1. Сопоставьте каждую строку выплаты Traveloka с номером бронирования и окончательным статусом проживания.
2. Отделите доход от проживания гостей от комиссий, скидок, возвратов, налогов и других корректировок.
3. Сопоставьте завершённый пакет выплат с фактическим поступлением на банковский счёт или расчётом по карте.
4. Оставляйте необъяснённые расхождения открытыми, не изменяя доход от номеров ради искусственного сведения баланса.
Сверка выплат Traveloka — это не простое сравнение общей суммы бронирования гостя с суммой, поступившей на банковский счёт отеля. Выплата может учитывать комиссии, акции, налоги, возвраты, отмены, предыдущие корректировки или временные расхождения.
Надёжный метод — начать с одного пакета выплат, сопоставить с ним каждое включённое бронирование, а затем сверить итоговую сумму пакета с фактически полученными средствами. Это позволяет финансовому отделу объяснить расхождение, не скрывая его в доходе от номеров.
TERA Названия меню и документов могут различаться в зависимости от рынка, договора с объектом размещения, схемы платежей и прав пользователя. Используйте платёжные документы и данные о бронированиях, доступные в аккаунте объекта, соблюдая приведённую ниже последовательность контроля.
Начните с одной выплаты или банковского поступления
Выберите одну завершённую выплату, расчёт по карте или банковское поступление. Зафиксируйте идентификатор операции, валюту, сумму, ожидаемую дату платежа, фактическую дату поступления в банк и объект размещения, получающий средства.
Не начинайте сразу со всего месяца, если отель получает несколько пакетов выплат. Одна выплата даёт финансовому отделу определённую итоговую сумму и ограниченный перечень бронирований для проверки.
Откройте соответствующую платёжную запись Traveloka в TERA и определите включённые в неё бронирования и корректировки. Скачайте или сохраните доступную выписку в соответствии с обычным финансовым процессом отеля.
Если банк получил одну объединённую сумму для нескольких объектов размещения или валют, перед сопоставлением отдельных проживаний разделите сверку по подтверждающим идентификаторам выплат.
Подготовьте окончательные данные о бронированиях
Для каждого бронирования, включённого в выплату, найдите соответствующую запись в TERA и Системе управления отелем. Используйте номер бронирования Traveloka как основной идентификатор, затем проверьте имя гостя, объект размещения, даты заезда и выезда, тип номера, окончательный статус, валюту и полную стоимость проживания.
Используйте последнюю версию бронирования. Изменение дат, сокращение срока проживания, смена номера, отмена, незаезд или частичный возврат могут привести к тому, что первоначальное подтверждение будет отличаться от окончательной суммы к выплате.
Запись в Системе управления отелем должна показывать доход от номеров и дополнительных услуг, признанный отелем. Запись в TERA должна отражать текущий статус бронирования и платежа Traveloka. Запись о выплате должна показывать сумму, направленную отелю. Эти документы служат разным целям, поэтому их не следует искусственно сводить к одному показателю.
Сопоставьте каждое бронирование с выплатой
Проверяйте выплату последовательно, по одному бронированию:
- Сопоставьте номер бронирования Traveloka с бронированием в Системе управления отелем.
- Подтвердите, было ли проживание завершено, отменено или изменено, оформлен ли возврат либо отмечен незаезд.
- Зафиксируйте окончательную сумму бронирования и сумму, подлежащую выплате по договору отеля.
- Отдельно зафиксируйте комиссию, долю участия в акции, налоги, сборы, возврат или корректировку, если они указаны.
- Рассчитайте ожидаемую сумму по этому бронированию и сравните её со строкой выплаты.
- Отметьте бронирование как сопоставленное либо перенесите расхождение в список исключений.
- Сложите суммы всех сопоставленных бронирований и корректировок, а затем сравните результат с общей суммой выплаты.
Не взаимозачитывайте несколько необъяснённых расхождений. Отсутствующее бронирование на 40 долларов и не связанное с ним удержание на 40 долларов не становятся корректными только потому, что итоговая сумма пакета случайно сошлась.
Когда доход по бронированиям и итоги по каналам можно просматривать вместе, финансовый отдел тратит меньше времени на сведение месяца из отдельных файлов. Функция Smart Order отчётов и аналитики для отелей помогает руководителям сопоставлять доход по каналам с данными о бронированиях до отражения выплаты Traveloka в бухгалтерском учёте.
Сверяйте доход Traveloka на основе единой записи отеля
Сопоставляйте доход от бронирований и эффективность каналов в рамках единого процесса, а затем проверяйте только несовпадающие строки выплат.
Объясняйте расхождения, не скрывая их
Комиссия или сбор канала
Отразите бронирование по сумме дохода, признанной отелем, а комиссию Traveloka или сбор канала учитывайте отдельно в соответствии с планом счетов. Не заменяйте доход от номеров чистой суммой, поступившей в банк.
Участие в акции или финансировании скидки
Уточните, кто финансировал скидку: отель, Traveloka или обе стороны совместно. Одна лишь цена продажи для гостя не показывает, какую сумму должен получить отель.
