выручку по бронированиям, платёжные данные и эффективность каналов в едином рабочем процессе отеля до закрытия бухгалтерского периода.
Организуйте чёткую процедуру закрытия месяца
Каждый месяц соблюдайте одну и ту же последовательность закрытия периода, чтобы сотрудники не смешивали документы по выручке с документами по расходам на платформу.
- Закройте гостевые счета отеля и подтвердите выручку от номеров, налоги, дополнительные услуги, возвраты и непогашенные остатки по завершённым проживаниям.
- Отделите бронирования, оплаченные в объекте размещения, от бронирований, оплату по которым обрабатывал Booking.com.
- Сверьте отчёт Booking.com по бронированиям с их окончательными статусами, уделяя особое внимание отменам, незаездам, изменениям дат и отменённым сборам.
- Учитывайте счёт Booking.com на комиссию и каждую кредит-ноту как отдельные документы поставщика.
- Сопоставьте выплаты, расчёты по виртуальным картам и платежи, полученные отелем, с соответствующими бронированиями.
- Оставляйте необъяснённые расхождения открытыми для проверки вместо изменения выручки от номеров ради принудительного сведения счетов.
Как устранять распространённые финансовые ошибки
Гость просит отель предоставить счёт от Booking.com
Уточните, какой именно документ нужен гостю. Если запрос касается проживания, подготовьте чек отеля, гостевой счёт или налоговый счёт в соответствии с местными правилами. Не передавайте гостю счёт Booking.com на комиссию отеля: он содержит сведения о расходах объекта размещения на услуги поставщика.
Итоговая сумма счёта на комиссию не совпадает с одной выплатой
Не ожидайте, что ежемесячный счёт на комиссию будет равен одному банковскому поступлению. Счёт, отчёт по бронированиям, пакет выплат, списание с виртуальной карты и банковская дата могут относиться к разным периодам и группам операций. Сверяйте их по номерам бронирований и расчётному периоду.
Отменённое бронирование или незаезд по-прежнему указаны в счёте
Проверьте окончательный статус и был ли начислен сбор за отмену или незаезд. Комиссия может по-прежнему взиматься с суммы, которую объект размещения списал или имел право получить. Если запись на платформе неверна, оспорьте бронирование через соответствующий финансовый раздел Экстранета, а не изменяйте выручку в системе управления отелем без подтверждающих документов.
Гость внёс предоплату, но в гостевом счёте системы управления отелем всё ещё указан остаток
Уточните, кто получил платёж и как он должен отражаться в системе управления отелем. Учтите платёж, обработанный платформой, или дебиторскую задолженность в соответствии с настройками бухгалтерского учёта отеля, а затем правильно отметьте гостевой счёт. Не проводите комиссию как платёж гостя.
Храните документы в соответствующих разделах
Храните счёт Booking.com на комиссию вместе со счетами поставщиков и документами по расходам на каналы. Гостевой счёт или счёт за проживание храните вместе с данными бронирования и учётными записями о выручке от гостя. Отчёт о выплате или расчётах по виртуальной карте храните с документами по сверке денежных средств.
Ограничьте доступ к платёжным данным гостей и не копируйте полные реквизиты карт в обычные заметки или электронные таблицы. Финансовому отделу следует хранить только документы, предусмотренные политиками отеля в области безопасности, бухгалтерского учёта и соблюдения законодательства.
После закрытия периода отель должен иметь возможность отдельно ответить на три вопроса: сколько должен был гость, сколько получил отель и какую сумму начислил Booking.com. Если ответы подтверждаются тремя правильно сопоставленными записями, обосновать баланс на конец месяца значительно проще.
Часто задаваемые вопросы
Является ли счёт Booking.com на комиссию чеком гостя?
Нет. Он отражает начисления между Booking.com и объектом размещения. Чек гостя или счёт за проживание подтверждает услугу, оказанную отелем гостю.
Кто выдаёт гостю счёт за проживание?
Как правило, гостевой счёт или счёт за проживание оформляет объект размещения с учётом применимого местного законодательства и условий соглашения. Финансовому отделу следует уточнить обязательный местный формат документа.
Заменяет ли подтверждение оплаты Booking.com гостевой счёт отеля?
Не автоматически. Оно может подтверждать обработку платежа, однако отелю всё равно может потребоваться выдать гостевой счёт, чек или налоговый счёт за проживание.
Следует ли уменьшать выручку от номеров на сумму комиссии в системе управления отелем?
Обычно комиссия учитывается отдельно как расход на дистрибуцию, а не используется для изменения валовой стоимости номера. Бухгалтеру отеля следует подтвердить порядок учёта, предусмотренный законодательством соответствующей юрисдикции и используемым планом счетов.