Отмена, незаезд или возврат
Проверьте окончательный статус, условия отмены, сумму к списанию и запись о возврате. Бронирование может сохраняться в истории, но не учитываться в выплате, предусматривать частичный сбор либо приводить к более поздней корректировке выплаты.
Расхождение по налогам или сборам
Отделите налоги и сборы, взимаемые отелем, от сумм, обрабатываемых в рамках соглашения с Traveloka. Следуйте местной учётной и налоговой политике объекта размещения, не предполагая, что каждый сбор относится к доходу от номеров.
Валютное или банковское расхождение
Проверьте валюту выплаты, валюту банковского счёта, курс конвертации, комиссию за перевод и дату валютирования. Банковское удержание или курсовую разницу не следует учитывать как отсутствующее бронирование.
Временное расхождение
Завершённое проживание может попасть в более позднюю выплату из-за графика платежей, незавершённой проверки или даты возникновения права на выплату. Учитывайте его как открытую дебиторскую задолженность, пока не будет определён соответствующий пакет выплат.
Сопоставьте выплату с банковским поступлением
После того как каждая строка выплаты будет сопоставлена или внесена в список исключений, сравните общую сумму выплаты с фактическим банковским поступлением или расчётом по карте.
Проверьте юридическое лицо объекта размещения, банковский счёт, валюту, дату валютирования и платёжный идентификатор. Если банковское поступление меньше, сначала проверьте банковские комиссии и конвертацию валюты, прежде чем повторно проверять уже сопоставленные бронирования.
Отразите выплату в соответствии с обычной учётной политикой отеля. Учитывайте валовой доход от номеров, расходы, связанные с Traveloka, дебиторскую задолженность гостей и Traveloka, возвраты и полученные денежные средства на соответствующих счетах.
Приложите к документам закрытия выписку по выплате, файл сопоставления бронирований, банковское подтверждение и примечания по исключениям. Это создаёт прозрачный аудиторский след для владельца, бухгалтера и сверки в следующем месяце.
Устраняйте исключения в порядке приоритета
Начните с бронирований, полностью отсутствующих в выплате, затем проверьте неверные суммы, повторяющиеся строки, непредвиденные удержания, возвраты и временные расхождения.
Для каждого исключения составьте одно предложение с ожидаемым и фактическим результатом. Например: «Бронирование Traveloka X было завершено на сумму Y, но не включено в выплату Z». Приложите запись о бронировании, окончательный статус, идентификатор выплаты и банковское подтверждение со скрытыми конфиденциальными данными.
Не отправляйте один запрос в службу поддержки по нескольким не связанным между собой периодам выплат. Объединяйте вопросы только в том случае, если у них одна причина или общий идентификатор выплаты.
Незамедлительно передавайте вопрос на более высокий уровень, если отсутствует крупная выплата, средства получил неверный объект размещения, указана неправильная валюта, отсутствует несколько завершённых проживаний или одна и та же корректировка отражена более одного раза.
Создайте повторяемую процедуру контроля при закрытии месяца
Назначьте одного ответственного за скачивание данных о выплатах Traveloka, установите единый срок окончательного подтверждения дохода в Системе управления отелем и ведите единый список исключений. Финансовому отделу не следует начинать сверку, пока стойка регистрации продолжает менять статусы проживания или оформлять возвраты без уведомления.
По возможности указывайте номер бронирования Traveloka в Системе управления отелем и бухгалтерской выгрузке. Единообразные идентификаторы сокращают объём ручного поиска и предотвращают ошибочное сопоставление двух бронирований гостей с похожими именами.
Перед закрытием текущего месяца проверьте открытые исключения за предыдущий месяц. Более поздняя корректировка может устранить прежнее расхождение, однако её следует связать с исходным бронированием, а не учитывать как доход от номеров текущего месяца.
Сверка считается завершённой, когда каждой строке выплаты соответствует бронирование или документально подтверждённая корректировка, итоговая сумма пакета совпадает с банковским поступлением, а для каждого оставшегося расхождения назначены ответственный и следующее действие.
Часто задаваемые вопросы
Почему выплата Traveloka ниже дохода по бронированиям?
Выплата может учитывать комиссию, скидки за счёт отеля, возвраты, налоги, сборы, предыдущие корректировки, а также валютные и банковские расхождения. Сначала сопоставьте отдельные бронирования и только затем определите применимую причину.
Следует ли финансовому отделу сопоставлять выплаты по дате бронирования или по дате выезда?
Применяйте правила бронирования и возникновения права на выплату, установленные договором объекта размещения, и храните дату бронирования, даты проживания, дату выплаты и банковскую дату в отдельных полях. Они могут относиться к разным отчётным периодам.
Что делать, если завершённое бронирование отсутствует в выплате?
Проверьте окончательный статус, схему платежей, дату возникновения права на выплату и наличие бронирования в другом пакете. Оставьте его открытым исключением, пока данные Traveloka или отеля не позволят установить, к какой выплате оно относится.
Может ли отель учитывать чистую сумму выплаты как доход от номеров?
Такой подход может скрыть комиссии, скидки, возвраты и банковские сборы. Учитывайте доход и удержания отдельно в соответствии с учётной политикой отеля, чтобы сохранять прозрачность рентабельности каналов.
